ID-ovi dokumenata mogu vam pomoći u upravljanju dokumentima ili zapisima. Omogućite servis ID dokumenta za na web-mjestu da biste dodali ID dokumenta u svaku datoteku na web-mjestu.
Sadržaj članka
Pregled
ID-ovi dokumenata olakšavaju upravljanje dokumentima tako da na jednostavan način pratite stavke bez obzira na njihovu lokaciju. Ako se, primjerice, pravni ugovor premjesti iz biblioteke dokumenata na jednom web-mjestu u biblioteku dokumenata na drugom web-mjestu, ugovor bi bilo jednostavno pronaći na temelju ID-a dokumenta. ID dokumenta automatski se dodjeljuje prenesenim dokumentima, a taj će ID pratiti stavku tijekom cijelog životnog ciklusa. ID-ovi dokumenata mogu se dodijeliti i skupovima dokumenata.
Kada se servis ID dokumenta prvi put omogući, novim će se dokumentima u zbirci web-mjesta automatski dodijeliti novi ID-ovi. Zakazan je zadatak mjerača vremena za dodjelu ID-ova dokumentima koji su već u zbirci web-mjesta.
Uz to, kada je servis omogućen, novi se stupac automatski dodaje u vrste sadržaja Za dokumente i Skup dokumenata. Stupac ID dokumenta prikazuje ID dodijeljen stavci.
Prije korištenja značajke ID-a dokumenta u sustavu za upravljanje sadržajem najprije je morate omogućiti za svaku zbirku web-mjesta u kojem se nalaze vaši dokumenti.
Premještanje datoteka pomoću ID-a dokumenta
U SharePoint id dokumenta obično će se premjestiti s datotekom. No kada odredišno web-mjesto nema omogućen servis ID dokumenta, dokument više neće imati ID dokumenta.
Da SharePoint Server jedini način zadržavanja ID-a dokumenta na web-mjestima jest korištenje administrativne stranice Sadržaj i struktura web-mjesta u web-mjestu Postavke prilikom premještanja dokumenata.
Kopiranje datoteka s ID-om dokumenta
Kada se stvori kopija datoteke, za kopiju se stvara novi ID dokumenta. Primjerice, datoteka preuzeta s jednog web-mjesta i prenesena na drugo jest kopija. No kada odredišno web-mjesto nema omogućen servis ID dokumenta, kopija neće imati ID dokumenta.
Aktiviranje, omogućivanje i konfiguriranje ID-ova dokumenata
Da biste najprije pratili dokumente ili zapise pomoću ID-ova dokumenata, morate pratiti postupak u dva koraka:
Aktiviranje značajke ID-a dokumenta za zbirku web-mjesta
Napomena: Da biste omogućili značajku ID dokumenta, morate biti administrator zbirke web-mjesta.
-
Idite na zbirku web-mjesta najviše razine.
-
Kliknite Akcije web-mjesta, a zatim Kliknite Postavke.
-
U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Značajke zbirke web-mjesta.
-
Pokraj stavke Usluga ID-a dokumenta kliknite Aktiviraj. Pokraj stavke pojavit će se ikona Aktivno i značajka će se aktivirati za trenutnu zbirku web-mjesta.
Omogućivanje i konfiguriranje korištenja ID-ova dokumenata u zbirci web-mjesta
Kada omogućite značajku ID dokumenta za bilo koju zbirku web-mjesta, svim će se dokumentima u zbirci web-mjesta automatski dodijeliti ID dokumenta. Imajte na umu da, ovisno o broju dokumenata koji postoje u zbirci web-mjesta, taj postupak može potrajati.
Napomena: Da biste omogućili i konfigurirali značajku ID dokumenta, morate biti administrator zbirke web-mjesta.
-
Idite na zbirku web-mjesta najviše razine.
-
Kliknite Akcije web-mjesta, a zatim Kliknite Postavke.
-
U odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite Postavke ID-a dokumenta.
-
Na stranici Postavke ID-a dokumenta u odjeljku Dodjela ID-ova dokumenata potvrdite okvir Dodijeli ID-ovedokumenata.
Napomena: Kada omogućite dodjelu ID-ova dokumenata za prvi unutar zbirke web-mjesta, prikazat će se poruka: Konfiguracija značajke ID dokumenta zakazana je automatiziranim postupkom. To znači da je zadatak mjerača vremena odgovoran za dovršavanje dodjele ID-ova dokumenata svim dokumentima u zbirci web-mjesta. Vrijeme potrebno za dovršetak postupka ovisi o broju dokumenata u zbirci web-mjesta.
-
Da biste postavili prilagođen niz znakova ili brojeva koji se automatski dodaju na početak svakog ID-a dokumenta, unesite taj niz u odjeljak Započni ID-ove sljedećim...
-
Potvrdite okvir Ponovno postavi sve ID-ove dokumenata... ako želite automatski dodati prefiks na sve postojeće ID-ove dokumenata u zbirci web-mjesta.
-
U odjeljcima Opseg pretraživanja pretraživanja ID-a dokumenta odaberite web-mjesta koja želite koristiti kao opseg pretraživanja za traženje ID-a.
-
Kliknite U redu.
Napomena: Kao što je prethodno spomenuto, kada je servis ID dokumenta omogućen za bilo koju navedenu zbirku web-mjesta, stupac se dodaje u vrste sadržaja Document and Document Set kao razinu zbirke web-mjesta. Stupac ID dokumenta koristi se za prikaz ID-a dodijeljenog stavci.
