Sažetak: Odlučite koji pristup upravljanju zapisima odabrati u sustavu SharePoint Server 2013.
U SharePoint zapisima možete upravljati u arhivi ili možete upravljati zapisima u istom spremištu dokumenata kao i aktivni dokumenti. Korištenjem SharePoint na mjestu, kada izjavljujete da je dokument postao zapis, zapis ostaje na mjestu, ali SharePoint sada upravlja kao zapisom. Dokument, primjerice, može dobiti drugačiji pravilnik o zadržavanju kada je deklariran kao zapis ili ga korisnici možda neće moći uređivati.
Moguće je i hibridni pristup. Možete, primjerice, čuvati zapise s aktivnim dokumentima dvije godine, a zatim zapise premjestiti u arhivu zapisa kada projekt završi.
Dok razmislite o tome želite li upravljati zapisima na zasebnom web-mjestu centra za zapise ili na istom web-mjestu za suradnju na kojem su stvoreni dokumenti, razmislite o sljedećim pitanjima:
-
Je li upravljanje web-mjestom za suradnju prikladno za upravljanje zapisima? Je li vaša djelatnost podložna regulatornim zahtjevima koji zapisi ovlaštenja moraju biti odvojeni od aktivnih dokumenata? Treba li administratoru web-mjesta za suradnju biti pouzdano upravljanje web-mjestom koje sadrži zapise? Možda želite pohraniti zapise na web-mjesto koje koristi ograničeniji pristup od web-mjesta za suradnju ili na web-mjesto koje je zaštićeno drugim rasporedom.
-
Koliko dugo će se web-mjesto za suradnju koristiti? Ako se zapisi moraju čuvati dulje nego što je projekt u tijeku, odabir strategije upravljanja zapisima na mjestu znači da ćete morati održavati web-mjesto za suradnju čak i nakon što se više ne koristi.
-
Hoće li članovima projekta biti potreban česti pristup dokumentima nakon što dokumenti postanu zapisi? Ako koristite in-place pristup, članovi projekta mogu pristupati dokumentima na isti način bez obzira na to jesu li dokumenti aktivni ili su zapisi.
-
Jesu li upravitelji zapisa u vašoj tvrtki ili ustanovi odgovorni samo za zapise ili su odgovorni za sve informacije, bez obzira na to je li aktivan ili zapis? Ako su upravitelji zapisa odgovorni samo za službene zapise, možda će im biti lakše imati zasebno web-mjesto centra za zapise.
U sljedećoj su tablici opisane razlike između onoga što možete učiniti sa zapisima u centru za zapise i zapisima kojima se upravlja na mjestu na web-mjestu za suradnju. Razlike se prikazuju s točke gledišta voditelja zapisa i zaposlenika koji surađuju na projektnom timu.
|
Faktor |
Arhiva zapisa |
Zapisi na mjestu |
|---|---|---|
|
Upravljanje zadržavanjem zapisa |
Organizator sadržaja automatski stavlja nove zapise u odgovarajuću mapu u planu datoteka arhive na temelju metapodataka. |
Možda postoje različiti pravilniki za zapise i aktivne dokumente na temelju trenutne vrste sadržaja ili mjesta. |
|
Ograničavanje korisnika koji mogu pregledavati zapise |
Da. Arhiva određuje dozvole za zapis. |
Ne. Dozvole se ne mijenjaju kada dokument postane zapis. No možete ograničiti korisnike koji mogu uređivati i brisati zapise. |
|
Olakšani pronalaženje zapisa (za upravitelje zapisa) |
Lakše. Svi se zapisi nalaze na jednom mjestu. |
Teže. Zapisi se šire na više web-mjesta za suradnju. |
|
Održavanje svih verzija dokumenta kao zapisa |
Korisnik mora izričito poslati svaku verziju dokumenta u arhivu. |
Automatsko, pod pretpostavkom da je uključeno verzije. |
|
Olakšani pronalaženje informacija (za suradnike tima) |
Teže, iako se veza na dokument može dodati na web-mjesto za suradnju kada dokument postane zapis. |
Lakše. |
|
Web-mjesto za nagomilane e-e |
Web-mjesto za suradnju sadrži samo aktivne dokumente. |
Web-mjesto za suradnju sadrži aktivne i neaktivne dokumente (zapise), iako prikaze možete stvoriti da biste prikazali samo zapise. |
|
Mogućnost nadzora zapisa |
Da. |
Ovisno o pravilniku nadzora web-mjesta za suradnju. |
|
Administrativna sigurnost |
Upravitelj zapisa može upravljati arhivom zapisa. |
Administratori web-mjesta za suradnju imaju dozvolu za upravljanje zapisima i aktivnim dokumentima. |
U sljedećoj su tablici opisane razlike između dvaju pristupa upravljanju zapisima koje mogu utjecati na način upravljanja IT resursima.
|
Faktor |
Arhiva zapisa |
Zapisi na mjestu |
|---|---|---|
|
Broj web-mjesta za upravljanje |
Više web-mjesta. To jest, osim web-mjesta za suradnju postoji i zasebna arhiva. |
Manje web-mjesta. |
|
Skalabilnost |
Ublažava pritisak na veličinu baze podataka na web-mjestima za suradnju. |
Maksimalna veličina zbirke web-mjesta dosegla je prije. |
|
Olakšana administracija |
Odvojite web-mjesto ili farmu za zapise. |
Dodjela resursa web-mjesta ne funkcionira više od onoga što je već potrebno za web-mjesta s aktivnim dokumentima. |
|
Pohrana |
Može pohraniti zapise na drugom mediju za pohranu. |
Aktivni dokumenti i zapisi pohranjeni zajedno. |
