Zapis je dokument ili neki drugi elektronički ili fizički subjekt u tvrtki ili ustanovi koji služi kao dokaz o aktivnosti ili transakciji koju je izvršila tvrtka ili ustanova i koja zahtijeva zadržavanje tijekom nekog vremenskog razdoblja. Upravljanje zapisima postupak je kojim tvrtka ili ustanova:
-
Određuje koje vrste podataka treba smatrati zapisima.
-
Određuje način na koji će se aktivni dokumenti koji će postati zapisi rukovati dok se koriste te određuje kako ih je potrebno prikupiti nakon što se izjasne da su zapisi.
-
Određuje na koji način i koliko bi se dugo svaka vrsta zapisa trebala zadržati radi zadovoljavanja pravnih, poslovnih ili regulatornih zahtjeva.
-
Istražuje i implementira tehnološka rješenja i poslovne procese da bi tvrtka ili ustanova ispunila svoje obveze upravljanja zapisima na troškovno učinkovit i nenametljiv način.
-
Obavlja zadatke povezane s zapisima, kao što su odlaganje isteklih zapisa ili pronalaženje i zaštita zapisa povezanih s vanjskim događajima, kao što su tužbe.
Određivanje dokumenata i drugih fizičkih ili elektroničkih stavki u vašoj tvrtki ili ustanovi zapisi odgovornost su službenika za usklađenost tvrtki, upravitelja zapisa i pravnika. Ako pažljivo kategorizirate sve poslovne sadržaje u tvrtki ili ustanovi, ti vam korisnici mogu pomoći da dokumente zadržite u odgovarajućem vremenskom razdoblju. Dobro dizajnirani sustav za upravljanje zapisima pridonosi zakonitoj zaštiti tvrtke ili ustanove, pomaže tvrtki ili ustanovi da pokaže usklađenost s regulatornim obvezama i povećava učinkovitost organizacije promicanjem rasporeda stavki koje nisu zapisi.
Sustav za upravljanje zapisima obuhvaća sljedeće elemente:
-
Analiza sadržaja koja opisuje i kategorizira sadržaj u tvrtki ili tvrtki koja može postati zapisi, koja nudi izvorišna mjesta i koja opisuje kako će se sadržaj premjestiti u aplikaciju za upravljanje zapisima.
-
Plan datoteke koji označava, za svaku vrstu zapisa u tvrtki, gdje ih je potrebno zadržati kao zapise, pravilnike koji se na njih odnose, koliko ih je potrebno zadržati, kako ih treba zbrinuti i tko je odgovoran za upravljanje njima.
-
Dokument sa zahtjevima usklađenosti koji definira pravila koja it sustavi tvrtke ili ustanove moraju slijediti da bi se osigurala usklađenost i metode koje se koriste za sudjelovanje članova korporacijskog tima.
-
Način prikupljanja zapisa koji više nisu aktivni iz svih izvora zapisa, kao što su poslužitelji za suradnju, poslužitelji datoteka i sustavi e-pošte.
-
Način nadzora zapisa dok su aktivni.
-
Metoda za snimanje metapodataka zapisa i povijesti nadzora te za održavanje.
-
Postupak za držanje zapisa (obustavljanje njihova raspolaganja) kada se odvijaju događaji kao što su parni đaji.
-
Sustav za praćenje i izvješćivanje o rukovanju zapisima radi osiguravanja da zaposlenici arhivi, pristupaju njima i upravljaju njima u skladu s definiranim pravilima i procesima.
SharePoint obuhvaća značajke koje tvrtkama i ustanovama mogu pomoći pri implementaciji integriranih sustava za upravljanje zapisima i procesa.
Pregled planiranja upravljanja zapisima
U ovoj su temi opisani koraci planiranja koje biste trebali poduzeti da biste bili sigurni da će sustav za upravljanje zapisima koji implementi SharePoint na temelju ciljeva upravljanja zapisima tvrtke ili ustanove. Slijedi pretpregled postupka planiranja upravljanja zapisima:
-
Prepoznavanje uloga upravljanja zapisima Za uspješno upravljanje zapisima potrebne su specijalizirane uloge, kao što su sljedeće:
-
Upravitelji zapisima i službenici za usklađenost kategoriziraju zapise u tvrtki ili ustanovi i da bi vodili postupak upravljanja zapisima.
-
IT osoblje za implementaciju sustava koji učinkovito podržavaju upravljanje zapisima.
-
Upravitelji sadržaja mogu pronaći mjesto na kojem se čuvaju podaci o tvrtki ili ustanovi te da bi bili sigurni da njihovi timovi prate prakse upravljanja zapisima.
-
-
Analiza sadržaja tvrtke ili ustanove Prije stvaranja plana datoteka upravitelji zapisa i upravitelji sadržajem u tvrtki ili ustanovi određuju koji dokumenti i druge stavke mogu postati zapisi.
-
Razvoj plana datoteka Kada analizirate sadržaj tvrtke ili ustanove i utvrdite rasporede zadržavanja, ispunite ostatak plana datoteke. Planovi datoteka razlikuju se od tvrtke ili ustanove do tvrtke ili ustanove, ali općenito opisuju vrste stavki za koje tvrtka potvrđuje da su zapisi, označavaju gdje se pohranjuju, opisuju razdoblja zadržavanja i daju druge informacije, kao što su tko je odgovoran za upravljanje njima i čiju širu kategoriju zapisa pripadaju.
-
Razvoj rasporeda zadržavanja Za svaku vrstu zapisa odredite kada više nije aktivan (koristi se), koliko će se dugo zadržati nakon toga i kako je u konačnici treba zbrinuti.
-
Procjena i poboljšavanje praksi upravljanja dokumentima Provjerite primjenjuju li se obavezni pravilniki u spremištima dokumenata. Na primjer, provjerite je li sadržaj pod odgovarajućim nadzorom da bi se odgovarajuće revizije zadržale zajedno sa zapisima.
-
Dizajniranje rješenja za upravljanje zapisima Odredite želite li stvoriti arhivu zapisa, upravljati zapisima na mjestu ili koristiti kombinaciju dvaju pristupa. Na temelju plana datoteka dizajnirajte arhivu zapisa ili odredite kako koristiti postojeća web-mjesta za sadrže zapise. Definirajte vrste sadržaja, biblioteke, pravilnike i, kada je potrebno, metapodatke koji određuju mjesto na koje se dokument usmjerava.
-
Planiranje kako sadržaj postaje zapis Ako koristite e- SharePoint za aktivno upravljanje dokumentima i upravljanje zapisima, možete stvoriti prilagođene tijekove rada da biste dokumente premjestili u arhivu zapisa. Ako koristite SharePoint ili vanjski sustav za upravljanje dokumentima, možete planirati i razvijati sučelja koja premještaju sadržaj iz tih sustava u arhivu zapisa ili koja dokument deklariraju kao zapis, ali ne premještajte dokument. Stvorite i plan obuke koji će korisnike naučiti kako stvarati zapise i raditi s njim.
-
Planiranje integracije e-pošte Odredite hoćete li upravljati zapisima e-pošte u SharePoint ili hoćete li upravljati zapisima e-pošte unutar same aplikacije za e-poštu.
-
Planiranje usklađenosti za društveni sadržaj Ako vaša tvrtka ili ustanova koristi društvene mreže, kao što su blogovi ili wiki, odredite kako će taj sadržaj postati zapisi.
-
Planiranje izvješćivanja o usklađenosti i dokumentacije Da biste provjerili provodi li vaša tvrtka ili ustanova potrebne postupke upravljanja zapisima i da biste ih obavijestili, trebali biste dokumentirati planove i procese upravljanja zapisima. Ako se vaša tvrtka angažira u parnici povezanoj s zapisima, možda ćete morati izraditi smjernice za upravljanje zapisima, planove implementacije i metrike o učinkovitosti.
