כיצד לסגור את שנת הכספים ב- Small Business Accounting 2006, ב- Accounting Express וב- Accounting Professional

שלב 1: ביצוע ידני של כמה משימות לסוף השנה

לפני סגירת שנת הכספים, בצע באופן ידני את המשימות הבאות:

• ניקוי הוצאות ששולמו מראש

• פייס חשבונות בנק

• פייס חשבונות כרטיסי אשראי

• פחת ברשומה

• התאמת מלאי

שלב 2: התאמת ערכי יומן

בצע את ההתאמות הבאות לערכים ביומן:

• תקן את השגיאות שהתרחשו בעת הקלטת טרנזקציה.

• הקצה הכנסות לתקופה שבה ההכנסות הרוויחו.

• הקצה הוצאות לתקופה שבה התרחשו ההוצאות.

כדי לבצע התאמות ערכי יומן, לחץ על ערך יומן חדש בתפריט חברה.

שלב 3: בדיקת שגיאות במסד הנתונים

הערות

• ודא כי אף אחד לא פתח את מסד הנתונים של החברה.

• בצע שלב זה במחשב שבו ממוקם מסד הנתונים.

כדי לבחון שגיאות במסד הנתונים, בצע את הפעולות הבאות:

1. הפעל את Small Business Accounting 2006, Accounting Express או Accounting Professional ולאחר מכן פתח מסד נתונים של חברה, למעט מסד הנתונים שברצונך לבדוק.

2. בתפריט קובץ, הצבע על עזרי
   שירותולאחר מכן לחץ על כלי שירות של נתונים.

3. לחץ על הכרטיסיה כלים מתקדמים ולאחר מכן לחץ על תקן.

4. בחר את מסד הנתונים שברצונך לבדוק אם יתו שגיאות ולאחר מכן לחץ על תקן.

5. אם אתה מקבל הודעה המציינת שכל החיבורים למסד הנתונים ייסגרו, לחץ על כן.

6. אם לא נמצאו שגיאות, לחץ על אישור. אם נמצאו שגיאות, סקור אותן ולאחר מכן בצע את ההתאמות הנדרשות.

7. לחץ על סגור פעמיים.

שלב 4: גבה את מסד הנתונים של החברה לפני סגירת שנת הכספים

הערות

• ודא כי מסד הנתונים של החברה אינו פתוח עבור אף אחד, למעט במחשב שבו ממוקם מסד הנתונים.

• בצע שלב זה במחשב שבו ממוקם מסד הנתונים.

כדי גבה את מסד הנתונים של החברה, בצע את הפעולות הבאות:

1. הפעל את Small Business Accounting 2006, Accounting Express או Accounting Professional ולאחר מכן פתח את מסד הנתונים של החברה שברצונך לחזור בו.

2. בתפריט קובץ, הצבע על עזרי
   שירותולאחר מכן לחץ על כלי שירות של נתונים.

3. בכרטיסיה כלים בסיסיים, לחץ על
   גיבוי.

4. לחץ על עיון.

5. הקלד שם עבור הקובץ ולאחר מכן לחץ על
   שמור.
   
   הערה סוג הקובץ המוגדר כברירת מחדל הוא קובץ גיבוי דחוס (*.zip). מיקום הקובץ המוגדר כברירת מחדל נמצא בנתיב הבא:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. אם ברצונך להגביל את הגישה לגיבוי, הקלד סיסמה בתיבה סיסמה ולאחר מכן הקלד שוב את הסיסמה בתיבה אמת סיסמה.

7. לחץ על אישור.

8. כאשר אתה מקבל את ההודעה שהגיבוי הושלם בהצלחה, לחץ על אישור.

9. לחץ על סגור.

שלב 5: הדפסת מאזן בו הדוח לפני סגירת שנת הכספים

הזן את כל העסקאות עבור השנה לפני הדפסת יתרת הניסיון הדוח. אם תלהזין עסקאות נוספות מאוחר יותר, עליך להדפיס יתרת ניסיון חדשה. פעולה הדוח מפרטת את כל החשבונות והיתרה נכון לתאריך ספציפי.

1. בתפריט דוחות, הצבע על חברה
   ופינ כספיתולאחר מכן לחץ על מאזן בו-ניסיון.

2. ברשימה בשם בסרגל הכלים, לחץ על
   מותאם אישית.

3. בתיבה תאריך, הקלד את התאריך הרצוי, או בחר את התאריך מלוח השנה.

4. בתפריט תצוגה, לחץ על רענן הדוח.

5. בתפריט קובץ, לחץ על
   הדפס.

שלב 6: הדפס דוחות כספיים נדרשים לסוף השנה

להלן ההצהרות הפיננסיות הנפוצות ביותר:

• מאזן

• רווח והפסד

• דוח Flow מזומנים

כדי לאתר דוחות אלה, הצבע על חברה וכספיםבתפריט דוחות ולאחר מכן לחץ על הדוח הרצוי.

• הדפס את דף הדוח עבור היום האחרון של שנת הכספים. כדי להגדיר את התאריך, בחר את הערכים הנכונים מהרשימה As Of ואת
  הרשימה תאריך בסרגל הכלים. ברשימה בסיס דוח, בחר מזומנים או צבירת
  , בהתאם לפעולת השירות חשבונאות שבה החברה משתמשת.

• עבור תיבת הדו-הדוח רווח והפסד, בחר טווח תאריכים התואם ליום הראשון והאחרונה של שנת הכספים. לשם כך, בחר את הערכים הנכונים מהרשימה
  טווח תאריכים, מהרשימה מ והרשימה
  אל בסרגל הכלים. ברשימה בסיס דוח, בחר מזומנים
  אוצבירת, בהתאם לשיטת החשבונות שבה החברה משתמשת.

• עבור דוח Flow, הדוח טווח תאריכים המתאים ליום הראשון והאחרונה של שנת הכספים. לשם כך, בחר את הערכים הנכונים מהרשימה טווח תאריכים,מהרשימה מ והרשימה אל בסרגל הכלים.

שלב 7: הגדרת שנת כספים חדשה

עליך להגדיר שנת כספים חדשה כך שאתה מוכן להזין עסקאות בשנה הבאה.

1. בתפריט חברה, לחץ על ניהול שנת כספים.

2. לחץ על שנת כספים חדשה. תאריך ברירת מחדל מאכלס את התיבה תחילת שנת הכספים. תאריך זה מבוסס על התאריך האחרון של שנת הכספים הקודמת. לא ניתן לשנות תאריך זה.

3. בתיבה סגור שנת כספים, הקלד את היום האחרון של שנת הכספים הבאה, או בחר את התאריך מלוח השנה.

4. לחץ על אישור.

שלב 8: סגירת שנת הכספים

באפשרותך לקבל מספר בלתי מוגבל של שנות כספים פתוחות. בעת סגירת שנות כספים, עליך לסגור אותן בסדר כרונולוגי. בעת סגירת שנת כספים, מתרחשות הפעילויות הבאות:

• חשבונות מאזן מסוכם והיתרה מועברת קדימה בתור היתרה הראשונה לשנה הבאה.

• ערכי יומן נוצרים כדי לאפס את כל חשבונות ההכנסה וההוצאות. ההפרש רשום בחשבון 'רווחים שמורים'.

• מצב שנת הכספים מוגדר לסגור.

כדי לסגור את שנת הכספים, בצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט חברה, לחץ על ניהול שנת כספים.

2. ברשימה רשימת תקופות, בחר את השנה שברצונך לסגור ולאחר מכן לחץ על סגור שנת כספים.

3. אם תתבקש להעביר הכנסה נטו לחשבון 'רווחים שמורים', לחץ על כן.

שלב 9: הדפסת מאזן בו הדוח לאחר סגירת שנת הכספים

כדי להדפיס את יתרת הניסיון הדוח, בצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט דוחות, הצבע על חברה
   ופינ כספיתולאחר מכן לחץ על מאזן בו-ניסיון.

2. בתיבה נכון ל, לחץ על
   מותאם אישית.

3. בתיבה תאריך, הקלד את היום הראשון של שנת הכספים הבאה, או בחר את התאריך מלוח השנה.

4. בתפריט תצוגה, לחץ על רענן הדוח.

5. בתפריט קובץ, לחץ על
   הדפס.

6. השווה הדוח זו לסעיף מאזן בו הדוח שיצרת בסעיף "הדפסת מאזן בו-הדוח לפני סגירת שנת הכספים". אמת את הפעולות הבאות:
   

   • היתרה מועברת בשנה הבאה.

   • יתרות ההכנסה וחשבונות ההוצאות הן אפס, וההפרש רשום בחשבון 'רווחים שמורים'.

   • החיובים הכוללים וסכום הקרדיטים במתן בו בזמן הדוח שהדפסת לאחר סגירת שנת הכספים תואמים לסכום החיובים ולסכום הקרדיטים על יתרת הניסיון הדוח שהדפסת לפני סגירת שנת הכספים.

7. אם עליך להתאים ערכים, לחץ על ערך יומן חדש בתפריט חברה.

שלב 10: גבה את מסד הנתונים של החברה לאחר סגירת שנת הכספים

הערות

• ודא כי אף אחד לא פתח את מסד הנתונים של החברה.

• בצע שלב זה במחשב שבו ממוקם מסד הנתונים.

כדי גבה את מסד הנתונים של החברה, בצע את הפעולות הבאות:

1. הפעל את Small Business Accounting 2006, Accounting Express או Accounting Professional ולאחר מכן פתח את מסד הנתונים של החברה שברצונך לחזור בו.

2. בתפריט קובץ, הצבע על עזרי
   שירותולאחר מכן לחץ על כלי שירות של נתונים.

3. בכרטיסיה כלים בסיסיים, לחץ על
   גיבוי.

4. לחץ על עיון.

5. הקלד שם עבור הקובץ ולאחר מכן לחץ על
   שמור.
   
   הערה השתמש בשם קובץ אחר מזה שהשתמשת בו בעת יצירת קובץ הגיבוי לפני שתסגור את שנת הכספים. סוג הקובץ המוגדר כברירת מחדל הוא קובץ גיבוי דחוס (*.zip). מיקום הקובץ המוגדר כברירת מחדל נמצא בנתיב הבא:

   My Documents\Small Business Accounting\Backups

6. אם ברצונך להגביל את הגישה לגיבוי, הקלד סיסמה בתיבה סיסמה ולאחר מכן הקלד שוב את הסיסמה בתיבה אמת סיסמה.

7. לחץ על אישור.

8. כאשר אתה מקבל את ההודעה שהגיבוי הושלם בהצלחה, לחץ על אישור.

9. לחץ על סגור.

שאלות נפוצות (שאלות נפוצות)

ש1:האם ניתן לשמור טרנזקציה אם סגרתי את שנת הכספים? האם ניתן לשמור עסקאות בשנה סגורה?

ת1: לא ניתן לשמור טרנזקציה לאחר סגירת השנה. עם זאת, באפשרותך לפתוח מחדש את השנה ולאחר מכן לשמור טרנזקציה. אם תחדש שנה שעברה, ולא השנה הנוכחית, עליך לפתוח מחדש את אותה שנה ואת כל השנים הסגורות המערבות בסדר כרונולוגי הפוך על-ידי החל משנה אחרונה וחזרה לאחור. לאחר ביצוע שינויים, עליך לסגור את כל השנים הפתוחות בסדר כרונולוגי על-ידי החל מהשנה הישנה ביותר ולהתקדם.

כדי לפתוח מחדש שנה סגורה, עליך להיות מוקצה או להיכנס בתור אחד מהתפקידים הבאים:

• בעלים ב- Small Business Accounting 2006, ב- Accounting Express או ב- Accounting Professional

• רואה חשבון ב- Small Business Accounting 2006, ב- Accounting Express או ב- Accounting Professional

• מנהל מערכת במחשב שבו פועל Small Business Accounting 2006, Accounting Express או Accounting Professional

ש2:כמה שנות כספים אוכל לשמור על פתוח?

ת2: אין מגבלה על מספר שנות הכספים ש באפשרותך לשמור פתוחות.

ש3:האם אני צריך לסגור שנת כספים לפני היום הראשון של שנת הכספים הבאה?

ת3: באפשרותך לסגור שנת כספים בכל עת לאחר היום האחרון בשנה. עם זאת, עד שתסגור שנת כספים, יתרת הפתיחה עבור חשבונות מאזן לא תמשיך הלאה לשנה החדשה. בנוסף, חשבונות הוצאות לא יאפסו, וההפרש לא יחול על החשבון 'רווחים שמורים'.

ש4:מה קורה לחשבון לא פעיל כאשר אני סוגר שנת כספים?

ת4: אם יש לך חשבון לא פעיל בעת סגירת שנת הכספים, מצב החשבון אינו משתנה. הדבר נכון, ללא קשר לשאלה אם לחשבון הלא פעיל יש יתרה.

Q5:כיצד ניתן להציג את ערך היומן המייצג את חשבונות ההכנסה וההוצאות שהואפסו ולאחר מכן פורסמו בחשבון רווחים שמורים?

ת5: כדי להציג את ערך היומן, בצע את הפעולות הבאות:

1. בתפריט חברה, הצבע על רשימות
   חברה ולאחרמכן לחץ על תרשים חשבונות.

2. ברשימה תרשים חשבונות, לחץ פעמיים על חשבון הכנסות הכנסות שימור כדי לפתוח את רישום
   החשבון.

3. לחץ פעמיים על השורה העוקבת אחר הקריטריונים הבאים:
   

   • התאריך הוא היום האחרון של שנת הכספים הסגורה

   • תיאור תיבת התזכיר הוא
     סגירת שנת הכספים.