Korištenje programa Microsoft Query za dohvaćanje vanjskih podataka

Pomoću programa Microsoft Query možete se povezati s vanjskim izvorima podataka, odabrati podatke iz tih vanjskih izvora, uvesti te podatke na radni list i po potrebi osvježiti podatke da bi se podaci na radnom listu sinkronizirali s podacima iz vanjskih izvora.

Vrste baza podataka za koje možete pristupiti     Podatke možete dohvatiti iz nekoliko vrsta baza podataka, uključujući Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server i Microsoft SQL Server OLAP services. Možete i dohvatiti podatke iz Excel radnih knjiga i iz tekstnih datoteka.

Microsoft Office upravljačke programe koje možete koristiti za dohvaćanje podataka iz sljedećih izvora podataka:

• Microsoft SQL Server Analysis Services (davatelj OLAP usluge )

• Microsoft Office Access

• dBASE

• Microsoft FoxPro

• Microsoft Office Excel

• Oracle

• Paradoks

• Baze podataka tekstnih datoteka

Pomoću ODBC upravljačkih programa ili upravljačkih programa za izvor podataka drugih proizvođača možete dohvatiti podatke iz izvora podataka koji nisu navedeni ovdje, uključujući druge vrste OLAP baza podataka. Informacije o instalaciji ODBC upravljačkog programa ili upravljačkog programa za izvor podataka koji nije ovdje naveden potražite u dokumentaciji za bazu podataka ili se obratite dobavljaču baze podataka.

Odabir podataka iz baze podataka     Podatke iz baze podataka dohvaćate stvaranjem upita, što je pitanje koje postavljate o podacima pohranjenima u vanjskoj bazi podataka. Ako su podaci, primjerice, pohranjeni u bazi podataka programa Access, možda ćete trebati znati iznose prodaje za određeni proizvod prema regiji. Dio podataka možete dohvatiti tako da odaberete samo podatke za proizvod i regiju koje želite analizirati.

Uz Microsoft Query možete odabrati stupce podataka koje želite i uvesti samo te podatke u Excel.

Ažuriranje radnog lista u jednoj operaciji     Kada u radnoj knjizi programa Excel imate vanjske podatke, prilikom svake promjene baze podataka možete osvježiti podatke da biste ažurirali analizu , a da ne morate ponovno stvarati sažeta izvješća i grafikone. Možete, primjerice, stvoriti mjesečni sažetak prodaje i osvježiti ga svaki mjesec kada se u nju ukaže novi podaci o prodaji.

Kako Microsoft Query koristi izvore podataka     Kada postavite izvor podataka za određenu bazu podataka, možete ga koristiti kad god želite stvoriti upit za odabir i dohvaćanje podataka iz te baze podataka , a da ne morate ponovno utipkati sve podatke o vezi. Microsoft Query koristi izvor podataka za povezivanje s vanjskom bazom podataka i prikaz dostupnih podataka. Kada stvorite upit i vratite podatke u Excel, Microsoft Query sadrži radnu knjigu programa Excel s podacima o upitu i izvoru podataka da biste se mogli ponovno povezati s bazom podataka kada želite osvježiti podatke.

Uvoz podataka pomoću aplikacije Microsoft Query     da biste vanjske podatke uvezli Excel pomoću programa Microsoft Query, slijedite ove osnovne korake, od kojih je svaki detaljnije opisan u sljedećim odjeljcima.

Što je izvor podataka?     Izvor podataka pohranjen je skup podataka koji omogućuje Excel i Microsoft Query za povezivanje s vanjskom bazom podataka. Kada koristite Microsoft Query za postavljanje izvora podataka, izvoru podataka date naziv, a zatim napišete naziv i mjesto baze podataka ili poslužitelja, vrstu baze podataka te podatke za prijavu i lozinku. Informacije obuhvaćaju i naziv UPRAVLJAČKOG PROGRAMA ZA OBDC ili upravljački program za izvor podataka, odnosno program koji omogućuje povezivanje s određenom vrstom baze podataka.

Da biste postavili izvor podataka pomoću programa Microsoft Query:

1. Na kartici Podaci u grupi Preuzimanje vanjskih podataka kliknite Iz drugih izvora, a zatim Iz programa Microsoft Query.

2. Napravite nešto od sljedećeg:

   • Da biste odredili izvor podataka za bazu podataka, tekstnu datoteku ili Excel radnu knjigu, kliknite karticu Baze podataka.

   • Da biste odredili izvor podataka OLAP kocke, kliknite karticu OLAP kocke. Ta je kartica dostupna samo ako ste iz programa Microsoft Query Excel.

3. Dvokliknite< Novi izvor podataka>.

   – ili –

   Kliknite <Novi izvor podataka>, a zatim U redu.

   Prikazat će se dijaloški okvir Stvaranje novog izvora podataka.

4. U prvi korak upišite naziv da biste prepoznali izvor podataka.

5. U 2. koraku kliknite upravljački program za vrstu baze podataka koju koristite kao izvor podataka.

   Napomene: 

   • Ako ODBC upravljački programi koji su instalirani uz Microsoft Query ne podržavaju vanjsku bazu podataka za koju želite pristupiti, morate nabaviti i instalirati ODBC upravljački program kompatibilan s Microsoft Office-om od proizvođača drugih proizvođača, kao što je proizvođač baze podataka. Upute za instalaciju potražite od dobavljača baze podataka.

   • OLAP baze podataka ne zahtijevaju ODBC upravljačke programe. Kada instalirate Microsoft Query, upravljački se programi instaliraju za baze podataka stvorene pomoću servisa Microsoft SQL Server Analysis Services. Da biste se povezali s drugim OLAP bazama podataka, morate instalirati upravljački program izvora podataka i klijentski softver.

6. Kliknite Povezivanje, a zatim navedite podatke potrebne za povezivanje s izvorom podataka. Informacije o bazama podataka, Excel radnim knjigama i tekstnim datotekama ovise o vrsti odabranog izvora podataka. Možda će se od vas tražiti da napišete naziv prijave, lozinku, verziju baze podataka koju koristite, mjesto baze podataka ili druge informacije specifične za vrstu baze podataka.

   Važno: 

   • Koristite jaku lozinku u kojoj ćete kombinirati velika i mala slova, brojeve i simbole. U slabim se lozinkama ti elementi ne kombiniraju. Jaka lozinka: Y6dh!et5. Slaba lozinka: Miro27. Lozinka bi se trebala sastojati od 8 znakova ili više. Najbolje bi bilo koristiti pristupni izraz koji sadrži 14 ili više znakova.

   • Najvažnije je da lozinku zapamtite. Ako je zaboravite, Microsoft vam je ne može vratiti. Lozinke koje zapisujete pohranite na zaštićeno mjesto dalje od informacija koje štite.

7. Kada unesete potrebne podatke, kliknite U redu ili Završi da biste se vratili u dijaloški okvir Stvaranje novog izvora podataka.

8. Ako baza podataka sadrži tablice i želite da se određena tablica automatski prikazuje u čarobnjaku za upite, kliknite okvir za četvrti korak, a zatim kliknite tablicu koju želite.

9. Ako prilikom korištenja izvora podataka ne želite upisati ime i lozinku za prijavu, potvrdite okvir Spremi moj korisnički ID i lozinku u definiciju izvora podataka. Spremljena lozinka nije šifrirana. Ako potvrdni okvir nije dostupan, obratite se administratoru baze podataka da biste utvrdili može li ta mogućnost biti dostupna.

   Napomena o sigurnosti: Prilikom povezivanja s izvorima podataka nemojte spremati podatke za prijavu. Ti se podaci mogu pohraniti kao običan tekst, a zlonamjerni korisnik može pristupiti informacijama radi ugrožavanja sigurnosti izvora podataka.

Kada dovršite ove korake, naziv izvora podataka pojavit će se u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka.

Korištenje čarobnjaka za upite za većinu upita     Čarobnjak za upite olakšava odabir i objeduvanje podataka iz različitih tablica i polja u bazi podataka. Pomoću čarobnjaka za upite možete odabrati tablice i polja koja želite uvrstiti. Unutarnji spoj (operacija upita koja određuje da se reci iz dviju tablica kombiniraju na temelju identičnih vrijednosti polja) automatski se stvara kada čarobnjak prepozna polje primarnog ključa u jednoj tablici i polje s istim nazivom u drugoj tablici.

Pomoću čarobnjaka možete sortirati skup rezultata i jednostavno filtrirati. U završnom koraku čarobnjaka možete vratiti podatke na Excel ili dodatno suziti upit u programu Microsoft Query. Kada stvorite upit, možete ga pokrenuti u programu Excel ili u programu Microsoft Query.

Da biste pokrenuli čarobnjak za upite, slijedite korake u nastavku.

1. Na kartici Podaci u grupi Preuzimanje vanjskih podataka kliknite Iz drugih izvora, a zatim Iz programa Microsoft Query.

2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka provjerite je li potvrđen okvir Koristi čarobnjak za upite za stvaranje/uređivanje upita.

3. Dvokliknite izvor podataka koji želite koristiti.

   – ili –

   Kliknite izvor podataka koji želite koristiti, a zatim U redu.

Rad izravno u programu Microsoft Query za druge vrste upita     Ako želite stvoriti složeniji upit od čarobnjaka za upite, možete raditi izravno u programu Microsoft Query. Pomoću programa Microsoft Query možete pregledavati i mijenjati upite koje počnete stvarati u čarobnjaku za upite ili možete stvarati nove upite bez čarobnjaka. Radite izravno u programu Microsoft Query kada želite stvoriti upite koji rade sljedeće:

• Odabir određenih podataka iz polja     U velikoj bazi podataka možda ćete morati odabrati neke podatke u polju i izostaviti podatke koje vam nisu potrebne. Ako, primjerice, trebate podatke za dva proizvoda u polju koje sadrži informacije za mnoge proizvode, možete koristiti kriteriji da biste odabrali podatke samo za dva proizvoda koja želite.

• Dohvaćanje podataka na temelju različitih kriterija svaki put kada pokrenete upit     Ako morate stvoriti isto izvješće Excel ili sažetak za nekoliko područja u istim vanjskim podacima – kao što je zasebno izvješće o prodaji za svaku regiju – možete stvoriti parametarski upit. Kada pokrenete parametarski upit, od vas će se zatražiti da se vrijednost koristi kao kriterij kada upit odabire zapise. Parametarski upit, primjerice, može zatražiti da unesete određeno područje, a taj upit možete ponovno koristiti da biste stvorili svako regionalno izvješće o prodaji.

• Spajanje podataka na različite načine     Unutrašnji spoj koji stvara čarobnjak za upite najčešće je vrsta spoja koja se koristi u stvaranju upita. No katkad želite koristiti drugu vrstu spoja. Ako, primjerice, imate tablicu informacija o prodaji proizvoda i tablicu s podacima o klijentu, unutrašnji spoj (vrsta koju je stvorio čarobnjak za upite) spriječit će dohvaćanje zapisa klijenata za korisnike koji nisu kupili. Pomoću aplikacije Microsoft Query možete se pridružiti tim tablicama da bi se dohvaćeni svi zapisi klijenata, kao i podaci o prodaji za korisnike koji su kupili.

Da biste pokrenuli Microsoft Query, učinite sljedeće.

1. Na kartici Podaci u grupi Preuzimanje vanjskih podataka kliknite Iz drugih izvora, a zatim Iz programa Microsoft Query.

2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka provjerite je li potvrdni okvir Koristi čarobnjak za upite za stvaranje/uređivanje upite čist.

3. Dvokliknite izvor podataka koji želite koristiti.

   – ili –

   Kliknite izvor podataka koji želite koristiti, a zatim U redu.

Ponovno korištenje i zajedničko korištenje upita     U čarobnjaku za upite i u programu Microsoft Query upite možete spremiti kao .dqy datoteku koju možete izmijeniti, ponovno koristiti i zajednički koristiti. Excel mogu izravno otvarati .dqy datoteke, što vama ili drugim korisnicima omogućuje stvaranje dodatnih vanjskih raspona podataka iz istog upita.

Da biste otvorili spremljeni upit iz Excel:

1. Na kartici Podaci u grupi Preuzimanje vanjskih podataka kliknite Iz drugih izvora, a zatim Iz programa Microsoft Query. Prikazat će se dijaloški okvir Odabir izvora podataka.

2. U dijaloškom okviru Odabir izvora podataka kliknite karticu Upiti.

3. Dvokliknite spremljeni upit koji želite otvoriti. Upit će se prikazati u programu Microsoft Query.

Ako želite otvoriti spremljeni upit, a Microsoft Query je već otvoren,kliknite izbornik Datoteka programa Microsoft Query, a zatim Otvori .

Ako dvokliknite .dqy datoteku, otvorit će se Excel, pokreće upit, a zatim će se rezultati umetnuti u novi radni list.

Ako želite zajednički koristiti sažetak Excel izvješće utemeljeno na vanjskim podacima, drugim korisnicima možete dati radnu knjigu koja sadrži vanjski raspon podataka ili stvoriti predložak. Predložak vam omogućuje spremanje sažetka ili izvješća bez spremanja vanjskih podataka da bi datoteka bila manja. Vanjski se podaci dohvaćaju kada korisnik otvori predložak izvješća.

Kada stvorite upit u čarobnjaku za upite ili u programu Microsoft Query, podatke možete vratiti na radni Excel. Podaci zatim postaju vanjski raspon podataka ili izvješće zaokretne tablice koje možete oblikovati i osvježiti.

Dohvaćeni podaci oblikovanja     U Excel možete koristiti alate, kao što su grafikoni ili automatski podzbroj, za prezentiranje i sažimanje podataka koje dohvaća Microsoft Query. Podatke možete oblikovati, a oblikovanje će se zadržati prilikom osvježavanja vanjskih podataka. Umjesto naziva polja možete koristiti vlastite natpise stupaca i automatski dodavati brojeve redaka.

Excel može automatski oblikovati nove podatke koje upišete na kraju raspona da bi se podudarali s prethodnim recima. Excel može automatski kopirati formule koje su se ponavljane u prethodnim recima i proširiti ih na dodatne retke.

Tu mogućnost možete uključiti (ili ponovno isključiti) u bilo kojem trenutku:

1. Kliknite Datoteka > Mogućnosti > Dodatno.

   U Excel 2007: kliknite Microsoft Office gumb , kliknite mogućnosti Excel, a zatim kategoriju Dodatno.

2. U odjeljku Mogućnosti uređivanja potvrdite okvir Proširi oblike raspona podataka i formule. Da biste ponovno isključili automatsko oblikovanje raspona podataka, poništite taj okvir.

Osvježavanje vanjskih podataka     Kada osvježite vanjske podatke, pokrenite upit da biste preuzeli nove ili promijenjene podatke koji odgovaraju vašim specifikacijama. Upit možete osvježiti u aplikaciji Microsoft Query i u Excel. Excel nekoliko mogućnosti za osvježavanje upita, uključujući osvježavanje podataka prilikom svakog otvaranja radne knjige i automatsko osvježavanje u vremenskim razmacima. Tijekom osvježavanja Excel možete nastaviti s radom u programu, a možete i provjeriti stanje tijekom osvježavanja podataka. Dodatne informacije potražite u članku Osvježavanje vanjske podatkovne veze u sustavu Excel.

Vrh stranice