Microsoft 365 nudi razne vrste grupa koje timovima mogu pomoći da učinkovitije surađuju. Svaka vrsta grupe ima jedinstvenu svrhu, kao što je upravljanje razgovorima e-poštom, zajedničko korištenje datoteka ili organiziranje događaja. U ovom ćemo članku istražiti različite vrste grupa u sustavu Microsoft 365 i za što se mogu koristiti da biste mogli odabrati onu koja odgovara potrebama suradnje vašeg tima.
Vrste grupa u sustavu Microsoft 365
-
grupe sustava Microsoft 365 su za suradnju unutar vaše tvrtke ili ustanove. Isporučuju se s adresom e-pošte grupe i web-mjestom sustava SharePoint na kojem možete zajednički koristiti dokumente, bilješke i dnevni red sastanka. Možete koristiti grupe sustava Microsoft 365 za upravljanje projektima, timska komunikacija i zajedničko korištenje dokumenata.
-
Grupe za raspodjelu koriste se za emitiranje informacija i ažuriranja osobama unutar i izvan tvrtke ili ustanove. Mogu se koristiti za zajedničko korištenje ažuriranja zadataka, promjena u tvrtki ili ustanovi ili događaja s određenim skupom klijenata ili zaposlenika.
-
Sigurnosne grupe osmišljene su za dopuštanje pristupa resursima okruženja Microsoft 365 i olakšavanje administracije. Mogu se koristiti za dodjelu pristupa važnim resursima tvrtke kao što su alati, portali, izvješća i uređaji kao što su pisači.
-
Sigurnosne grupe s omogućenom poštom su kao sigurnosne grupe, ali s dodanom mogućnosti slanja poruka e-pošte svim članovima. Mogu se koristiti za slanje vijesti, promocija i ažuriranja tvrtki vašem prodajnom timu.
Grupe se mogu stvoriti u aplikacijama sustava Centar za administratore okruženja Microsoft 365 Microsoft 365 kao što su Outlook, Teams i još mnogo toga. Grupe možete stvarati na mreži ili lokalno, ovisno o postavkama tvrtke ili ustanove. Nakon stvaranja možete dodati članove, postaviti dozvole i početi ga koristiti za suradnju, komunikaciju i resurse za zajedničko korištenje.
Uloge vlasnika, članova i gostiju u grupama
-
Vlasnik – vlasnik grupe osoba je koja stvara grupu i ima potpunu kontrolu nad grupom. Vlasnici mogu dodavati i uklanjati članove, mijenjati postavke grupe te upravljati resursima grupe kao što su datoteke i kalendari.
-
Član – članovi su osobe koje je vlasnik dodao u grupu. Članovi mogu pristupiti resursima grupe i sudjelovati u grupnim razgovorima.
-
Gost – gosti su osobe koje nisu članovi vaše tvrtke ili ustanove, ali vlasnik ima pristup resursima grupe. Gosti se mogu pozvati da se pridruže grupi radi suradnje na određenim projektima ili slanja povratnih informacija. Saznajte više o dodavanju gostiju korisnika u grupe sustava Microsoft 365.
Upravljanje grupama u sustavu Microsoft 365
U sustavu Microsoft 365 grupu možete stvarati i upravljati grupom te naposljetku povući iz upotrebe. Prilikom stvaranja grupe vlasnik može odabrati vrstu grupe, dodati članove i postaviti dozvole. Nakon stvaranja grupe vlasnik može upravljati dodavanjem ili uklanjanjem članova, promjenom postavki grupe i upravljanjem resursima kao što su datoteke i kalendari. U jednom trenutku grupa možda više neće biti potrebna, a vlasnik može povući grupu iz upotrebe, čime je uklanja iz sustava i onemogućivanje pristupa svim resursima.
Važno je napomenuti da grupe zahtijevaju da vlasnik pravilno funkcionira. Ako grupa nema vlasnika ili je vlasnik izbrisan, automatizirani sustav grupi dodjeljuje novog vlasnika. Taj postupak pomaže u funkcionalnom upravljanju grupama i osigurava da uvijek postoji vlasnik odgovoran za upravljanje grupom. Saznajte više o upravljanju grupama sustava Microsoft 365 bez vlasnika.
