Kada razvijete plan datoteka i dizajnirate rješenje za upravljanje zapisima u programu SharePoint, isplanirajte kako će aktivni dokumenti u tvrtki ili ustanovi – elektronička i tvrda kopija – postati zapisi. U ovom su članku navedene tehnike pomoću koje možete deklarirati aktivne dokumente kao zapise i predložiti jedan od načina na koji ćete planirati kako će stavke u planu datoteka postati zapisi.
Tehnike pretvaranja aktivnih dokumenata u zapise u SharePoint
Pomoću sljedećih tehnika možete pretvoriti aktivne dokumente u zapise:
-
Ručno deklariranje dokumenta kao zapisa.
-
Definiranje pravilnika koji dokument izjavljuje kao zapis ili šalje dokument na web-mjesto centra za zapise u određeno vrijeme.
-
Stvaranje tijeka rada koji dokument šalje na web-mjesto centra za zapise.
-
Korištenje prilagođenog rješenja koje se temelji na modelu SharePoint objekta.
Ručno stvaranje zapisa
Ako je za biblioteku dokumenata omogućeno upravljanje zapisima na mjestu, korisnici mogu izričito deklarirati dokument u biblioteci kao zapis uređivanjem pojedinosti o usklađenosti dokumenta. Kada administrator zbirke web-mjesta omogući upravljanje zapisima na mjestu, administrator zbirke web-mjesta određuje tko može deklarirati i poništiti deklarirati zapise te hoće li korisnici moći uređivati ili brisati dokumente nakon što postanu zapisi.
Ako je stvorena veza s web-mjestom centra za zapise, korisnici mogu ručno slati dokumente na web-mjesto centra za zapise pomoću naredbe Pošalji u. Kada administrator farme konfigurira vezu s web-mjestom centra za zapise, ta naredba postaje dostupna na svim aktivnim dokumentima. Ovisno o konfiguriranju veze, dokumenti se mogu kopirati na web-mjesto centra za zapise, premjestiti na web-mjesto centra za zapise ili premjestiti na web-mjesto centra za zapise s vezom na dokument koji se održava.
Premda ručno slanje zapisa na web-mjesto centra za zapise nije praktično rješenje velikih razmjera, pomoću njega možete dopuniti druge načine stvaranja zapisa.
Definiranje pravilnika
Pravilnik o zadržavanju određuje akcije koje se moraju poduzeti na dokumentima u određenim vremenom. Akcije pravilnika odvijaju se automatski. Korisnici ne moraju pokrenuti akciju.
Dvije akcije pravilnika odnose se posebno na upravljanje zapisima: prijenos dokumenta na drugo mjesto i deklariranje dokumenta kao zapisa. Ako postoji veza s web-mjestom centra za zapise, možete stvoriti pravilnik koji šalje dokumente na web-mjesto centra za zapise. Pravilnik određuje i želite li dokument kopirati na web-mjesto centra za zapise, premjestiti ga ili premjestiti i ostaviti vezu u biblioteci dokumenata. Ako je za web-mjesto omogućeno upravljanje zapisima na mjestu, možete stvoriti pravilnik koji dokument izjavljuje kao zapis. Prilagođenu akciju SharePoint koristiti i model objekta.
Pravilnik o zadržavanju može imati više faza. Možete, primjerice, stvoriti pravilnik o zadržavanju koji briše sve starije verzije dokumenta godinu dana nakon zadnje promjene dokumenta i prenosi dokument na web-mjesto centra za zapise pet godina nakon zadnje promjene dokumenta.
Ako je za web-mjesto omogućeno upravljanje zapisima na mjestu, web-mjesto može sadržavati i aktivne dokumente i zapise. U tom slučaju možete navesti različite pravilnike zadržavanja za aktivne dokumente i zapise. Možete, primjerice, stvoriti pravilnik koji aktivni dokument izjavljuje kao zapis dvije godine nakon stvaranja dokumenta i stvoriti drugi pravilnik kojim se briše zapis sedam godina nakon što je deklariran kao zapis.
Stvaranje tijeka rada
Kada stvorite tijek rada, možete dodati akciju da biste poslali stavku u spremište. Pomoću te akcije možete stvoriti tijekove rada koji šalju dokumente na web-mjesto centra za zapise. U tijek rada možete uvrstiti i druge akcije. Možete, primjerice, stvoriti tijek rada koji šalje poruku e-pošte autoru dokumenta koji traži odobrenje, a zatim ga poslati na web-mjesto centra za zapise. Pravilnike i tijekove rada možete kombinirati stvaranjem pravilnika o zadržavanju koji pokreće novi tijek rada godinu dana nakon stvaranja dokumenta.
Možete koristiti i model SharePoint objekta da biste stvorili prilagođeni tijek rada koji kopira datoteke na web-mjesto centra za zapise. Tijek rada koji šalje datoteke na web-mjesto centra za zapise može se integrirati u sustav za upravljanje dokumentima u sklopu tijeka rada koji dokument vodi kroz životni ciklus. Za vrste dokumenata s predvidljivim životnim ciklusom, kao što su izvješća o troškovima, možete implementirati tijek rada koji vodi dokument kroz razne faze i, kao završni korak, šalje kopiju dokumenta na web-mjesto centra za zapise. Tijek rada može se pokrenuti stvaranjem novog dokumenta.
Korištenje prilagođenog rješenja
Možete razviti prilagođena rješenja koja koriste objekte u prostoru Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy za slanje sadržaja iz drugih izvora podataka na web-mjesto centra za zapise. Dodatne informacije o implementaciji prilagođenih rješenja pomoću modela SharePoint objekta potražite u članku SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Dovršavanje plana
Kada razvijete plan datoteka i pregledate načine premještanja sadržaja na web-mjesto centra za zapise, dovršite plan datoteke tako da određujete kako poslati svaku vrstu zapisa na web-mjesto centra za zapise. Stvari koje treba uzeti u obzir obuhvaćaju sljedeće:
-
Provodi li se usklađenost ili je dobrovoljna?
-
Možete li ovisiti o suradnji korisnika u tvrtki ili ustanovi radi usklađivanja s procesima upravljanja zapisima? Općenito, izbjegavajte ručne procese. No ako su potrebne, stvorite odgovarajuću obuku i praćenje da biste bili sigurni da su usklađeni s timom.
-
Hoće li se sadržaj pohraniti na SharePoint za upravljanje dokumentima?
-
Održavate li fizički sadržaj? Upravljanje aktivnim fizičkim sadržajem, kao što su kopija ili CD-ROM, i slanje u sef zapisa radi zadržavanja (zajedno s praćenjem zapisa na web-mjestu centra za zapise) zahtijeva jedinstveno planiranje koje nije opisano u ovoj temi. Ako, primjerice, ne postoji elektronička verzija papirnatog dokumenta, možda ćete je morati pratiti pomoću popisa koji sadrži povezane pravilnike i tijekove rada.
U sljedećoj se tablici prikazuje kako će se neki zapisi u oglednim planom datoteka premjestiti na web-mjesto centra za zapise:
|
Dokumenti |
Opis |
Medijski sadržaji |
Izvorišno mjesto |
Postaje zapis... |
|---|---|---|---|---|
|
Plan pogodnosti |
Opis plana primanja zaposlenika. |
Web-stranice |
SharePoint biblioteke dokumenata |
Korištenje prilagođenog tijeka rada povezanog s pravilnikom o isteku |
|
Plan osiguranja |
Opis plana osiguranja zaposlenika. |
Ispis |
Fizički dokument povezan sa stavkom popisa u programu SharePoint |
Slanjem u fizički sef i stvaranjem stavke popisa na web-mjestu centra za zapise radi praćenja (pomoću crtičnog koda) |
|
Vremenske tablice za plaće |
Sažeci radnog vremena, plaćeni prekovremeni rad i plaće. |
Elektronički dokumenti |
Poslužitelj zapisa plaća ne temelji se na SharePoint |
Korištenje prilagođenog programa |
|
Datoteke za razvoj proizvoda |
Specifikacije proizvoda i povezanih dokumenata. |
Elektronički dokumenti |
SharePoint biblioteke dokumenata |
Korištenje prilagođenog tijeka rada povezanog s pravilnikom o isteku i ručno pomoću naredbe Pošalji u |
