Stvaranje i zajedničko korištenje nadzorne ploče s programima Excel i Microsoft Groups

Nadzorna ploča vizualni je prikaz ključnih metrika koja omogućuje brz prikaz i analizu podataka na jednom mjestu. Nadzorne ploče ne samo da pružaju konsolidirane prikaze podataka, već i samoposlužnu poslovnu inteligenciju, u kojoj korisnici mogu filtrirati podatke da bi prikazali samo ono što im je važno. Excel je u prošlosti često zahtijevao generiranje više izvješća za različite osobe ili odjele ovisno o njihovim potrebama.

Primjer nadzorne ploče programa Excel s rezačima i tim crtom

Pregled

U ovoj ćemo temi govoriti o tome kako pomoću više zaokretnih tablica, zaokretnih grafikona i alata zaokretne tablice stvoriti dinamičnu nadzornu ploču. Zatim ćemo korisnicima omogućiti brzo filtriranje podataka na željeni način pomoću rezača i vremenske crte, čime se vašim zaokretnim tablicama i grafikonima omogućuje automatsko proširivanje i stvaranje ugovora radi prikaza samo informacija koje korisnici žele vidjeti. Osim toga, možete brzo osvježiti nadzornu ploču prilikom dodavanja ili ažuriranja podataka. To ga čini vrlo korisnim jer izvješće nadzorne ploče morate stvoriti samo jedanput.

U ovom ćemo primjeru stvoriti četiri zaokretne tablice i grafikone iz jednog izvora podataka.

Kada stvorite nadzornu ploču, prikazat ćemo vam kako je zajednički koristiti s osobama stvaranjem Microsoftove grupe. Imamo i interaktivnu radnu knjigu programa Excel koju možete sami preuzeti i slijediti ove korake.

Preuzmite radnu knjigu vodiča nadzorne ploče programa Excel.

Dohvaćanje podataka

Podatke možete kopirati i zalijepiti izravno u Excel ili pak postaviti upit iz izvora podataka. U ovoj smo temi koristili upit Analiza prodaje iz predloška Northwind Traders za Microsoft Access. Ako ga želite koristiti, otvorite Access i idite na Datoteka > Novo>Pretraživanje pa u okvir Pretraživanje unesite "Northwind" i stvorite bazu podataka predložaka. Kada to učinite, moći ćete pristupiti svim upitima obuhvaćenima predloškom. Te smo podatke već stavili u radnu knjigu programa Excel, pa ne morate brinuti ako nemate Access.
Provjerite jesu li podaci pravilno strukturirani bez redaka ili stupaca koji nedostaju. Svaki redak mora predstavljati pojedinačni zapis ili stavku. Pomoć za postavljanje upita ili upravljanje podacima potražite u članku Dohvaćanje & pretvorbe u programu Excel.
Ako već nije, podatke oblikujte kao tablicu programa Excel. Kada uvozite podatke iz programa Access, podaci će se automatski uvesti u tablicu.

Stvaranje zaokretnih tablica

Odaberite bilo koju ćeliju u rasponu podataka i idite na Umetanje > zaokretne tablice > Novi radni list. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje zaokretne tablice radi analize podataka radnog lista.
Dodajte željena polja zaokretne tablice, a zatim oblikujte po želji. Ta će zaokretna tablica biti temelj za druge, pa biste sada trebali provesti neko vrijeme na prilagodbi stila, izgleda izvješća i općenitog oblikovanja, pa to ne morate učiniti više puta. Dodatne informacije potražite u članku Dizajniranje rasporeda i oblika zaokretne tablice.

U tom smo slučaju stvorili sažetak prodaje najviše razine prema kategoriji proizvoda i sortirani prema polju Prodaja silaznim redoslijedom.

Dodatne informacije potražite u članku Sortiranje podataka u zaokretnoj tablici ili zaokretnom grafikonu.
Kada stvorite osnovnu zaokretnu tablicu, odaberite je, a zatim je kopirajte i zalijepite onoliko puta koliko je potrebno da biste ispraznili područja na radnom listu. Te zaokretne tablice, primjerice, mogu mijenjati retke, ali ne i stupce pa smo ih postavili u isti redak s praznim stupcem između svake od njih. No možda ćete morati postaviti zaokretne tablice jedna ispod druge ako mogu proširiti stupce.

Važno: Zaokretne se tablice ne mogu preklapati, pa provjerite hoće li vaš dizajn omogućiti dovoljno prostora između njih da bi se omogućilo proširivanje i sklapanje ugovora prilikom filtriranja, dodavanja ili uklanjanje vrijednosti.

U tom ćete trenutku zaokretnim tablicama htjeti dati smislene nazive da biste znali što rade. U suprotnom će im Excel dodijeliti naziv zaokretna tablica1, zaokretna tablica2 i tako dalje. Možete odabrati svaku, a zatim idite na Analiza zaokretne tablice > zaokretnu tablicu, a zatim u okvir Naziv zaokretne tablice unesite novi naziv. To će biti važno kada dođe vrijeme za povezivanje zaokretnih tablica s rezačima i kontrolama vremenske crte.

Stvaranje zaokretnih grafikona

Kliknite bilo gdje u prvoj zaokretnoj tablici i idite na Analiza zaokretne tablice > alati > zaokretnog grafikona, a zatim odaberite vrstu grafikona. Odabrali smo kombinirani grafikon s grafikonom Prodaja kaogrupirani stupčasti grafikon, a % ukupnog zbroja kao linijski grafikon iscrtan na sekundarnoj osi.
Odaberite grafikon, a zatim na karticama Analiza zaokretnog grafikona, Dizajn i Oblikovanje odaberite željenu veličinu i oblikovanje. Dodatne informacije potražite u našoj seriji o oblikovanju grafikona.
Ponovite za svaku od preostalih zaokretnih tablica.
Sada je pravo vrijeme i za preimenovanje zaokretnih grafikona. Idite na Analiza zaokretnog > zaokretnog grafikona, a zatim unesite novi naziv u okvir Naziv grafikona .

Dodavanje rezača i vremenske crte

Rezači i vremenske crte omogućuju brzo filtriranje zaokretnih tablica i zaokretnih grafikona da biste vidjeli samo informacije koje su vam važne.

Razrezani prikaz rezača i kontrola vremenske crte na nadzornoj ploči

Odaberite bilo koju zaokretnu tablicu i idite na Analiza zaokretne tablice > filtar > Umetni rezač , a zatim provjerite svaku stavku koju želite koristiti za rezač. Za ovu nadzornu ploču odabrali smo Kategorija, Naziv proizvoda, Zaposleniki Ime klijenta. Kada kliknete U redu, rezači će biti dodani na sredinu zaslona, složeni jedan na drugi, pa ćete ih po potrebi morati rasporediti i mijenjati im veličinu.
Mogućnosti rezača: Ako kliknete neki rezač, možete otići na karticu Rezač i odabrati razne mogućnosti, kao što su Stil i broj stupaca. Više rezača možete poravnati tako da ih odaberete pomoću prečaca Ctrl + klik lijevom tipkom miša, a zatim upotrijebite alate Poravnanje na kartici Alati za rezače.
Rezač Connections: Rezači će se povezati samo sa zaokretnom tablicom koju ste koristili da biste ih stvorili, pa morate odabrati svaki rezač, a zatim otvoriti Rezač > rezač > IzvješćeConnections i provjeriti koje zaokretne tablice želite povezati sa svakom od njih. Rezači i vremenske crte mogu upravljati zaokretnim tablicama na bilo kojem radnom listu, čak i ako je radni list skriven.
Dodavanje vremenske crte: Odaberite bilo koju zaokretnu tablicu i idite na Analiza zaokretne tablice > filtar> Umetni vremensku traku, a zatim provjerite svaku stavku koju želite koristiti. Za ovu nadzornu ploču odabrali smo Datum narudžbe.
Mogućnosti vremenske crte: Kliknite vremensku traku i idite na karticu Vremenska traka i odaberite mogućnosti kao što su Stil, Zaglavlje i Opis. Odaberite mogućnost Connections da biste vremensku crtu povezali sa zaokretnim tablicama po vašem izboru.

Saznajte više o rezačima i kontrolama vremenske crte.

Sljedeći koraci

Nadzorna ploča sada je funkcionalno dovršena, ali je vjerojatno i dalje morate rasporediti onako kako želite i izvršiti konačne prilagodbe. Možda ćete, primjerice, htjeti dodati naslov izvješća ili pozadinu. Za nadzornu ploču dodali smo oblike oko zaokretnih tablica i isključili naslove i crte rešetke na kartici Prikaz.

Obavezno testirajte sve rezače i vremenske crte da biste bili sigurni da se zaokretne tablice i zaokretni grafikoni ponašaju onako kako želite. Možda ćete pronaći situacije u kojima određeni odabiri uzrokuju probleme ako se jedna zaokretna tablica želi prilagoditi i preklapati s drugim, što ne može učiniti i prikazat će se poruka o pogrešci. Ti bi se problemi trebali ispraviti prije distribucije nadzorne ploče.

Kada završite s postavljanjem nadzorne ploče, možete kliknuti karticu Zajedničko korištenje nadzorne ploče pri vrhu ove teme da biste saznali kako je distribuirati.