Sadržaj članka
The dos
Sljedeća pravila pomoći će vašim porukama e-pošte da izgledaju profesionalno i prenesite poruku.
-
Prije slanja pročitajte poruku.
-
Neka predmet bude opisan i sadrži akciju. Na primjer: "Managers: Please send your Board Retreat Dates" contains both the name of the group and an action so recipients can quickly tell what they need to do. Ostali korisni prefiksi obuhvaćaju "BJ:" i "Potrebna je akcija".
-
Ako je potrebna akcija, u retku Predmet napišite što želite.
-
Ako se predmet razgovora promijeni, promijenite i predmet poruke.
-
Neka sve poruke budu kratke i jasne.
-
Organizirajte sadržaj poruke od najvažnijeg do najmanjeg.
-
Razmislite o podebljavanju važnih informacija.
-
Postavite akcijske stavke ili pitanja u zasebne retke da bi se istaknuli i primijetili.
-
Podebljajte imena osoba prilikom postavljanja pitanja. Na primjer: "Ryan: What is the status of the project?" Ako koristite aplikaciju Outlook 2016 Microsoft 365, razmislite o korištenju @Mentions.
-
Ograničite broj osoba kojima šaljete poruku onima koji je moraju pročitati.
-
Postavite osobe koje moraju biti obaviještene u redak Kopija .
-
Postavite osobe koje moraju odgovoriti ili poduzeti akciju u retku Prima.
-
-
Potpis koristite kada je to prikladno, ali potpis ostavite jednostavnim, kratkim, profesionalnim i, ako je moguće, bez grafike.
-
Ako želite odmah odgovoriti, nemojte slati poruke e-pošte. Telefon ili slanje izravne poruke.
-
Ako ste u razgovoru e-pošte koji sadrži više od 10 poruka bez rješenja, razmislite o pozivu ili postavljanju sastanka da biste razgovarali o problemu. E-pošta nije uvijek učinkovit medij za rješavanje složenih problema.
-
Potvrdite primitak poruke za koju je potreban opširniji odgovor. Ako ste prezauzeti da biste odgovorili u potpunosti, javite korisniku da razmatrate problem i da ćete mu odgovoriti do određenog vremena ili datuma. Označite poruku zastavicomda biste se podsjetili da odgovorite kasnije.
-
Koristite vrlo važna (
Napomena: Čak i ako ste postavili odgođeno pravilo slanja, označavanje poruke oznakom Visoka važnost uzrokuje da se odmah pošalje.
-
Ako postavljate pitanje i postoji nekoliko osoba koje bi mogle odgovoriti , odaberite samo jednu osobu umjesto slanja pitanja grupi.
Ključ pisanja dobrih poruka e-pošte je da biste se suoćili s primateljima.
Daljnje praćenje: označavanje zastavicom prilikom slanja
Kada poruku šaljete nekome od koga tražite odgovor, učinite sljedeće:
-
Promijenite naziv zadatka e-pošte označenog zastavicom na To-Do da biste započeli s daljnjim praćenjem.
-
Označite ga kategorijom @Čekanje.
Kada ponovite ta tri koraka, znate da je sljedeća akcija slanje još jedne poruke ili traženje odgovora.
Savjet Podsjetiti samog sebe na slanje još jedne poruke često je učinkovitije od toga da primatelju poruku označite zastavicom. Slično tome, kada u poruci nešto obećate, radi svoje evidencije označite poruku zastavicom da bi se na traci s obvezama pojavio zadatak koji će vas na to podsjetiti.
Don'ts
-
Ne koristi tiskanicu.
-
U svaku poruku koju pošaljete nemojte uvrstiti upravitelja.
-
Nemojte slati poruku kada ste ljuti. Bolje je da poruku napišete, spremite je u mapu sa skicama, a zatim je kasnije pregledate.
-
Prilikom slanja dugačkih poruka (više od dva odlomka) nemojte očekivati brzi odgovor.
-
Ne šaljite poruku za daljnji rad manje od jednog dana nakon prve poruke. Ako vam se ne odgovori na vrijeme, pokušajte koristiti telefon ili razmjenu izravnih poruka.
-
Na svakoj poruci koju pošaljete nemojte koristiti potvrde o čitanju ni potvrde o isporuci. Koristite ih samo ako niste sigurni hoće li primatelji primiti poruku.
-
Nemojte prilagati zastavice ni poruke visoke
-
Nemojte koristiti SVE CAPS.
-
Nemojte slati privitke – umjesto toga šaljite veze.
-
Nemojte proširiti popise za raspodjelu ni grupe kontakata. Proširivanje popisa za raspodjelu otežava čitanje poruka i dovodi do toga da se prelamaju u pogrešne mape pošte.
-
Ne koristi sarkazam . Vaš humor može biti pogrešno shvaćen.
-
Nemojte pisati nešto što ne želite da svi u vašoj tvrtki čitaju. Nikad ne znate gdje bi vaša poruka e-pošte mogla završiti.
-
Nemojte koristiti kurzivne ili umjetničke fontove koje je teško čitati.
-
Nemojte koristiti crvene fontove jer ih je teško čitati i mogu se protumačiti kao kritični.
-
Nemojte slati odgovor svima na popis za raspodjelu ili grupu kontakata u kojoj se traži uklanjanje. Nikada.
Pravila za grupe kontakata i popise za raspodjelu (DLs)
-
Ako odgovarate na veliku grupu kontakata, slijedite sve obaveze e-pošte i nemoj.
-
Ako su vam potrebne dodatne informacije od jedne osobe ili zasebno istražujete problem, odgovorite na cijeli popis za raspodjelu da biste svima obavijestili da odgovarate, a zatim pojedinačno odgovorite na njega. Nakon rješavanja problema obavezno odgovorite na popis za raspodjelu. Na taj se način druge osobe na popisu za raspodjelu pozivaju na razlučivost.
Preusmjeravanje osoba
Ako netko pošalje poruku na popis za raspodjelu u kojem ste član, a na poruku će bolje odgovoriti netko drugi ili drugi popis za raspodjelu, učinite sljedeće:
-
Odgovorite s točnim popisom za raspodjelu ili osobom u retku Prima.
-
Neka se odgovori šalju na odgovarajući popis za raspodjelu ili osobu.
-
Nemojte stavljati izvorni popis za raspodjelu u redak Skrivena kopija jer vaša poruka neće biti filtrirana prema pravilima drugih osoba. Umjesto toga ostavite popis za raspodjelu u retku Primaili Kopija .
Uklanjanje iz DL-a
Ako e-poštu primate s popisa za raspodjelu na kojem ne želite biti, pošaljite poruku mrežnom administratoru ili vlasniku popisa za raspodjelu i zatražite da vas se ukloni. Nemojte odgovarati na cijeli popis za raspodjelu. Da biste pronašli vlasnika DL popisa, dvokliknite naziv popisa za raspodjelu.
Upotreba umetnutih komentara
Dodavanje umetnutih komentara u poruku e-pošte koju primate praktičan je način odgovaranja na pitanja i izravno na probleme. Smatra se da je najbolje učiniti sljedeće:
-
U poruci napomenite da komentirate umetnutim komentarima. Na primjer, napišite "U nastavku potražite dodatne komentare".
-
Neka se vaš tekst razlikuje od izvornog teksta. Na primjer:
-
Promjena boje fonta
-
Unaprijed čeka vaše ime ili inicijale u zagradama, na primjer, [Melissa], [MM]
-
Promjena fonta u kurziv ili podebljano ili oboje
-
-
Nemojte brisati ništa što niste napisali.
Korištenje retka Skrivena kopija
Značajku Skrivena kopija koristite za uklanjanje osoba iz razgovora e-poštom kada smatrate da im više nije potrebna dodatna poruka e-pošte ili ako se tema razgovora promijenila.
Ako ste, primjerice, jedna od pet osoba koje prime pitanje i želite odgovoriti na to pitanje, ostale četiri osobe premjestite u redak Skrivena kopija i napišite nešto kao što su "Bcc'ing Joe, Jeff, James i Jennifer. Evo odgovora..." Buduće poruke tada će biti između samo vas i izvornog pošiljatelja.
Nemojte koristiti skrivenu kopiju da biste trećoj strani (npr. upravitelju) obavijestili o osjetljivoj poruci. Primatelj skrivene kopije možda neće shvatiti da je primio skrivenu kopiju i može odgovoriti svima, izlaže da je primio skrivenu kopiju. To se može pojaviti kao podlo ponašanje s vaše dijelu.
Umjesto korištenja skrivene kopije da biste obavijestili treću stranu o problemu, proslijedite poruku nakon što je pošaljete.
Priprema za godišnji odmor
Ako koristite Outlook s računom sustava Microsoft 365, računom sustava Outlook.com, Hotmail.com ili Live.com ili računom sustava Microsoft Exchange, možete postaviti poruku o odsutnosti da biste osobama iz tvrtke ili ustanove omogućili da znaju da ste otišli.
Kao najbolje prakse slijedite savjete iz odjeljka Dodavanje vremena izvan ureda u kalendare programa Outlook suradnika.
Ako ste vi ili vaš administrator stvorili zajednički kalendar godišnjih odmora, svakako objavite godišnji odmor na njoj. Ako svi koriste zajednički kalendar, ne morate poslati zasebni zahtjev za sastanak da biste svima poslali do znanja da ste odsutni, kao što je ranije objašnjeno u članku, ali poruka e-pošte može djelovati kao dobar podsjetnik.
