Stvaranje sobe za razgovor programa Lync i upravljanje njome

Imenovanje nove sobe za razgovor

Kada stvorite sobu za razgovor, preporučuje se da joj date jedinstven i opisan naziv.

1. U prozoru Stvaranje sobe u okvir Naziv sobe unesite naziv. Naziv sobe može sadržavati najviše 256 slova, brojeva ili posebnih znakova, uključujući razmake, u bilo kojoj kombinaciji.

2. Kliknite ikonu Provjeri nazive da biste provjerili ne koristi li se već uneseni naziv. Ako se koristi, zatražit će se da odaberete neki drugi.

Ako poslije promijenite naziv sobe, vama te članovima i sljedbenicima sobe ubuduće će se prikazivati novi naziv. No dobro je odmah pronaći odgovarajući naziv i ne mijenjati ga. Promjenom naziva sobe možete zbuniti korisnike koji su postavili obavijesti ili dodali vašu sobu kao favorit.

Pisanje opisa sobe za razgovor

Kada stvorite sobu za razgovor, u prozoru Stvaranje sobe kliknite Opis i unesite objašnjenje svrhe sobe. Neka opis bude kratak (najviše 256 znakova) i napišite ga tako da drugi na temelju njega mogu jednostavno odlučiti hoće li zatražiti članstvo i hoće li postaviti obavijesti da bi pratili o čemu se raspravlja u sobi. Opis u svakom trenutku možete promijeniti.

Odabir postavke privatnosti

Svaka soba za razgovor programa Lync ima postavku privatnosti, koja određuje tko je može pronaći i sudjelovati u njoj. Dostupne su tri postavke:

• Otvoreno – svatko može pronaći ovu sobu (putem pretraživanja), otvoriti je te je čitati i pisati u ("objavi u"). Otvorene sobe nemaju "članstvo" kao takve.

• Zatvoreno – osobe koje nisu članovi mogu pronaći ovu sobu i vidjeti tko je član, ali samo članovi mogu otvoriti sobu, čitati je ili objavljuti u toj sobi. (To je zadana postavka.) Da bi se pridružio zatvorenoj sobi, korisnik mora zatražiti da se upravitelj sobe doda na popis članova. Kartica sobe identificira upravitelje sobe za razgovor.

• Tajna – osobe koje nisu članovi neće moći pronaći ovu sobu ili njezinu karticu sobe, saznati tko ima članstvo u sobi ili je pročitati ili objaviti u toj sobi.

Postavku privatnosti sobe kojom upravljate možete u svakom trenutku promijeniti. Dodatne informacije o postavkama privatnosti sobe za razgovor i članstvu u sobi potražite u članku Objašnjenje članstva u sobama za razgovor programa Lync.

Dodavanje web-aplikacija u sobu za razgovor

Ovisno o načinu na koji je vaša tvrtka ili ustanova odlučila koristiti trajni razgovor programa Lync, možda imate pristup mnoštvu korisnih web-aplikacija uz koje soba može biti mnogo produktivnije mjesto za druženje članova. Ako su za sobu dostupne web-aplikacije, u prozoru Stvaranje sobe vidjet ćete naslov Dodatak. Samo kliknite strelicu padajućeg izbornika ispod naslova i odaberite web-aplikacije koje želite dodati.

Dodavanje i uklanjanje upravitelja sobe za razgovor

Kao upravitelj sobe možete dodavati druge kao upravitelje da biste podijelili upraviteljske dužnosti za sobu koju ste stvorili. (Kao što je objašnjeno u nastavku, upravitelji se moraju nalaziti u grupi potencijalnih članova za kategoriju soba kojoj vaša soba pripada.)

Da biste dodali upravitelja sobe, otvorite prozor sobe za razgovor i u polje Upravitelji upišite imena svih koje želite imenovati suupraviteljima. Baš kao i vi, ti upravitelji mogu dodavati članove sobe i uređivati neke postavke sobe. Kada dodate imena upravitelja (razdvojena točkom sa zarezom), nemojte zaboraviti kliknuti Provjeri imena da biste provjerili može li Lync prepoznati te osobe. Vaši novi suupravitelji neće automatski postati članovi sobe – morat ćete ih dodati kao članove.

Dodavanje i uklanjanje članova sobe za razgovor

Kao upravitelj sobe možete odrediti tko se može pridružiti zatvorenim ili tajnim sobama koje stvorite. (Sobe s postavkom privatnosti "otvorene" ne zahtijevaju ili ne dopuštaju članstvo.) To jest, možete dodavati članove koliko vam odgovara (ponovno, sve dok se prikazuju u skupu potencijalnih članova kategorije sobe kojoj vaša soba pripada). Možete i ukloniti članove iz sobe. U odjeljku Članovi unesite imena osoba koje želite pozvati da budu članovi sobe. Automatski ste član zatvorene ili tajne sobe koju stvorite.)

Ako kontakte ne želite obavijestiti da ste ih učlanili u sobu, kliknite gumb Bez slanja pozivnica članovima. U suprotnom će se, ovisno o odgovarajućoj postavci nadređene kategorije soba kojoj pripada vaša soba, obavijesti prikazivati ili se neće prikazivati na popisu Novo svakog člana (kao obavijest kontakta) u prikazu soba za razgovor glavnog prozora programa Lync.

Potvrda postavki sobe za razgovor

Kada odaberete odgovarajuće mogućnosti na prethodno opisan način, kliknite gumb Stvori.

Osobe koje mogu upravljati sobom za razgovor

Sobom za razgovor programa Lync možete upravljati ako ispunjavate sljedeće uvjete:

• Stvorili ste sobu razgovor, zbog čega ste po zadanom njezin upravitelj.

• Administrator programa Lync dao vam je ovlasti upravitelja sobe.

• Osoba koja je stvorila sobu imenovala vas je kao upravitelja sobe za razgovor.

• Imate ovlasti administratora sobe za razgovor. To vam omogućuje upravljanje svim sobama za razgovor u okruženjima programa Lync kojima upravljate.

Ako ste upravitelj sobe za razgovor, vidjet ćete svoje ime u okviru Upravitelji na kartici sobe za razgovor.

Kao upravitelj sobe vi upravljate većinom postavki soba za razgovor kojima upravljate. Osim stvaranja vlastitih soba za trajni razgovor možete mijenjati njihove razine privatnosti, dodjeljivati dodatna zaduženja upravitelja soba te dodavati i uklanjati članove. Možete promijeniti nazive i opise soba kojima upravljate te dodati još web-aplikacija u okruženje sobe, ako ih je administrator učinio dostupnima. Na kraju, možete onemogućiti sobu, čime se članovima onemogućuje ulazak u nju.

U ovoj je tablici za svaku akciju navedeno može li je ili ne može izvoditi upravitelj sobe.

Zadaci upravljanja sobom izvode se na stranici Uređivanje sobe. Evo kako doći do nje:

1. U glavnom prozoru programa Lync kliknite ikonu Sobe za razgovor da bi se prikazao prikaz soba za razgovor.

1. Kliknite zaokretni natpis Član soba da biste vidjeli popis soba kojima imate pristup.

2. Zadržite pokazivač na ikoni Soba za razgovor na stavci za sobu čije postavke želite promijeniti.

3. Kliknite ikonu Otvori sobu .

4. Kliknite gumb Još (u donjem desnom kutu prozora sobe za razgovor).

5. Kliknite Upravljaj ovom sobom.

1. Sada se nalazite na stranici Uređivanje sobe, na kojoj, kao što je već spomenuto, možete promijeniti postavke sobe. Kada završite, kliknite Potvrdi promjene.

O kategorijama soba za razgovor

"Kategorija" soba za razgovor programa Lync zbirka je karakteristika sobe koje je radi praktičnosti moguće primijeniti na više soba. Agenciji za prodaju nekretnina, primjerice, može biti korisno postaviti jednu kategoriju soba za prodajni tim, drugu za pravni odjel, treću za rukovodstveni tim itd. Svaka kategorija soba može imati različita pravila o zadržavanju zapisa, obaveznu postavku privatnosti itd. Sve sobe koje sudjeluju u toj kategoriji soba nasljeđuju te karakteristike.

Koncept kategorije soba utječe na članove sobe i na njezine postavke. Nakon prve instalacije trajnog razgovora programa Microsoft Lync 2013 administrator programa Lync stvara popis potencijalnih sudionika sobe za razgovor. Kada sastavi taj popis, administrator može stvoriti potkategorije na temelju potreba tvrtke ili ustanove. Opseg određene potkategorije određuje sve korisnike i grupe koji mogu biti članovi sobe za razgovor u toj kategoriji. Ako, primjerice, administrator opseg kategorije soba postavi na contoso.com, kao član soba u toj potkategoriji može se dodati bilo koja grupa ili korisnik iz tvrtke Contoso. Ako se opseg postavi na Prodaja, kao članovi se mogu dodavati samo grupe i korisnici na tom popisu za raspodjelu.

Ako vam je kao upravitelju sobe dostupno više kategorija soba, te su kategorije navedene u prozoru Stvaranje sobe. Odaberite kategoriju čije postavke i grupu članova želite koristiti.