Sažetak Naučite kako integrirati vrste sadržaja i tijekove rada u rješenje upravljanja dokumentima sustava SharePoint 2013.
U ovom se članku opisuju vrste sadržaja i tijekovi rada te upute o tome kako ih integrirati u SharePoint Server 2016 rješenje za upravljanje dokumentima. Vrsta sadržaja ponovno je iskoristiva zbirka metapodataka (stupaca), tijeka rada, ponašanja i drugih postavki za kategoriju stavki ili dokumenata na popisu SharePoint Server 2016 ili u biblioteci dokumenata. Vrste sadržaja omogućuju upravljanje postavkama za kategoriju informacija na centraliziranom načinu ponovnog korištenja. Tijek rada omogućuje prilaganje poslovnih procesa stavkama u SharePoint Server 2016.
Sadržaj članka:
Prije korištenja radnog lista vrste sadržaja i planiranja tijeka rada (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) obuhvaćenog ovim člankom da biste planirali vrste sadržaja i tijekove rada, provjerite jeste li pročitali prepoznavanje korisnika i analizirali korištenje dokumenata u sustavu SharePoint 2013 i dovršili "Analiziraj korištenje dokumenta" i radne listove "sudionici dokumenata" povezanih s tim člankom.
Pregled vrste sadržaja
Vrsta sadržaja definira atribute stavke popisa, dokumenta ili mape. Svaka vrsta sadržaja može navesti sljedeće:
-
Svojstva koja se povezuju s stavkama njegove vrste.
-
Metapodaci za povezivanje s stavkama njegove vrste.
-
Tijekovi rada koji se mogu pokrenuti iz stavki vrste.
-
Pravila upravljanja informacijama koja se povezuju s stavkama njegove vrste.
-
Predlošci dokumenata (za vrste sadržaja dokumenta).
-
Prilagođene značajke.
Vrstu sadržaja možete povezati s popisom ili bibliotekom. Kada to učinite, određuje se da popis ili biblioteka mogu sadržavati stavke te vrste sadržaja te da će Nova naredba na tom popisu ili u biblioteci omogućiti korisnicima stvaranje novih stavki te vrste.
Napomena: Možete i povezati svojstva, tijekove rada, pravila i predloške izravno s popisom ili bibliotekom. Međutim, to može ograničiti te pridruživanja na popis ili u biblioteku te se ne može ponovno koristiti u vašem rješenju. U SharePoint Server 2016 tijekovi rada na razini web-mjesta mogu se povezati s više popisa ili biblioteka.
Biblioteke dokumenata i popisi mogu sadržavati više vrsta sadržaja. Biblioteka, primjerice, može sadržavati i dokumente i grafike vezane uz projekt. Kada popis ili biblioteka sadrže više vrsta sadržaja, primjenjuju se sljedeće:
-
Prema zadanim postavkama Nova naredba na tom popisu ili u biblioteci korisnicima omogućuje odabir svih dostupnih vrsta sadržaja kada stvore novu stavku. Vlasnici vrste sadržaja mogu konfigurirati novu naredbu za prikaz samo određenih vrsta sadržaja.
-
Prikazat će se stupci pridruženi svim dostupnim vrstama sadržaja.
Prilagođene vrste sadržaja možete definirati u galeriji vrsta sadržaja web-mjesta. Prilagođena vrsta sadržaja mora biti izvedena izravno ili neizravno iz osnovne vrste sadržaja, kao što je dokument ili stavka. Kada je definirana na web-mjestu, prilagođena vrsta sadržaja dostupna je na tom web-mjestu i na svim web-mjestima ispod tog web-mjesta. Da bi vrsta sadržaja bila najširoko dostupna u cijeloj zbirci web-mjesta, definirajte je u galeriji vrsta sadržaja web-mjesta najviše razine. U SharePoint Server 2016 možete i stvoriti prilagođenu vrstu sadržaja unutar koncentratora vrste sadržaja koja je definirana u instanci servisa upravljanih metapodataka. Kada se stvori u koncentratoru vrste sadržaja, vrsta sadržaja bit će dostupna drugim zbirkama web-mjesta koja su dio web-aplikacija povezanih s tom instancom servisa za upravljanu metapodatke.
Napomena: Servis upravljanih metapodataka i koncentrator vrste sadržaja nisu dostupni u SharePoint Foundation 2013.
Primjerice, ako vaša tvrtka ili ustanova koristi određeni predložak ugovora, u galeriji vrsta sadržaja na web-mjestu najviše razine u zbirci web-mjesta možete stvoriti vrstu sadržaja koja definira metapodatke za taj ugovor, predložak ugovora i tijekove rada potrebne za pregled i dovršetak ugovora. Zatim će bilo koja biblioteka dokumenata u zbirci web-mjesta na koju povežete vrstu sadržaja ugovora uvrstiti sve te značajke i omogućiti autorima stvaranje novih ugovora na temelju predloška.
Na web-mjestima koja se temelje na SharePoint Server 2016, svaka zadana stavka popisa ili stavka biblioteke, kao što je kontakt, zadatak ili dokument, sadrži odgovarajuću osnovnu vrstu sadržaja u galeriji vrsta sadržaja web-mjesta. Kada planirate vrste sadržaja, možete koristiti te definicije vrsta osnovnih sadržaja kao početne točke i temeljiti nove vrste sadržaja na postojećim prema potrebi.
Vrste sadržaja organizirane su u hijerarhiju koja omogućuje da jedna vrsta sadržaja nasljeđuje njegove karakteristike iz druge vrste sadržaja. To nasljeđivanje omogućuje razmjenu karakteristika dokumenata u cijeloj tvrtki ili ustanovi, a timovima omogućuje prilagodbu tih karakteristika za određena web-mjesta ili popise.
Primjerice, svi dokumenti koje je moguće isporučiti u Enterprise može zahtijevati skup metapodataka, kao što su broj računa, broj projekta i voditelj projekta. Stvaranjem vrste sadržaja najviše razine za isporuku kupaca iz koje nasljeđuju sve druge vrste dokumenata za isporuku kupaca, provjerite jesu li potrebne informacije, kao što su brojevi računa i brojevi projekta, povezane sa svim varijantama dokumenata koje je moguće isporučiti u tvrtki ili ustanovi. Imajte na čemu, ako vlasnik vrste sadržaja doda još jedan obavezni stupac u vrstu sadržaja za isporuku kupaca najviše razine, vlasnik vrste sadržaja može proširiti promjene na sve vrste sadržaja koje nasljeđuju od nje, čime će se novi stupac dodati u sve dokumente koje je moguće isporučiti kupcima.
Integracija svojstava u Office 2016
U sustav Microsoft Office kada korisnik uređuje dokument s poslužitelja za upravljanje SharePoint Server 2016 dokumentima, na vrhu dokumenta prikazat će se ploča s informacijama o dokumentu. Ploča s informacijama o dokumentu prikazuje oblik svojstva dokumenta na poslužitelju.
SharePoint Server 2016 olakšava prilagođavanje obrasca svojstva za vrstu sadržaja. Kada konfigurirate vrstu sadržaja, možete pokrenuti InfoPath 2016, koja generira zadani obrazac svojstva koji se temelji na svojstvima vrste sadržaja. Zadani obrazac obuhvaća iste kontrole, raspored i sheme koje InfoPath 2016 koristiti ako nisu definirani prilagođeni obrazac. Nakon toga možete prilagoditi i implementirati obrazac kao i bilo koji drugi obrazac InfoPath 2016. Na obrazac možete, primjerice, dodati logotip tvrtke, fontove i shemu boja. Povežite ga s prilagođenim izvorom podataka; Dodavanje uvjetne logike; i dizajnerske značajke obrasca koje su dostupne korisnicima na temelju njihovih uloga.
Uz svojstva uređivanja na ploči s informacijama o dokumentu autori koji koriste Word 2016 mogu umetnuti svojstva koja su definirana na poslužitelju u njihove dokumente. Ako, primjerice, svojstva dokumenta obuhvaćaju naziv upravitelja projekta, taj se naziv može umetnuti u naslovnu stranicu, podnožje ili bilo gdje drugdje u dokumentu. Ako je za projekt dodijeljen novi upravitelj projekta, svojstvo managera projekta može se ažurirati na poslužitelju za upravljanje dokumentima. Ovo ažuriran naziv upravitelja projekta odrazit će se na svaku instancu tog svojstva koja je umetnuta u dokument.
Korištenje metapodataka s vrstama sadržaja
Metapodaci su podaci o dokumentu koji se koristi za kategoriziranje i razvrstavanja sadržaja. Metapodaci pridruženi su vrsti sadržaja kao stupcu. Metapodaci mogu pružati kontekstne podatke o dokumentu tako da ga pridružujem autoru, predmetu, publici, jeziku i tako dalje. Za razliku od svojstava, Metapodaci se pohranjuju kao stupci i mogu ih indeksirati i pretraživati putem tražilice SharePoint.
Metapodaci dodani na razini zbirke web-mjesta mogu se povezati s vrstama sadržaja. Pomoću metapodataka s vrstama sadržaja sve novije vrste sadržaja mogu naslijediti neke ili sve metapodatke iz nadređene vrste sadržaja na razini zbirke web-mjesta. Dodatni metapodaci mogu se dodati na nižoj razini, kao što je jedan dokument.
Predlošci stupaca
Svaka stavka metapodataka povezanih s vrstom sadržaja jest stupac, što je mjesto na popisu za pohranu informacija. Popisi ili biblioteke često se prikazuju grafički kao stupci informacija. Međutim, ovisno o prikazu koji je povezan s popisom, stupci se mogu prikazivati u drugim oblicima, kao što su dani u prikazu kalendara. Stupci se prikazuju kao polja u obrascima povezanim uz popis ili biblioteku.
Stupce možete definirati za korištenje u više vrsta sadržaja. Da biste to učinili, stvorite ih u galeriji predložaka stupaca. Na svakom web-mjestu u zbirci web-mjesta postoji Galerija predložaka stupaca. Kao i u vrstama sadržaja, stupci definirani u galeriji Predlošci stupaca web-mjesta dostupni su na tom web-mjestu i na svim web-mjestima ispod nje.
Vrste sadržaja mape
Vrste sadržaja mape definiraju metapodatke pridružene mapi na popisu ili u biblioteci. Kada primijenite vrstu sadržaja mape na popis ili u biblioteku, Nova naredba na tom popisu ili u biblioteci obuhvatit će vrstu sadržaja mape, što korisnicima omogućuje stvaranje mapa te vrste.
Prikaze možete definirati na popisu ili u biblioteci koji su dostupni samo u mapama određene vrste sadržaja. To je korisno kada želite da mapa sadrži određenu vrstu dokumenta i želite da prikazi u toj mapi prikazuju samo stupce koji su relevantni za vrstu dokumenta koja se nalazi u toj mapi.
Pomoću modela Proizvodi sustava SharePoint objekta možete prilagoditi novu naredbu za vrstu sadržaja mape tako da kada korisnik stvori novu mapu te vrste, mapa se unaprijed popunjava s više datoteka i dokumenata na temelju predložaka koji su pohranjeni na poslužitelju. To je korisno, primjerice, za implementaciju složene vrste dokumenata za koje je potrebno više datoteka da doprinesu jedinstvenom dokumentu za isporuku.
Skupovi dokumenata jest značajka u SharePoint Server 2016 koja omogućuje korištenje Office 2016 za upravljanje korisnicima koji sadrže više dokumenata. Skupovi dokumenata posebne su vrste mapa koje se koriste za upravljanje jedinstvenim proizvodom ili radom, koji može uključivati više dokumenata na više mjesta. Skupove dokumenata stvarate pomoću proširenih predložaka koji su dostupni SharePoint Server 2016. Možete i prilagoditi predloške skupa dokumenata da predstavljaju radne proizvode relevantne za vašu tvrtku ili ustanovu. Skupovi dokumenata sadrže i kontrolu verzija koja vam omogućuje hvatanje statusa potpunog skupa dokumenata na različitim točkama u životnom ciklusu. Dodatne informacije o skupovima dokumenata potražite u članku Planiranje skupova dokumenata (SharePoint Server 2010).
Planiranje vrsta sadržaja dokumenta
Prvi stadij u vrstama sadržaja planiranja dokumenata jest pregled svake vrste dokumenata koja se nalazi na radnom listu za analizu upotrebe dokumenta (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) da bi se utvrdilo može li postojeća vrsta sadržaja funkcionirati za tu vrstu dokumenta. Svaka vrsta sadržaja dokumenta trebala bi nasljeđivati postavke izravno iz osnovne vrste sadržaja dokumenta ili iz vrste sadržaja koja potječe iz vrste sadržaja dokumenta. Time se osiguravaju da su osnovni stupci za vrste dokumenata, kao što su naslov i stvorili, prisutni i da možete povezati predložak s vrstom sadržaja. Ako je osnovna vrsta sadržaja (kao što je dokument) dovoljna, unesite naziv vrste sadržaja u stupac vrsta sadržaja na radnom listu "Analiza upotrebe dokumenta".
Napomena: Podržane vrste osnovnih sadržaja ne obuhvaćaju PDF datoteke.
Informacije o promjeni vrsta osnovnih sadržaja potražite u člankuupute za uređivanje unaprijed definiranih vrsta sadržaja i stupaca web-mjesta"(https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Vrste sadržaja popisa za planiranje
Elementi vrste sadržaja popisa obuhvaćaju stupce metapodataka povezanih s vrstom sadržaja i tijekovima rada koji se mogu izvoditi na stavkama te vrste sadržaja. Koristite vrstu sadržaja popisa da biste definirali vrstu stavke popisa koja je jedinstvena za vaše rješenje. Primjerice, u rješenju centra za zvanje korisnika u kojem profesionalci za podršku istražuju i rješavaju tehničke probleme kupaca, može se koristiti vrsta sadržaja popisa za standardiziranje podataka za svaki incident s podrškom i praćenje incidenta pomoću tijeka rada.
Planiranje tijekova rada
Tijekovi rada provode poslovne procese na dokumentima, web-stranicama, obrascima i stavkama popisa u SharePoint Server 2016. Mogu se povezati s bibliotekama, popisima i vrstama sadržaja.
U upravljanju dokumentima koristite tijekove rada za usmjeravanje dokumenata od osobe do osobe tako da svaki od njih može dovršiti zadatke upravljanja dokumentima, kao što su pregledavanje dokumenata, odobravanje publikacije ili upravljanje njihovom dispozicijom. Koristite i prilagođene tijekove rada da biste dokumente premjestili s jednog web-mjesta ili biblioteke na drugu. Možete, primjerice, dizajnirati tijek rada da biste kopirali dokument s jednog web-mjesta na drugi kada je dokument zakazan za arhivirati.
SharePoint Server 2016 obuhvaća tijek rada s tri stanja, koji možete koristiti za upravljanje poslovnim procesima koji prate status stavke kroz tri države ili faze. SharePoint Server 2016 obuhvaća i sljedeće tijekove rada koje moraju imati adrese za upravljanje dokumentima:
-
Prikupljanje povratnih informacija Šalje dokument na pregled.
-
Odobravanje Šalje dokument na odobravanje, često kao preduvjet za njihovo objavljivanje.
-
Razmještaja Upravlja istekom i dispozicijom dokumenta.
-
Prikupljanje potpisa Usmjerava dokument za potpise.
Povežite tijek rada s vrstom sadržaja kada želite da tijek rada bude dostupan prilikom korištenja te vrste sadržaja. Primjerice, vrsta sadržaja narudžbenice može zahtijevati odobrenje upravitelja da bi se transakcija mogla dovršiti. Da biste bili sigurni da je tijek rada za odobrenje uvijek dostupan kada se pokrene narudžbenica, stvorite vrstu sadržaja narudžbenice i povežite tijek rada za odobrenje s njom. Zatim dodajte vrstu sadržaja narudžbenice u sve biblioteke dokumenata u kojima će se narudžbenica pohraniti.
Da biste planirali tijekove rada za rješenje upravljanja dokumentima, analizirajte svaku vrstu sadržaja dokumenta koju namjeravate implementirati i odredite poslovne procese koji moraju biti dostupni za izvođenje na sadržaju te vrste. Zatim Identificiraj tijekove rada koje ćete morati učiniti dostupnima za taj sadržaj.
Slijedi ogledna tablica koja analizira tijekove rada za vrstu sadržaja ugovora.
|
Postupak ugovora |
Tijek rada za ugovore |
|---|---|
|
Pregledajte skice. |
Prikupljanje povratnih informacija |
|
Nabavite odobrenje menadžera i pravnog savjetnika. |
Odobravanje |
|
Rješavanje otvorenih problema. |
Praćenje problema |
|
Nabavite potpise. |
Prikupljanje potpisa |
Dodatne informacije potražite u članku tijek rada u sustavu SharePoint 2013.
Radni list
Pomoću sljedećeg radnog lista snimite informacije koje se spominju u ovom članku:
-
Vrsta sadržaja i radni list planiranja tijeka rada (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878)
