"Save early, save often" je stvar prošlosti. Sada postoji automatsko spremanje, koje sprema svakih nekoliko sekundi tako da vaši korisnici ne moraju.
Automatsko spremanje omogućeno je kada je datoteka pohranjena na OneDrive, OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove ili SharePoint u okruženju Microsoft 365. Na taj se način promjene korisnika automatski spremaju u oblak dok rade. A ako druge osobe rade na istoj datoteci, automatsko spremanje omogućuje im da vide promjene u nekoliko sekundi. Bez omogućenog automatskog spremanja korisnici koji istovremeno surađuju na istom dokumentu neće se moći vidjeti u stvarnom vremenu i umjesto toga će i dalje vidjeti Ažuriranja Dostupno kada drugi unesete promjene.
No automatsko spremanje uzrokuje i neke promjene načina na koji će korisnici raditi s programom Microsoft 365, pa u ovom članku opisujemo neke od izazovnijih scenarija te kako konfigurirati postavke automatskog spremanja. Preporučujemo da korisnicima komunicirate te promjene koje utječu na način na koji funkcioniraju u sustavu Office.
Napomena: Automatsko spremanje ne utječe na performanse sustava. Međutim, doći će do većeg korištenja mreže jer se promjene prenose jer se umjesto svih istodobno unose promjene, što može utjecati na osobe s ograničenom propusnoš ću ili potrošnjom podataka s visokim cijenama, kao što je mobilna pristupna točka.
Napomena: Ako ste došli na ovu stranicu klikom na vezu iz poruke iz aplikacije u programu Word, Excel ili aplikaciji PowerPoint, automatsko spremanje po zadanom je onemogućeno. Da biste riješili problem, kliknite gumb "Zadano za automatsko spremanje uključeno". Slijedite ovu vezu da biste saznali više o porukama u aplikaciji.
Promjena tijekova rada
Automatsko spremanje korisno je u većini scenarija, ali u nekim slučajevima korisnici moraju promijeniti način na koji inače funkcioniraju i želimo da im vi možete pomoći. U svakom smo scenariju napisali što je scenarij, što može po zlu i preporuku za njegovo rješavanje.
-
Počevši od postojeće datoteke, uređivanja, a zatim spremite kopiju u novu datoteku – svatko tko počinje iz prethodne datoteke (na primjer, izvješće o zaradi zadnjeg tromjesečja), uređuje i zatim spremi kopiju da bi se pokrenulo izvješće o zaradi ovog tromjesečja, promjene će se spremiti u obje datoteke ako je automatsko spremanje uključeno. Preporučujemo da svi prije bilo kakvih promjena u proizvodu unesite stavku Spremi kopiju, a kada se to dogodi, preporučujemo da u proizvod dodate podsjetnik. Ako korisnik une slučajne promjene, koristi značajku Povijest verzija da bi obnovio izvorni dokument.
-
Izvođenjem "hipotetnog" ili "što-ako" mijenja se datoteka – svatko tko otvori datoteku i provodi neke hipotetičke analize (kao što je predviđanje utjecaja promjena na tržištu na proračun) sa željom za zatvaranjem datoteke bez spremanja nehotice će spremiti sve promjene datoteke dok je automatsko spremanje uključeno. Preporučujemo da isključite automatsko spremanje tijekom hipotetičke analize, a zatim je ponovno uključite kada korisnik ponovno bude spreman za spremanje.
-
Nadzorne ploče i prikaz datoteka s sortiranjem/ filtrima u programu Excel – svatko tko sortira ili filtrira nadzornu ploču dok je uključeno automatsko spremanje utjecat će na prikaz svih drugih osoba u datoteci. Ako je datoteka namijenjena kao nadzorna ploča ili je koristi više osoba s sortiranjem i filtrima, preporučujemo da svojstvo Read-Only Recommended na toj datoteci postavite pomoću mogućnosti Datoteka > Informacije > Zaštita radne knjige > Uvijek otvori samo za čitanje, pa gledatelji nadzorne ploče neće spremiti promjene ako izričito ne odau uređivati datoteku.
-
Finalizirane ili objavljene datoteke – svatko tko slučajno uredi finaliziranu, objavljenu datoteku s automatskim spremanjem spremit će promjene u datoteci. Kada se datoteka dovrši, preporučujemo postavljanje svojstva Read-Only Preporučeno ili Označi kao konačno na datoteci, pa se slučajna uređivanja preglednika i čitatelja datoteke neće spremiti.
Konfiguriranje postavki automatskog spremanja u sustavu Office
Automatsko spremanje može se konfigurirati na sljedeće načine:
-
Vlasnik datoteke može je postaviti na Uvijek otvori samo za čitanje da bi spriječio slučajna uređivanja. To možete učiniti postavljanjem datoteke tako da se otvara u odjeljku Preporučeno samo za čitanje (Informacije o datoteci > > Zaštita dokumenta/ radne knjige/ prezentacije >Uvijek otvori samo za čitanje) ili omogućivanje zajedničkog korištenja datoteke bez dopuštanja uređivanja (Datoteka > Zajedničko korištenje >Osobe s vezom može uređivati i poništiti okvir Dopusti uređivanje).
-
Korisnik može isključiti automatsko spremanje za datoteku dok je otvorena klikom na prekidač Automatsko spremanje. Time se onemogućuje automatsko spremanje za trenutni dokument za tog korisnika. Kada sljedeći put isti korisnik otvori dokument, automatsko spremanje bit će isključeno. Ako otvore neki drugi dokument, njihov odabir u drugom dokumentu neće utjecati na automatsko spremanje.
-
Korisnik može postaviti automatsko spremanje tako da se po zadanom isključuje za sve datoteke otvorene u toj određenoj aplikaciji (Word, Excel, PowerPoint ) na tom uređaju.
Napomena: Korisnik i dalje može postaviti automatsko spremanje tako da bude uključeno za pojedinačne datoteke pomoću gornjeg prekidača automatskog spremanja.
-
Vi, administrator, možete postaviti automatsko spremanje tako da prema zadanim postavkama bude isključena za sve datoteke otvorene u toj određenoj aplikaciji (Word, Excel, PowerPoint ) pomoću pravilnik grupe.
Napomena: Korisnik i dalje može postaviti automatsko spremanje tako da bude uključeno prema zadanim postavkama u aplikaciji ili za pojedinačne datoteke pomoću prethodno navedenih postavki.
Postavke pravilnika grupe za automatsko spremanje
Zamjenjujemo postavku "Nemoj automatski spremati datoteke u Excel /PowerPoint /Word " pravilnik grupe novom postavkom "Isključi automatsko spremanje prema zadanim postavkama u sustavu Excel /PowerPoint /Word " pravilnik grupe.
Ako koristite pravilnik grupe u tvrtki ili ustanovi, možete koristiti postavku pravilnika da biste isključili automatsko spremanje prema zadanim postavkama. Postoje zasebne postavke pravilnika za Excel, PowerPoint i Word.
Postavka pravilnika za Word, primjerice, ima naziv "Isključi automatsko spremanje prema zadanim postavkama u sustavu Word" i nalazi se u odjeljku Put pravilnika "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Da biste koristili te postavke pravilnika, provjerite jeste li preuzeli najnovije datoteke administrativnog predloška (ADMX/ADML) iz Microsoftova centra za preuzimanje.
Rad s lokalnim datotekama
Automatsko spremanje nije dostupno prilikom rada s lokalnim datotekama. Staro ponašanje samooporavka i dalje je dostupno za povremeno spremanje kopija promijenjenih datoteka radi smanjenja gubitka podataka u slučaju neočekivanog scenarija, kao što je rušenje.
No preporučujemo IT administratorima da potiču korisnike na spremanje datoteka u OneDrive, OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove ili SharePoint u okruženju Microsoft 365 omogućivanje automatskog spremanja i izbjegavanje gubitka podataka. Možete potaknuti prihvaćanje OneDrive, OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove ili SharePoint u okruženju Microsoft 365 putem korisničkog obrazovanja i implementacijom značajke Premještanje poznatih mapa, čime se automatski sinkroniziraju ključne mape s oblakom. To im omogućuje pristup datotekama bilo gdje i ne brinite o gubitku važnih podataka.
Dodatne informacije
Sprječavanje promjena konačne verzije datoteke
Pregled starijih verzija datoteka Office
Zaštita datoteka u slučaju pada sustava pomoću samooporavka
Zadnje ažuriranje: 4. lipnja 2019.
