כרגע הקצית כמה אנשים לפעילות, ומשך הפעילות תם, לא קצר יותר כפי שציפית. או אולי ההיפוך קרה. בכל מקרה, אתה מבולבל. משימות מסוימות, כגון מלט ריפוי, לוקחות פרק זמן קבוע, ללא קשר לאופן שבו עובדים מוקצים למזג את המלט. אחרים, כגון בניית כבישים או תוכנות, גדלים או מתכווצים משכי הזמן שלהם, בהתאם לאנשים ולהמשאבים שהוחלו עליהם.
-
כדי לשנות את סוגי הפעילויות כך שישקפו טוב יותר את הדמיון, לחץ פעמיים על הפעילות, לחץ על מתקדם ושנה את סוג הפעילות.
עצה: כדי לזרז את הפעולות, הוסף את העמודה סוג פעילות לתצוגת גיליון. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על הוסף עמודה.
התסתכל מקרוב על סוגי פעילויות
כיצד סוגי פעילויות לשנות את לוח הזמנים שלך
Project משתמש בנוסחת תזמון שמקשרת את שלושת הערכים של עבודה, משך זמן, ואת יחידות ההקצאה:
עבודה = משך x יחידות
הגדרת סוג פעילות מאפשרת לך "לתקן" (או להפוך ללא שינוי) אחד מערכים אלה. תיקון אחד מהערכים מציב עדיפות בערך זה בכך שהוא אומר ל- Project לא לשנות אותו כאשר שני הערכים האחרים משתנים. הדבר חל הן על פעילויות המתוזמנות באופן אוטומטי והן על פעילויות המתוזמנות באופן ידני.
להלן טבלה שימושית כדי לזכור את כל החלקים ההעברים של נוסחת התזמון.
|
בתוך |
בעת שינוי יחידות |
בעת שינוי משך |
בעת שינוי עבודה |
|---|---|---|---|
|
פעילות עם יחידות קבועות |
המשך מחושב מחדש. |
העבודה מחושבת מחדש. |
המשך מחושב מחדש. |
|
פעילות עם עבודה קבועה |
המשך מחושב מחדש. |
היחידות מחושבות מחדש. |
המשך מחושב מחדש. |
|
פעילות עם משך קבוע |
העבודה מחושבת מחדש. |
העבודה מחושבת מחדש. |
היחידות מחושבות מחדש. |
בוא נבחן את שלושת סוגי הפעילויות בצורה דומה יותר. תיקון אחד מערכים אלה מעניק לך שליטה רבת-עוצמה בלוח הזמנים שלך. אך לפני הקריאה, ודא שאתה מבין את ההבדל בין שלושת עמודי התווך של תזמון פרוייקטים: עבודה, משך זמן, יחידות וכיצד הם קשורים זה לזה. לרענון מהיר, קרא כיצד Project מתזמן פעילויות: מאחורי הקלעים.
אנשים נתקל בזה כל הזמן, אז אל תהיה מיואש אם אתה לא מקבל את זה מיד. שליטה בה תעזור לך לשפר את המומחיות שלך כמנהל פרוייקט לאחר שתבין כיצד לשלוט ומשכי פעילויות באמצעות סוגי פעילויות.
הטבלה שלהלן מסכמת את סוג הפעילות ואת ההשפעה על לוח הזמנים.
|
סוג פעילות |
השפעה על לוח הזמנים |
|---|---|
|
יחידות קבועות |
הגדרה זו מניחה כי מספר האנשים שהוקצו לפעילות (יחידות) ידוע ואינך מעוניין שהוא ישתנה, גם אם משך הזמן משתנה. כאשר העבודה משתנה בפעילות, המשך משתנה, אך לא מספר האנשים. סוגי פעילויות אלה משקפים את רוב אמיתיות הפעילויות בכל פרוייקט. דוגמה: You have one person assigned to write a report that should take only two hours to write. אם תחליט שמציאות העבודה בדוח זה היא שיש להפיץ את שעתיים בלוח השנה במשך יומיים, באפשרותך לשנות את משך הזמן ליומיים - מבלי לשנות את מספר האנשים שהוקצו לכתוב את הדוח. אחרי הכל, סביר להניח שאינך מעוניין ביותר משני אנשים שכותבים את הדוח בכל מקרה. במילים אחרות, אתה מעוניין שמספר היחידות (האדם היחיד) יישאר ללא שינוי. הערה: זוהי ההגדרה ש- Project מציב בדרך כלל בפעילויות. כדי לשנות הגדרת ברירת מחדל זו, לחץ על >אפשרויות > לוח זמנים ולאחר מכן בחר סוג פעילות אחר ברשימה סוג פעילות המהווה ברירת מחדל. |
|
עבודה קבועה |
הגדרה זו מבוססת על ההנחה שהעבודה אינה משתנה, גם לאחר שינוי משכי הזמן או הוספת אנשים. השתמש בהגדרה זו אם ברצונך לשלוט במשך הפעילויות על-ידי הוספה או הסרה של אנשים. דוגמה: It takes 300 hours to design a large garden as part of a housing project. ואתה רוצה את הגן שנבנה בהקדם האפשרי, כך שאתה מתחיל להקצות גננים נוספים לעבודה (משימה). משך משימת הגן יפחת בעת הוספת אנשים נוספים. הערה: לא ניתן לשנות את ההגדרה מונחה מאמץ עבור פעילות של עבודה קבועה. Project אינו מחשיב פעילויות של עבודה קבועה לכלול ערכי עבודה גמישים ולכן הן תמיד מונחות מאמץ. באפשרותך לשנות את ההגדרה מונחה מאמץ עבור סוגי פעילויות. |
|
משך קבוע |
הגדרה זו מניחה כי משך הזמן אינו משתנה, גם כאשר אנשים נוספים מוקצים לפעילות. השתמש בהגדרה זו אם יש לך משך זמן עבורך עבור פעילות לפני שאתה מכיר מידע אחר אודות הפעילות. דוגמה : A weekly status meeting might take an hour. הגדר פעילות זו למשך קבוע, אחרת בעת הקצאת אנשים לפעילות, משך הזמן של הפגישה יפחת. כולנו יודעים שהוספת אנשים לפגישות אינה עשויה להקטין את אורכו (היא אפילו עשויה ל ארוכה יותר!) |
דוגמה מהעולם האמיתי לשליטה בתזמון המשימות
שלושת התרחישים הבאים מדגימים את אפקט ההעתקה (וכך שולטים) שיש לסוגי פעילויות לאורך תזמון הפעילויות בלוח הזמנים.
תרחיש 1: שינוי סוג הפעילות ל'יחידות קבועות'
נניח שיש לך פעילות יחידות קבועות, עם אדם אחד ב זמן מלא הזמין ל- 8 שעות ביום. בנוסף, הגדרת את הפעילות עם משך של 10 ימים ו- 80 שעות של עבודה.
|
מה אתה משנה |
מה עושה Project |
|---|---|
|
הוספת משאב זמן מלא |
Project מחשב מחדש את משך הפעילות. כעת מוקצות לפעילות 2 יחידות עם משך של 5 ימים ו- 80 שעות עבודה. |
|
הגדלת משך הזמן |
אם יש לך 8 ימים להשלמת הפעילות במקום 10, Project מחשב מחדש את עבודת הפעילות. לפעילות יש כעת משך של 8 ימים, עם 64 שעות עבודה ויחידת משאב אחת. |
|
שינוי העבודה |
אם הפעילות תידרש 20 שעות של עבודה נוספת, Project יחשב מחדש את משך הפעילות. הפעילות כוללת כעת 100 שעות עבודה, עם משך של 12.5 ימים ויחידת משאב אחת. |
תרחיש שני: שינוי סוג פעילות לעבודה קבועה
כעת אתה מבצע את אותה פעילות כפעילות של עבודה קבועה. משמעות הדבר היא שהפעילות יכולה לקחת רק את כמות העבודה שתציין: לא יותר, לא פחות. זכור, לפעילות יש אדם אחד ב זמן מלא הזמין ל- 8 שעות ביום, ויש לה משך של 10 ימים עם 80 שעות עבודה.
|
מה אתה משנה |
מה עושה Project |
|---|---|
|
הוספת משאב זמן מלא |
Project מחשב מחדש את משך הפעילות. כעת מוקצות לפעילות 2 יחידות עם משך של 5 ימים ו- 80 שעות עבודה. |
|
הגדלת משך הזמן |
אם יש לך 8 ימים להשלמת הפעילות במקום 10, Project מחשב מחדש את יחידות המשאבים של הפעילות. כדי להשלים את הפעילות ב- 80 שעות ב- 8 ימים, יש להקצות 1.25 יחידות משאבים. יחידת המשאבים המוקצית כעת לפעילות מוקצית ל- 125%. עליך להקצות אדם אחר לחשבון עבור ההקצאה הנו נוספת של 25%. |
|
שינוי העבודה |
אם הפעילות תידרש 20 שעות של עבודה נוספת, Project יחשב מחדש את משך הפעילות. הפעילות כוללת כעת 100 שעות עבודה, עם משך של 12.5 ימים ויחידת משאב אחת. |
תרחיש 3: שינוי סוג פעילות למשך קבוע
לבסוף, נניח שאתה הופך את אותה הפעילות לפעילות משך קבוע. משמעות הדבר היא שיש להשלים את הפעילות במשך הזמן שתציין. שוב, הפעילות כוללת אדם אחד ב זמן מלא הזמין ל- 8 שעות ביום, ומשך הזמן שלה הוא 10 ימים עם 80 שעות עבודה.
|
מה אתה משנה |
מה עושה Project |
|---|---|
|
הוספת משאב זמן מלא |
Project מחשב מחדש את העבודה שהוקצתה לכל משאב. כאשר הוקצה לפעילות אדם אחד בלבד, היו למשאב זה 80 שעות עבודה להשלים. בעת הקצאת אדם אחר לפעילות, לכל משאב יש 40 שעות עבודה להשלים לאורך אותו משך של 10 ימים, עבור 80 שעות עבודה בסך הכל. על-ידי הוספת יחידת משאבים נוספת, אתה גם מתקן את ההקצאה של שתי היחידות ל- 50%, כך ששניהם זמינים לעבודה של 50% על פעילויות אחרות. |
|
הגדלת משך הזמן |
אם יש לך 8 ימים להשלמת הפעילות במקום 10, Project מחשב מחדש את עבודת הפעילות. לפעילות יש כעת משך של 8 ימים, עם 64 שעות עבודה ויחידת משאב אחת. |
|
שינוי העבודה |
אם, הפעילות תידרש 20 שעות של עבודה נוספת, Project יחשב מחדש את יחידות המשאבים של הפעילות, כך שעדיין ניתן יהיה להשלים את העבודה הנו נוספת במסגרת משך הזמן של 10 הימים. כעת הפעילות כוללת 100 שעות עבודה, עם משך של 10 ימים ו- 1.25 יחידות משאבים. יחידת המשאבים המוקצית כעת לפעילות מוקצית ל- 125%. עליך להקצות אדם אחר למשימה כדי לתזמן את ההקצאה הנו נוספת של 25%. |
הערה: היות שהקצאות של משאבי עלויות אינן כוללות ערכים עבור עבודה או יחידות, ערכים אלה לא יחושבו מחדש עם שינוי תאריך ההתחלה או הסיום של הפעילות. תאריכים לעולם לא יחושבו מחדש גם עבור הקצאת משאב עלות, מאחר שלא ניתן לשנות את העבודה או היחידות.
