Prilikom postavljanja sustava SharePoint u sustavu Microsoft 365 u sustavu Microsoft 365 vjerojatno ćete imati brojne dokumente i datoteke koje ćete željeti dodati na timsko web-mjesto. U nastavku su neki od načina dodavanja različitih vrsta sadržaja na web-mjesto.
Napomena
Članak o postavljanju servisa OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove i timskih web-mjesta da biste ih mogli koristiti zajedno potražite u članku Postavljanje prostora za pohranu i zajedničkog korištenja u sustavu Office 365.
Sadržaj članka
- Prije nego što započnete
- Stvaranje mapa, biblioteka i web-podmjesta
- Prijenos dokumenata, slika i datoteka
- Razmatranje stvaranja popisa sustava SharePoint za kontakte, kalendare i proračunske tablice
- Razmatranje korištenja rješenja sustava SharePoint za svakodnevne poslovne potrebe
- Pomoć za korisnike web-mjesta u traženju sadržaja
Prije početka
Prije početka premještanja datoteka provjerite koliko prostora za pohranu imate za SharePoint u okruženju Microsoft 365 u sustavu Microsoft 365. Informacije o ograničenjima pohrane za SharePoint u sustavu Microsoft 365 potražite u članku Ograničenja sustava SharePoint.
Savjet
Važno je imati na umu da se u sustavu Microsoft 365 ograničenja pohrane za SharePoint u sustavu Microsoft 365 (vaše timsko web-mjesto) razlikuju od onih u sustavu Exchange Online (za račune e-pošte). Dodatne informacije o ograničenjima prostora za pohranu u poštanskom sandučiću potražite u odjeljku Primatelji u opisu servisa Microsoft 365 za Exchange Online.
Sljedeći je korak analiza trenutnog sadržaja koji imate. To uključuje dokumente, slike, obrasce itd.
Savjet
U eksploreru za datoteke pretražite postojeće datoteke po veličini i datumu. To može pomoći prilikom brzog prepoznavanja nedavno korištenih ili osobito velikih datoteka.
Razmislite koliko se sadržaja redovito koristi i želite li ga svega pohraniti u sustavu Microsoft 365. Kao prilikom selidbe u manju kuću, cilj je odlučiti što prebaciti na novo web-mjesto. Ako, primjerice, vaša tvrtka ili ustanova sada koristi više prostora za pohranu od ograničenja okruženja Microsoft 365 za SharePoint u sustavu Microsoft 365, morat ćete donijeti sljedeće odluke:
- Koje datoteke želite premjestiti?
- Želite li kupiti dodatni prostor za pohranu?
- Trebate li planirati prostor za rast web-mjesta? (Definitivno hoće)
Ako je vaša tvrtka ili ustanova velika ili složene strukture, razmislite o stručnoj pomoći. Kvalitetnu pomoć možete pronaći putem rješenja Microsoft Pinpoint. Pinpoint omogućuje tvrtkama iz cijelog svijeta lako i brzo pronalaženje certificiranih Microsoftovih stručnjaka i profesionalnih usluga.
Stvaranje mapa, biblioteka i web-podmjesta
Sad kad znate koji sadržaj želite premjestiti, razmislite kako ga želite organizirati. Možda ćete htjeti započeti prijenosnom datoteka u biblioteku dokumenata na timskom web-mjestu. Dobro je organizirati sadržaje, osobito ako očekujete da ćete na posljetku imati puno datoteka. Kako će količina sadržaja rasti, možete stvarati dodatne biblioteke dokumenata, obrazaca i slika za pohranu tog sadržaja. Možete stvoriti i web-podmjesta za različite vrste dokumenata ili projekt.
Dodatne informacije o planiranju strukture organizacije sadržaja na web-mjestu potražite u članku Planiranje sadržaja timskog web-mjesta.
Prijenos dokumenata, slika i datoteka
Da biste prenijeli datoteke, primjerice dokumente programa Word, PDF datoteke ili JPG fotografije, prenesite ih u biblioteku ili mapu u biblioteci.
Napomena
Maksimalna veličina datoteke koja se može prenijeti u SharePoint u biblioteci okruženja Microsoft 365 trenutno iznosi 2 GB. Možete prenijeti maksimalno stotinu datoteka odjednom.
Najbolji način da se to učini ovisi o broju datoteka. Prvo otvorite odredišnu biblioteku, a zatim pomoću ove tablice odaberite metodu:
| Broj datoteka | Metoda prijenosa |
|---|---|
| Jedan dokument | Odaberite Novi dokument>PRENESITE POSTOJEĆU DATOTEKU, a zatim pronađite datoteku na računalu. |
| Više dokumenata i mapa | Odaberite gumb Otvori pomoću programa Explorer na kartici Biblioteka na vrpci. Zatim povucite i ispustite datoteke pomoću eksplorera za datoteke. |
Dodatne informacije potražite u članku Prijenos i stvaranje datoteka u biblioteci ili brisanje iz nje.
Napomena
Određene vrste datoteka nije moguće prenijeti u biblioteku. Popis takvih datoteka potražite u članku Vrste datoteka koje se ne mogu dodavati na popis ni u biblioteku.
Razmatranje stvaranja popisa sustava SharePoint za kontakte, kalendare i proračunske tablice
U svakoj djelatnosti podaci se pojavljuju u mnogim oblicima, primjerice kao kalendari, zadaci i proračunske tablice. Kod tih vrsta podataka možete premjestiti ili pretvoriti sadržaj u popis na web-mjestu. Možete, primjerice, pretvoriti svoj popis poslovnih kontakata u popis kontakata. Uz to, često možete pretvoriti kalendare u SharePoint Calendar, posebni popis
- Da biste saznali kako stvoriti grupni kalendar u sustavu SharePoint u sustavu Microsoft 365, pogledajte ovaj videozapis: Videozapis: Stvaranje vlastitog kalendara.
Ako trenutno za praćenje informacija koristite proračunske tablice programa Microsoft Excel, možete ih prenijeti izravno u biblioteku dokumenata u sustavu SharePoint u sustavu Microsoft 365. Ili pak možete uvesti proračunsku tablicu kao popise sustava SharePoint. Puno osoba može istovremeno prenijeti popis pa popisi sustava SharePoint potiču suradnju. Možete stvoriti različite prikaze popisa da biste otkrili samo željene informacije.
- Da biste saznali više o radu s popisima, pročitajte članak Obuka: stvaranje i postavljanje popisa.
Razmatranje rješenja sustava SharePoint za svakodnevne poslovne potrebe
Još jedan način premještanja sadržaja je korištenje rješenja iz sustava SharePoint za bolje upravljanje postojećim zadatkom. Na primjer većina tvrtki ili ustanova želi prikupiti i zajednički koristiti praktična i specifična znanja zaposlenika koja se koriste svakodnevno. Možda bi upravo wiki na vašem web-mjestu bio idealan za tu vrstu zajedničkog korištenja.
U ovoj su tablici opisane značajke sustava SharePoint koje mogu pomoću prilikom upravljanja poslovnim procesima.
| Poslovni proces | Opis |
|---|---|
| Zajedničko korištenje timskih znanja i suradnja pomoću wikija | Wikiji su posebna web-mjesta na kojima informacije stvara i održava zajednica korisnika. Wikiji mogu biti odličan alat za prikupljanje i razmjenu informacija o procesima ili općenitih referentnih informacija važnih za poslovanje.
|
| Premještanje zakazivanja korištenja resursa u grupne kalendare sustava SharePoint | Grupni kalendar može biti praktičan način zakazivanja korištenja zajedničkih resursa poput soba za sastanke, audiovizualne opreme i sličnoga. Grupni kalendar "živi" na web-mjestu sustava SharePoint na portalu Microsoft 365, pa ga svi članovi tima mogu jednostavno vidjeti u sustavu SharePoint ili programu Outlook.
|
| Pretvaranje programa za baze podataka u aplikaciju programa Access | Pomoću programa Microsoft Access 2013 možete izraditi i objaviti bazu podataka, a zatim stvoriti aplikaciju programa Access da biste koristili bazu podataka na timskom web-mjestu.
|
| Automatizacija poslovnih procesa pomoću tijekova rada | Pomoću tijekova rada moguće je automatizirati i pratiti ključne zadatke u poslovnom procesu. Izvrsni su za zadatke kao što su postupci odobravanja ili prikupljanja povratnih informacija.
|
Pomoć za korisnike web-mjesta u traženju sadržaja
Kad premjestite dokumente i datoteke na timsko web-mjesto, obavijestite o tome ostale korisnike web-mjesta. Možete im ponuditi nekoliko različitih načina pretraživanja sadržaja na web-mjestu.
U ovoj su tablici opisane različite metode koje možete koristiti.
| Metoda | Opis |
|---|---|
| Korištenje pretraživanja za pronalaženje sadržaja | Najlakši način za pronalaženje sadržaja na web-mjestu sustava SharePoint u sustavu Microsoft 365 jest korištenje značajke pretraživanja.
|
| Konfiguriranje prikaza na popisima i u bibliotekama radi jednostavnijeg pronalaženja sadržaja | Možete odabrati elemente koji će biti prikazani. U jednom prikazu, primjerice, možete pokazati naslov i autora. U drugom ćete možda htjeti prikazati samo stavke koje su dodane određenog datuma.
|
| Prilagodba navigacije web-mjestom | Možete prilagoditi navigaciju timskog web-mjesta da bi korisnicima web-mjesta bilo lakše pronaći sadržaj.
|
| Pretraživanje mrežnog sadržaja u izvanmrežnom načinu rada | Kad niste povezani s internetom, za pretraživanje sadržaja koji se nalazi na web-mjestu sustava SharePoint u sustavu Microsoft 365 možete koristiti OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove ili Outlook
|
| Praćenje ažuriranja sadržaja |
|
Da biste saznali više o načinima na koje možete pomoći korisnicima web-mjesta u lakom traženju sadržaja, pročitajte članak s vodičem za planiranje Planiranje sadržaja timskih web-mjesta .
Napišite nam komentar
Je li vam ovaj članak bio koristan? Ako jest, napišite nam to pri dnu stranice. Ako vam nije bio koristan, recite nam što nedostaje ili što vas je zbunilo. Na temelju vaših povratnih informacija još ćemo jedanput provjeriti činjenice i ažurirati ovaj članak.