Upravljanje podacima pomoću programa Access ili Excel

Plošni i relacijski podaci    Da biste lakše odlučili koji je program najbolji za pohranu podataka, postavite si sljedeće pitanje: je li riječ o relaciji podataka ili ne? Podaci koji se mogu učinkovito nalaziti u jednoj tablici ili radnom listu nazivaju se plošnim ili nerelecionalnim podacima . Ako, primjerice, želite stvoriti jednostavan popis klijenata sa samo jednom adresom i osobom za kontakt za svakog klijenta, Excel bi mogao biti bolji odabir. No ako želite pohraniti složeniji popis klijenata koji sadrži adrese za naplatu i dostavu za svakog klijenta ili više osoba za kontakt za svakog klijenta, Access je bolje rješenje.

U relacijska baza podataka podatke organizirate u više tablica. U dobro dizajniranoj relacijskim bazama podataka svaka je tablica ravna i sadrži informacije o samo jednoj vrsti podataka. Ako, primjerice, stvorite bazu podataka klijenata, imena klijenata moraju se pohraniti u jednu tablicu, a adrese za naplatu i dostavu tih klijenata moraju se pohraniti u zasebnu tablicu. Pohrana adresa odvojeno od imena dobra je ideja jer svaki korisnik može imati više adresa i želite unijeti više adresa za svakog klijenta bez potrebe za ponovnim unosom imena korisnika za svaku adresu.

Lokalni i vanjski podaci    Access možete koristiti za povezivanje s podacima iz raznih vanjskih izvora podataka da biste mogli pregledavati, upite i uređivati te podatke bez potrebe za uvozom. Access, primjerice, nudi naredbe za povezivanje s postojećim podacima u bazi podataka sustava Microsoft SQL Server, dBASE datoteci ili mapi programa Outlook, zajedno s mnogim drugim izvorima podataka. Excel možete koristiti za povezivanje s raznim izvorima podataka, uključujući baze podataka programa Access, SQL Server i Analysis Services, tekstne i XML datoteke te ODBC i OLE DB izvore podataka. No ne možete uređivati podatke da biste promijenili izvorišne podatke putem korisničkog sučelja programa Excel.

I Access i Excel sadrže naredbe za povezivanje s podacima na Windows SharePoint Services popisima. No Excel omogućuje samo vezu samo za čitanje s popisima sustava SharePoint. dok Vam Access omogućuje čitanje podataka iz popisa sustava SharePoint i zapisivanje na popise sustava SharePoint.

Integritet podataka u odnosu na fleksibilnost    Jedinstveni identifikatori zadržavaju integritet podataka i jamče da dva retka (ili zapisi) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori omogućuju i najbrži način dohvaćanja podataka prilikom pretraživanja ili sortiranja podataka. U programu Access vrstu podataka Automatsko numeriranje možete koristiti za automatsko generiranje jedinstvenog identifikatora za svaki zapis. Te identifikatore zatim možete koristiti za povezivanje zapisa u jednoj tablici s jednim ili više zapisa u drugoj tablici.

Struktura koju Access primjenjuje na vaše podatke pridonosi integritetu podataka. Access može zahtijevati da novi zapisi u jednoj tablici imaju postojeću odgovarajuću vrijednost u drugoj tablici, pa ne možete stvoriti "napuštene" zapise. Ne želite, primjerice, narudžbu koja ne sadrži podatke o klijentu. Access može zahtijevati da svaki novi zapis u tablici Narudžbe ima odgovarajuću vrijednost kupca u tablici Kupci. Ta obavezna podudarna vrijednost naziva se referencijalna cjelovitost.

Možete i nametnuti vlastita ograničenja i pravila da biste dodatno osigurali pravilan unos podataka. Excel vam omogućuje unos podataka na slobodniji način, ali excel ne podržava relacijske podatke, ali ne podržava referencijalni integritet. No pomoću naredbe Provjera valjanosti podataka možete upravljati unosom podataka u programu Excel.

Upite    Ako podatke često morate pregledavati na razne načine, ovisno o promjeni uvjeta ili događaja, Access je možda bolji odabir za pohranu podataka i rad s njima. Access vam omogućuje da koristite sql (Structured Query Language) upite za brzo dohvaćanje samo redaka i stupaca podataka koje želite, bez obzira na to nalaze li se podaci u jednoj tablici ili u više tablica. Da biste stvorili izračunata polja, u upitima možete koristiti i izraze. Korištenje izraza u programu Access slično je postupku korištenja formula u programu Excel za izračun vrijednosti. Upite programa Access možete koristiti i za sažimanje podataka i prikaz zbirnih vrijednosti, kao što su zbrojeve, prosjeke i brojke.

Modeliranje    U programu Excel možete analiza "što ako" pomoću alata za predviđanje ishoda modela radnog lista. Analiza "što ako" omogućuje pokretanje različitih scenarija na podacima, kao što su scenariji u najboljem slučaju i scenariji najgoreg slučaja, te usporedba dobivenih podataka iz nekoliko scenarija u sažetom izvješću. U programu Access nije dostupna nijedna slična značajka.

Zaokretanje i stvaranje grafikona    U oba programa možete stvarati izvješća zaokretne tablice i grafikone zaokretne tablice. No Excel nudi naprednije značajke izvješćivanja o zaokretnim tablicama i grafikona od programa Access. Ako namjeravate stvarati opsežna izvješća zaokretne tablice ili redovito nuditi grafikone profesionalnog izgleda, umjesto istih značajki u programu Access koristite izvješćivanje zaokretne tablice ili grafikone zaokretnih tablica u programu Excel.

I Access i Excel mogu se koristiti u suradničkim okruženjima, kao što su Windows SharePoint Services i zajedničko korištenje mrežnih datoteka, ali postoje razlike u načinu na koji više korisnika može pristupiti podacima.

Višestruki korisnički pristup podacima    U normalnom postupku Access omogućuje više korisnika istovremeno otvaranje jedne baze podataka; to dobro funkcionira jer Access zaključava samo podatke koji se uređuju; zbog toga drugi korisnici mogu uređivati različite zapise bez sukoba. U programu Excel radnu knjigu možete zajednički koristiti s drugim korisnicima, ali funkcije suradnje s više korisnika najbolje funkcioniraju kada korisnici rade na podacima u toj radnoj knjizi u različito vrijeme umjesto istodobno. Na snazi korisnici baze podataka programa Access surađuju na skupu podataka, a korisnici radne knjige programa Excel surađuju na dokumentu.

Korištenje servisa Windows SharePoint Services za suradnju    Oba se programa integriraju s tehnologijama sustava Microsoft Windows SharePoint Services, kao što su popisi sustava SharePoint i biblioteke dokumenata.

Access nudi razne načine suradnje s više korisnika na web-mjestu sustava SharePoint. Možete, primjerice, prenijeti cijelu bazu podataka u biblioteku dokumenata sustava Windows SharePoint Services, obrasce i izvješća učiniti dostupnima kao prikazi sustava Windows SharePoint Services i povezati bazu podataka s podacima pohranjenima na popisima sustava SharePoint.

Excel nudi samo jedan način suradnje s više korisnika na web-mjestu komponente SharePoint Services. Radnu knjigu možete prenijeti u biblioteke dokumenata sustava Windows SharePoint Services u kojima pojedinačni korisnici mogu odjaviti radnu knjigu radi promjene, što drugim korisnicima onemogu trebati istovremeno mijenjati radnu knjigu. Korisnici mogu uređivati radnu knjigu bez odjave iz biblioteke dokumenata, u kojem slučaju moraju koordinirati s drugim korisnicima da bi izbjegli sukobe podataka.

Korištenje mrežnih mapa za suradnju    Ako bazu podataka programa Access pohranite u zajedničku mrežnu mapu, više korisnika može otvoriti bazu podataka i istodobno raditi s podacima. Pojedinačni zapisi zaključani su kada ih korisnik uređuje. Ako radnu knjigu programa Excel pohranite u zajedničku mrežnu mapu, samo jedan korisnik može istodobno uređivati radnu knjigu. U svrhu prikaza više korisnika može otvoriti radnu knjigu dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu mijenjati podatke dok je korisnik koji uređuje radnu knjigu ne zatvori.

Oba programa sadrže slične značajke – lozinke i šifriranje – koje vam mogu pomoći u sprječavanju gubitka podataka i zaštiti podataka od neovlaštenog pristupa. No postoje neke razlike između programa Access i Programa Excel u načinu na koji funkcionira zaštita podataka na razini korisnika.

Sprječavanje gubitka podataka    U programu Access vaš se rad neprekidno sprema tako da u slučaju neočekivanog kvara vjerojatno nećete izgubiti mnogo posla (ako postoji). No budući da Access neprekidno sprema vaš rad, moguće je i da unesete promjene koje kasnije odlučite da ne želite izvršiti. Da biste bili sigurni da bazu podataka možete vratiti na željeni način, stvorite sigurnosnu kopiju datoteke baze podataka prema rasporedu koji odgovara vašim potrebama. Možete oporaviti cijelu bazu podataka iz sigurnosne kopije ili možete vratiti samo tablicu ili drugi objekt baze podataka koji vam je potreban. Ako koristite uslužni program za sigurnosno kopiranje datotečnog sustava, podatke možete vratiti i pomoću kopije baze podataka iz sigurnosne kopije datotečnog sustava. U programu Excel informacije o samooporavkama možete spremati u postavljenim intervalima dok ažurirate podatke.

Zaštita podataka na razini korisnika    U programu Excel kritične ili privatne podatke možete ukloniti iz prikaza skrivanjem stupaca i redaka podataka, a zatim zaštititi cijeli radni list da biste upravljali korisničkim pristupom skrivenim podacima. Osim zaštite radnog lista i njegovih elemenata, možete zaključati i otključati ćelije na radnom listu da biste drugim korisnicima onemogućili nenamjernu izmjenu važnih podataka.

Sigurnost na razini datoteke    Na razini datoteke možete koristiti šifriranje programima da biste neovlaštenim korisnicima onemogućili prikaz podataka. Da biste otvorili datoteku baze podataka lozinka radnu knjigu, možete zatražiti i unos nove datoteke ili radne knjige. Uz to, datoteku baze podataka ili radnu knjigu možete zaštititi korištenjem digitalni potpis.

Ograničeni pristup podacima    U programu Excel možete odrediti korisničke dozvole za pristup podacima ili postaviti prava koja su samo za čitanje koja drugim korisnicima onemogu ovise o promjenama podataka kojima imaju pristup. Access ne nudi sigurnosne značajke na razini korisnika, ali Access podržava model korisničke sigurnosti bilo kojeg poslužitelja baze podataka s kojim se povezuje. Ako se, primjerice, povežete s popisom sustava SharePoint, Access će koristiti korisničke dozvole za popis sustava SharePoint. Ako želite neovlaštene korisnike držati izvan podataka programa Access, bazu podataka možete šifrirati postavljanjem lozinke. Korisnici moraju unijeti lozinku za čitanje podataka iz baze podataka, čak i ako im pristupaju pomoću drugog programa, kao što je Excel.

Dodatne informacije o zaštiti podataka potražite u člancima Postavljanje i promjena sigurnosti na razini korisnika programa Access 2003 u programu Access 2007 ili novijoj te Zaštita i sigurnost u programu Excel.

• Upravljanje kontaktima    Možete upravljati kontaktima i adresama za slanje poruka e-pošte, a zatim stvarati izvješća u programu Access ili spojiti podatke s programom Microsoft Office Word radi ispisa pisama obrazaca, omotnica ili naljepnica za slanje poruka e-pošte.

• Praćenje inventara i resursa    Možete stvoriti inventar stavki kod kuće ili na poslu te s podacima pohraniti fotografije i ostale povezane dokumente.

• Praćenje narudžbe    Možete unijeti podatke o proizvodima, korisnicima i narudžbama, a zatim stvoriti izvješća koja prikazuju prodaju po zaposleniku, regiji vremenskom razdoblju ili nekoj drugoj vrijednosti.

• Praćenje zadataka    Možete pratiti zadatke grupe osoba te unositi nove zadatke u isto vrijeme kada drugi korisnici ažuriraju svoje zadatke u stoj bazi podataka.

• Organiziranje biblioteka pozajmljivanja    Access možete koristiti za pohranu podataka o knjigama i CD-ovima te praćenje osoba kojima ste ih posudili.

• Planiranje događaja    Možete unijeti datume događaja, informacije o mjestu i sudionicima, a zatim ispisati rasporede ili sažetke događaja.

• Praćenje prehrane    Pratite recepte te bilježite aktivnosti prehrane i vježbanja.

• Računovodstveni    Napredne značajke izračuna programa Excel možete koristiti u mnogim financijskim računovodstvenim izvještajima – primjerice, izvodu o novčanom toku , izvodu o prihodima ili izvodu o dobiti i gubitku.

• Proračun    Bez obzira na to jesu li vaše potrebe osobne ili poslovne, u programu Excel možete stvoriti bilo koju vrstu proračuna – na primjer, plan marketinškog proračuna, proračun događaja ili proračun za povlačenje iz upotrebe.

• Naplata i prodaja    Excel je koristan i za upravljanje podacima o naplati i prodaji, a možete i jednostavno stvoriti obrasce koji su vam potrebni – primjerice, izlazne fakture, pakirne listove ili narudžbenice.

• Izvješćivanje    U programu Excel možete stvarati različite vrste izvješća koja odražavaju analizu podataka ili sažimaju podatke – primjerice izvješća koja mjere performanse projekta, podatke predviđanja, sažimaju podatke ili prikazuju podatke varijance.

• Planiranje    Excel je odličan alat za stvaranje profesionalnih planova ili korisnih planera – primjerice, tjednog plana razreda, plana marketinškog istraživanja, poreznog plana na kraju godine ili planera koji vam olakšavaju planiranje tjednih obroka, zabava ili godišnjih odmora.

• Praćenje    Pomoću programa Excel možete pratiti podatke na vremenskom listu ili na popisu – na primjer, vremenskom listu za praćenje rada ili popisu inventara koji prati opremu.

• Korištenje kalendara    Zbog svoje rešetke, Excel se dobro posuđuje stvaranjem bilo koje vrste kalendara – na primjer, akademskog kalendara za praćenje aktivnosti tijekom školske godine ili fiskalnog kalendara za praćenje poslovnih događaja i ključnih faza.

Korisne predloške programa Excel u bilo kojoj od tih kategorija potražite u članku Predlošci za Excel na web-mjestu Microsoft Office Online.