Osvježavanje vanjske podatkovne veze u programu Excel

U sljedećoj su tablici sažete akcije osvježavanja, tipkovni prečaci i naredbe.

Za	Tipke	Ili
Osvježavanje odabranih podataka na radnom listu	Alt + F5	Odaberite > Strelica padajućeg izbornika pokraj mogućnosti Osvježi sve > osvježi
Osvježavanje svih podataka u radnoj knjizi	Ctrl + Alt + F5	Odabir mogućnosti> Osvježi sve
Provjera statusa osvježavanja		Dvokliknite poruku dohvaćanjem podataka na traci stanja.
Zaustavljanje osvježavanja	Tipka Esc
Prekinite osvježavanje u pozadini		Dvokliknite poruku na traci stanja. A zatim u dijaloškom okviru Stanjeosvježavanja vanjskih podataka odaberite Zaustavi osvježavanje.

Podaci u radnoj knjizi mogu se pohraniti izravno u radnu knjigu ili se mogu pohraniti u vanjskom izvoru podataka, kao što su tekstna datoteka, baza podataka ili oblak. Kada prvi put uvozite vanjske podatke, Excel stvara podatke o vezi, ponekad spremljene u odc (Office Data Connection) datoteku, u kojoj se opisuje kako pronaći, prijaviti se, upit i pristupiti vanjskom izvoru podataka.

Kada ste povezani s vanjskim izvorom podataka, možete izvesti operaciju osvježavanja da biste dohvatili ažurirane podatke. Svaki put kada osvježite podatke, vidjet ćete najnoviju verziju podataka, uključujući sve promjene unesene u podatke od zadnjeg osvježavanja.

Saznajte više o osvježavanju podataka

Saznajte više o sigurnosnim problemima

Kada ste povezani s vanjskim izvorom podataka i pokušate osvježiti podatke, važno je biti svjestan potencijalnih sigurnosnih problema i znati što možete učiniti u vezi sa sigurnosnim problemima.

Pouzdani Connections    – vanjski podaci možda su trenutno onemogućeni na računalu. Da biste osvježili podatke prilikom otvaranja radne knjige, morate omogućiti podatkovne veze pomoću trake Centra za pouzdanost ili radnu knjigu postaviti na pouzdano mjesto. Dodatne informacije potražite u sljedećim člancima:

• Dodavanje, uklanjanje ili izmjena pouzdanog mjesta za datoteke

• Pouzdani dokumenti

• Dodavanje, uklanjanje i prikaz pouzdanog izdavača

• Prikaz vlastitih sigurnosnih postavki u centru za pouzdanost

ODC datoteka    – datoteka podatkovne veze (.odc) često sadrži jedan ili više upita koji se koriste za osvježavanje vanjskih podataka. Zamjenom ove datoteke korisnik koji ima zlonamjernu namjeru može dizajnirati upit radi pristupa povjerljivim informacijama i distribucije drugim korisnicima ili izvođenja drugih štetnih radnji. Stoga je važno osigurati da datoteku veze autori pouzdani pojedinac, a datoteka veze je sigurna i dolazi iz pouzdane biblioteke podatkovnih veza (DCL).

Vjerodajnice    – pristup vanjskom izvoru podataka obično zahtijeva vjerodajnice (kao što su korisničko ime i lozinka) koje se koriste za provjeru autentičnosti korisnika. Provjerite jesu li vam te vjerodajnice na siguran i siguran način navedene te nehotice otkrivajte te vjerodajnice drugim korisnicima. Ako vanjski izvor podataka zahtijeva lozinku za pristup podacima, možete zahtijevati unos lozinke prilikom svakog osvježavanja vanjskog raspona podataka.

Dijeljenje-    Zajednički koristite ovu radnu knjigu s drugim osobama koje možda žele osvježiti podatke? Pomozite suradnicima izbjeći pogreške prilikom osvježavanja podataka tako da ih podsjetite da zadove dozvole za izvore podataka koji daju podatke.

Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje postavkama i dozvolama izvora podataka.

Prilikom otvaranja radne knjige možete automatski osvježiti raspon vanjskih podataka. Radnu knjigu možete spremiti i bez spremanja vanjskih podataka da biste smanjili veličinu datoteke.

1. Odaberite ćeliju u vanjskom rasponu podataka.

2. Odaberite > upita & Connections > Connections, desnom tipkom miša kliknite upit na popisu, a zatim odaberite Svojstva.

3. U dijaloškom okviru Svojstva veze na kartici Korištenje uodjeljku Kontrola osvježavanja potvrdite okvir Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke.

4. Želite li spremiti radnu knjigu s definicijom upita ali bez vanjskih podataka, uključite potvrdni okvir Ukloni podatke iz vanjskog raspona podataka prije spremanja u radnu knjigu.

1. Odaberite ćeliju u vanjskom rasponu podataka.

2. Odaberite > upita & Connections > Connections, desnom tipkom miša kliknite upit na popisu, a zatim odaberite Svojstva.

3. Kliknite karticu Korištenje.

4. Potvrdite okvir Osvježi svakih, a zatim unesite broj minuta između dvaju osvježavanja.

Ako je radna knjiga povezana s velikim izvorom podataka, osvježavanje može trajati malo dulje no što očekujete. Razmislite o pokretanju osvježavanja u pozadini. Na taj način ponovno stječete kontrolu nad programom Excel te ne morate čekati nekoliko minuta ili više da bi osvježavanje završilo.

1. Odaberite ćeliju u vanjskom rasponu podataka.

2. Odaberite > upita & Connections > Connections, desnom tipkom miša kliknite upit na popisu, a zatim odaberite Svojstva.

3. Odaberite karticu Korištenje.

4. Potvrdite okvir Omogući osvježavanje u pozadini da biste pokrenuli upit u pozadini. Poništite taj potvrdni okvir da biste pokrenuli upit dok čekate.

   Savjet: Prilikom snimanja makronaredba koja sadrži upit Excel ne izvodi upit u pozadini. Da biste snimljenu makronaredbu promijenili za izvođenje upita u pozadini, uredite je u programu Visual Basic Editor. Promijenite metodu osvježavanje za objekt TablicaUpita iz UpitUPozadini := False u UpitUPozadini := True.

Prilikom oblikovanja podataka u Power Query obično učitavaju promjene na radnom listu ili podatkovnom modelu. Važno je razumjeti razliku prilikom osvježavanja podataka i načina osvježavanja.

Većina upita temelji se na vanjskim podatkovnim resursima jedne ili druge vrste. No postoji ključna razlika između programa Excel i Power Query. Power Query lokalno predmemoriranje vanjskih podataka radi poboljšanja performansi. Osim toga, Power Query ne osvježava lokalnu predmemoriju automatski da bi se spriječili dodatni troškovi za izvore podataka na platformi Azure.

Osvježavanje upita u uređivač dodatka Power Query

Kada osvježite upit iz uređivač dodatka Power Query, ne samo da donosite ažurirane podatke iz vanjskog izvora podataka, ažurirate i lokalnu predmemoriju. No ova operacija osvježavanja ne ažurira upit na radnom listu ili podatkovnom modelu.

1. U uređivač dodatka Power Query odaberite Polazno

2. Odaberite Osvježi pretpregled > pretpregled osvježavanja (trenutni upit u odjeljku Podaci pretpregleda) ili Osvježi sve (svi otvoreni upiti iz okna Upiti).)

3. Pri dnu uređivač dodatka Power Query prikazuje se poruka "Pretpregled preuzet na <hh:mm> AM/PM". Ova se poruka prikazuje nakon prvog uvoza, a nakon svakog postupka osvježavanja u uređivač dodatka Power Query.

Osvježavanje upita na radnom listu

1. U programu Excel odaberite ćeliju u upitu na radnom listu.

2. Na vrpci odaberite karticu Upit, a zatim Osvježi > osvježi.

3. Radni list i upit osvježavaju se iz vanjskog izvora podataka i Power Query predmemorije.

U bilo kojem trenutku možete odabrati Osvježi da biste ažurirali podatke za zaokretne tablice u radnoj knjizi. Možete osvježiti podatke za zaokretne tablice povezane s vanjskim podacima, kao što su baza podataka (SQL Server, Oracle, Access ili drugi), kocka komponente Analysis Services, sažetak sadržaja podataka te podaci iz izvorne tablice u istoj ili drugoj radnoj knjizi. Zaokretne se tablice mogu osvježiti ručno ili automatski prilikom otvaranja radne knjige.

Ručno osvježavanje

1. Odaberite bilo gdje u zaokretnoj tablici da bi se na vrpci prikazala kartica Analiza zaokretne tablice.

   Napomena: Da biste osvježili zaokretnu tablicu Excel za web, desnom tipkom miša kliknite bilo gdje u zaokretnoj tablici, a zatim odaberite Osvježi.

2. Odaberite Osvježi ili Osvježi sve.
   

3. Da biste provjerili stanje osvježavanja ako osvježavanje traje dulje nego što očekujete, odaberite strelicu u odjeljku Osvježi > Osvježavanje statusa.

4. Da biste prekinuli osvježavanje, odaberite Odustani od osvježavanja ili pritisnite Esc.

Sprječavanje prilagodbe širina stupaca i oblikovanja ćelija

Ako se širine stupaca i oblikovanje ćelija podataka prilagođavaju prilikom osvježavanja podataka zaokretne tablice i ne želite da se to dogodi, provjerite jesu li potvrđene sljedeće mogućnosti:

1. Odaberite bilo gdje u zaokretnoj tablici da bi se na vrpci prikazala kartica Analiza zaokretne tablice.

2. Odaberite karticu Analiza zaokretne tablice > grupi Zaokretna tablica, odaberite Mogućnosti.

   

3. Na kartici Izgled & Oblikovanje > okvire za automatsku prilagođavanje širine stupaca prilikom ažuriranja i Zadržavanje oblikovanja ćelija prilikom ažuriranja.

Automatsko osvježavanje podataka prilikom otvaranja radne knjige

1. Odaberite bilo gdje u zaokretnoj tablici da bi se na vrpci prikazala kartica Analiza zaokretne tablice.

2. Odaberite karticu Analiza zaokretne tablice > grupi Zaokretna tablica, odaberite Mogućnosti.

   

3. Na kartici Podaci odaberite Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke.

Osvježavanje datoteke izvanmrežne kocke, čime se datoteka obnavlja novim podacima iz datoteke kocke poslužitelja, može dugo trajati i zahtijevati mnogo privremenog prostora na disku. Taj postupak pokrenite kada vam nije potreban trenutni pristup datotekama u programu Excel te provjerite postoji li dovoljno prostora na disku za ponovno spremanje datoteke.

1. Odaberite zaokretnu tablicu povezanu s izvanmrežnom datotekom kocke.

2. Na kartici Podaci u grupi Upiti & Connections kliknite strelicu u odjeljku Osvježi sve, a zatim Osvježi.

Dodatne informacije potražite u članku Rad s izvanmrežnim datotekama kocke.

Kada osvježite podatkovni model u dodatku Power Pivot , možete vidjeti i uspijeva li osvježavanje, ne uspijeva ili je otkazano. Dodatne informacije potražite u članku Power Pivot: Napredna analiza podataka i modeliranje podataka u programu Excel.

Osvježavanje i prikaz stanja osvježavanja   

1. U dodatku Power Pivot odaberite Polazno > Dohvati vanjske podatke > Osvježi ili Osvježi sve da biste osvježili trenutnu tablicu ili sve tablice u podatkovnom modelu.

2. Status osvježavanja naznačen je za svaku vezu koja se koristi u podatkovnom modelu. Tri su moguća ishoda:

• Success – izvješća o broju redaka uvezenih u svaku tablicu.

• Error – pojavljuje se ako je baza podataka izvan mreže, više nemate dozvole ili se tablica ili stupac brišu ili preimenovati u izvoru. Provjerite je li baza podataka dostupna, možda stvaranjem nove veze u drugoj radnoj knjizi.

• Otkazano – Excel nije izneo zahtjev za osvježavanje, vjerojatno jer je osvježavanje onemogućeno na vezi.

Prikaz upita koji se koriste za osvježavanje podataka pomoću svojstava tablice

Osvježavanje podataka samo ponovno pokreće isti upit koji je korišten za dohvaćanje podataka na prvom mjestu. Upit možete pregledavati, a ponekad i mijenjati prikazom svojstava tablice u prozoru dodatka Power Pivot.

1. Da biste prikazali upit korišten tijekom osvježavanja podataka, odaberite Power Pivot > Upravljanje da biste otvorili prozor dodatka Power Pivot.

2. Odaberite Dizajn > svojstva tablice.

3. Prijeđite na Uređivač upita da biste prikazali temeljni upit.

Upiti nisu vidljivi za svaku vrstu izvora podataka. Primjerice, upiti se ne prikazuju za uvoz podatkovnog sažetka sadržaja.

Postavljanje svojstava veze radi otkazivanja osvježavanja podataka

U programu Excel možete postaviti svojstva veze koja određuju učestalost osvježavanja podataka. Ako osvježavanje nije dopušteno na određenoj vezi, primit ćete obavijest o otkazivanju kada pokrenete osvježi sve ili pokušate osvježiti određenu tablicu koja koristi vezu.

1. Da biste pogledali svojstva veze, u programu Excel odaberite > upita & Connections da biste pogledali popis svih veza koje se koriste u radnoj knjizi.

2. Odaberite Connections, desnom tipkom miša kliknite vezu, a zatim kliknite Svojstva.

3. Na kartici Korištenje u odjeljku Kontrola osvježavanja poništite okvir Osvježi ovu vezu u odjeljku Osvježi sve kada u prozoru dodatka Power Pivot pokušate osvježiti sve.

Kada se podaci koje koristite za kartu promijene, u 3D kartama možete ih ručno osvježiti. Promjene će se odraziti na karti. Evo kako:

• U dodatku 3D karte odaberite Polazno > osvježi podatke.
  
  

Dodavanje podataka u Power Map

Da biste dodali nove podatke u 3D kartePower Map:

1. u 3D kartama otvorite kartu na koju želite dodati podatke.

2. Prozor dodatka 3D karte ostavite otvorenim.

3. U programu Excel odaberite podatke s radnog lista koje želite dodati.

4. Na vrpci programa Excel kliknite Umetanje > strelica gumba Karta > Dodaj odabrane podatke u Power Map. 3D karte automatski će se ažurirati da bi se prikazali dodatni podaci. Dodatne informacije potražite u članku Dohvaćanje i priprema podataka za Power Map.
   
   

Osvježavanje vanjskih podataka u Excel Services ima jedinstvene preduvjete.

Upravljanje načinom osvježavanja podataka

Načinom osvježavanja podataka iz vanjskog izvora podataka možete upravljati na jedan ili više sljedećih načina.

Osvježi prilikom otvaranja pomoću     Excel Services

U programu Excel možete stvoriti radnu knjigu koja automatski osvježava vanjske podatke prilikom otvaranja datoteke. U tom Excel Services uvijek osvježava podatke prije prikaza radne knjige i stvara novu sesiju. Koristite to ako želite osigurati da se ažurni podaci uvijek prikazuju prilikom otvaranja radne knjige u Excel Services.

1. U radnoj knjizi s vanjskim podatkovnim vezama odaberite karticu Podaci.

2. U grupi Connections odaberite Connections > odaberite vezu > Svojstva.

3. Odaberite karticu Korištenje, a zatim Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke.

   Upozorenje: Ako poništite okvir Osvježi podatke prilikom otvaranja datoteke, prikazuju se podaci predmemorirani u radnoj knjizi, što znači da kada korisnik ručno osvježi podatke, korisnik tijekom trenutne sesije vidi ažurane podatke, ali podaci se ne spremaju u radnu knjigu.

Osvježavanje .odc datotekom

Ako koristite datoteku podatkovne veze sustava Office (.odc), provjerite jeste li postavili i potvrdni okvir Uvijek koristi datoteku veze:

1. U radnoj knjizi s vanjskim podatkovnim vezama odaberite karticu Podaci.

2. U grupi Connections odaberite Connections > odaberite vezu > Svojstva.

3. Odaberite karticu Definicija , a zatim Uvijek koristi datoteku veze.

Postavke web-mjesta pouzdanog mjesta datoteke, kratko vremensko ograničenje sesije i vijek trajanja predmemorije vanjskih podataka mogu utjecati i na operacije osvježavanja. Dodatne informacije potražite u administratoru ili sustavu pomoći.

Ručno osvježavanje   

1. Odaberite ćeliju u izvješću zaokretne tablice.

2. Na alatnoj traci web-aplikacije Excel Web Access na izborniku Ažuriranje odaberite Osvježi odabranu vezu.

   Napomene: 

   • Ako naredba Osvježi nije vidljiva, autor web-dijela očistio je svojstvo Osvježi odabranu vezu, osvježi sve Connections. Dodatne informacije potražite u članku Prilagođena svojstva web-dijela komponente Excel Web Access.

   • Svaka interaktivna operacija koja uzrokuje ponovni upit OLAP izvora podataka pokreće ručnu operaciju osvježavanja.

• Osvježi sve veze – na alatnoj traci web-aplikacije Excel Web Access na izborniku Ažuriranje kliknite Osvježi sve Connections.

• Povremeno osvježavanje – možete odrediti da se podaci automatski osvježavaju u određenom intervalu nakon otvaranja radne knjige za svaku vezu u radnoj knjizi. Na primjer, baza podataka inventara može se ažurirati svaki sat, pa je autor radne knjige definirao radnu knjigu tako da se automatski osvježava svakih 60 minuta.

  Autor web-dijela može odabrati ili očistiti svojstvo Dopusti povremeno osvježavanje podataka programa Excel Web Access da bi omogućio ili spriječio povremeno osvježavanje. Kada vremensko razdoblje išti, po zadanom ćete vidjeti prikaz upozorenja o osvježavanju pri dnu web-dijela komponente Excel Web Access.

  Autor web-dijela web-dijela programa Excel Web Access može postaviti i svojstvo Prikaži upit za povremeno osvježavanje podataka tako da upravlja ponašanjem poruke koja se prikazuje kada Excel Services povremeno osvježi podatke tijekom sesije:

  Dodatne informacije potražite u članku Prilagođena svojstva web-dijela komponente Excel Web Access.

• Uvijek – znači da se poruka prikazuje s upitom u svakom intervalu.

• Ako želite , to znači da korisnik može odabrati nastavak povremenog osvježavanja bez prikazivanja poruke.

• Nikad – znači da Excel Web Access provodi povremeno osvježavanje bez prikazivanja poruke ili upita.

• Otkazivanje osvježavanja – dok se radna knjiga osvježava, Excel Services prikazuje poruku s upitom jer bi to moglo potrajati dulje nego što očekujete. Možete odabrati Odustani da biste prestali osvježavati da biste je mogli dovršiti kasnije u prikladnije vrijeme. Prikazat će se podaci koje su prije otkazivanja osvježavanja vratili upiti.