Planiranje skupova dokumenata u sustavu SharePoint Server

O skupovima dokumenata

Skupovi dokumenata predstavljaju značajku u SharePoint Server 2016 koja tvrtki ili ustanovi omogućuje upravljanje jedinstvenim proizvodom ili radom, što može uključivati više dokumenata ili datoteka. Skup dokumenata posebna je vrsta mape koja objedinjuje jedinstvene atribute skupa dokumenata, atribute i ponašanje mapa i dokumenata te nudi korisničko sučelje (UI), metapodatke i elemente objektnog modela da bi vam pomoglo upravljati svim aspektima radnog proizvoda.

Za timove i korisnike u mnogim organizacijama, skupu dokumenata ili radnom proizvodu potrebno je bolje upravljati projektom ili sustavom za isporuku. Pravni tim možda će, primjerice, morati prikupljati, stvarati i upravljati raznim dokumentima, fotografijama i audiodatotekama koje se odnose na određeni slučaj. Prodajni tim možda mora kompilirati dokumente iz različitih izvora da bi stvorio i upravljao zahtjevom za prijedlogom (RFP) za potencijalnog klijenta. Skupovi dokumenata daju tim timovima i korisnicima mogućnost upravljanja tim skupovima dokumenata kao pojedinačne zbirke, isporučivi ili radni proizvod. Vlasnici skupa dokumenata mogu stvoriti prilagođenu stranicu dobrodošlice koja može prikazati stavke uključene i važne informacije o radnom proizvodu.

U SharePoint Server 2016, organizacije koje žele stvarati skupove dokumenata i upravljati njima dosljedno mogu konfigurirati vrstu sadržaja skupa dokumenata za svaki radni proizvod koji obično stvaraju. Vrsta sadržaja skupa dokumenata može definirati odobrene vrste sadržaja, atribute, zadane stavke, stupce, tijekove rada i pravila. Dodatni prilagođeni oblici sadržaja skupa dokumenata mogu se stvoriti iz nadređene vrste sadržaja, svaki nasljeđivanje svojstava i postavki iz nadređene vrste sadržaja skupa dokumenata. Kada se vrsta sadržaja doda u biblioteku, korisnici mogu stvoriti skup dokumenata koji nasljeđuje atribute vrste sadržaja skupa dokumenata pomoću nove naredbe. Vrsta sadržaja skupa dokumenata sadrži dodatne postavke koje omogućuju određivanje dopuštenih vrsta sadržaja, zadanog sadržaja, zajedničkih stupaca, stupaca stranice dobrodošlice i zadanog prikaza stranice dobrodošlice.

Dodatne informacije o vrstama sadržaja potražite u članku Planiranje vrsta sadržaja i tijekova rada (SharePoint Server 2010).

Dodatne informacije o stvaranju skupova dokumenata i upravljanje njima u SharePoint Server 2016 potražite u članku Stvaranje i konfiguriranje nove vrste sadržaja skupa dokumenata u pomoći za SharePoint Server 2016.

Administriranje skupova dokumenata

Skupovi dokumenata u SharePoint Server 2016 dijele mnoge iste atribute i svojstva kao mape. No postoje neke važne napomene koje biste trebali imati na umu prilikom planiranja rješenja za skup dokumenata.

• Broj dokumenata koji mogu postojati u skupu dokumenata nema ograničenja. No, vrijeme učitavanja prikaza može biti ograničeno pomoću praga prikaza popisa koji je po zadanom postavljen na stavke 5.000. Mape su dopuštene u skupovima dokumenata, no navigacija metapodacima ne može se koristiti u skupu dokumenata. Stoga je važno razmotriti mogućnost prekoračenja pragova prikaza popisa i interesa za navigaciju kada ustanovite koliko stavki bi trebalo postojati u skupu dokumenata. Osim toga, kada koristite značajku Šalji u s skupom dokumenta, zbroj za sve dokumente u skupu dokumenata ne može biti veći od 50MB. Za zbirku ili rad proizvoda s vrlo velikim brojem stavki, struktura mapa u biblioteci dokumenata može biti bolje rješenje.

• Ne postoji ograničenje broja skupova dokumenata koji mogu postojati u biblioteci dokumenata. No broj skupova dokumenata koji se mogu prikazivati na popisima ograničit će se na prag prikaza popisa.

• Ako koristite zajedničke metapodatke, ako postoji više od 10 stavki koje koriste zajedničke metapodatke u skupu dokumenata, ažuriranjem metapodataka bit će pokrenuti posao mjerača vremena svakih 15 minuta. Ako, primjerice, imate 10 dokumenata na najvišoj razini biblioteke, a jedan dokument u skupu dokumenata s zajedničkim metapodacima, vremenski se zadatak neće pokrenuti. No ako dodate još jedan skup dokumenata s još 9 dokumenata, pokrenuti će se zadatak mjerača vremena.

• Prilikom korištenja proizvodnog postupka skupa dokumenata, Skupovi dokumenata koji se šalju u organizator sadržaja ostat će u biblioteci za ispuštanje i bit će premješteni na odgovarajuće mjesto uz posao mjerača vremena za obradu organizatora sadržaja, koji se po zadanom izvršava dnevno.

Da biste koristili skupove dokumenata u zbirci web-mjesta, potrebno je omogućiti značajku skupova dokumenata.

Omogućivanje značajke skupova dokumenata za zbirku web-mjesta

1. Na stranici Postavke web-mjesta u odjeljku Administracija zbirke web-mjesta kliknite značajke zbirke web-mjesta.

2. Na stranici značajke , za skupove dokumenata, kliknite Aktiviraj.

Kada je značajka skupova dokumenata omogućena, možete stvoriti vrste sadržaja za skup dokumenata.

Planiranje vrsta sadržaja za postavljanje dokumenata

Možete planirati vrste sadržaja skupa dokumenata za rješenje pomoću radnog lista Analiziraj korištenje dokumenta, koje možete dovršiti pomoću članka identificiranje korisnika i analiza korištenja dokumenata u sustavu SharePoint 2013. Nakon toga možete koristiti radni list vrste sadržaja (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409) da biste snimili odluke o svakom novom obliku sadržaja skupa dokumenata koji ćete koristiti u rješenju.

Planiranje vrsta sadržaja skupa dokumenata pomoću radnog lista vrste sadržaja

1. Unesite skup dokumenata u polje vrsta sadržaja    na radnom listu vrste sadržaja.

2. Unesite URL web-mjesta na kojem će biti definirana nova vrsta sadržaja skupa dokumenata. Primjetite da su vrste sadržaja dostupne na web-mjestu na kojem su definirane i na svim web-mjestima ispod tog web-mjesta.

3. Određivanje nadređene vrste sadržaja    Unesite nadređenu vrstu sadržaja skupa dokumenata u polje nadređene vrste sadržaja    na radnom listu vrste sadržaja. To će biti osnovna vrsta sadržaja skupa dokumenata ili prilagođena vrsta sadržaja skupa dokumenata koju ste već planirali.

4. Određivanje postavki skupa dokumenata    Odredite, a zatim navedite sljedeće postavke skupa dokumenata na radnom listu vrste sadržaja:

   1. Određivanje dopuštenih vrsta sadržaja    Navedite zadane vrste sadržaja koje će biti dopuštene u ovoj vrsti sadržaja skupa dokumenata.

   2. Određivanje zadanog sadržaja    Ako je vrsta sadržaja za postavljanje dokumenta konfigurirana tako da automatski stvara zadani sadržaj prilikom stvaranja nove instance skupa dokumenata, možete dodati datoteke u skup dokumenata ručno. Mogu se dodati samo datoteke dopuštenih vrsta sadržaja za skup dokumenata.

   3. Određivanje zajedničkih stupaca    Odredite hoće li se vrijednosti stupaca za skup dokumenata automatski sinkronizirati sa svim dokumentima koji se nalaze u skupu.

   4. Određivanje stupaca stranice dobrodošlice    Navedite koje stupce treba prikazati na stranici dobrodošlice za svaki skup dokumenata.

   5. Određivanje prikaza stranice dobrodošlice    Navedite prikaz za prikaz sadržaja skupa dokumenata na stranici dobrodošlice.

5. Određivanje stupaca i redoslijeda stupaca    U tablici Stupci plana    na radnom listu vrste sadržaja:

   1. Unesite svaki stupac koji je naslijeđen od nadređene vrste sadržaja. U odjeljku novo?    stupac upišite ne za svaki unos.

   2. Za svaki dodatni stupac unesite naziv unaprijed definiranih stupaca ili stupca koji ćete stvoriti. Unesite imena dodatnih stupaca, njihove vrste i navedite jesu li nove.

6. U odjeljku predložak plana    na radnom listu upišite none.

7. Određivanje tijekova rada    Ako postoji raspoloživi tijek rada koji je relevantan za vrstu sadržaja skupa dokumenata, možete je pridružiti i vrsti sadržaja. Tijek rada može se pokrenuti na bilo kojoj stavci popisa te vrste sadržaja. Potpuna rasprava o planiranju tijeka rada potražite u članku Planiranje tijekova rada. Kada pregledate tijekove rada i odredite koji su tijekovi rada dostupni, unesite svaki tijek rada koji će biti pridružen vrsti sadržaja u tablici Tijekovi rada    na radnom listu vrste sadržaja. Ako tijek rada nije naslijeđen od nadređene vrste sadržaja, unesite te informacije u novi.    stupac.

8. Određivanje pravilnika    Pravilo je skup pravila za neku vrstu sadržaja; značajke pravilnika sadrže pojedinosti o svakom pravilu, kao što su jesu li stavke vrste sadržaja moguće ispisati ili koje se akcije na stavci moraju nadzirati. Dodatne informacije o planiranju pravilnika potražite u članku Planiranje pravilnika za upravljanje informacijama u sustavu SharePoint Server 2013. Kada pregledate pravila i odredite koje su značajke pravilnika i predlošci pravilnika dostupni, u odjeljku Planiranje pravilnika    na radnom listu vrsta sadržaja učinite sljedeće:

   1. Ako nadređena vrsta sadržaja ima postavke pravilnika, ona će se primijeniti nepromijenjena u novoj vrsti sadržaja. Time se osiguravaju da se pravila, nakon postavljanja, primjenjuju u svim relevantnim vrstama sadržaja. Ako sadašnja vrsta sadržaja nasljeđuje postavke pravilnika od nadređene vrste, u odjeljku Planiranje pravilnika    na radnom listu vrsta sadržaja odgovorite da na pitanje: "je li pravilo definirano u nadređenoj vrsti sadržaja?"

   2. Ako sadašnja vrsta sadržaja nasljeđuje pravilo na temelju nadređene vrste sadržaja, u odjeljku zapis polja naziv pravilnika    u odjeljku Planiranje pravilnika    upišite naziv predloška pravila. Slično tome, ako sadašnja vrsta sadržaja ne nasljeđuje pravilo, a želite primijeniti predložak pravilnika, u odjeljku zapis naziva pravila    u odjeljku Planiranje pravilnika    upišite naziv predloška pravilnika.

   3. Ako sadašnja vrsta sadržaja nasljeđuje jednu ili više značajki pojedinačnih pravilnika iz nadređene vrste sadržaja, unesite značajku pravilnika u tablicu značajke    u odjeljku Planiranje pravilnika    na radnom listu. Obratno, ako sadašnja vrsta sadržaja ne nasljeđuje pravilo, a vi želite povezati značajke pravilnika s trenutnim tipom sadržaja, unesite te značajke pravilnika u tablicu značajki    . Imajte na sebi da ne možete povezati pojedinačne značajke pravilnika i pravilo prema nazivu u vrstu sadržaja.

Radnih listova

Pomoću sljedećih radnih listova snimite informacije o kojima se raspravlja u ovom članku:

• Radni list vrste sadržaja (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analiziranje radnog lista korištenja dokumenata (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)