Postavljanje automatiziranog tijeka rada između Microsoft Forms i programa Excel putem servisa Power Automate

Uvod

Ovaj će vas vodič voditi kroz postupak postavljanja automatiziranog tijeka rada između programa Microsoft Forms i programa Excel pomoću značajke Power Automate. Tijek rada može automatski dodati Forms odgovora u unaprijed definiranu datoteku programa Excel.

Preduvjeti

Prije početka provjerite imate li sljedeće:

• Račun za Microsoft 365 s pristupom Microsoft Forms i programu Excel (provjerite opis servisa Microsoft 365)

• Pristup servisu Power Automate (provjerite licenciranje servisa Power Automate za licence za power automate za račun za Microsoft 365)

Vodič korak po korak

1. Stvaranje Microsoftova obrasca

Da biste započeli, potreban vam je Microsoftov obrazac koji prikuplja podatke koje želite automatizirati. Slijedite ove korake:

• Prijavite se na račun za Microsoft 365 i prijeđite na Microsoft Forms.

• Stvorite obrazac i dizajnirajte obrazac dodavanjem pitanja i konfiguriranjem po potrebi.

2. Postavljanje proračunske tablice programa Excel

Zatim pripremite proračunsku tablicu programa Excel za pohranu podataka prikupljenih iz obrasca:

• Otvorite Excel i stvorite novu radnu knjigu ili koristite postojeću radnu knjigu.

• Označite stupce tako da odgovaraju poljima u Microsoftovu obrascu. Ako obrazac, primjerice, prikuplja imena i adrese e-pošte, stupci mogu biti označeni kao "Ime" i "E-pošta".

• Spremite radnu knjigu na OneDrive ili u SharePoint da biste joj mogli pristupiti putem servisa Power Automate.

Ako već imate datoteku programa Excel povezanu s obrascem (putem mogućnosti "Otvori rezultat u programu Excel" sa stranice Forms rezultata), stupci će se automatski stvoriti. Po potrebi možete prilagoditi stupce.

3. Stvaranje novog tijeka u dodatku Power Automate

Sada ćete stvoriti tijek u dodatku Power Automate da biste obrazac povezali s proračunskom tablicom programa Excel:

• Otvaranje i prijava u Power Automate

• i na lijevom izborniku kliknite "Stvori".

• Odaberite "Automatizirani tijek oblaka" i dodijelite naziv toku (npr. "Form to Excel Automation").

• U odjeljku "Odabir okidača tijeka" potražite i odaberite "Microsoft Forms".

• Odaberite "Kada se novi odgovor šalje" kao okidač.

4. Konfiguriranje okidača

Zatim ćete konfigurirati okidač da biste odredili koji bi odgovori obrasca trebali pokrenuti tijek:

• Na padajućem popisu odaberite obrazac čije podatke želite automatizirati. Ako se obrazac ne prikaže, zalijepite ID obrasca iz URL-a obrasca da biste dodali obrazac.

• Kliknite "Novi korak" da biste nastavili.

5. Dodavanje akcije za dobivanje odgovora na obrazac

Nakon postavljanja okidača dodajte akciju za dohvaćanje odgovora obrasca:

• Potražite "Microsoft Forms" i odaberite "Dohvati pojedinosti o odgovoru".

• Na padajućem popisu odaberite obrazac.

• U polju "ID odgovora" u okviru dinamičnog sadržaja odaberite "ID odgovora".

6. Dodavanje akcije za popunjavanje proračunske tablice programa Excel

Sada ćete postaviti akciju za pisanje odgovora obrasca u proračunsku tablicu programa Excel:

• Kliknite "Novi korak" i potražite "Excel Online (tvrtke)".

• Odaberite "Dodaj redak u tablicu".

• Odaberite mjesto datoteke programa Excel (OneDrive ili SharePoint), odaberite biblioteku dokumenata i prijeđite na datoteku koju ste prethodno stvorili.

• Odaberite tablicu unutar proračunske tablice u koju želite umetnuti podatke obrasca.

• Mapiranje polja iz obrasca u stupce u tablici programa Excel odabirom dinamičnog sadržaja za svaki stupac.

• Spremite tijek.

7. Testirajte tijek

Prije finalizacije ključno je testirati tijek da bi pravilno funkcionirao:

• Pošaljite testni odgovor na Microsoftov obrazac.

• Idite na Power Automate i provjerite povijest tijeka da biste vidjeli je li se uspješno pokrenula.

• Otvorite datoteku programa Excel da biste provjerili jesu li podaci točno zabilježeni.

Savjeti za otklanjanje poteškoća

Ako naiđete na probleme, razmotrite ove korake za otklanjanje poteškoća:

• Provjerite jesu li sve veze (Microsoft Forms, Excel i Power Automate) provjerene i imaju li potrebne dozvole.

• Dvaput provjerite je li tablica programa Excel oblikovana kao tablica (u programu Excel koristite "Oblikuj kao tablicu").

• Pregledajte dinamičko mapiranje sadržaja da biste bili sigurni da su sva polja pravilno poravnata.

• Provjerite nema li datoteka programa Excel dodatnu vezu za sinkronizaciju podataka da biste izbjegli duplicirane podatke.