Komunikacijska web-mjesta sustava SharePoint osmišljena su tako da budu informirana i zanimljiva. Za razliku od timskog web-mjesta čiji je primarni cilj suradnja na stvaranju sadržaja s malom grupom, primarni je cilj komunikacijskog web-mjesta informirati čitatelje, a prvenstveno ih čitati, a ne stvarati.
Želite stvoriti timsko web-mjesto? I dalje možete slijediti upute u ovom članku, ali imajte na umu da timsko web-mjesto općenito ima mnogo manji broj ciljnih skupina s vrlo specifičnim ciljevima i zadacima koje je potrebno izvršiti. Komunikacijska web-mjesta osmišljena su za široku komunikaciju.
Komunikacijska web-mjesta nude sjajan način za:
- Zajedničko korištenje informacija s desecima ili stotinama ljudi ili cijelom tvrtkom ili ustanovom
- Predstavite usluge koje vaša grupa nudi ili ispričajte priču o novom proizvodu koji je pokrenut u tvrtki ili ustanovi
- Dijelite vijesti u vizualno atraktivnom formatu
Komunikacijska web-mjesta i intraneti
Ako stvarate intranet, komunikacijska web-mjesta predstavljaju primarnu vrstu web-mjesta koje ćete koristiti. Stoga možete očekivati da će vaša komunikacijska web-mjesta dobiti široku čitateljsku publiku. Kada web-mjesta privlače široku ciljnu skupinu, važno je provjeriti sljedeće:
- Promišljeno upravljanje – prakse dizajna web-mjesta i praćenje smjernica za upravljanje koje vam nudi vaša tvrtka ili ustanova
- web-mjesta specifična za temu – intranet će se sastojati od brojnih komunikacijskih web-mjesta specifičnih za svaku temu, funkciju, uslugu, program ili inicijativu. Ako imate drugu skupinu osoba zaduženih za neku temu ili funkciju, razmislite o stvaranju zasebnog komunikacijskog web-mjesta.
- Dobro isplanirano web-mjesto za početnu stranicu – početno web-mjesto komunikacijsko je web-mjesto koje možete stvoriti i postaviti kao vodeću odredišnu stranicu za sve korisnike intraneta. Prilikom planiranja vašeg kućnog web-mjesta potrebno je nešto posebno razmotriti.
Planiranje
Razumijevanje ciljne skupine
Gledajte na svako komunikacijsko web-mjesto kao na priliku da čitateljima ispričate priču. Odlično komunikacijsko web-mjesto počinje razumijevanjem čitatelja. Prilikom planiranja web-mjesta razmislite o sljedećim pitanjima:
- Tko su vaši gledatelji? Što traže?
- Što žele naučiti ili raditi? Koje glavne zadatke moraju izvršiti na temelju usluga koje nudite? ( Razmislite o njihovim glavnim zadacima, a ne samo o onome što želite da vide. Razmislite o najčešćim pitanjima ili telefonskim pozivima koje dobivate – pitanja koja dobijete mogu pružiti uvid u ono što čitateljima treba, a što ne mogu jednostavno pronaći na trenutnom intranetu.)
- Koji im pojmovi imaju smisla? Zapamtite da vaši čitatelji ne znaju toliko o vašem sadržaju kao vi – stoga morate razmišljati o njihovom "jeziku" i pojmovima koji im nešto znače.
- Koje ishode želite postići? Kako ćete znati je li web-mjesto uspješno?
- Imate li globalnu publiku? Mora li se vaše web-mjesto prikazivati na više jezika? Ako jeste, svakako pročitajte kako stvoriti višejezična komunikacijska web-mjesta, stranice i vijesti.
Savjet: Komunikacijsko web-mjesto bit će korisno posjetiteljima jer smanjuje vrijeme potrebno za obavljanje zadataka i povezuje ih s najčešće potrebnim resursima. Web-mjesto će biti vrijedno tvrtki ili ustanovi kada smanji broj prijava korisničkoj podršci ili automatizira zadatke poput obrade ugovora ili pomogne ljudima da otkriju tečajeve za razvoj vodstva i sudjeluju u njima. Planiranje web-mjesta iz perspektive posjetitelja web-mjesta i rješavanje ključnih poslovnih problema omogućuje da komunikacijsko web-mjesto daje smislene rezultate.
Kada definirate primarne korisničke ciljeve, posjetite lookbook da biste vidjeli primjere predstavljanja ciljeva korisničkih ishoda na web-mjestu.
Primjer iz stvarnog života: definiranje poslovnih ishoda
Korisno je razmisliti o glavnim tipovima posjetitelja koji će doći na vašu web stranicu i dokumentirati svoje ciljeve u sljedećem formatu: Kao ..., moram ..., tako da ...
Pregledajte primjer u nastavku s komunikacijskog web-mjesta za tim za razvoj talenata & organizacije (T&OD) gdje je primarni poslovni cilj bio poboljšati vještine vođenja organizacije. Za metriku uspjeha identificirali su posrednik za poboljšanje vještina vođenja – povećanje broja ljudi koji sudjeluju u obuci za razvoj vodstva.
Za svoje ciljeve korisničkih rezultata definirali su sljedeće:
| Kao a(n)... | Moram ... | Tako da ... |
|---|---|---|
| Zaposlenik | Saznajte više o programima razvoja vodstva koji su mi dostupni za moju ulogu | Mogu se jednostavno prijaviti za obavezne i izborne mogućnosti učenja. |
| Zaposlenik | pronaći resurse za učenje, kao što su publikacije sa sadržajem usmjerenim na vodstvo kojima imam pristup | Mogu biti uspješniji u svom poslu. |
| T&OD | Promicanje mogućnosti učenja za zaposlenike kako bi se olakšala prijava na tečajeve | možemo vidjeti značajna poboljšanja u ishodima vodstva. |
| T&OD | promicati različite mogućnosti učenja u različito doba godine | možemo učinkovitije reagirati na promjenjive potrebe. |
U ovom stvarnom primjeru tvrtka ili ustanova migrirala je s klasičnog web-mjesta sustava SharePoint na novo komunikacijsko web-mjesto sustava SharePoint koje je usmjereno na ostvarivanje tih ciljeva. Umjesto stvaranja popisa predmeta kao statičnog dokumenta kao ranije, tim je stvorio popis kolegija s opisom svakog kolegija i popis kalendara predmeta s opisom svakog tečaja. U prvih 90 dana od pokretanja došlo je do 400% povećanja sudjelovanja na tečajevima za razvoj vodstva tijekom istog tromjesečnog razdoblja u odnosu na prethodnu godinu!
Planiranje sadržaja web-mjesta
Vaše komunikacijsko web-mjesto priča priču za čitatelje. Priča će se prvenstveno pričati pomoću stranica, no na web-mjestu možete imati i druge resurse, uključujući popise i biblioteke dokumenata.
Što treba imati na umu prilikom planiranja sadržaja web-mjesta:
- Skratite vrijeme (ne klikove) koje je čitateljima potrebno da pristupe sadržaju koji im je potreban
- Stvorite komunikacijska web-mjesta s više stranica nego dokumenata radi lakšeg korištenja
- Početna stranica može biti zadnja, čak i ako je najprije planirate. Na taj način prilikom stvaranja navigacijskih elemenata na početnoj stranici, kao što su web-dijelovi Glavna slika ili Brza veza , možete automatski povući sliku sa svake stranice da biste stvorili vizualnu dosljednost kada čitatelj klikne vezu.
Stranice
Web-mjesto se obično sastoji od dvije vrste stranica:
Navigacijske stranice čitatelju nude kategorije informacija. Navigacijske stranice često sadrže sadržaj visoke razine, no uglavnom se služe za predstavljanje kategorija informacija koje čitatelje vode u putovanju na web-mjesto. Zbog toga su oznake koje koristite za prikaz tih kategorija osobito važne i potrebno ih je pomno isplanirati. Početna stranica web-mjesta posebna je vrsta navigacijske stranice koja predstavlja "ulazna vrata" za web-mjesto.
Primjer navigacijske stranice:
Odredišne stranice predstavljaju kraj puta čitatelja i predstavljaju informacije za čitanje, preuzimanje i ispis. Vaš je cilj s odredišnim stranicama da budu kratke i specifične za temu jer ljudi na mrežnim stranicama ne čitaju svaku riječ – one pregledavaju i gledatelji će imati puno bolje iskustvo s pretraživanjem.
Primjer odredišne stranice:
Razmislite o glavnim odjeljcima ili kategorijama informacija o web-mjestu i kako ćete koristiti kombinaciju navigacijskih i odredišnih stranica kao vodič za pregledavanje da bi mogao što učinkovitije doći do potrebnih informacija.
Za svaku stranicu, uključujući početnu stranicu, provjerite jeste li pregledavatelju naveli sljedeće podatke:
- Where am I? (Gdje se nalazim?)
- Što mogu ovdje učiniti?
- Što učiniti sljedeće?
Popisi i biblioteke
Pomoću popisa na web-mjestu dinamično prikazujte sadržaj u obliku tablice. Popisi se mogu koristiti za prikaz sadržaja posjetiteljima web-mjesta ili prikupljanje podataka od njih.
Primjer web-dijela popisa:
Savjet: Iako posjetitelji web-mjesta po zadanom neće moći uređivati sadržaj na komunikacijskom web-mjestu, imate mogućnost upravljanja dozvolama za bilo koji popis na web-mjestu da biste posjetiteljima omogućili pristup samo određenom, a ne cijelom web-mjestu. Da biste prikazali informacije o popisu na stranicama, možete koristiti web-dio popisa .
U bibliotekama dokumenata možete pohranjivati i prikazivati sadržaje kao što su dokumenti i datoteke. Vaše komunikacijsko web-mjesto imat će jednu zadanu biblioteku dokumenata , ali možete dodati još biblioteka za različite vrste dokumenata. Web-dio biblioteke dokumenata možete koristiti za prikaz sadržaja biblioteka dokumenata. Veze na pojedinačne dokumente možete prikazati i pomoću web-dijelova kao što su web-dio brze veze ili hiperveze u web-dijelu teksta . Veze na pojedinačne dokumente olakšavaju dodavanje konteksta čitateljima i mogu biti korisnije od prikaza cijele biblioteke. Ako ipak želite prikazati sadržaj biblioteke dokumenata, razmislite o stvaranju prilagođenih prikaza radi filtriranja najrelevantnijeg sadržaja na svakoj stranici i koristite taj prikaz u web-dijelu biblioteke dokumenata. Saznajte više o stvaranju prilagođenih prikaza u biblioteci dokumenata.
Savjet: Pokušajte ne koristiti više od jedne ili dvije razine mapa u bibliotekama. Umjesto toga stvorite novu biblioteku da bi strukture datoteka bile ravnije, a sadržaj vidljiviji. Razmislite o korištenju stupaca za organiziranje sadržaja u bibliotekama. Preporučujemo vam da radije koristite stupce web-mjesta nego stupce popisa jer se stupci web-mjesta mogu ponovno koristiti u bilo kojoj biblioteci ili na popisu, a stupci popisa mogu se koristiti samo na jednom popisu ili biblioteci. Saznajte više o organiziranju popisa i biblioteka pomoću stupaca.
Donošenje odluke o načinu organizacije stranica
Prilikom planiranja sadržaja za web-mjesto razmislite kako biste željeli grupirati i organizirati stranice:
- Želite li moći "smotati" sve novinske članke o određenoj temi ili određenoj vrsti (kao što je People Spotlight)? Ako da, na stranice možete dodati stupce koje zatim možete koristiti za grupiranje i organiziranje stranica kao i datoteke u biblioteci dokumenata.
- Hoćete li imati više stranica o određenoj temi s kojom biste se željeli jednostavno povezati? I za to možete koristiti svojstva stranice (način na koji se nazivamo stupcima u biblioteci stranica web-mjesta).
- Svojstva stranice stvorite kao stupce web-mjesta, a ne kao stupce popisa. To će vam omogućiti da potencijalno dijelite isto svojstvo i za dokumente i za stranice.
Saznajte kako stvoriti i urediti svojstva stranice. Saznajte kako koristiti svojstva stranice u web-dijelu istaknuti sadržaj ("skupno ažuriranje"). Da biste koristili svojstvo stranice u web-dijelu istaknutog sadržaja, kao izvor odaberite biblioteku stranica na ovom web-mjestu .
Objašnjenje smjernica za upravljanje i pristupačnost u tvrtki ili ustanovi
U modernom sučelju sustava SharePoint možete jednostavno promijeniti izgled i dojam u skladu sa svojom robnom markom tvrtke ili ustanove, no možda je vaša tvrtka ili ustanova postavila standarde s kojima se vaše web-mjesto mora uskladiti. Ako te smjernice nisu dio dizajna web-mjesta pomoću kojeg ste stvorili svoje web-mjesto, svakako razumjet ćete njihove smjernice da bi web-mjesto bilo usklađeno s obrascima dizajna tvrtke ili ustanove. Osim toga, pažljivo proučite standarde pristupačnosti svoje tvrtke ili ustanove. Pregledajte ove resurse za stvaranje pristupačnih web-mjesta u sustavu SharePoint Online.
Prilikom prikupljanja sadržaja za web-mjesto, posebice slika, tražite visokokvalitetne slike i videozapise. Ako vaš plan upravljanja zahtijeva upotrebu slika u skladu s robnom markom, svakako odaberite slike iz biblioteka resursa tvrtke ili ustanove (možete pronaći na vezi "Vaša tvrtka ili ustanova" u alatu za odabir slika). Prilikom dodavanja slika na stranice sustava SharePoint pripazite da ne kršite pravila o autorskim pravima. Iskoristite besplatne slike koje nudi Microsoft, a koje su dostupne u alatu za odabir slika.
Planiranje stranica
Nemojte pretrpati stranicu s previše informacija
- Ako su članak s vijestima ili stranica sa sadržajem relevantni samo određenoj skupini korisnika, sadržaj možete usmjeriti na tu skupinu korisnika pomoćuciljanja ciljne skupine. Određivanje ciljne skupine omogućuje određivanje odredišnog sadržaja određenim ciljnim skupinama na početnoj stranici sustava SharePoint, u novostima u mobilnoj aplikaciji te u web-dijelovima Novosti i istaknuti sadržaji kada je omogućeno ciljanje ciljne skupine.
- Gledatelji pokušavaju obaviti posao. Previše sadržaja postaje nepregledno i pronalaženje informacija oduzima previše vremena.
- Vježbajte progresivno otkrivanje. Usredotočite gledatelje na sadržaj visokog prioriteta i otkrivajte sekundarni sadržaj samo ako gledatelj pristane na dodatne informacije
- Grupirajte detaljne informacije u prirodne kategorije. Olakšajte brzi pregled kategorija da biste kliknuli da biste saznali više o određenoj kategoriji.
- Podijelite sadržaj u sekcije. Sekcije poboljšavaju čitljivost i na velikim i na malim zaslonima.
- Koristite ugrađene stilove naslova da biste vizualno razdvojili dijelove teksta. Stilovi naslova podržavaju oznake sidra za duge stranice, a osobama koje koriste čitač zaslona omogućuju preskakanje iz sekcije u sekciju bez čitanja cijelog zaslona.
Neka se stranice mogu skenirati
Jedna ideja po odlomku teksta. Prva rečenica trebala bi pružiti sažetak ili zaključak.
Koristite popise s grafičkim oznakama.
Manje je više. Koristite što manje riječi.
Nemojte podcrtati riječi. Podcrtano na web-stranicama signalizira hiperveze i zbunit ćete čitatelje ako podcrtate tekst koji nije hiperveza.
Nikad nemojte objavljivati dugačke URL-ove. Umjesto toga koristite riječi s hipervezama.
Koristite slike da biste stvorili zanimljiv sadržaj. Pomoću web-dijelova dodajte slike i provjerite odnose li se slike na temu i budu li u skladu sa stilom robne marke vaše tvrtke ili ustanove.
Nikada nemojte povezivati hipervezu s riječi "ovdje". Ako veza s više klikova kliknete "ovdje" na stranici, čitatelj mora stati, pročitati tekst prije i nakon riječi "ovdje", a zatim shvatiti kamo vodi ciljveze. Hiperveze moraju uvijek biti povezane s oznakom odredišta, i to ovako:
- Nemoj koristiti: Kliknite ovdje za obrazac za prijavu
- Bolje: Preuzmite obrazac za prijavu
- Najbolji: obrazac za prijavu
Osiguravanje pristupačnosti stranica
- Pripazite da slike imaju "zamjenski" tekst. Kada čitač zaslona naiđe na sliku, pokušat će pročitati zamjenski tekst. Pregledajte automatski generirani zamjenski tekst za slike koje prenosite i promijenite opis ako ne odgovara slici.
- Preglednici prikazuju "alternativni" tekst kada se slike ne učitavaju. Zamjenske tekstne alternative važne su i kada se slike ne učitavaju iz čestih razloga kao što je loša mrežna povezanost.
- Budite oprezni prilikom korištenja animiranih slika. Korisnici s kognitivnim poteškoćama, osjetljivošću na pokrete ili poremećajima napadaja možda neće tolerirati problematično kretanje, bljeskanje ili automatsko animiranje slika (uključujući GIF-ove).
- Pregledajte ove resurse za stvaranje pristupačnih web-mjesta u sustavu SharePoint Online.
Planiranje početne stranice
Svaka je stranica važna, ali početna stranica vaše web-lokacije mjesto je na kojem posjetitelji stječu svoj "prvi dojam". Početna stranica igra posebno važnu ulogu u stvaranju dobrog iskustva za vaše posjetitelje. Početna stranica mora biti vizualno privlačna i funkcionalna u isto vrijeme.
Primjer početne stranice:
Lookbook sadrži primjere koji pokazuju kako možete dizajnirati početnu stranicu, no poslovni ishodi koje ste odredili tijekom planiranja trebali bi utjecati na način na koji se ideje iz lookbooka prenesu u dizajn početne stranice.
Dizajn komunikacijskog web-mjesta koji se koristi u ovom članku primjer je web-mjesta za brendiranje .
Početna stranica je prvenstveno navigacijska stranica. Cilj je predstaviti pregled onoga što vaša web-lokacija nudi, a čitateljima dati priliku da odaberu put na temelju onoga što trebaju znati ili postići. Na početnoj stranici ne mora biti navedena veza na svaku stranicu web-mjesta – ili svaki dokument. No početna stranica u kombinaciji s navigacijom na web-mjestu trebala bi čitatelja voditi do svih važnijih kategorija ili tema koje web-mjesto pokriva.
Postavljanje sadržaja visoke vrijednosti na vrh stranice
Budući da su to ulazna vrata na vašu web-lokaciju, posebno je važno da pri vrhu stranice uvrstite veze na najčešće potreban sadržaj za čitatelje. Prilikom prikupljanja podataka za planiranje web-mjesta prepoznali ste najpotrebniji sadržaj. Početna stranica (i gornja navigacija) najbolje su mjesto za provođenje tih informacija! Web-dio Brze veze sadrži nekoliko različitih mogućnosti izgleda za prikaz veza na najčešće potreban sadržaj ili teme, a u tu svrhu možete koristiti i glavni web-dio.
Prikaz podataka o kontaktu vlasnika web-mjesta za preglednike web-mjesta
Vrlo je korisno ako na početnu stranicu dodate ime vlasnika web-mjesta. Najbolje mjesto za te informacije nalazi se pri dnu stranice. Iako je važan, nije potreban cijelo vrijeme. Ako se na svim komunikacijskim web-mjestima pri dnu početne stranice nalazi vlasnik web-mjesta (ili kontakt web-mjesta), posjetitelji će prepoznati taj uzorak i znat će se da se pomaknu do dna ako žele pronaći kontakt za web-mjesto. Pomoću web-dijela People dodajte ime vlasnika web-mjesta.
Koristite značajke Vijesti za promicanje aktivnosti, kontrolnih točaka i sadržaja
Koristite značajke Vijesti da biste promovirali sadržaj, kontrolne točke ili aktivnosti vezane uz temu ili odjel koji predstavlja vaše web-mjesto. Ta vam značajka omogućuje brzo stvaranje upečatljivih objava koje mogu obuhvaćati grafike i obogaćeno oblikovanje. Da biste pojednostavnili stvaranje članaka o novostima, razmislite o stvaranju predloška stranice za objave novosti.
Vijesti se obično prikazuju na temelju datuma prve objave članka, a najnoviji se članak navodi prvi. No u web-dijelu Novosti možete i "prikvačiti" članke s novostima određenim redoslijedom.
Koristite web-dio za novosti
Web-dio Novosti obuhvaća više rasporeda i različita sučelja ovisno o veličini stupca u koji smjestite web-dio. Preporučujemo vam da pri vrhu stranice koristite web-dio Novosti i često ažurirate. Svaki članak koji stvorite automatski će se prikazati u web-dijelu Novosti.
Potaknite gledatelje da "prate" vaše web-mjesto. Time ćete svoje nove objave vijesti promovirati na početnoj stranici sustava SharePoint i kartici Novosti u mobilnoj aplikaciji za svoje pratitelje.
Primjer popunjenog web-dijela Novosti:
Većina izgleda web-dijelova Novosti koristi minijaturu slike za stranicu. Minijatura slike automatski se stvara od prve slike visoke kvalitete na stranici. To može biti slika zaglavlja stranice ili, ako stranica nema sliku zaglavlja, SharePoint će koristiti prvu sliku u prvom stupcu u prvom odjeljku stranice. Da biste postigli najbolje rezultate, koristite vodoravnu sliku na primarnoj slici svakog članka s novostima. Saznajte kako promijeniti ili odabrati sliku minijature stranice.
Stvaranje zanimljivog sadržaja
Uvijek stavljajte najvažnije informacije u članku na prvo mjesto, baš kao u novinskim novinama.
Privucite pozornost čitatelja slijedeći sljedeće savjete za naslove stranica s novostima:
- Koristite brojeve. U redu je naslov započeti brojem.
- Koristite rečenicu veliko/mala slova (osim ako standardi vaše tvrtke ili ustanove ne nalažu drugačije)). Prva riječ u glavi treba biti velika početna kao i sve vlastite imenice. Većina naslovnih riječi trebala bi se prikazivati malim slovima. Ne pišite svaku riječ velikim slovom. U većini slučajeva prvu riječ nakon dvotočke pišite velikim početnim slovom. (U nekim slučajevima, kada je iza dvotočke samo jedna riječ, riječ se ne piše velikim početnim slovom. Koristite najprikladniju procjenu.)
- Koristite zanimljive pridjeve. Na primjer: bez napora, zabavno, besplatno, nevjerojatno, bitno, čudno, nevjerojatno.
- Minimizirajte hype i izraze. Korištenje izraza ili idioma u naslovima novinskih članaka često nema značenja onima kojima engleski nije materinji jezik.
- Koristite jedinstveno obrazloženje. People like "popis" članaka. Da biste privukli nečiju pozornost objavom popisa, upotrijebite riječi kao što su: razlozi, načela, činjenice, lekcije, ideje, načini, tajne i trikovi.
- Koristite što, zašto, kako ili kada. To je posebno korisno kada pišete članak da biste ga uvjerili.
- Hrabro obećajte. Obećajte čitatelju nešto vrijedno – poput nove vještine ili rješenja neriješenog misterija. Usudite čitatelja da pročita vaš članak – a zatim ga isporuči!
- Pišite u sadašnjem vremenu. Sadašnje vrijeme koristite za neposredne informacije iz prošlosti, prošlo vrijeme za prošli sadržaj, a buduće za nadolazeće događaje.
Navigacija planom
Najučinkovitija web-mjesta sustava SharePoint korisnicima olakšavaju brzo pronalaženje onoga što im je potrebno te informacije da bi na temelju informacija mogli donositi odluke, saznati što se događa, pristupiti alatima koji su im potrebni ili komunicirati s kolegama u rješavanju problema. Planiranje učinkovitog navigacijskog iskustva stoga je ključan element dizajniranja komunikacijskih web-mjesta. Dobra navigacijska iskustva posjetiteljima nude potpunu sliku dostupnosti na web-mjestu te u kombinaciji s početnom stranicom pružaju sveobuhvatnu "priču" o web-mjestu.
Saznajte više o strukturi središta u tvrtki ili ustanovi i razmislite o povezivanju web-mjesta kao središta radi veće vidljivosti i dosega. Kada web-mjesto povežete sa središtem, ono može naslijediti temu i dozvole za koncentratore, ovisno o pravilima upravljanja tvrtke ili ustanove.
Saznajte kako planirati navigaciju web-mjestom.
Dozvole za planiranje
Komunikacijska web-mjesta obično imaju mali broj autora sadržaja i mnogo veći broj čitatelja. Dozvolama upravljaju grupe sustava SharePoint, a prema zadanim postavkama obuhvaćaju tri razine dozvola:
- Vlasnici – dozvole za potpunu kontrolu. Preporučuje se da svako komunikacijsko mjesto ima najmanje dva (2) vlasnika.
- Članovi – dozvole za uređivanje. Možete imati koliko god članova želite, ali preporučuje se da taj broj bude relativno malen da biste mogli osigurati odgovarajući nadzor. Svaki član može uređivati sadržaj koji je stvorio bilo koji drugi član i pregledavati stranice koje su u stanju skice.
- Posjetitelji – dozvole za čitanje. Mnogo je lakše upravljati grupom posjetitelja ako koristite postojeću široku grupu ljudi za posjetitelje – kao što su Svi osim vanjskih korisnika. Ako želite stvoriti privatno komunikacijsko web-mjesto, u grupu posjetitelja ili postojeću sigurnosnu grupu s omogućenom poštom možete dodati postojeću grupu sustava Microsoft 365.
Autori sadržaja dodavat će se u grupu Članovi. Osnovna razlika između dozvola za vlasnike i članove jest mogućnost dodjeljivanja dozvola za web-mjesto. Osim triju gore navedenih grupa dozvola, svako web-mjesto ima i administratora web-mjesta (prije se zvao administrator zbirke web-mjesta). Ako vaša tvrtka ili ustanova podržava stvaranje samoposlužnih web-mjesta, Administrator web-mjesta osoba je koja je stvorila web-mjesto.