שימוש בתבנית מסד הנתונים של Projects Access

הכנת מסד הנתונים לשימוש

כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים זמין, השתמש בהליך הבא:

• כדי לוודא שכל תוכן מסד הנתונים זמין, בסרגל ההודעות, לחץ על הפוך תוכן זה לזמין.

  לקבלת מידע נוסף אודות הפיכת תוכן מסד נתונים לזמין, עיין במאמר החלטה אם לתת אמון במסד נתונים.

הוספת עובדים

כדי להתחיל להשתמש בתבנית מסד הנתונים של הפרוייקטים, השלב הראשון הוא להוסיף עובדים, כך שיהיה לך מישהו להקצות לו פרוייקטים ופעילויות. השתמש בהליך זה כדי להוסיף עובדים באופן ידני, או עיין בסעיף הבא כדי להוסיף עובדים מתוך אנשי הקשר שלך ב- Outlook.

1. בטופס רשימת פרוייקטים , לחץ על רשימת עובדים.

2. בטופס רשימת עובדים , מלא את הפרטים של כל עובד.

3. כדי להזין מידע מפורט יותר אודות עובד, לחץ פעמיים על שם העובד בטופס רשימת עובדים והזן את המידע בטופס פרטי עובד.

4. לחץ על סגור כדי לחזור לטופס רשימת פרוייקטים.

הוספת אנשי קשר מ- Microsoft Outlook

אם אתה משתמש ב- Microsoft Outlook, באפשרותך להוסיף עובדים מתוכנית זו מבלי שתצטרך להקליד מחדש את המידע.

1. בטופס רשימת פרוייקטים , לחץ על רשימת עובדים.

2. בטופס רשימת עובדים , לחץ על הוסף מ- Outlook.

3. בתיבת הדו-שיח בחירת שמות להוספה, בחר את השמות שברצונך להוסיף למסד הנתונים.

4. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

הוספת פרוייקט חדש

1. בטופס רשימת פרוייקטים , לחץ על פרוייקט חדש.

2. בטופס פרטי פרוייקט , מלא את פרטי הפרוייקט ולאחר מכן לחץ על סגור.

עריכת פרוייקט קיים

1. בטופס רשימת פרוייקטים, לחץ פעמיים על הפרוייקט שברצונך לערוך.

2. בטופס פרטי פרוייקט , הוסף או ערוך את פרטי הפרוייקט.

   הוספת פעילות

   • בטופס פרטי פרוייקט , לחץ על הוסף פעילות.

   • בטופס פרטי פעילות , מלא את פרטי המשימה ולאחר מכן לחץ על סגור.

     Access מציג את הפרוייקט החדש ברשימת פעילויות הפרוייקט בטופס פרטי פרוייקט.

     עריכת משימה

   • בטופס פרטי פרוייקט , לחץ על הכרטיסיה פעילויות פרוייקט.

   • לחץ פעמיים על הפעילות שברצונך לערוך.

   • בטופס פרטי משימה , ערוך את פרטי המשימה ולאחר מכן לחץ על סגור.

     הוספת משימה משותפת

     פעילויות נפוצות הן פעילויות הנמצאות בשימוש תכוף בפרוייקטים שונים רבים, כגון תקציב או הדרכה. לאחר הזנת פעילות נפוצה, ניתן להוסיף אותה לכל פרוייקט במסד הנתונים של Project מבלי שתצטרך להזין מחדש את פרטי הפעילות.

   • בטופס פרטי פרוייקט, לחץ על פעילויות נפוצות.

   • בחר את תיבת הסימון לצד כל פעילות נפוצה שברצונך להוסיף לפרוייקט. הוסף משימות נפוצות חדשות לסוף הרשימה.

   • לחץ על סגור כדי לחזור לטופס פרטי פרוייקט.

סינון רשימת הפרוייקטים

בטופס רשימת פרוייקטים , באפשרותך לסנן את רשימת הפרוייקטים ולשמור את המסננים המועדפים שלך לשימוש עתידי.

1. החל מסננים על-ידי לחיצה באמצעות לחצן העכבר הימני על הטופס ובחירה במסננים הרצויים.

2. לחץ על Save Filter.

3. בטופס Filter Details , הזן שם מסנן ותיאור ולאחר מכן לחץ על סגור.

4. השתמש בתיבה סנן מועדפים כדי להחיל מסנן שמור, או לחץ על (נקה מסנן) כדי להסיר את המסנן.

הצגת פרטי פרוייקט או עובד

הטופס 'פרטי פרוייקט' וטפסים 'פרטי עובד' מאפשרים לך להציג ולהזין מידע נוסף אודות פרוייקט או עובד. כדי להציג את הטופס 'פרטי פרוייקט' או את הטופס 'פרטי עובד ':

• בטופס רשימת פרוייקטים או בטופס רשימת עובדים, לחץ פעמיים על הפריט שברצונך לראות.

הוספת קבצים מצורפים

בטופס פרטי פרוייקט , בטופס פרטי פעילות ובצורה פרטי עובד, באפשרותך להוסיף תמונות וקבצים מצורפים אחרים.

• בטופס פרטים כלשהו , לחץ פעמיים על השדה קבצים מצורפים (בטופס פרטי עובד , לחץ פעמיים על סמל התמונה).

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על הוסף.

• בתיבת הדו-שיח בחירת קובץ, אתר את התיקיה המכילה את הקובץ.

• בחר את הקובץ שברצונך להוסיף ולאחר מכן לחץ על פתח.

• בתיבת הדו-שיח קבצים מצורפים, לחץ על אישור.

הצג דוחות

מסד הנתונים של הפרוייקטים כולל כמה דוחות, כולל פרוייקטים פתוחים, פרטי פעילות, פנקס כתובות של עובדים ועוד. כדי להציג דוח:

• בטופס רשימת פרוייקטים, בחר את הדוח שברצונך להציג מהרשימה דוחות.

כדי להדפיס דוח:

• לחץ על קובץ ‏> הדפס.

באפשרותך ליצור דוחות מותאמים אישית משלך. לקבלת מידע נוסף, עיין במאמר יצירת דוח פשוט.