במשימה זו
סיכום
באפשרותך להשתמש בתכונה מיזוג דואר ב- Microsoft Word כדי ליצור רשימה של נתונים ממוינים ומופרדים באמצעות קטגוריה נתונה. מאמר זה מספק הוראות מדגם בהם באפשרותך להשתמש כדי ליצור רשימה כזו.
כיצד להגדיר את קובץ הנתונים
למיין את קובץ הנתונים שלך כך כל הרשומות עם אותו ערך עבור המפתח שדה קטגוריה (השדה שעליו אתה מבסס את המיון) יופיעו יחד, כפי שמוצג בקובץ הנתונים לדוגמה שלהלן. הרשימה הדוגמה הבאה ממוינת לפי השדה City (עיר הוא שדה המפתח בדוגמה זו):
City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0
כיצד להגדיר את המסמך הראשי
הערה: < הזן > מייעד סימון פיסקה בדוגמה הבאה. כדי להקליד סימון פיסקה, הקש ENTER.
כדי להגדיר את המסמך הראשי שישמש כקטלוג, בצע את הפעולות הבאות:
-
פתח מסמך ריק חדש ולאחר מכן, בתפריט כלים , לחץ על מיזוג דואר.
-
בעוזר מיזוג דואר, לחץ על צורולאחר מכן לחץ על קטלוג.
-
לחץ על מסמך ראשי חדש כאשר תתבקש לעשות זאת.
-
בעוזר מיזוג דואר, לחץ על קבל נתוניםולאחר מכן לחץ על פתח מקור נתונים כדי לצרף את קובץ הנתונים (השתמש בקובץ לדוגמה שיצרת במקטע "כיצד כדי להגדיר מעלה קובץ הנתונים" במאמר זה).
-
הוסף את השדות הבאים כדי להשוות את תוכנם של כל רשומה שדה מפתח עם התוכן של רשומת שדה המפתח הבאה כדי לקבוע לשנות התוכן של שדה מפתח מתוך רשומת נתונים אחת לבאה.
הערה: דוגמה זו משתמשת בנתונים לדוגמה מהסעיף "כיצד כדי להגדיר מעלה קובץ הנתונים" במאמר זה. כדי להוסיף סוגריים מסולסלים של שדה, הקש CTRL + F9.
{ אם { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD עיר }" "" }< ENTER >
{ Place1 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
{ אם Place2 { } Place1 <> { } "< ENTER >
{ MERGEFIELD עיר }< ENTER >
<ENTER>
{ העובד MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }"" עובד{ MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }" } { Place2 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
השדות לפריסתו בדוגמה זו להפיק קטלוג המפרט באותו דף, כדלקמן:
באר שבע
סמית $3,000
שערי 50,000 ש ח
הנדרסון $10,000
כפר שמריהו
ג'ונס 8,000 $
Kelley 9,000 $
Peterson 0 ש ח
כיצד לכפות כל קטגוריה חדשה לדף חדש
שדה המפתח בדוגמה זו הוא { MERGEFIELD עיר }. כאשר הערך של עיר משתנה בקובץ הנתונים עיר אחרת, דף חדש מתווסף התוצאות הממוזגות, וממשיך פעולת מיזוג בחלק העליון של העמוד הבא. כדי להוסיף סוגריים מסולסלים של שדה, הקש CTRL + F9.
{ אם { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD עיר }" ""}< ENTER >
{ Place1 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
{ אם Place2 { } Place1 <> { } "< ENTER >
---מעבר עמוד---
{ MERGEFIELD עיר }< ENTER >
<ENTER>
{ העובד MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }"" עובד{ MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }" } { Place2 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
הערה: כדי להוסיף מעבר עמוד, או הקש CTRL + ENTER, או לחץ על מעבר בתפריט הוספה , בחר את מעבר העמודולאחר מכן לחץ על אישור.
השדות לפריסתו בדוגמה זו להפיק קטלוג פירוט בעמודים נפרדים כדלקמן:
באר שבע
סמית $3,000
שערי 50,000 ש ח
הנדרסון $10,000
---מעבר עמוד---
כפר שמריהו
ג'ונס 8,000 $
Kelley 9,000 $
Peterson 0 ש ח
כיצד לעצב את שדה המפתח
שדה המפתח בדוגמה זו הוא {MERGEFIELD עיר}. כדי לעצב את התוצאות של {MERGEFIELD עיר} כאותיות, באפשרותך להוסיף את בורר העיצוב של \ * העליון. כדי להוסיף סוגריים מסולסלים של שדה, הקש CTRL + F9.
{ אם { MERGESEQ } = "1" "{ MERGEFIELD עיר \ * העליון }" "" }< ENTER >
{ Place1 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
{ אם Place2 { } Place1 <> { } "< ENTER >
{ MERGEFIELD עיר \ * העליון }< ENTER >
<ENTER>
{ העובד MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }"" עובד{ MERGEFIELD } { מכירות MERGEFIELD }" } { Place2 קבוצת { MERGEFIELD עיר }}< ENTER >
השדות לפריסתו יוצרות דוגמה זו קטלוג המפרט באותו עמוד, עם העיר להופיע באותיות רישיות, כדלקמן:
באר שבע
סמית $3,000
שערי 50,000 ש ח
הנדרסון $10,000
כפר שמריהו
ג'ונס 8,000 $
Kelley 9,000 $
Peterson 0 ש ח
הערה: באפשרותך להחיל עיצוב שונה לשדה המפתח, { MERGEFIELD עיר }, על-ידי בחירת השדה כולו (כולל סוגריים מסולסלים {}של השדה), ועיצוב השדה בהעדפות שלך. כדי לעצב את השדות, לחץ על גופן בתפריט עיצוב .
כיצד פועל תהליך זה
שדה IF הראשון בדוגמאות אלה מוסיף את שם העיר ואת תו return (< ENTER >) עבור הרשומה הראשונה בלבד במיזוג הדואר. עבור כל הרשומות העוקבות, שדה IF זה מוסיף דבר (""). הוא מזהה הרשומה הראשונה של מיזוג דואר על-ידי השוואת בשדה MERGESEQ (אשר מחזירה את מספר רצף עבור הרשומה הנוכחית) הספרה "1".
השני אם שדה מוסיף תו return (או מעבר עמוד, אם היא כופה כל עיר לדף חדש), שם העיר, שתיים יותר להחזיר תווים שם העובד וכן את כמות המכירות (בסדר זה), רק אם השדה IF קובע כי הרשומה הנוכחית כולל עיר שם שונה ברשומה הקודמת. אם יקבע כי הרשומה הנוכחית כולל שם עיר שהוא זהה ברשומה הקודמת, הוא מוסיף רק את שם העובד הבא ואת כמות המכירות.
שדה IF זה מזהה את שם העיר חדש על-ידי השוואת הטקסט של הסימניות המצוין בשדות ערכה שני. הטקסט של הסימניה "Place1" הוא תמיד שווה להשדה עיר הרשומה הנוכחית ולאחר הטקסט של הסימניה "Place2" אינו שווה להשדה עיר ברשומה הקודמת.
הפניות
לקבלת מידע נוסף אודות שדות IF, לחץ על עזרה של Microsoft Word בסרגל ה
תפריט עזרה , הקלד קודי שדה: שדה IF במסייע של Office או אשף התשובות ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי להציג את הנושאים המוחזרים.
לקבלת מידע נוסף אודות MERGESEQ שדות, לחץ על עזרה של Microsoft Word בסרגל ה
תפריט עזרה , הקלד קודי שדה: שדה MERGESEQ במסייע של Office או אשף התשובות ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי להציג את הנושאים המוחזרים.
לקבלת מידע נוסף אודות הגדרת שדה, לחץ על עזרה של Microsoft Word בסרגל ה
תפריט עזרה , הקלד קודי שדה: שדה SET במסייע של Office או אשף התשובות ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי להציג את הנושאים המוחזרים.
לקבלת מידע נוסף אודות בוררי עיצוב של שדה כללי, לחץ על עזרה של Microsoft Word בתפריט עזרה , הקלד בוררים כלליים במסייע של Office או באשף התשובות ולאחר מכן לחץ על חיפוש כדי להציג את הנושא.
לקבלת מידע נוסף אודות מיזוגי דואר, לחץ על מספרי המאמרים שלהלן כדי להציג את המאמרים מתוך מאגר הידע Microsoft Knowledge Base:
212322 כיצד: לעצב ולהגדיר נתונים של מיזוג דואר ב- Microsoft Word 2000
212329 WD2000: כיצד להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור מכתב אחיד
