שילוב מעקב אחר שונות בתהליך ניהול שינויי הפרוייקט שלך

שימוש במבנה של התפלגות עבודה ליצירת טווח

התוכנית הבסיסית של הטווח כוללת את כל תוצרי הפרוייקט; כך, הוא מזהה את כל העבודה שיש לבצע. דרך אחת לטווח המסמך היא ליצור מבנה התפלגות עבודה (WBS), תצוגה הירארכית של תוצרי פרוייקט. כל רמה לאורך ההירארכיה מייצגת תיאור מפורט יותר ויותר של תוצרים. לדוגמה, WBS לבנייה של בית חדש יכלול את היסודות, המסגרות, הגג ומערכות החשמל והצנרת, וכן תוכניות אדריכלות, ציורים ארכיטקטוניים ותירי ביקורת.

יצירת תוכניות בסיסיות של לוח זמנים ועלות

התוכניות הבסיסיות של לוח הזמנים והעלות נקבעות רק לאחר קביעת הטווח. ללא תמונה ברורה של התוכן שהפרוייקט יפיק, לא תוכל לקבוע כמה זמן הפרוייקט יחלוף או כמה הוא יעלה.

התוכנית הבסיסית של לוח הזמנים היא לוח הזמנים של הפרוייקט המאושר, הבסיס למדידת הביצועים ולדיווח על לוח הזמנים. תוכנית הבסיס של העלות היא התקציב המאושר ביחידות זמן עבודה, שמנוה יימדדו ביצועי העלות. הוא נקבע על-ידי הוספת העלויות עבור תקופה או שלב ספציפיים בפרוייקט, דבר המחייב הקצאת עלויות לפעילויות פרוייקט. הקצאת עלויות לרכיבי פרוייקט עשויה לצרוך זמן רב יותר, אך היא מאפשרת לך לבצע דיווח מפורט ומדויק יותר על ביצועי עלות, משהו שבו בעלי העניין ונותני החסות של הפרוייקט שלך יעניינו מאוד.

כדי ליצור תוכניות בסיסיות של לוחות זמנים ועלות:

1. פתח את לוח הזמנים על-ידי זיהוי הפעילויות והמשימות להפקת כל תוצר ב- WBS.

2. זהה משאבים עבור כל פעילות. שקול אילוצים או כמה זמן כל אדם יכול להקדיש לפרוייקט זה באופן מעשי.

3. הערכת משך הזמן (בשעות או בימים) להשלמת כל פעילות.

4. הערכת העלות של כל פעילות, באמצעות תעריף שעתי ממוצע, או יומי, עבור כל משאב, וכן עלויות קבועות המשויכות לפעילות.

5. קבע אילו פעילויות תלויות בפעילויות אחרות ולאחר מכן פתח את הנתיב הקריטי.

6. פתח את תוכנית העלות הבסיסית; זהו תקציב ביחידות זמן עבודה כדי למדוד את ביצועי העלות של הפרוייקט. לשם כך, הוסף את העלויות המשוערות, לפי פעילות או לפי פרק זמן.

לראש הדף

שאל את שאלות הערך המזוכה

בכל שלב, ניתוח ערך מזוכה מודד את תקינות הפרוייקט על-ידי שאלות עיקריות:

• ערך מתוכנן: מהו הסכום הדרוש לעבודה?

• ערך מזוכה: מה השלמת בפועל?

• עלות בפועל: כמה עלה לך כדי להשלים את העבודה?

הערך המתוכנן (PV) הוא העלות התקציבית של פעילויות מתוכנן. ערך מזוכה (EV) הוא הסכום של כל העלויות המקציבות של עבודה שהושלמה. עלויות בפועל (AC) הן העלויות שהושקעו בעבודה המופקת.

למידה על ניתוח ערך מזוכה

הדרך הקלה ביותר לתאר ערך מזוכה היא באמצעות דוגמה. נניח שאתה מנהל פרוייקט בן ארבעה חודשים עם תקציב של $100,000. אתה בתוך זה שלושה חודשים, ואתה מבין שהצוות סיים רק חצי מהעבודה, ולכן ה-EV הוא $50,000. לפי לוח הזמנים של הפרוייקט, כ- 75 אחוזים מהעבודה אמורים להשתנות עד עכשיו, לפיכך ערך ה- PV הוא $75,000. אתה גם יודע שהצוות בזבז 90,000 דולר עד כה, ולכן מזגן הוא 90,000 דולר.

באמצעות מספרים אלה, באפשרותך לחשב שונות של עלות ולוח זמנים. סטיית העלות (CV) מודדת את ההפרש בין העלויות בפועל של העבודה שבוצעה לבין תקציב הפרוייקט:

CV = EV – AC    

השונות של לוח הזמנים (SV) מודדת התקדמות בפועל מול לוח הזמנים של הפרוייקט:

SV = EV – PV    

באמצעות הדוגמה שלעיל, שונות העלות עבור פרוייקט זה היא $50,000 – $90,000 = $40,000. השונות של לוח הזמנים היא $50,000 – $75,000 = $25,000.

כל מנהל פרוייקט יכול לראות שהפרוייקט הקדיש 90 אחוזים מהתקציב שלו והשלים רק 50 אחוזים מהעבודה. הפרוייקט עומד בלוח הזמנים ויעמוד בתשלום עד להשלמתו, לכן נדרש שינוי. מנהל הפרוייקט צריך לצמצם את הטווח, להרחיב את לוח הזמנים או להשיג מימון נוסף כדי להשלים את העבודה.

לראש הדף