תרשים ארגוני (תרשים ארגוני) הוא דיאגרמה של הירארכיית דיווח המשמשת בדרך כלל להצגת קשרי גומלין בין עובדים, כותרות וקבוצות.
תרשימים ארגוניים יכולים להיות שונים מדיאגרמות פשוטות (כמו באיור המצורף) וכלה בדיאגרמות גדולות ומורכבות המבוססות על מידע ממקור נתונים חיצוני. הצורות בתרשים הארגוני יכולות להציג מידע בסיסי כגון שם וכותרת, או פרטים כגון מחלקה ומרכז עלות. באפשרותך גם להוסיף תמונות לצורות התרשים הארגוני.
יצירת תרשים ארגוני פשוט
כאשר ברצונך ליצור תרשים ארגוני קטן עם שדות מידע המהווים ברירת מחדל, בצע את הפעולות הבאות:
-
בכרטיסיה קובץ , הצבע על חדש, לחץ על תרשים ארגוני, בחר יחידות מטריות או יחידות אמריקאיות ולאחר מכן בחר צור.
-
בחר ביטול כאשר תראה את תיבת הדו-שיח אשף התרשימים הארגוניים אם ברצונך ליצור רק תרשים ארגוני פשוט בעצמך עם שדות מידע המהווים ברירת מחדל.
-
האפשרויות בכרטיסיה ' תרשים ארגוני ' מציגות סוגים שונים של צורות, שבהן באפשרותך להשתמש עבור חברים בארגון שלך בהתבסס על מיקומם.
הערה: לקבלת מידע אודות אופן ההוספה של נתונים נוספים לצורות, ראה הוספת נתונים לצורות.
-
כדי לחבר את הצורות באופן אוטומטי, גרור את הצורות הכפופות לצורות מעולות בהתאם להירארכיית הארגון שלך, או לבחור להתחבר באופן ידני באמצעות צורות המחבר. הקלד שם וכותרת עבור כל אחד מהם, והוסף גם תמונה של חברים, אם תרצה.
-
באפשרותך לסדר את הפריסה של תרשים ארגוני, רווח בין צורות, הגובה והרוחב של צורות, באמצעות הפקודות והאפשרויות השונות בכרטיסיה תרשים ארגוני.
יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני מטבלת נתונים חדשה
באפשרותך להשתמש בשיטה זו אם ברצונך לשנות או להוסיף מידע נוסף ולאחר מכן שדות מידע המהווים ברירת מחדל, והנתונים שלך עדיין לא נמצאים בקובץ תוכנית אחר.
-
בכרטיסיה קובץ , הצבע על חדש, בחר תרשים ארגוני, בחר יחידות מטריות או יחידות אמריקאיות ולאחר מכן בחר צור.
-
בעמוד הראשון של אשף התרשימים הארגוניים, בחר מידע שאני מזין באמצעות האשף ולאחר מכן בחר הבא.
-
בחר Excelאו טקסט מופרד, הקלד שם עבור הקובץ החדש ולאחר מכן בחר הבא.
הערה: אם תבחר ב - Excel, ייפתח גליון עבודה של Microsoft Office Excel עם טקסט לדוגמה. אם תבחר טקסט מופרד, ייפתח עמוד של פנקס רשימות של Microsoft עם טקסט לדוגמה.
-
כאשר Excel או פנקס רשימות נפתחים, השתמש בטקסט לדוגמה כדוגמה לסוג המידע שיש לכלול והקלד את המידע שלך על-גבי הכתוב.
חשוב: אל תמחק את השםוהעמודות Reports_to , אך אתה רשאי לשנות, למחוק או להוסיף עמודות נוספות שייתכן שתדרוש עבור התרשים הארגוני שלך.
-
צא מקובץ Excel או פנקס רשימות לאחר הוספת המידע שלך ולאחר מכן בחר הבא כדי להמשיך.
-
כדי לכלול תמונות בתרשים הארגוני שלך, בחר אל תכלול תמונות בתרשים הארגוני שלי, אחרת בחר אתר את התיקיה המכילה את התמונות הארגוניות שלך. בצע את ההוראות הנותרות בדף זה ולאחר מכן בחר הבא כדי להמשיך.
-
בעמוד האחרון של האשף, באפשרותך לציין כמה מהארגון שלך יוצג בכל עמוד. באפשרותך לבחור באפשרות ברצוני לציין את כמות הארגון שלי להצגה בכל עמוד, או לאפשר לאשף להגדיר כל עמוד באופן אוטומטי על-ידי בחירה באפשרות ברצוני שהאשף ישבור באופן אוטומטי את התרשים הארגוני שלי בכל העמודים.
-
אם ברצונך ליצור היפר-קישור ולסנכרן צורת עובד לאורך העמודים, בחר באפשרויות צור היפר-קישור של צורת עובד לאורך העמודים וסנכרן את צורת העובד לאורך העמודים.
-
לאחר שבחרת את כל הבחירות, בחר סיום.
הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או בחר בלחצן עזרה.
יצירה אוטומטית של תרשים ארגוני באמצעות מקור נתונים קיים
שיטה זו מומלצת אם המידע שברצונך לכלול בתרשים הארגוני שלך כבר נמצא במסמך כגון גליון עבודה של Microsoft Office Excel, מדריך כתובות של Microsoft Exchange Server, מקור נתונים התואם ל- ODBC או קובץ טקסט מסוג Org Plus.
-
ודא שהטבלה או גליון העבודה מכילים עמודות עבור שמות עובדים, מזהים ייחודיים ומי מדווח למי.
הערה: באפשרותך לבחור שם עבור העמודות בכל שם שתרצה. בעת הפעלת אשף התרשימים הארגוניים, באפשרותך לזהות אילו עמודות (או שמות שדות) מכילות את השם, המזהה והדוח אל.
-
שם עובד האופן שבו שמות עובדים מופיעים בשדה זה הוא האופן שבו יופיעו בצורות התרשים הארגוני.
-
מזהה ייחודי אם כל שם אינו ייחודי, כלול עמודה עם מזהה ייחודי, כגון מספר מזהה עובד, עבור כל עובד.
-
למי כפוף העובד שדה זה חייב להכיל את המזהה הייחודי של כל מנהל, בין אם המזהה הוא שם או מספר מזהה. עבור העובד המופיע בראש התרשים הארגוני, השאר שדה זה ריק.
-
-
בכרטיסיה קובץ , הצבע על חדש, בחר תרשים ארגוני, בחר יחידות מטריות או יחידות אמריקאיות ולאחר מכן בחר צור.
-
בעמוד הראשון של האשף, בחר מידע שכבר מאוחסן בקובץ או במסד נתונים ולאחר מכן בחר הבא כדי להמשיך.
-
בחר את סוג הקובץ שבו פרטי הארגון שלך מאוחסנים על-ידי בחירה באפשרות עיון ולאחר מכן אתר את המיקום של קובץ זה. בחר את השפה שבה ברצונך להשתמש באשף התרשימים ולאחר מכן בחר הבא כדי להמשיך.
-
בעמוד הבא של האשף, בחר את העמודה (שדות) בקובץ הנתונים המכילה את המידע המגדיר את הארגון שלך, כגון 'שם', 'כפוף אל' ו'שם פרטי'. בחר הבא כדי להמשיך.
-
בעמוד הבא של האשף, באפשרותך להגדיר אילו שדות ספציפיים ברצונך להציג באמצעות הלחצנים הוסף והסר ואת סדר התצוגה של השדות באמצעות הלחצנים למעלה ולמטה. בחר הבא כדי להמשיך.
-
בעמוד הבא של האשף, באפשרותך לבחור את השדות מקובץ הנתונים שברצונך להוסיף לצורות התרשים הארגוני כשדות נתוני צורה. בחר הבא כדי להמשיך.
-
כדי לכלול תמונות בתרשים הארגוני שלך, בחר אל תכלול תמונות בתרשים הארגוני שלי, אחרת בחר אתר את התיקיה המכילה את התמונות הארגוניות שלך. בצע את ההוראות הנותרות בדף זה ולאחר מכן בחר הבא כדי להמשיך.
-
בעמוד האחרון של האשף, באפשרותך לציין כמה מהארגון שלך יוצג בכל עמוד. באפשרותך לבחור באפשרות ברצוני לציין את כמות הארגון שלי להצגה בכל עמוד, או לאפשר לאשף להגדיר כל עמוד באופן אוטומטי על-ידי בחירה באפשרות ברצוני שהאשף ישבור באופן אוטומטי את התרשים הארגוני שלי בכל העמודים.
-
אם ברצונך ליצור היפר-קישור ולסנכרן צורת עובד לאורך העמודים, בחר באפשרויות צור היפר-קישור של צורת עובד לאורך העמודים וסנכרן את צורת העובד לאורך העמודים.
-
לאחר שבחרת את כל הבחירות, בחר סיום.
הערה: עזרה ספציפית זמינה עבור רוב עמודי האשף. כדי לגשת לעזרה, הקש F1 או בחר בלחצן עזרה.
הצגת צוותים באמצעות מסגרת הצוות או קווים מנוקדים
לאחר יצירת תרשים ארגוני, באפשרותך לארגן מחדש את המידע כך שישקף קשרי גומלין וירטואליים בין צוותים. קרב צורות קשורות זו לזו ולאחר מכן הוסף מחברים מנוקדים כדי להציג מבני דיווח משניים, או השתמש בצורה מסגרת צוות כדי לסמן צוות וירטואלי. קשר הכפיפות עם קו מנוקד פועל כמחבר רגיל. מסגרת הצוות היא למעשה צורת מלבן ששונתה שניתן להשתמש בה כדי לקבץ באופן חזותי צוותים ולתן שם לצוותים.
עדכון תרשימים ארגוניים שנוצרו
כדי לשקף שינויים במבנה של ארגון, עליך לעדכן את התרשים הארגוני באופן ידני או ליצור תרשים חדש. אם אתה יוצר תרשים חדש, לא נכללות בתרשים החדש התאמות אישיות שבוצעו בתרשים מוקדם יותר. אם ערכות נושא או תמונות נוספו לצורות, יש להוסיף ערכות נושא אלה שוב כדי לגרום לתרשימים להיראות דומים.
אם הצורות מקושרות לנתונים, הנתונים מתעדכנים כרגיל בעת הפעלת רענון נתונים, אך רק בתוך צורות קיימות. רענון הנתונים אינו מוסיף או מסיר צורות.
למידע נוסף
יצירת תרשים ארגוני באופן אוטומטי מנתוני עובד
יצירת תרשים ארגוני ללא נתונים חיצוניים
יצירת תרשים ארגוני באמצעות Visio באינטרנט
הצגה או הסתרה של מידע בתרשים ארגוני של Visio
אודות שבירת התרשים הארגוני בין עמודים מרובים
ב Visio באינטרנט, באפשרותך לצייר תרשים ארגוני בהתבסס על כמה סטנסילים. תהליך זה מתואר להלן.
השיטה האחרת היא ליצור תרשים ארגוני המבוסס על נתוני Excel. תהליך זה מתואר במאמר נפרד, יצירת תרשים ארגוני המבוסס על נתוני Excel באמצעות Visio באינטרנט.
Visio באינטרנט כוללת חמישה סטנסילים עם צורות עבור יצירת תרשימים ארגוניים:
סטנסיל בסיסי
סטנסיל תג
סטנסיל מדליה
סטנסיל של לוח סיכה
סטנסיל פריסה
ציור תרשים ארגוני
כדי ליצור תרשים ארגוני, הוסף את הסטנסיל שבו ברצונך להשתמש לקובץ שלך.
-
בחר קובץ > חדש ולאחר מכן בחר תרשים ארגוני:
-
בחלונית צורות , בשוליים הימניים, בחר מבין חמשת הסטנסילים של התרשים הארגוני, החל מתרשים ארגוני בסיסי. (התמונות לעיל ממחישות את מראה הצורות בכל סטנסיל.)
-
התחל לגרור צורות אל בד הציור.
-
השתמש במחברים כדי להציג את ההירארכיה הארגונית.
לקבלת פרטים נוספים, ראה הוספת מחברים בין צורות Visio.
-
אם ברצונך לשנות את הצבע של צורה, לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחר
החלת פריסה על התרשים הארגוני שצויר
לאחר שהצורות מצוירות ומחוברות, בחר את אפשרות הפריסה שאתה מעדיף. Visio מספק שמונה אפשרויות פריסה עבור ההירארכיה החזותית של התרשים הארגוני שלך:
-
בכרטיסיה תרשים ארגוני בסרגל הכלים, בחר פריסות.
-
בחר מבין האפשרויות עבור שילובים מלמעלה למטה, מלמטה למעלה, משמאל לימין, מימין לשמאל, זה לצד זה או שילובים היברידיים.
יצירת תרשימים ארגוניים במהירות
בVisio ב- Microsoft 365, Visio תוכנית 1, ו- Visio תוכנית 2, קיימות שתי שיטות להוספת צמתים חדשים במהירות. יש לגרור את הצומת הראשון מהחלונית ' צורה' (מימין לחלון). לאחר מכן, ניתן להוסיף צמתים נוספים שאתה מחבר לצומת הראשון באחת משתי הדרכים הבאות:
צור צמתים חדשים באמצעות לחצן 'חיבור'
הצבע על צומת על בד הציור עד להוספה
"הצמדה" של צומת גרירה ושחרור
גרור צומת מהחלונית ' צורה' (בצד הימני של החלון) מעל צומת אחר על בד הציור. צומת ההשמטויות מחובר באופן אוטומטי לצומת שנבחר כצאצא שלו, ברמה נמוכה יותר של הירארכיה.
התאמה אישית של התרשים הארגוני שלך
Visio תוכנית 1 ו- Visio תוכנית 2 יכולים להתאים אישית עוד יותר תרשים ארגוני באמצעות חלונית המשימות עיצוב תרשים ארגוני המופיעה בצד השמאלי של בד הציור. חלונית המשימות נפתחת משמאל לבד הציור כאשר אתה מתחיל מכל אחת מתבניות התרשים הארגוני הזמינות או כאשר הצמדת אחד מהסטנסילים של התרשים הארגוני (לדוגמה, Basic, Medal, Rollout, Badge או Pinboard). באפשרותך לשנות את הסגנון של צורה, להוסיף תמונות לצורות ולהוסיף שדות תיאוריים לצורות.
כברירת מחדל, 'שם' ו'כותרת' הם שדות העובדים הגלויים, ומצייני המיקום של התמונה מוזנים בראשי התיבות כאשר אתה מוסיף לראשונה צורות לבד הציור.
ניתן להחיל התאמות אישיות על קבוצה נבחרת של צורות תרשים ארגוני או על כל צורות התרשים הארגוני על בד הציור. אם לא נבחרה צורה על בד הציור, השינויים שתבצע יחולו על כל הצורות על בד הציור. ההתאמות האישיות הבאות זמינות כעת:
-
שנה את סגנון הצומת:
בחלונית המשימות עיצוב תרשים ארגוני, תחת סגנון צומת, בחר את הסגנון הרצוי עבור הצורות שלך (ריבוע בסיסי, עיגול בסיסי, פריסת מעגלית וכן הלאה).
-
העלה תמונות:
בחר העלה תמונות כדי להעלות תמונה אחת או יותר בו-זמנית - עבור כל אדם המיוצג בתרשים הארגוני. אם אתה מעלה תמונות מרובות בבת אחת, קבצי התמונות אמורים לכלול שמות התואמים לאלה שנמצאים בשימוש בתרשים הארגוני. הקבצים צריכים להיות קבצי JPG, JPEG או PNG עם גודל קובץ מרבי של 6 MB כל אחד מהם.
-
הוסף שדות עובדים:
תחת שדות עובדים, בחר או נקה תיבות סימון כדי לציין אילו שדות ברצונך שיופיעו בכל צורה. כל צורה יכולה לכלול שדות עובדים מסוימים גלויים בנפרד. לאחר ההוספה, בכל צורה, לחץ פעמיים על שם שדה כדי לבחור אותו והתחל להקליד את הערך שברצונך להזין בשדה זה. (לדוגמה, באפשרותך ללחוץ פעמיים על תווית מחלקה ולהקליד משאבי אנוש.)
