ניהול לוח שנה עמוס עשוי להיות מדהים - במיוחד כאשר אירועים חדשים מתנגשים עם אירועים קיימים. Copilot עוזר לך לשמור על הסדר על-ידי תזמון אוטומטי מחדש של פגישות אישיות ופגישות אחד על אחד כאשר מתרחשות התנגשויות. תכונה זו נועדה להפחית את המאמץ הידני של ניהול לוח השנה ולשמור על לוח הזמנים שלך פועל בצורה חלקה.
היכן למצוא אפשרויות תזמון מחדש אוטומטי
תוכל למצוא תזמון מחדש עם Copilot בעת יצירת אירוע ב- Outlook עבור Windows החדש, ב- Outlook באינטרנט או בלוח השנה של Microsoft 365 ב- Microsoft Teams.
-
צור אירוע חדש או פתח אירוע קיים. הן סידרה חוזרת והן אירועים חד-פעמיים נתמכים.
-
הפעל את האפשרות תזמן מחדש באופן אוטומטי עם Copilot כדי לאפשר ל- Copilot לנהל את האירוע.
-
אופציונלי:כדי להוסיף העדפות נוספות כדי לעזור ל- Copilot למצוא חלופות טובות יותר בעת תזמון מחדש, בחר את העדפות התזמון מחדש המוצגות.
הערה: רק מארגן הפגישה יכול להפוך אפשרות זו לזמינה. משתתפי הפגישה לא יראו את האפשרות לבקש מ- Copilot לתזמן מחדש באופן אוטומטי.
הבנת המפעילים שתזמון מחדש
Copilot יתזמן מחדש באופן אוטומטי את האירוע המנוהל שלך אם:
-
אתה מקבל פגישה חדשה המתרחשת בו-זמנית.
-
תזמן או תזמן מחדש אירוע חדש כך יתרחש בו-זמנית.
הערה: רק אירועים במצב 'עסוק/ה' או 'מחוץ למשרד' ייחשבו בעת הערכת התנגשויות.
כיצד תקבל הודעה
הודעות לגבי שינויים באירועים שלך יופיעו בהזנת הפעילות של Outlook, והן יכללו:
-
האירוע תוזמן מחדש בהצלחה.
-
לא היתה אפשרות לתזמן מחדש את האירוע במסגרת ההעדפות שלך.
-
האירוע השתנה ולא ניתן עוד לתזמן אותו מחדש באופן אוטומטי (למשל, אם משתתף שני נוסף לפגישה).
בעתיד, Copilot ישלח גם הודעות דואר אלקטרוני להודעות חשובות.
שיקולים אחרים
משתתף דוחה פגישה מנוהלת 1:1
Copilot לא יתזמן מחדש את האירוע המנוהל אם זו פגישה של אחד על אחד והמשתתף דחה את הפגישה המנוהלת. Copilot אינו יודע אם דחיית המשתתף מציינת שיש לבטל או לתזמן מחדש את הפגישה. בעתיד, Copilot תקבל באופן אוטומטי הצעות למועד חדש מהמשתתפים.
שינויי פגישה שלא נשלחו מ- Outlook עבור Windows הקלאסי
ב- Outlook עבור Windows הקלאסי, מארגנים יכולים לבצע שינויים בפגישה אך לבחור שלא לשלוח עדכונים אלה למשתתפים. אם אתה משתמש לעתים קרובות בפונקציונליות זו, מומלץ לא להשתמש בתכונת התזמון מחדש האוטומטי של Copilot. אם אתה מבצע שינויים בפגישה מנוהלת אך לא שולח, שינויים אלה יישלחו למשתתפים אם Copilot יזהה התנגשות ויעדכן את הפגישה.
חדרים שנוספו לפגישה:
חדרי ישיבות אינם נחשבים למשתתפים בפגישה. אם אתה יוצר פגישה עם משתמש אחד ומוסיף שני חדרי ישיבות, Copilot עדיין מחשיב זאת כפגישת אחד על אחד. דחיית החדרים גם אינה משפיעה על תזמון אוטומטי מחדש - מומלץ לאפשר להזמנה אוטומטית של חדרים לקבוע ש- Copilot ימצא באופן אוטומטי חדר אחר אם החדר הנוכחי נדחה.
תרחישים המשפיעים על תזמון מחדש אוטומטי
שינויים באירועים שמונעים הפעלה מחדש של Copilot באופן אוטומטי
אם מתרחשת אחת מהפעולות הבאות, Copilot ימנע ממך להפוך תזמון מחדש אוטומטי ל זמין. אם האירוע כבר מנוהל, Copilot יפסיק לנהל את הפגישה ויעביר שינוי זה בהזנת הפעילות של Outlook.
-
מוסיף יותר ממשתתף אחד.
-
תזמון אירוע עם משך זמן ארוך יותר מ- 5 שעות.
-
תזמון אירוע של יום שלם.
-
תזמון אירוע עם מופע חוזר ארוך יותר מדי חודש, כגון רבעון או שנתי.
-
קביעת מועד לפגישה חוזרת בתאריך ספציפי של החודש.
-
תזמון אירוע בלוח שנה משני.
-
משתתף דוחה את הפגישה המנוהלת שלך ב- 1:1.
סיבות אחרות לכך ש- Copilot יפסיק לתזמן מחדש באופן אוטומטי
Copilot יפסיק לנהל פגישה אם היא עומדת בקריטריונים מסוימים המציינת כי היא אינה מתאימה לניהול אוטומטי.
-
אין שעות פנויות. קיימת התנגשות, אך גם לאחר 5 ניסיונות המתרחשים במשך כמה ימים, ל- Copilot אין אפשרות למצוא מועד חלופי לאירוע.
-
המערכת הגיעה למגבלת התזמון מחדש. האירוע תוזמן מחדש 5 פעמים. מצב זה מציין שייתכן שהאירוע אינו עדיפות והמשך התזמון מחדש עשוי להיות לא התוצאה הטובה ביותר עבור אירוע זה.
עריכת מופע בסידרה חוזרת מגבילה אפשרויות של תזמון מחדש
כאשר תזמון מחדש אוטומטי אינו זמין עבור הסידרה, אין אפשרות להפוך אותו לזמין עבור מופע יחיד.
כאשר תזמון מחדש אוטומטי זמין עבור הסידרה, ניתן להפוך אותו ללא זמין עבור מופע יחיד, אך לא ניתן לשנות את העדפות התזמון מחדש.
לוחות שנה משותפים ותזמון מחדש אוטומטי
בעוד שהתזמון מחדש האוטומטי זמין למצלצל ההפצה הייעודית, לנציגים אין אפשרות ליצור אירועים מנוהלים בלוח שנה משותף או לשנות את ההעדפות באירוע מנוהל קיים. נציגים גם לא יקבלו הודעות על אירועים מנוהלים. צפוי כי נציגים ולוחות שנה משותפים ייתמכו כאשר תזמון אוטומטי מחדש של Copilot יגיע לזמינות כללית.
