חשוב: אם אתה מחפש עזרה עבור FindTime, שים לב כי כפי שהכרזנו ביולי 2022, תשאול התזמון החליף את התוספת FindTime Outlook. למד עוד
במקום להתמודד עם הודעות דואר אלקטרוני אינסופיות, צ'אטים והתנגשויות בלוח השנה, השתמש במשאל תזמון כדי לחסוך זמן ולהפחית את ההתנגשויות הלוך ושוב בעת ניסיון למצוא זמן שמתאים לכולם.
לקבלת מידע נוסף על תשאול התזמון של Outlook, בחר את גירסת Outlook שבה אתה משתמש:
Outlook עבור Windows (הגירסה העדכנית ביותר) Outlook באינטרנט
תזמון תשאול עבור Outlook עבור Windows (הגירסה העדכנית ביותר) Outlook באינטרנט
חשוב: גירסה זו של תשאול התזמון מופצת כעת. ייתכן שלא תראה תכונה זו כפי שהיא מתוארת עד שהיא תהיה זמינה באזור שלך.
לפני שתתחיל, להלן כמה דברים שעליך לדעת אודות תזמון תשאולים:
-
אנשים מחוץ לארגון שלך יכול להצביע באמצעות קישור אינטרנט מאובטח שנוצר בעת הגדרת תשאול תזמון.
-
תזמון תשאולים אינו נתמך בחשבונות דואר אלקטרוני משותפים או בלוחות שנה קבוצתיים.
-
בשלב זה, נציגי לוח שנה אינם יכולים ליצור תשאולי תזמון חדשים או להצביע בשמו של הבעלים הראשי של לוח השנה.
-
בעת יצירת תשאול תזמון חדש, חסימות זמניות ממוקמות בלוחות השנה של כולם כדי לסייע בשיריין זמן. חסימות מוסרות כאשר המארגן בוחר את השעה הסופית עבור האירוע.
יצירת תשאול תזמון
כדי ליצור תשאול תזמון:
-
בחר אירוע חדש או לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שעה בלוח השנה ובחר אירוע חדש.
-
הוסף משתתפים.
-
בחר את אזור התאריך והשעה ולאחר מכן בחר את היום הראשון שבו תשקול עבור האירוע שלך. התאריך שתבחר כאן ישפיע על המלצות על אפשרויות זמן המשאל שאתה מקבל (המלצות יתבצעו לאחר תאריך זה).
-
בחר
-
סקור את אפשרויות הזמן המוצעות (זמנים אלה מבוססים על זמינות המשתתפים הטובה ביותר). כדי למחוק אפשרות זמן מוצעת, רחף מעל אפשרות הזמן ובחר
הערה: בשלב זה, באפשרותך לכלול עד 15 אפשרויות זמן במשאל, עם זאת מומלץ להשתמש ב- 3-5 אפשרויות, כך שהמשתתפים אינם מוצף בעת הצבעה.
-
אופציונלי: בחר תאריך ושעת סיום של משאל.
-
הוסף את שאר פרטי הפגישה אם עדיין לא עשית זאת (כותרת, חדר, סדר יום, קבצים מצורפים) ובחר שלח. תשאול התזמון נשלח למשתתפים, ודף אינטרנט מאובטח של תשאול נוצר.
הערה: אפשרויות זמן אינן ניתנות לעריכה לאחר שהוספת אותן למשאל. במקום זאת, פשוט מחק את אפשרויות הזמן שאינך רוצה והוסף אפשרויות שעה חדשות על-ידי
ההחזקות שמורות בלוח השנה של כולם עבור כל אפשרות של זמן תשאול תזמון
כדי לוודא שפגישות אחרות אינן מתוזמנות על פני אפשרויות הזמן של הפגישה, נוצרות חסימות בלוחות הזמנים של כולם ברגע שמשאל נשלח.
עבור מארגנים, כל ההחזקות של אפשרויות הזמן מופיעות כ'עסוק /ה'.
עבור משתתפים, כל ההחזקות של אפשרויות הזמן מופיעות כלא סופיות עד שהן מצביעות.
-
אם משתתף מצביע 'כן ' באפשרות זמן, ההחזקה מופיעה בלוח השנה שלו כ'לא פנוי'.
-
אם משתתף מצביע לא באפשרות 'לא בזמן', ההחזקה מופיעה בלוח השנה שלו כ'ללא תשלום'.
-
אם משתתף אינו מצביע על אפשרות זמן, ההחזקה מופיעה בלוח השנה שלו כלא סופית.
שימוש במסננים כדי לראות בקלות אפשרויות זמן תשאול של תזמון בלוח השנה שלך
כדי למצוא במהירות את אפשרות זמן התשאול שלך, בחר באפשרות
לחלופין, רחף מעל כל פעם שהאפשרות החזקה בלוח השנה וכל ההחזקות עבור משאל זה יסומנו באופן זמני.
כיצד להצביע במשאל תזמון
לאחר שהמשתתפים מקבלים את הודעת הדואר האלקטרוני של משאל התזמון בתיבת הדואר הנכנס שלהם, הם יכולים להצביע על הזמנים המועדפים עליהם. יש כמה דרכים שונות להצביע.
הערה: הדרכים השונות להצבעה עשויות להשתנות בהתאם לגירסת Outlook שבה אתה משתמש.
הצבע מהודעת הדואר האלקטרוני של ההזמנה לתשאול התזמון
-
פתח את הודעת הדואר האלקטרוני של משאל התזמון בתיבת הדואר הנכנס שלך.
-
סקור את אפשרויות הזמן.
-
הצבע כן עבור זמנים שאתה אוהב, ולא בזמנים שאינך אוהב או לא עובד עבור לוח הזמנים שלך.
עצה: סמל האדם לצד אפשרות שעה מציג את הזמינות שלך עבור תאריך ושעה אלה.
הצבע מלוח השנה שלך
לאחר שליחת תשאול תזמון על-ידי המארגן, חסימות לא סופיות ממוקמות בלוחות השנה של המשתתפים, והן מסומנות כ- HOLD בכותרת. כדי להצביע, לחץ על הפגישה ברשת לוח השנה שלך, בחר כן או לא עבור כל אפשרות בכל פעם ולאחר מכן בחר שלח הצבעה.
דרך נוספת להצביע היא ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על חסימה כלשהי בלוח השנה שלך.
הצבע מהאירוע
משתתפים יכולים להצביע על תזמון מועדי תשאול ישירות מהאירוע. לחץ פעמיים על האירוע בלוח השנה שלך כדי לפתוח אותו ולהצביע.
הצבע מדף האינטרנט המאובטח של הצבעה של תשאול תזמון
בעת יצירת תשאול תזמון, נוצר גם דף אינטרנט מאובטח תואם וקישור לדף זה נכלל בהודעת הדואר האלקטרוני של תשאול התזמון. כל אחד יכול להשתמש בדף האינטרנט כדי להצביע, והוא הדרך היחידה שבה אנשים מחוץ לארגון שלך יכולים להצביע עבור הזמנים שהם מעדיפים.
ביצוע שינויים במשאל תזמון
המארגן יכול לבצע שינויים במשאל תזמון מלוח השנה שלו.
-
לחץ פעמיים על החזקת זמן תשאול בלוח השנה שלך.
-
בצע את השינויים על-ידי הוספה או הסרה של אפשרויות זמן או משתתפים, או על-ידי עדכון הכותרת, סדר היום או הקבצים המצורפים לאירועים ולאחר מכן בחר שלח.
סקור את תוצאות ההצבעה ובחר מועד סופי
לאחר שכל המשתתפים הצביעו, המארגן יכול לבחור את מועדי האירועים הסופיים.
-
פתח את האירוע.
-
בחר את השעה עם מספר ההצבעות 'כן' הרב ביותר.
-
בחר סיים תשאול עם האפשרות שנבחרה.
כל ההחזקות יוסרו מלוח השנה של כולם, והאירוע יעודכן בפעם הסופית.
שאלות נפוצות (שאלות נפוצות)
האם ניתן ליצור תשאול תזמון עם יותר מ- 15 אפשרויות זמן? לא. המגבלה הנוכחית היא 15.
האם משתתפים מחוץ לארגון שלי יכולים להצביע? כן. הם משתמשים בקישור לאתר האינטרנט המאובטח בהודעת הדואר האלקטרוני של תשאול התזמון.
האם אוכל לשנות את ההצבעה שלי? כן, עד שהמארגן יבחר מועד סופי ויסיים את משאל התזמון או עד שתוקפו של התשאול יפוג.
האם אני יכול להציע מועד חדש? לא, לא בשלב זה.
האם לוח השנה שלי יתעדכן באופן אוטומטי? כן. חסימות מתווספות בעת קבלת משאל תזמון והן מוסרות כאשר מועד סופי נבחר על-ידי המארגן.
האם ניתן להעביר משאל תזמון לאחרים? לא, למשתתפים אין אפשרות להעביר תשאולי תזמון. רק המארגן יכול להוסיף או להסיר משתתפים.
תשאול תזמון עבור Outlook הקלאסי עבור Windows Outlook עבור Mac
תכונת תשאול התזמון משמשת לתזמון פגישות באמצעות תשאול. המארגן יכול לשלוח אפשרויות זמן מרובותבאמצעות תכונת תשאול התזמון ולמזער את הודעות הדואר האלקטרוני המתקדשות לגבי תזמון.
תכונת תשאול התזמון זמינה כעת למשתמשים יישומי Microsoft 365 לעסקים או תוכניות ארגוניות הכוללות Exchange Online. הוא נתמך בשלב זה עבור דיירי GCC, למעט GCC High.
מארגן פגישה נדרש לכלול תיבת דואר ב- Microsoft 365 Exchange Online כדי שתוכל להשתמש בתכונת תשאול התזמון, ואילו כל מי שיש לו כתובת דואר אלקטרוני חוקית יכול להיות משתתף בפגישה המשתמש בתכונת תשאול התזמון לצורך תשאול. תכונה זו אינה זמינה למארגנים בעלי תיבות דואר בשרת מקומי של Exchange. הוא גם אינו נתמך עבור תיבות דואר משותפות.
להלן הרשימה של מאמרי תשאול התזמון:
יצירת תשאול באמצעות תשאול תזמון
הערות:
-
עבור מנהלי דיירים של Microsoft 365:
-
אם קבעת את התצורה של EWSApplicationAccessPolicy לאכיפת EWSAllowlist בארגון שלך, עליך להוסיף את הערכים הבאים לרשימת 'אפשר' (שים לב שערכים אלה הם תלויי רישיות):
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowList @{Add="Microsoft.OWS.*"}
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowOutlook $true
-
Set-OrganizationConfig -EwsAllowMacOutlook $true
