באפשרותך ליצור טקסט חלופי (טקסט חלופי) עבור צורות, תמונות, תרשימים, טבלאות, גרפיקת SmartArt או אובייקטים אחרים במסמך Office. טקסט חלופי מסייע לאנשים שיש ברשותם קוראי מסך להבין את תוכן התמונות. כאשר אתה משתמש בקורא מסך כדי להציג את המסמך, או שומר אותו בתבנית קובץ כגון HTML או DAISY (Digital Accessible Information System), טקסט חלופי מופיע בעת העברת המצביע מעל תמונה ברוב הדפדפנים.
הערה: אם אין לך תרשים או טבלה מורכבים, מומלץ בדרך כלל להזין טקסט בתיבה תיאור בלבד. כאשר ברצונך לתאר תוכן מורכב, מילוי השדה כותרת שימושי ולכן קריאת התיאור המלא אינה הכרחית אלא אם כן אתה מעוניין בכך.
תיאור
הזן הסבר לגבי הצורה, התמונה, התרשים, הטבלה, גרפיקת SmartArt או אובייקט אחר בתיבה זו. יש למלא תיבה זו תמיד.
כותרת
הזן סיכום קצר בתיבה זו. יש למלא תיבה זו רק אם אתה מזין הסבר ארוך או מפורט בתיבה תיאור.
לדוגמה, נניח שיש לך טבלה המציגה את האוכלוסיה של ברווזים לפי חודש עבור שנת 2010. הכותרת שלך יכולה להיות: "טבלה המתארת את אוכלוסיית הברווזים ב- 2010". בתיבה תיאור , באפשרותך להזין: "נתונים של חודש אחר חודש המתארים את אוכלוסיית הברווזים ב- 2010. בחודש מרץ, האוכלוסיה של מלרדים עלה 30%, שבירת המגמה העקבית של 5% גידול בין ינואר ליוני. גם חודשיים רצופים של 0% צמיחה של פינגווינים החל באוגוסט לא היו תואמים."
