Upravljanje pravima na informacije (IRM) sprječava ispis, prosljeđivanje ili kopiranje povjerljivih podataka od strane neovlaštenih osoba. Dozvole se pohranjuju u prezentaciju u kojoj ih provjerava IRM poslužitelj.
Pomoću IRM-a u sustavu Microsoft 365 možete upravljati pravima za datoteke XML Paper Specification (.xls), kao i sljedećim vrstama datoteka:
-
Prezentacija .ppt
-
Prezentacija .pptx
-
Prezentacija s omogućenim makronaredbama.pptm
-
Template.pot
-
Template.potx
-
.Potm predloška s omogućenim makronaredbama
-
Pokaži.pps
-
Prikaži.ppsx
-
Show.ppsm s omogućenim makronaredbama
-
Tema sustava Office.thmx
Napomene:
-
Kada su te vrste datoteka priložene u poruku e-pošte upravljanu pravima u programu Outlook, pravima će se automatski upravljati i tom porukom.
-
Kada datoteku poruke (.msg) priložite u poruku e-pošte čijim se pravima upravlja, upravljanje pravima neće se odnositi na tu poruku. IRM ne upravlja pravima za vrste datoteka .msg.
Konfiguriranje računala za korištenje IRM-a
Da biste koristili IRM u sustavu Microsoft 365, minimalni su softverski preduvjeti servisi za upravljanje pravima sustava Windows (RMS), i to verzija Client Service Pack 1 (SP1). RMS administrator može konfigurirati pravilnike za IRM specifične za tvrtku koji definiraju koje će osobe moći pristupati informacijama te koja je razina uređivanja dozvoljena za poruku e-pošte. Administrator tvrtke može, primjerice, definirati predložak prava naziva "Povjerljivi podaci tvrtke" u kojem je navedeno da poruku e-pošte koja koristi taj pravilnik mogu otvoriti samo korisnici unutar tvrtkine domene.
Preuzimanje dozvola
Kada prvi put pokušate otvoriti prezentaciju s ograničenom dozvolom, morate se povezati s poslužiteljem za licenciranje da biste potvrdili vjerodajnice i preuzeli licencu za korištenje. Licenca za korištenje definira razinu pristupa datoteci. Taj je postupak potreban za svaku datoteku koja ima ograničenu dozvolu. Drugim riječima, sadržaj s ograničenom dozvolom ne može se otvoriti bez licence za korištenje. Prilikom preuzimanja dozvola Microsoft 365 će poslužitelju za licenciranje morati poslati vaše vjerodajnice, uključujući adresu e-pošte, kao i informacije o pravima za dozvole. Informacije sadržane u prezentaciji ne šalju se poslužitelju za licenciranje.
Ograničavanje dozvola na sadržaj u datoteci
IRM vam omogućuje primjenu ograničenja za pojedinačne korisnike, pojedinačne datoteke ili grupe (dozvole utemeljene na grupi zahtijevaju imenički servis Active Directory za proširenje grupe). Na primjer, u dokumentu koji Stvori Ranjit, može Dati Heleni dozvolu za čitanje, ali ne i promjenu. Ranjit tada može dati Bobbyju dozvolu za uređivanje dokumenta. Ranjit bi također mogao odlučiti primijeniti ograničenje od pet dana na Helena i Bobbyjev pristup dokumentu.
-
Spremite prezentaciju.
-
Idite na Datoteka > Informacije.
-
Odaberite Zaštiti prezentaciju, pokažite na Ograniči dozvolu prema Osobe, a zatim odaberite Ograničeni pristup.
-
U dijaloškom okviru Dozvole odaberite Ograniči dozvolu za ovu prezentaciju, a zatim dodijelite željene razine pristupa za svakog korisnika.
Mogućnosti će biti ograničene ako je administrator postavio prilagođene pravilnike za dozvole koje korisnici ne mogu promijeniti.
Razine dozvola
-
Čitanje Korisnici s dozvolom za čitanje mogu pročitati prezentaciju, ali nemaju dozvolu za uređivanje, ispis ni kopiranje prezentacije.
-
Promijeni Korisnici s dozvolom za promjenu mogu čitati, uređivati i spremati promjene u prezentaciji, ali nemaju dozvolu za ispis.
-
Potpuna kontrola Korisnici s dozvolom za potpunu kontrolu imaju potpune dozvole za stvaranje i mogu učiniti sve s prezentacijom koju autor može učiniti, kao što su postavljanje datuma isteka sadržaja, sprječavanje ispisa i davanje dozvola korisnicima. Nakon isteka dozvole za prezentaciju za ovlaštene korisnike prezentaciju mogu otvoriti samo autor ili korisnici s dozvolom potpuna kontrola za prezentaciju. Autori uvijek imaju dozvolu za potpunu kontrolu.
-
-
Da biste nekome dali dozvolu za potpunu kontrolu, u dijaloškom okviru Dozvole odaberite Dodatne mogućnosti, a zatim u stupcu Razina pristupa odaberite strelicu, a zatim na popisu Razina pristupa odaberite Potpuna kontrola.
-
Kada dodijelite razine dozvola, odaberite U redu.
Prikazat će se traka za poruke, što znači da se prezentacijom upravlja pravima. Ako morate unijeti promjene dozvola za pristup prezentaciji, odaberite Promijeni dozvolu.
Ako je prezentacija s ograničenom dozvolom proslijeđena neovlaštenoj osobi, prikazat će se poruka s adresom e-pošte autora ili adresom web-mjesta da bi pojedinac zatražio dozvolu za prezentaciju.
Ako autor odluči da neće navesti adresu e-pošte, neovlaštenim se korisnicima može prikazati poruka o pogrešci.
Postavljanje datuma isteka za datoteku
-
Otvorite datoteku.
-
Idite na Datoteka > Informacije.
-
Odaberite Zaštiti prezentaciju, pokažite na Ograniči dozvolu prema Osobe, a zatim odaberite Ograničeni pristup.
-
U dijaloškom okviru Dozvole potvrdite okvir Ograniči dozvolu za ovu prezentaciju , a zatim odaberite Dodatne mogućnosti.
-
U odjeljku Dodatne dozvole za korisnike potvrdite okvir Ova prezentacija istječe, a zatim unesite datum.
-
Dvaput odaberite U redu.
Korištenje drugog korisničkog računa sustava Windows za upravljanje pravima datoteka
-
Otvorite dokument, radnu knjigu ili prezentaciju.
-
Idite na Datoteka > Informacije.
-
Odaberite Zaštiti prezentaciju, pokažite na Ograniči dozvolu prema Osobe, a zatim odaberite Upravljanje vjerodajnicama.
-
Napravite nešto od sljedećeg:
-
U dijaloškom okviru Odabir korisnika odaberite adresu e-pošte za račun koji želite koristiti, a zatim odaberite U redu.
-
U dijaloškom okviru Odabir korisnika odaberite Dodaj, upišite vjerodajnice za novi račun, a zatim dvaput odaberite U redu.
-
Prikaz sadržaja s ograničenom dozvolom
Da biste prikazali sadržaj kojim upravlja prava za koji imate dozvole pomoću Microsoft 365, samo otvorite prezentaciju.
Ako želite pogledati dozvole koje imate, odaberite Prikaz dozvola na traci za poruke ili odaberite Ova prezentacija sadrži pravilnik o dozvolama 
U verzijama sustava Microsoft 365 za iOS sve će se datoteke zaštićene IRM-om koje primite otvoriti ako ste prijavljeni pomoću računa koji ima dozvole za te datoteke. Prilikom otvaranja datoteke zaštićene IRM-om pri vrhu ćete vidjeti traku s informacijama koja će vam ponuditi da pogledate dozvole dodijeljene toj datoteci.
Ako ste pretplatnik na Office 365 uz Azure Rights Management, a vaš je odjel za IT definirao predloške IRM-a koje možete koristiti, te predloške možete dodijeliti datotekama u sustavu Office za iOS.
Da biste zaštitili datoteku, dodirnite gumb 
Napomena: Ako gumb Ograniči dozvole nije omogućen u vašoj aplikaciji, otvorite bilo koji postojeći dokument zaštićen IRM-om da biste ga pokrenuli.
U verzijama sustava android Microsoft 365, sve datoteke zaštićene IRM-om koje primite otvorit će se ako ste prijavljeni pomoću računa koji ima dozvole za datoteku. Prilikom otvaranja datoteke zaštićene IRM-om pri vrhu ćete vidjeti traku s informacijama koja će vam ponuditi da pogledate dozvole dodijeljene toj datoteci.
Upravljanje pravima na informacije (IRM) pomaže tako što čini sljedeće:
-
sprječava neovlaštenog primatelja ograničenog sadržaja pri prosljeđivanju, kopiranju, promjeni, ispisivanju, faksiranju ili lijepljenju sadržaja za neovlaštenu upotrebu
-
ograničava sadržaj neovisno o tome gdje je poslan
-
određuje datum isteka datoteke tako da sadržaj u dokumentu nije moguće pogledati nakon isteka određenog razdoblja
-
primjenjuje korporativne pravilnike koji upravljaju korištenjem i širenjem sadržaja u tvrtki
IRM ne može spriječiti sljedeće radnje povezane s ograničenim sadržajem:
-
brisanje, krađu, preuzimanje i prijenos sadržaja pomoću zlonamjernih programa, kao što su trojanski softveri, programi koji bilježe pritiske tipki te određene vrste špijunskog softvera
-
gubitak ili oštećenja sadržaja uslijed djelovanja računalnih virusa
-
ručno kopiranje ili prepisivanje sadržaja s prikaza na zaslonu primatelja
-
digitalno fotografiranje sadržaja (kada je prikazan na zaslonu primatelja)
-
kopiranje sadržaja pomoću programa za snimanje zaslona nekog drugog proizvođača
