Upravljanje zbirkama web-mjesta i globalnim postavkama putem centra za administraciju sustava SharePoint

Planiranje upravljanja zbirkama web-mjesta

Upravljanje je skup pravilnika, uloga, odgovornosti i procesa koji kontroliraju suradnju vaše tvrtke ili ustanove radi postizanja poslovnih ciljeva. Ti ciljevi u centru za ciljeve na servisu koji pružate i upravljanju intelektualnom imovinom koju stvaraju vaši zaposlenici. Dok planirate zbirke web-mjesta, trebali biste izraditi i plan za upravljanje njima.

Kada razmislite o strukturi zbirki web-mjesta i upravljati njima, razmislite o odgovorima na ta pitanja.

Brisanje i vraćanje zbirki web-mjesta

Kao administrator SharePoint, moći ćete i vratiti izbrisane zbirke web-mjesta. Koš za smeće omogućuje vraćanje izbrisanih zbirki web-mjesta ako nisu u košu za smeće dulje od 90 dana. Nakon 90 dana u košu za smeće zbirka web-mjesta automatski se trajno briše. Koš za smeće daje vam vremena da provjerite ne sadrži li zbirka web-mjesta podatke potrebne vašoj tvrtki ili ustanovi. Dodatne informacije potražite u članku Vraćanje izbrisane zbirke web-mjesta.

Upravljanje administratorima zbirke web-mjesta

Tri su administratorske uloge u administraciji SharePoint servisa:

• Globalni administrator    Administrator za Microsoft 365 portal; može upravljati licencama za servise, korisnicima i grupama, domenama i pretplaćenim servisima. U Microsoft 365, globalni administrator ujedno je SharePoint administrator.

• Administrator sustava SharePoint    Globalni administrator čiji je primarni zadatak upravljanje okruženjem SharePoint pomoću centra za SharePoint administratore; može stvarati zbirke web-mjesta i upravljati njima, odrediti administratore zbirke web-mjesta, odrediti postavke klijenta te konfigurirati servise za poslovno povezivanje i sigurnu pohranu, upravljanje zapisima, pretraživanje i korisničke profile.

• Administrator zbirke web-mjesta    Korisnik s administrativnim dozvolama za upravljanje zbirkom web-mjesta. Zbirka web-mjesta može imati nekoliko administratora, ali samo jednog primarnog administratora. Administrator SharePoint trebao bi dodijeliti dozvole primarnom administratoru zbirke web-mjesta prilikom stvaranja zbirke web-mjesta i nakon toga može dodati više administratora za zbirku web-mjesta.

Prilikom stvaranja zbirke web-mjesta SharePoint globalni administrator ili administrator SharePoint određuje primarnog administratora zbirke web-mjesta. Dobra je zaštita odrediti jednog ili više administratora zbirke web-mjesta kao sigurnosne kopije, baš kao što je dobro imati sekundarnog globalnog administratora dostupnog u Microsoft 365.

Dodatne informacije potražite u članku Upravljanje administratorima za zbirku web-mjesta.

Omogući vanjskim korisnicima pristup internim web-mjestima

SharePoint korisnicima web-mjesta omogućuje pozivanje vanjskih korisnika (odnosno korisnika koji ne imaju licencu za pretplatu na Microsoft 365 ) za prikaz ili uređivanje sadržaja na web-mjestima. Ako se pitate koje su vrste korisnika kvalificirane za vanjske korisnike i koja prava vanjski korisnik ima, pogledajte što je vanjski korisnik?

Zajedničko korištenje s vanjskim korisnicima napredna je značajka suradnje koja može podržati potrebe tvrtke ili ustanove za suradnju s vanjskim dobavljačima, klijentima ili klijentima. No važno je pažljivo upravljati vanjskim zajedničkim korištenjem da biste bili sigurni da je sadržaj koji ne želite zajednički koristiti na odgovarajući način zaštićen.

Postoje tri načina na koje korisnici mogu zajednički koristiti sadržaj na web-mjestima s osobama izvan tvrtke ili ustanove:

• Mogu zajednički koristiti cijelo web-mjesto pozivanjem vanjskih korisnika da se prijave na vaše web-mjesto pomoću Microsoftova računa*ili Microsoft Office 365 ID-a.

• Mogu zajednički koristiti pojedinačne dokumente pozivanjem vanjskih korisnika da se prijave na vaše web-mjesto pomoću Microsoftova računa*ili Microsoft Office 365 ID-a.

• Korisnicima mogu poslati vezu za goste pomoću koje mogu anonimno pregledavati pojedinačne dokumente na web-mjestu.

* Microsoftove račune kao što su Outlook.com i Hotmail.com, pruža Microsoft Corporation i podložni su Microsoftovim uvjetima i izjavama o zaštiti privatnosti. Korištenje tih aplikacija i računa može rezultirati prijenosom, pohranom i/ili obradu korisničkih podataka u Sjedinjenim Američkim Državama ili u bilo kojoj drugoj državi u kojoj Microsoft, njegova povezana društva ili davatelji usluga održavaju objekte.

Vanjsko zajedničko korištenje po zadanom nije omogućeno za SharePoint (klijent) i zbirke web-mjesta, ali ga možete uključiti kada točno znate kako želite koristiti tu značajku. Možete odlučiti želite li omogućiti vanjsko zajedničko korištenje za određene zbirke web-mjesta, a da ga ne isključite u zbirkama web-mjesta koje će pohranjivati sadržaj koji je osjetljiv za vašu tvrtku.

Zajedničko korištenje s vanjskim korisnicima možete konfigurirati na dvije razine u centru SharePoint administratora:

1. Vanjsko zajedničko korištenje možete uključiti ili isključiti globalno za cijelo SharePoint (ili klijent).    Osim toga, ako uključite vanjsko zajedničko korištenje, možete odrediti želite li omogućiti zajedničko korištenje samo s provjerenim korisnicima ili ako korisnicima želite omogućiti zajedničko korištenje sadržaja s provjerenim korisnicima i anonimnim korisnicima putem veza za goste.

2. Vanjsko zajedničko korištenje možete uključiti ili isključiti za pojedinačne zbirke web-mjesta.    To vam omogućuje da zaštitite sadržaj u određenim zbirkama web-mjesta koje ne želite zajednički koristiti. Možete odrediti i razinu zajedničkog korištenja koju želite omogućiti u zbirci web-mjesta (zajedničko korištenje s provjerenim korisnicima ili zajedničko korištenje s provjerenim korisnicima i anonimnim korisnicima putem veza za goste).

Dodatne informacije o omogućivanju vanjskog zajedničkog korištenja i upravljanju njima potražite u članku Upravljanje vanjskim zajedničkim korištenjem za SharePoint okruženju.

Upravljanje korisničkim profilima i planom za sva prilagođena svojstva profila ili pravilnike

Kada se korisnički račun stvori pomoću Microsoft 365, administrator može ručno unijeti korisničke pojedinosti, uključujući naziv radnog mjesta, odjel, telefonske brojeve i druga svojstva koja se prikazuju na globalnom popisu adresa Microsoft 365. Administrator može koristiti alat za sinkronizaciju direktorija servisa Microsoft Services za repliciranje korisničkih računa servisa Active Directory tvrtke ili ustanove (i drugih objekata servisa Active Directory) u Microsoft 365. Ti se podaci saže u korisnikov SharePoint profil.

Bez obzira na to jeste li ručno unijeli podatke o korisničkom profilu u imenički servis Microsoft 365 ili sinkronizirali sa servisom Active Directory, ako postoje podaci koje želite dodati u korisničke profile, ali nema polja za njega, preporučujemo da stvorite svojstvo korisničkog profila SharePoint- a. Možete definirati i pravilnike za ponašanje tih svojstava.

Dodatna svojstva korisničkog profila mogu poboljšati korisničko sučelje tvrtke ili SharePoint, kao što su pretraživanje osoba i preporuke. Možete, primjerice, stvoriti svojstvo korisničkog profila za trenutne projekte na kojima zaposlenik radi, što će drugima omogućiti pronalaženje stručnjaka za predmet.

Imajte na umu da su ta svojstva specifična za SharePoint i ti se podaci neće replicirati na račun tvrtke ili škole s. To znači Microsoft 365, kao što su Exchange ili Lync Online, neće vidjeti te podatke jer se neće dodati na globalni popis adresa.

Prilikom planiranja korisničkih profila možete početi tako da procjenjujete potrebe za suradnjom tvrtke ili ustanove tako da razmišljate o odgovorima na sljedeća pitanja. Da biste ograničili opseg planiranja, usredotočite se na dodavanje svojstava koja omogućuju ključne poslovne potrebe ili scenarije za svaku zbirku web-mjesta. Ako relevantno svojstvo ne riješi određene scenarije, pričekajte dok se ne identificira potreba tijekom redovitih operacija umjesto planiranja dodavanja svojstva samo zato što mislite da će vam u budućnosti zatrebati. Možda uopće ne morate dodavati nova svojstva.

Dodatne informacije o upravljanju korisničkim profilima potražite u članku Upravljanje korisničkim profilima SharePoint.

Prikaz personaliziranog sadržaja korisnicima koji ciljaju ciljnu publiku

SharePoint korisnicima omogućuju prikaz sadržaja na temelju njihova zadatka ili zadatka. Ciljne skupine mogu se definirati pomoću jedne ili kombinacije stavki: članstva na popisu za raspodjelu, Windows sigurnosne grupe, SharePoint grupe; uloga tvrtke ili ustanove; ili javna svojstva u korisničkim profilima Sadržaj možete ciljati na ciljne skupine za navigacijske veze, stavke popisa, stavke biblioteke i web-dijelove.

Prije stvaranja ciljne skupine radi ciljanja sadržaja trebali biste raditi s administratorima zbirke web-mjesta i vlasnicima web-mjesta da biste utvrdili koji će se elementi web-mjesta koristiti na njihovim web-mjestima. To će vam pomoći da razmislite o tome kako će korisnici komunicirati s različitim web-mjestima i odrediti kako želite koristiti ciljanje sadržaja.

Nakon definiranja ciljnih skupina možete ih koristiti za usmjeravanje ciljnog sadržaja na razne načine. Primjerice, za Microsoft Office 2013 možete definirati veze koje se prikazuju u odjeljku Spremi kao > SharePoint Nedavnemape i postaviti ciljne skupine kojima je svaka veza vidljiva. Na osobnim web-mjestima (nekadašnjim nazivom Moja web-mjesta) možete postaviti ciljne skupine za veze za navigaciju web-mjestom koje se prikazuju na gornjoj traci s vezama. U okruženju u kojem su ciljne skupine konfigurirane, administratori web-mjesta mogu koristiti web-dijelove da bi ciljali sadržaj ciljne skupine.

Prilikom planiranja ciljne skupine cilj bi trebao biti pronalaženje najmanjeg mogućeg skupa ključnih ciljne skupine na temelju potreba tvrtke ili ustanove.

SharePoint ciljne skupine razlikuju se od SharePoint dozvola. Ako želite onemogućiti pristup određene osobe određenom web-mjestu, biblioteci dokumenata ili dokumentu, to možete učiniti konfiguriranjem dozvola. Dodatne informacije o planiranju za to potražite u članku Planiranje strategije dozvola.

Dodatne informacije o upravljanju publikom potražite u članku Upravljanje publikom korisničkog profila u programu SharePoint.

Postavljanje osobnih web-mjesta za korisnike

Moja web-mjesta osobna su web-mjesta koja svakom članu tvrtke ili ustanove nude bogat skup značajki društvenog umrežavanja i suradnje. Osim toga, moja web-mjesta korisnicima Microsoft 365 središnju lokaciju na kojoj mogu pohranjivati, zajednički koristiti i pratiti informacije do koje im je stalo. Korisnici mogu pristupiti svojim osobnim web-mjestima klikom na Web-mjesta pri vrhu web-mjesta sustava SharePoint Klikom na sažetke sadržaja vijesti iliOneDrive korisnik će nakon stvaranja zbirke web-mjesta Moje web-mjesto odvesti korisnika na druga mjesta na web-mjestu Moje web-mjesto. Ako u gornjem desnom kutu bilo koje stranice kliknete korisničko ime, a zatim kliknete O meni,to će vas usmjeriti na stranicu Moje web-mjesto u kojoj su opisane aktivnosti vlasnika web-mjesta Moje web-mjesto.

Kao administrator SharePoint, možete prilagoditi sadržaj web-mjesta Moje web-mjesto za svakog korisnika u bilo kojoj tvrtki ili ustanovi i omogućiti pravilnike za zaštitu privatnosti.

Moja web-mjesta po zadanom imaju sljedeće primarne komponente:

• Moj je sažetke sadržaja vijesti zadana odredišna stranica. Na ovoj se stranici prikazuje sažetak sadržaja nedavnih aktivnosti povezanih s korisnikom navedenim suradnicima i interesima. Korisnici mogu prilagoditi sažetke sadržaja vijesti praćenjem suradnika, određivanjem interesa i konfiguracijom vrsta aktivnosti koje žele pratiti.

• Moje OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove sadržaj stranica je web-dijela koja prikazuje sadržaj koji je korisnik pohranio na web-mjestu Moje web-mjesto.

• Moja web-mjesta stranica je veza na web-mjesta koja su korisnici odlučili pratiti i veze na predložena web-mjesta.

• O meni prikazuje stranicu profila korisnika drugim osobama u tvrtki ili ustanovi gdje korisnici mogu zajednički koristiti svoje stručno znanje, slike profila i tako dalje. Iako su stranice Sažetka sadržaja vijesti OneDrive za tvrtke ili obrazovne ustanove Sadržaj dostupne samo korisniku, stranica Moj profil ono je što taj korisnik i druge osobe u tvrtki ili ustanovi vide kada pristupaju korisnikova web-mjestu Moje web-mjesto.

Da bi učinkovito planirao moja web-mjesta, administrator SharePoint odrediti koju kvotu moja web-mjesta zahtijevaju. Administrator sustava SharePoint može odrediti važne konfiguracijske podatke, kao što su pouzdana mjesta glavnog računala, preferirani centar za pretraživanje, koji će računi ili grupe imati dozvole za čitanje na mojim web-mjestima te druge postavke zaštite privatnosti i sigurnosti koje se mogu pronaći u centru za administratore sustava SharePoint u odjeljku Korisnički profili. Administrator SharePoint upravlja i svojstvima korisničkog profila koja se prikazuju na stranicama profila korisnika web-mjesta Moje web-mjesto.

Administratori zbirke web-mjesta ili vlasnici web-mjesta mogu odrediti hoće li značajka sažetka sadržaja web-mjesta, dostupna na timskim web-mjestima, biti uključena za web-mjesto. Uključivanjem te značajke stvorit će se sažetke sadržaja vijesti za određeno web-mjesto i microfeed koji se mogu čitati na web-mjestu ili nakon toga s web-mjesta Moje web-mjesto.

Sljedeća tablica sadrži smjernice za dozvole za društvene značajke:

Dodatne informacije o upravljanju društvenim značajkama potražite u članku Upravljanje osobnim i društvenim značajkama.

Posebna pažnja

Značajke moje web-mjesta koje zahtijevaju posebnu pozornost obuhvaćaju sljedeće:

• Sažetak sadržaja vijesti    Značajka sažetka sadržaja vijesti po zadanom je omogućena, što korisnicima web-mjesta omogućuje praćenje aktivnosti suradnika na stranici Sažetka sadržaja vijesti na svojim web-mjestima Moja web-mjesta. Korisnici mogu pregledavati samo aktivnosti u sažetku sadržaja vijesti za koje imaju dozvolu. Prilikom planiranja web-mjesta Moja web-mjesta trebali biste uzeti u obzir implikacije te značajke na zaštitu privatnosti i ublažiti ih na temelju vaših zahtjeva.

• Alat za oznake i bilješke    Alat za oznake i bilješke moguće je u centru za administratore SharePoint pomoću postavke dozvole Koristi oznake i bilješke. Ta se postavka odnosi na sve korisnike koji imaju dozvolu Koristi oznake i bilješke.

Dodatne informacije o upravljanju mojim web-mjestima potražite u članku Upravljanje postavkama web-mjesta Moje web-mjesto SharePoint upravljanje osobnim i društvenim značajkama.