Postavljanje automatiziranog tijeka rada između programa Microsoft Forms i programa Excel putem servisa Power Automate

Postavljanje automatiziranog tijeka rada između programa Microsoft Forms i programa Excel putem servisa Power Automate

Uvod

Ovaj će vas vodič provesti kroz postupak postavljanja automatiziranog tijeka rada između programa Microsoft Forms i programa Excel pomoću značajke Power Automate. Tijek rada mogao bi automatski dodati podatke odgovora iz aplikacije Forms u unaprijed definiranu datoteku programa Excel.

Preduvjeti

Najprije provjerite je li dostupno sljedeće:

• Račun za Microsoft 365 s pristupom servisu Microsoft Forms i programu Excel (Provjerite opis servisa Microsoft 365)
• Pristup servisu Power Automate (provjerite licenciranje servisa Power Automate za početne licence za račun za Microsoft 365)

Vodič korak po korak

1. Stvaranje Microsoftova obrasca

Za početak vam je potreban Microsoft Form koji prikuplja podatke koje želite automatizirati. Slijedite ove korake:

• Prijavite se na račun za Microsoft 365 i idite na Microsoft Forms.
• Stvorite obrazac i dizajnirajte ga dodavanjem pitanja i konfiguriranjem prema potrebi.

2. Postavljanje proračunske tablice programa Excel

Zatim pripremite proračunsku tablicu programa Excel za pohranu podataka prikupljenih iz obrasca:

• Otvorite Excel i stvorite novu radnu knjigu ili koristite postojeću.
• Označite stupce tako da odgovaraju poljima u Microsoft obrascu. Ako, primjerice, obrazac prikuplja imena i adrese e-pošte, stupci će možda biti označeni kao "Ime" i "E-pošta".

• Spremite radnu knjigu na OneDrive ili u SharePoint da bi joj mogao pristupiti Power Automate.

Ako već imate datoteku programa Excel povezanu s obrascem (putem naredbe "Otvori rezultat u programu Excel" sa stranice s rezultatima obrasca), stupci će se automatski stvoriti. Stupce možete prilagoditi po potrebi.

3. Stvaranje novog tijeka u servisu Power Automate

Sada ćete stvoriti tijek u servisu Power Automate za povezivanje obrasca s proračunskom tablicom programa Excel:

• Otvaranje i prijava u Power Automate

• i kliknite na "Stvori" u lijevom izborniku.

• Odaberite "Automatizirani tijek u oblaku" i dajte naziv svom tijeku (npr. "Obrazac za Excel Automation").
• U odjeljku "Odaberite okidač tijeka" pretražite i odaberite "Microsoft Forms".
• Kao okidač odaberite "Kada se pošalje novi odgovor".

4. Konfiguriranje okidača

Zatim ćete konfigurirati okidač da biste odredili koji će odgovori obrasca pokrenuti tijek:

• Na padajućem popisu odaberite obrazac čije podatke želite automatizirati. Ako se obrazac ne prikazuje, zalijepite ID obrasca iz URL-a obrasca da biste dodali obrazac.

• Kliknite na "Novi korak" da biste nastavili.

5. Dodavanje akcije za dobivanje odgovora iz obrasca

Kada postavite okidač, dodajte akciju za dohvaćanje odgovora iz obrasca:

• Potražite "Microsoft Forms" i odaberite "Dohvati pojedinosti odgovora".

• Na padajućem popisu odaberite obrazac.
• U polju "ID odgovora" u okviru s dinamičnim sadržajem odaberite "ID odgovora".

6. Dodavanje akcije za popunjavanje proračunske tablice programa Excel

Sada ćete postaviti akciju za pisanje odgovora iz obrasca u proračunsku tablicu programa Excel:

• Kliknite na "Novi korak" i potražite "Excel Online (Business)".
• Odaberite "Dodaj redak u tablicu".

• Odaberite mjesto datoteke programa Excel (OneDrive ili SharePoint), odaberite biblioteku dokumenata, a zatim prijeđite do datoteke koju ste prethodno stvorili.
• Odaberite tablicu u proračunskoj tablici u koju želite umetnuti podatke obrasca.

• Mapirajte polja iz obrasca na stupce u tablici programa Excel odabirom dinamičnog sadržaja za svaki stupac.
• Spremite tijek.

7. Testiranje tijeka

Prije finalizacije ključno je testirati tijek da biste provjerili funkcionira li pravilno:

• Pošaljite testni odgovor na Microsoftov obrazac.
• Idite na Power Automate i provjerite povijest tijeka da biste vidjeli je li se uspješno pokrenuo.

• Otvorite datoteku programa Excel da biste provjerili jesu li podaci točno zabilježeni.

Savjeti za otklanjanje poteškoća

Ako naiđete na probleme, razmotrite ove korake za otklanjanje poteškoća:

• Provjerite jesu li sve veze (Microsoft Forms, Excel i Power Automate) provjerene i imaju li potrebne dozvole.
• Ponovno provjerite je li tablica programa Excel oblikovana kao tablica (u programu Excel upotrijebite naredbu "Oblikuj kao tablicu").
• Pregledajte dinamičko mapiranje sadržaja da biste provjerili jesu li sva polja pravilno poravnata.
• Provjerite nema li datoteka programa Excel dodatnu vezu za sinkronizaciju podataka da biste izbjegli dupliciranje podataka.