Kada je sadržaj web-mjesta logički organiziran i jednostavno ga je pronaći, jednostavnije ga je održavati i upravljati njime, a korisnici web-mjesta produktivniji su. Kao administrator zbirke web-mjesta ili vlasnik web-mjesta možda želite isplanirati strategiju web-mjesta prije stvaranja web-mjesta. U ovom članku istražujemo sljedeće:
- Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestima?
- Kako korisnici mogu pronaći sadržaj i pristupati mu?
- Što korisnici moraju učiniti sa sadržajem?
Kakav ćete sadržaj imati na web-mjestima?
Nakon što malo razmislite o broju i vrsti željenih web-mjesta, malo isplanirajte sadržaj koji će biti pohranjen na njima. Cilj je ovog planiranja sadržaja utvrditi sljedeće:
- vrste popisa, biblioteka ili stranica koje želite stvoriti na web-mjestima radi organizacije sadržaja Biblioteke se koriste za pohranu dokumenata i drugih datoteka, a popisi mogu biti korisni za praćenje zadataka i problema. Stranice su pojedinačne stavke na web-mjestu u kojima možete prikazati sadržaj, aplikacije, veze i drugo.
- Kakve aplikacije želite uvrstitiPostoje ugrađene aplikacije sustava SharePoint, kao što su biblioteke dokumenata i popisi, ali možete i stvarati vlastite aplikacije ili kupovati aplikacije drugih proizvođača u trgovini sustava SharePoint.
- Stvaranje vrsta sadržaja Pomoću vrsti sadržaja možete prilagoditi način rukovanja određenim vrstama sadržaja i njihova praćenja.
Tvrtka ili ustanova tu vrstu planiranja može provoditi na centralizirani način (posebno kad je riječ o vrstama sadržaja), no to je i vrsta planiranja koju biste trebali poticati pojedine vlasnike web-mjesta kada prilagođavaju web-mjesta za koja su odgovorni.
Koje vrste aplikacija želite dodati?
Razmislite o vrstama sadržaja, nego i o drugim vrstama podataka koji će se pohranjivati na web-mjestima i o vrstama zadataka kojima bi osobe u vašoj tvrtki ili ustanovi htjele upravljati putem web-mjesta. Tako ćete lakše planirati različite vrste aplikacija koje ćete možda htjeti dodati na web-mjesta da biste mogli započeti s radom. Ako, primjerice, želite mjesto za pohranu dokumenata, vjerojatno ćete htjeti dodati biblioteku dokumenata. Ako znate da želite evidentirati važne datume, vjerojatno će vam trebati kalendar.
Ne morate odmah dodati sve aplikacije koje bi vam mogle zatrebati. Vlasnici web-mjesta mogu s vremenom dodavati nove aplikacije i uklanjati ih ovisno o promjenama poslovnih potreba. No rano planiranje načina prilagodbe sadržaja web-mjesta pomaže osigurati da web-mjesta odmah postanu korisna korisnicima.
SharePoint sadrži ugrađene aplikacije korisne u razne poslovne svrhe, od pohrane dokumenata i upravljanja njima, do upravljanja projektima i praćenja do komunikacije. Na web-mjesto možete dodati više instanci tih vrsta aplikacija. Na web-mjesto možete kupiti i dodati aplikacije drugih proizvođača iz trgovine sustava SharePoint.
Dodatne informacije potražite u člancima Dodavanje aplikacije na web-mjesto i Kupnja aplikacije iz trgovine sustava SharePoint.
Trebate li definirati vrste sadržaja?
Vrste sadržaja korisnicima web-mjesta omogućuju brzo stvaranje specijaliziranih vrsta sadržaja pomoću naredbi Nova stavka ili Novi dokument na popisu ili u biblioteci. Vrste sadržaja korisne su jer vlasnicima web-mjesta omogućuju ujednačenost sadržaja na svim web-mjestima. Vrste sadržaja omogućuju i da jedan popis ili biblioteka sadrži više vrsta stavki ili vrsta dokumenata. Vlasnici web-mjesta mogu unaprijed konfigurirati određene detalje o sadržaju prilikom postavljanja vrsta sadržaja za web-mjesto, popis ili biblioteku.
Vlasnici web-mjesta mogu definirati vrste sadržaja za stavke popisa, dokumente i mape.
Možda će vam biti korisno definirati vrste sadržaja za neki sadržaj ako sadržaj zadovoljava neki od sljedećih kriterija:
| Ako je to istina: | Vrste sadržaja mogu vam biti korisne na sljedeće načine: |
|---|---|
| Imate određene vrste dokumenata standardiziranog oblika ili svrhe i želite da budu dosljedni u cijeloj tvrtki ili ustanovi. | Konfigurirajte vrste sadržaja web-mjesta za te vrste dokumenata na razini timskog web-mjesta tako da su dostupne za korištenje na svim web-podmjestima timskog web-mjesta. Na taj će način svi korisnici u tvrtki ili ustanovi te dokumente stvarati dosljedno. |
| Imate određene predloške koje ljudi moraju koristiti za određene vrste dokumenata. | Te predloške dokumenata dodajte u odgovarajuće vrste sadržaja da bi svi novi dokumenti stvoreni iz vrste sadržaja koristili predložak. |
| Postoji standardni skup informacija koje želite pratiti za određene vrste dokumenata ili stavki. | Dodajte stupce u vrstu sadržaja da biste pratili te informacije. Ako je bilo koja informacija osobito važna, te stupce možete označiti po potrebi. Prilikom konfiguriranja vrste sadržaja možete navesti i zadane vrijednosti za određene stupce. |
| Definiran je poslovni proces kojim se uvijek rukuje određenim vrstama dokumenata ili kako se one uvijek pregledavaju. | Razmislite o konfiguriranju tijekova rada za određene vrste sadržaja. Pomoću tijekova rada možete upravljati poslovnim procesima, kao što su pregledavanje i odobravanje dokumenata. |
Kada odredite sadržaj za koji biste možda željeli definirati vrste sadržaja, trebali biste razmisliti o tome gdje želite definirati vrste sadržaja. Ako vrste sadržaja web-mjesta definirate na razini timskog web-mjesta, one će biti široko dostupne za ponovno korištenje na popisima i u svim bibliotekama na svim podmjestima timskog web-mjesta. I pojedinačni vlasnici web-mjesta mogu definirati vrste sadržaja web-mjesta za svoja web-mjesta, iako će te vrste sadržaja biti dostupne za korištenje na popisima i u bibliotekama samo na tom web-mjestu i svim web-mjestima ispod njega.
Možda će vam biti korisno stvoriti proračunsku tablicu ili tablicu koja sadrži informacije koje želite obuhvatiti definiranjem vrsta sadržaja. Mogli biste, primjerice, započeti stvaranjem osnovnog sadržaja kao što je tablica u nastavku, a zatim ga prilagoditi tako da uključuje sve dodatne informacije koje bi vam mogle biti korisne za praćenje, kao što su web-mjesta ili timovi koji će koristiti te vrste sadržaja:
| Nova vrsta sadržaja | Nadređena vrsta sadržaja | Stupci | Predložak dokumenta | Tijekovi rada |
|---|---|---|---|---|
| Odredite naziv vrste sadržaja koju želite stvoriti. | Navedite nadređenu vrstu sadržaja iz kojeg će biti stvoren. | Navedite novi ili postojeći stupac koji želite dodati u vrstu sadržaja. | Odredite hoće li vrsti sadržaja biti pridružen predložak dokumenta. | Odredite hoće li biti tijekova rada pridruženih vrsti sadržaja. |
Dodatne informacije o radu s vrstama sadržaja potražite u članku Stvaranje i prilagodba vrste sadržaja.
Kako korisnici mogu pronaći sadržaj i pristupati mu?
Razmislite kako će korisnici web-mjesta pronaći i koristiti sadržaj na web-mjestima sustava SharePoint. Takva vrsta planiranja pojednostavnjuje donošenje odluka o načinu konfiguriranja navigacije i pretraživanja timskog web-mjesta i njegovih podmjesta.
Koja web-mjesta želite uvrstiti u globalnu navigaciju?
Da biste planirali navigaciju, korisno je stvoriti dijagram web-mjesta u hijerarhiji web-mjesta. Ako ste dijagram stvorili već tijekom planiranja web-mjesta, možete započeti s njim i izmijeniti ga. Uvrstite sva web-podmjesta timskog web-mjesta. Ako želite, uvrstiti možete i sve važne popise ili biblioteke koje postoje na timskom web-mjestu i njegovim podmjestima. To će vam pomoći da brzo prepoznate važna odredišta koja bi korisnici web-mjesta mogli pronaći ako kreću s početne stranice timskog web-mjesta.
Gornja navigacija na web-mjestu nudi ono što se naziva globalnom navigacijom.
Svako web-mjesto po zadanom koristi vlastitu gornju navigaciju, no možete web-mjestima dopustiti nasljeđivanje gornje navigacije od nadređenog web-mjesta da bi navigacija bila dosljedna na svim web-mjestima. Možete konfigurirati web-mjesta koja se prikazuju pri vrhu navigacije. Možete dodati i veze na bilo koji drugi URL koji želite, ako u navigaciju web-mjesta želite integrirati veze na vanjske resurse. Dodatne informacije o prilagođavanju gornje navigacije potražite u članku Prilagodba navigacije na timskom web-mjestu.
Ako timsko web-mjesto ima velik broj web-podmjesta, ne bi bilo dobro da ih sve prikazujete na gornjoj traci veza jer bi to moglo biti preopterećeno za korisnike web-mjesta. No nemojte ni važna web-mjesta ili sadržaj učiniti nevidljivima. Pomoću dijagrama hijerarhije web-mjesta odredite ključna web-mjesta koja želite prikazati u globalnoj navigaciji.
Kako će se korisnici kretati unutar web-mjesta?
Osim gornje navigacije, web-mjesta na lijevoj strani stranice prikazuju i navigacijski element naziva traka za brzo pokretanje.
Na traci za brzo pokretanje obično se prikazuju veze koje su specifične za trenutno web-mjesto i može se koristiti za isticanje najvažnijeg sadržaja. Kad stvorite novi popis ili novu biblioteku, na traci za brzo pokretanje u odjeljku Nedavno se automatski prikazuje nova veza. Samo se pet najnovijih veza prikazuje u odjeljku Nedavno posjećene veze.
Da biste dodali ili uklonili veze na popise i biblioteke na web-mjestu, prilagodite traku za brzo pokretanje. Veze možete grupirati i pod prilagođenim naslovima. Ako odaberete da sva web-podmjesta nasljeđuju globalnu navigaciju, vlasnicima web-mjesta bit će važno da prilagode navigaciju na traci za brzo pokretanje jer će to biti primarni način na koji će korisnici prilikom posjeta pronaći sadržaj na web-mjestu. Ako odlučite da web-podmjesta ne nasljeđuju globalnu navigaciju od timskog web-mjesta, korisnici će moći koristiti gornju traku s vezama i traku za brzo pokretanje na web-podmjestu da bi pronašli sadržaj na njemu. Dodatne informacije o uređivanju veza na traci za brzo pokretanje potražite u članku Prilagodba navigacije na timskom web-mjestu.
O čemu valja razmišljati prilikom planiranja pretraživanja?
Korisnici će vjerojatnije htjeti koristiti SharePoint kada mogu jednostavno pronaći potrebne informacije. Pomoću značajki sadržaja kao što su vrste sadržaja ili dodavanjem stupaca metapodataka na popise i u biblioteke možete olakšati pronalaženje sadržaja pretraživanjem.
Administratori zbirke web-mjesta i administratori web-mjesta mogu koristiti razne konfiguracije radi prilagodbe okruženja za pretraživanje korisnicima.
| Da biste to učinili, napravite sljedeće: | Pogledajte ovu temu: |
|---|---|
| Da biste prilagodili stil i postavke koje utječu na rezultate pretraživanja, možete prilagoditi centar za pretraživanje i web-dijelove koji se koriste na stranicama centra za pretraživanje. | Upravljanje centrom za pretraživanje u sustavu SharePoint |
| Stvorite pravila upita da biste poboljšali način na koji pretraživanje reagira na korisnikovu namjeru. | Upravljanje pravilima upita |
| prilagođavati izvore rezultata za pretraživanje | Upravljanje izvorima rezultata |
| prikaz, stvaranje ili promjena upravljanih svojstava ili mapiranje svojstava pretraženih radi indeksiranja na upravljana svojstva. | Upravljanje shemom pretraživanja u sustavu SharePoint |
| Izvoz i uvoz postavki prilagođene konfiguracije pretraživanja između web-mjesta. Postavke koje izvozite i uvozite obuhvaćaju sva prilagođena pravila upita, izvore rezultata, vrste rezultata, modele rangiranja i postavke pretraživanja web-mjesta. | Izvoz i uvoz postavki prilagođene konfiguracije pretraživanja |
Kako sadržaj postaje dostupan u pretraživanju
Servis za pretraživanje zakazan je tako da sadržaj sustava SharePoint pretražuje radi indeksiranja svakih pet minuta. Nakon dodavanja stavke na web-mjesto sustava SharePoint proći će određeno razdoblje prije nego što se ona indeksira i vrati u rezultate pretraživanja. To vrijeme ovisi o trenutnim korisničkim aktivnostima. Zadaci kao što su migracija, nadogradnja i održavanje web-mjesta povećavaju opterećenje kanala za indeksiranje. Nove stavke sadržaja obično bi se trebale prikazati u rezultatima pretraživanja u roku od sat vremena.
Što korisnici moraju učiniti sa sadržajem?
Postavljanjem osnovnih pitanja o tome što korisnici web-mjesta trebaju učiniti sa sadržajem omogućuju vam da odredite kako je potrebno konfigurirati određena web-mjesta, popise ili biblioteke te koje će specifične značajke korisnici web-mjesta možda morati koristiti.
| Pitanja za istraživanje: | Napomene povezane s konfiguracijom sadržaja: |
|---|---|
| Želite li pratiti verzije određenih vrsta dokumenata ili stavki popisa? |
|
| Hoće li korisnici web-mjesta morati istodobno raditi ili surađivati na određenim vrstama dokumenata? |
|
| Trebaju li određene vrste sadržaja biti odobrene prije nego što postanu široko dostupne |
|
| Podliježu li određene vrste dokumenata određenim poslovnim procesima ili ljudskim tijekovima rada? |
|
| Hoćete li koristiti popise za pokretanje procesa ili upravljanje njima? |
|
| Hoće li na web-mjestima biti osjetljivog sadržaja kojemu treba ograničiti opći pristup? |
|
| Hoće li korisnici morati primati obavijesti o promjenama sadržaja? |
|