U cijeloj tvrtki timovi koriste web-mjesta sustava Microsoft SharePoint za suradnju na dokumentima i razmjenu informacija. Želite izgraditi rješenja sustava SharePoint koja poboljšavaju produktivnost i učinkovitost tvrtke ili ustanove, ali ne želite pisati kod. Gdje poиiљжeљ?
Uz Microsoft SharePoint Designer 2010, možete dizajnirati rješenja tijeka rada bez koda koja upravljaju jednostavnim do složenijim poslovnim procesima u tvrtki ili ustanovi. Tijekovi rada dodaju logiku u sistemske i ljudske procese. Tijekovi rada za sistemske procese mogu ažurirati jedan izvor podataka kada se promijeni drugi izvor podataka. Tijekovi rada za ljudske procese mogu poslati dokument, kao što je izvješće o troškovima, voditelju zaposlenika na odobrenje i, ako se to odobri, odjelu za računovodstvo za obradu.
To je moguće pomoću naprednog, ali intuitivnog uređivača tijeka rada u programu SharePoint Designer 2010 koji omogućuje ugniježđenu logiku, podstepe i još mnogo toga. Ako je, primjerice, tijek rada povezan s bibliotekom dokumenata ili je filtriran prema vrsti sadržaja Dokument, prikazat će se grupa akcija kontekstnog skupa dokumenata. Skup dokumenata nova je značajka u sustavu SharePoint Server 2010 prema kojoj se grupa dokumenata tretira kao jedna jedinica, pa će akcija tijeka rada za skup dokumenata iterirati na sve stavke u tom skupu dokumenata.
Ostale nove akcije tijeka rada obuhvaćaju akcije koje su temelj triju najpopularnijih tijekova rada u sustavu SharePoint Server – tijekovi rada za odobrenje, prikupljanje povratnih informacija i prikupljanje potpisa, uslužne akcije za upravljanje nizovima i datumima; nova relacijske akcije koja koristi sharepoint spremište korisničkih profila za traženje rukovoditelja osobe i nove akcije popisa koje tijek rada može koristiti za postavljanje dozvola za stavku popisa.
Tijekove rada možete dizajnirati i zajednički koristiti pomoću programa Microsoft Visio s njegovim predlošcima dijagrama toka koji se mogu izvesti u SharePoint Designer 2010.
U ovom se članku uvode osnove tijekova rada. Kada razumijete vrste i osnovne sastavne blokove tijekova rada – akcije, uvjete i korake – možete brzo dodati tijekove rada radi automatizacije procesa i poboljšanja produktivnosti i učinkovitosti tvrtke ili ustanove.
Sadržaj članka
Što je tijek rada?
Tijekovi rada način su na koji tvrtka ili ustanova funkcionira, niz akcija koje odgovaraju poslovnom procesu, kao što je postupak za narudžbenice. SharePoint 2010 omogućuje automatizaciju tih tijekova rada, čime se povećava učinkovitost i produktivnost tvrtke ili ustanove. To se događa jer automatizirani tijekovi rada upravljaju procesima tako da se tvrtka ili ustanova može usredotočiti na rad, a ne na upravljanje procesima.
Tijekovi rada mogu kontrolirati većinu aspekata web-mjesta, popisa, biblioteke, vrste sadržaja ili stavke popisa sustava SharePoint 2010, uključujući životni ciklus te stavke. Tijek rada može obuhvaćati obje akcije koje obavljaju osobe (ili sudionici tijeka rada) i akcije tijeka rada. Sudionici tijeka rada mogu stupati u interakciju s tijekom rada putem popisa određenih zadataka, gdje tijek rada može stvoriti zadatak za nekoga i ostati pauziran dok se zadatak ne označi kao dovršen.
Tijekovi rada mogu biti jednostavni ili složeni koliko su potrebni poslovni procesi. Možete stvoriti tijek rada koji korisnik pokreće ili tijek rada koji se pokreće automatski na temelju događaja, primjerice kada je stavka popisa stvorena ili promijenjena.
Općenito govoreći, kada koristite SharePoint Designer 2010 za dizajniranje tijeka rada, slijedite ove osnovne korake:
-
Odaberite vrstu tijekova rada koje želite stvoriti: popis, popis koji se može ponovno koristiti ili web-mjesto.
-
Pomoću uređivača tijeka rada odaberite i sastavite uvjete i akcije koje definiraju korake tijeka rada tako da predstavlja poslovni proces koji automatizirate.
-
Spremite i objavite tijek rada.
-
Prilagodite obrasce tijeka rada koji su automatski generirani ako je potrebno.
Tijek rada možete smatrati dijagramom toka akcija s početkom, krajem i uzastopnim tijekom od početka do kraja. Tijekovi rada mogu obuhvaćati paralelne grane, ali u konačnici se odvijaju od početne akcije do konačne akcije.
Pretpostavimo da ste, primjerice, na odobrenje unijeli grafikon tijeka rada koji usmjerava dokument u sustavu SharePoint 2010. Kada se tijek rada pokrene, on automatski obavještava navedenog pregledavatelja e-poštom da ima dokument koji treba pregledati. Pregledavatelj zatim pregledava dokument i mijenja status dokumenta da bi naznačio da je dovršio svoj zadatak te je li odobrio ili odbio dokument. Na temelju odgovora pregledavatelja tijek rada nastavlja jedan od dva paralelna ogranka. Ako pregledavatelj odobri dokument, tijek rada premješta odobreni dokument u određenu biblioteku dokumenata, a zatim šalje poruku e-pošte cijelom timu koja ih obavještava o odobrenom dokumentu. Ako pregledavatelj odbije dokument, tijek rada o ovome obavještava autora dokumenta. U svakom slučaju, tijek rada zatim završava i postupak je dovršen.
Dijagram 1: ogledni tijek rada za odobrenje
Koju vrstu tijekova rada treba dizajnirati?
U sustavu SharePoint 2010 postoje tri vrste tijekova rada:
-
Popis
-
Ponovno iskoristiv popis
-
Web-mjesto
Tijekovi rada popisa
Tijek rada popisa vrsta je tijeka rada koji je bio dostupan u sustavu SharePoint 2007. Budući da sadrži kontekst popisa za koji je stvoren, tijekovi rada popisa automatski imaju pristup vrijednostima prilagođenih polja za stavku popisa na kojoj će se izvoditi, kao što je prilagođeno polje Bilješke za biblioteku dokumenata. Tijekove rada popisa nije moguće učiniti dostupnima drugim popisima ili bibliotekama na ovom ili drugim web-mjestima. Da biste imali istu funkciju tijeka rada za više popisa, morate ručno ponovno stvoriti tijekove rada na svim mjestima.
Ako znate da će vam biti potrebni samo tijekovi rada koje dizajnirate za određeni popis, tijek rada popisa ima prednost automatskog omogućivanja prilagođenih polja popisa.
Tijekovi rada popisa koji se mogu ponovno koristiti
Na web-mjestu najviše razine u zbirci web-mjesta možete stvoriti tijek rada popisa koji se može ponovno koristiti (ponovno iskoristiv), a taj se tijek rada može globalno ponovno koristiti, što znači da se tijek rada može povezati s bilo kojim popisom, bibliotekom ili vrstom sadržaja u zbirci web-mjesta. Tijek rada koji se može ponovno koristiti možete stvoriti i na bilo kojem podmjestu zbirke web-mjesta. ovaj tijek rada dostupan je za ponovno korištenje na tom određenom podmjestu.
Tijek rada koji se može ponovno koristiti možete izvesti i s jednog web-mjesta, a zatim prenijeti i aktivirati taj tijek rada na drugom web-mjestu. Možete, primjerice, stvoriti tijek rada koji se može ponovno koristiti u testnim okruženjima, testirati ga, a zatim ga izvesti u produkcijsko okruženje. SharePoint Designer 2010 podržava izvoz tijeka rada kao predloška.
Tijekovi rada koji se mogu ponovno koristiti po zadanom nemaju kontekst određenog popisa ili biblioteke. Zbog toga po zadanom nude samo stupce koji su zajednički na svim popisima i u bibliotekama, kao što su Stvoreno i Stvorio.
Ako tijek rada koji se može ponovno koristiti zahtijeva da se određeni stupci nalaze na popisu ili u biblioteci s čiju ste mu pridruženu stavku, te stupce možete dodati kao stupce pridruživanja. Stupci pridruživanja dodaju se automatski na popis ili u biblioteku kada je s tim popisom ili bibliotekom pridružen tijek rada koji se može ponovno koristiti.
Kada stvorite tijek rada koji se može ponovno koristiti, možete i filtrirati tijek rada koji se može ponovno koristiti na određenu vrstu sadržaja. To vam omogućuje rad s poljima vrste sadržaja u programu SharePoint Designer 2010. Ako su, primjerice, tijekovi rada popisa koji se mogu ponovno koristiti povezani s vrstom sadržaja Dokument, u poljima tijeka rada koja su specifična za vrstu sadržaja, kao što je ID dokumenta, pregledavate i koristite. Zatim u pregledniku tijek rada koji se može ponovno koristiti možete povezati s određenom vrstom sadržaja ili bilo vrstom sadržaja koja nasljeđuje od te vrste sadržaja. Ako tijek rada pridružite vrsti sadržaja web-mjesta, taj tijek rada učinite dostupnim za sve stavke te vrste sadržaja na svim popisima i bibliotekama na web-mjestu u koje je ta vrsta sadržaja dodana. Možete ga čak i učiniti dostupnim za web-mjesta u zbirci ako je tijek rada konfiguriran za globalni tijek rada koji se može ponovno koristiti.
Ako želite da korisnici mogu koristiti tijekove rada koje dizajnirate na više web-mjesta, popisa, biblioteka i vrsta sadržaja, tijek rada koji se može ponovno koristiti vjerojatno najbolje odgovara vašim potrebama. Očekujemo da će većina tijekova rada za SharePoint 2010 koristiti tijekove rada koji se mogu ponovno koristiti.
Tijekovi rada web-mjesta
Tijek rada web-mjesta povezan je s web-mjestom, a ne s popisom, bibliotekom ili vrstom sadržaja. Za razliku od većine tijekova rada, tijek rada web-mjesta nije pokrenut na određenoj stavci popisa. Zbog toga su mnoge akcije dostupne za stavke koje nisu dostupne za tijekove rada web-mjesta.
U pregledniku pokrećete tijek rada web-mjesta ili prikazujete stanje pokrenutih tijekova rada web-mjesta tako da kliknete izbornik Akcije web-mjesta, zatim Prikaz svih sadržaja web-mjesta, a potom Tijekovi rada web-mjesta.
Ako želite stvoriti tijek rada, ali vam nije potreban popis, biblioteka ili vrsta sadržaja za tijekove rada, tijek rada web-mjesta vjerojatno će najbolje zadovoljiti vaše potrebe. Možete, primjerice, stvoriti tijek rada web-mjesta kao način na koji korisnici mogu poslati povratne informacije o vašem web-mjestu.
Prilagodba tijekova rada u SharePoint Server 2010
Ne morate početi ispočetka da biste dizajnirali tijekove rada koji odgovaraju procesima vaše tvrtke ili ustanove. Četiri najomiljenija tijeka rada u sustavu SharePoint Server 2007 – odobrenje, prikupljanje povratnih informacija, prikupljanje potpisa, tijekovi rada za odobrenje objavljivanja – potpuno su obnovljeni kao deklarativni tijekovi rada koji se mogu ponovno koristiti, što znači da su sada u potpunosti prilagodljivi u sustavu SharePoint Designer 2010. Možete kopirati i mijenjati (preporučeno) ili uređivati te tijekove rada, kao i prilagođene tijekove rada koji se mogu ponovno koristiti da biste zadovoljavali potrebe tvrtke ili ustanove.
Napomena: U sustavu SharePoint 2010 postoje dodatni tijekovi rada, kao što je tijek rada s tri stanja, ali nisu deklalativni tijekovi rada i stoga ih nije moguće izmijeniti.
Ti su tijekovi rada utemeljeni na događajima, a svi važni događaji u tijeku rada prikazuju se u uređivaču tijeka rada, i za svaki zadatak u procesu i za cijeli proces. Možete, primjerice, jednostavno dodavati uvjete i akcije da biste definirali što se događa kada se svaki zadatak dodijeli,stekne ili dovrši.
Što su događaji, akcije, uvjeti i koraci?
Ovo su sastavni blokovi tijeka rada. Tijek rada sastoji se od jednog ili više koraka, a svaki se korak sastoji od akcija i povezanih uvjeta. Svaki tijek rada pokreće događaj.
Što su događaji?
Događaj pokreće ili pokreće tijek rada. Događaji se mogu koristiti i za upravljanje tempiranjem akcija unutar tijeka rada, kao što je čekanje na promjenu statusa stavke. Tijek rada može se pokrenuti na tri događaja:
-
Stvorit će se stavka.
-
Stavka se mijenja.
-
Sudionik tijeka rada klikne gumb Start na web-mjestu sustava SharePoint.
Napomena: Tijekovi rada web-mjesta mogu se pokrenuti samo ručno.
Možete stvoriti tijek rada koji sudionik pokreće ručno ili tijek rada koji se automatski pokreće prilikom stvaranja ili promjene stavke popisa. Želite, primjerice, konfigurirati prilagođeni tijek rada za odobrenje zahtjeva za promjenom dizajna tako da se može pokrenuti ručno i kada se stavka promijeni, ali ne i kada se stavka na početku stvara. Na stranici s postavkama tijeka rada u odjeljku Mogućnosti pokretanja odaberite Onemogući automatsko pokretanje pri stvaranju stavke.
Kada sudionik tijeka rada pokrene tijek rada ručno, ta osoba najprije pregledava popis ili biblioteku kojoj je tijek rada priložen. Svaka osoba s barem dozvolom za suradnju može pokrenuti tijek rada osmišljen za ručno pokretanje. Da bi ručno pokrenuli tijekove rada, sudionik klikne stavku, klikne tijekove rada na izborniku, a zatim odabere tijek rada sa stranice na kojoj se prikazuju svi tijekovi rada dostupni za tu stavku. Sudionik popunja obrazac za pokretanje tijeka rada, ako je potrebno, a zatim pokreće tijek rada klikom na gumb Start na obrascu. Pokretanje tijeka rada stvara novu instancu tog tijeka rada za tu određenu stavku.
Napomena: Naredba Tijekovi rada dostupna je samo kada se stavka nalazi na popisu, u biblioteci ili u vrsti sadržaja koja ima priložen barem jedan tijek rada.
Za tijek rada koji je pokrenut ručno obrazac za pokretanje može biti jednostavan kao slika s lijeve strane ili složenija, kao što je slika s desne strane.
Jednostavan obrazac
Složeniji obrazac
Prilagođena polja možete dodati i u obrazac za pokretanje prilikom dizajniranja tijeka rada. Sudionici tijeka rada zatim mogu tijek rada dati informacije ispunjavanjem ovog obrasca, a te se postavke prosljeđuju tijeku rada. Pokreće se nova instanca tijeka rada, a taj tijek rada zatim može potražiti i koristiti informacije navedene putem obrasca u bilo kojem trenutku tijeka rada. Možete navesti i polja koja će se koristiti u obrascu za pridruživanje za tijekove rada koji se mogu ponovno koristiti.
Što su radnje?
Akcija je naj osnovna jedinica rada u tijeku rada. SharePoint Designer 2010 nudi skup spremnih i ponovno iskoristivih akcija koje možete ugraditi u tijek rada. Na primjer, vaš tijek rada može:
-
Stvaranje, kopiranje, promjena ili brisanje stavki popisa (uključujući dokumente).
-
Prijavite ili odjavite stavke.
-
Pošaljite poruku e-pošte.
-
Stvorite zadatak za nekoga na popisu Zadataka na timskom web-mjestu.
-
Prikupite podatke od sudionika na koji se kasnije može pozivati u tijeku rada.
-
Pauziranje ili zaustavljanje tijeka rada.
-
Zapišite informacije o tijeku rada na popis povijesti koji će se koristiti za ponavljanje pogrešaka tijeka rada ili ispravljanje pogrešaka tijeka rada.
-
Postavite varijable tijeka rada ili izvodite izračune.
SharePoint Server 2010 obuhvaća tri nove akcije zadatka: Pokretanje postupka odobravanja, Pokretanje postupka povratnih informacija i Pokretanje prilagođenog procesa zadatka. Tijekovi rada za "velika tri" SharePoint Server 2010 tijekovi rada za odobrenje, prikupljanje povratnih informacija i prikupljanje potpisa ugrađeni su u te akcije. Akcije odobravanja prikazuju sve važne događaje u postupku odobravanja, što olakšava dizajniranje procesa tijeka rada za ljude u kojem mnogi korisnici komuniciraju ili surađuju na određenom dokumentu.
Tijek rada može sadržavati bilo koji broj akcija. Upravo navedene akcije izvodi tijek rada, ali druge akcije mogu izvršiti sudionici tijeka rada. Na primjer, u tijeku rada za odobrenje čin stvarnog pregleda i odobravanja dokumenta izvodi sudionik tijeka rada. Akcije koje je obavio sudionik tijeka rada predstavljene su zadacima dodijeljenima toj osobi na popisu određenih zadataka. Pet akcija u dijagramu1: Primjer tijeka rada dijagrama pri početku ovog članka su:
-
Slanje poruke e-pošte radi obavještavanje pregledavatelja
-
Pregled dokumenta (zadatka dodijeljenog sudioniku tijeka rada)
-
Premještanje dokumenta u biblioteku odobrenih dokumenata
-
Slanje poruke e-pošte radi obavještavanje tima
-
Slanje poruke e-pošte radi obavještavanja autora dokumenta
U najvažnijem smislu, kada dizajnirate tijek rada, određujete potrebni niz akcija, a zatim sastavljate taj niz akcija pomoću uređivača tijeka rada. Na primjer, u dijagramu 1: Primjer tijeka rada za odobrenje, prva akcija koju želite je poslati poruku e-pošte da biste obavijestili pregledavatelja.
Dakle, u uređivaču tijeka rada kliknite prvi korak, upišite dio ili cijelu poruku e-pošte i odaberite Pošalji poruku e-pošte.
Što su uvjeti?
Prilikom dizajniranja tijeka rada pomoću uređivača tijeka rada možete stvarati pravila koja primjenjuju uvjetne logike na web-mjesta, popise, stavke i vrste sadržaja sustava SharePoint. Pravilo određuje uvjet u kojem tijek rada izvodi pridruženu akciju samo ako je taj uvjet istinit. Možete, primjerice, stvoriti pravilo u kojem tijek rada pregledavatelju šalje poruku e-pošte samo ako je stavku stvorila određena osoba. Možete dodati i više uvjeta po grani. Možete, primjerice, stvoriti pravilo u kojem pregledavatelj šalje poruku e-pošte samo ako je stavku stvorila određena osoba (1), a naslov dokumenta (2) sadrži određene ključne riječi. Naposljetku, više akcija možete povezati s jednim uvjetom. Možete, primjerice, stvoriti pravilo u kojem se, ako je stavka stvorila određena osoba, (1) pregledavatelju šalje e-pošta, a (2) podaci o tijeku rada zapisuje se na popis Povijest.
Da biste zbrojili, pravilo je jedan ili više uvjeta povezanih s jednom ili više akcija: ako su svi uvjeti u uvjetu istiniti, učinite sve povezane akcije.
U prethodnom je primjeru korisnik naveli skup dvaju uvjeta i skup dviju akcija za tijek rada. No u tijeku rada možete stvoriti više grana: ako je uvjet A istinit, učinite jednu akciju; ako je uvjet B istinit, učinite neku drugu akciju. Da biste u korak dodali ogranak, kliknite Umetni Else-If ogranak. Na primjer, u tijeku rada za odobrenje, ako pregledavatelj odobri dokument, tijek rada izvodi jednu niz akcija; ako pregledavatelj odbije dokument, isti tijek rada izvodi drugu akciju. Ovo je uvjetni ogranak.
U uređivaču tijeka rada ovaj korak sadrži dva ogranka i izgleda kao sljedeće.
Možete stvoriti i ogranak koji nema uvjet. Na taj način tijek rada izvodi jednu akciju ako je uvjet ili skup uvjeta istinit i drugu akciju ako nisu valjani. Na primjer, sljedeći korak u tijeku rada šalje poruku odobravateljima samo ako je uvjet istinit; inače tijek rada šalje poruku samo pokretaču tijeka rada. Dodavanjem ogranka bez uvjeta tijek rada izvodi akciju u tom ogranku u svakom slučaju kada je uvjet u prvom ogranku neistinit.
Napomena: Da bi grana bila bez uvjeta, mora biti posljednji ogranak u uvjetnom bloku, a ne jedini ogranak u uvjetnom bloku.
Napomena: Grana u tijeku rada ne može se proširiti s jednog koraka na drugi. Skup grana "Else If" koji se naziva i uvjetnim blokom uvijek se nalazi u jednom koraku. No korake možete ugnijezditi kao podstepe.
SharePoint Designer 2010 nudi nekoliko spremnih i ponovno iskoristivih uvjeta koje možete ugraditi u tijek rada. Možete, primjerice, odrediti da tijek rada izvodi povezane akcije samo ako je stavka:
-
Stvara se ili mijenja u određenom vremenskom rasponu.
-
Stvara ili mijenja određena osoba.
-
Sadrži polje naslova koje sadrži određene ključne riječi.
-
Je li datoteka određene vrste ili ima veličinu datoteke u određenom rasponu. (Taj je uvjet dostupan samo kada je tijek rada priložen biblioteci dokumenata.)
Osim toga, možete stvoriti prilagođene uvjete i napredne uvjete u SharePoint Designer 2010 gdje možete navesti širok raspon parametara. Uz prilagođene uvjete možete usporediti polje na trenutnom popisu s vrijednošću. Možete, primjerice, stvoriti prilagođeni uvjet u kojem ako je polje Stanje odobrenja jednako Odobreno, učinite povezanu akciju. Uz napredne uvjete možete usporediti jednu vrijednost s drugom vrijednošću. To vam omogućuje stvaranje usporedbe između polja na bilo kojem popisu i vrijednosti s drugog popisa. Možete, primjerice, stvoriti napredni uvjet za biblioteku zajedničkih dokumenata u kojem ako je vrijednost polja Status na popisu Zadaci jednaka na čekanju, učinite pridruženu akciju.
Napomena: Akcija ne zahtijeva uvjet. Na primjer, prvi korak u dijagramu 1: primjer tijeka rada za odobrenje, pri početku ovog članka, šalje poruku e-pošte koja obavještava pregledavatelja. Ova akcija nema pridružen uvjet. Paralelni blok akcija ne zahtijeva uvjet.
Paralelne i serijske akcije
Kada imate više akcija povezanih s uvjetom, akcije se mogu postaviti tako da se izvode istovremeno (paralelno) ili jednu za drugom (serijski), zadana.
Serijske akcije U sljedećem tijeku rada, primjerice, možete postaviti dvije akcije tako da se dokument nakon odobrenja kopira u biblioteku arhiviranih dokumenata, a zatim (nakon toga) pošalje poruka. U uređivaču tijeka rada znači da se druga akcija odvija nakon prve.
Paralelne akcije U sljedećem tijeku rada, primjerice, možete postaviti dvije akcije tako da se, kada se dokument odobri, pošalje poruka i (u isto vrijeme) dokument kopira u biblioteku odobrenih dokumenata. U uređivaču tijeka rada i označava da se druga akcija odvija u isto vrijeme kada i prva. To je osobito korisno za zadatke i radnje koje zauzimaju znatno vrijeme. U slučaju zadataka, primjerice, može se koristiti za kontrolu dodjele zadataka.
Napomena: Paralelne akcije nisu apsolutno istodobno; nije moguće navesti točan redoslijed i može se razlikovati svaki put kada se tijek rada pokrene.
Napomene:
-
U pravilu (uvjetima i akcijama) akcije se mogu odvijati u nizu, paralelno ili u kombinaciji nizova i paralelno.
-
Skup serijskih ili paralelnih akcija mora biti sadržan u jednom koraku.
Što su koraci?
Tijek rada sastoji se od jednog ili više koraka. Svaki korak može sadržavati brojne akcije i povezane uvjete. Korake možete čak i ugnježđivati u drugim koracima. To možete učiniti da biste lakše organizirali tijek rada. Korake možete smatrati blokovima funkcija u uređivaču tijeka rada. Sljedeći tijek rada, primjerice, ima dva koraka, kao što je prikazano u uređivaču tijeka rada.
Koraci omogućuju grupiranje uvjeta i akcija da bi se jedan skup pravila (uvjeta i akcija) mogao procijeniti i izvesti prije drugog skupa.
Konfigurirajte akcije u tijeku rada za izvođenje pomoću dozvola autora tijeka rada. U SharePoint Designer 2010 možete koristiti korake oponašanja da bi tijek rada izvodio akcije oponašajući autora tijeka rada umjesto pokretača tijeka rada. Koraci oponašanja posebno su korisni u scenarijima odobravanja i objavljivanja u kojima osobe koje šalju sadržaj na odobrenje i osobe koje odobravaju sadržaj imaju različite dozvole.
Autor tijeka rada zadnja je osoba koja je objavila tijek rada. Kada drugi korisnik ponovno objavi tijek rada, autor tijeka rada ne mijenja se za instance tijeka rada u tijeku. Instance tijekova rada pokrenute nakon ponovnog objavljivanja tijeka rada koristit će ažurirani autor tijeka rada.
Napomena: Koraci oponašanja mogu se dodati samo u korijen tijeka rada i ne mogu se ugniježđivati u drugom koraku.
U sljedećem scenariju osoba koja pokreće tijekove rada nema dozvole za dodavanje datoteke u biblioteku arhiva, ali autor tijeka rada ima. Kada osoba pokrene tijek rada, ako se uvjet u koraku oponašanja procijeni kao istinit, dokument se kopira u biblioteku arhiva pomoću dozvola autora tijeka rada. Drugi korak nije korak oponašanja, pa se pokreće kao pokretač tijeka rada. Najbolje je koristiti samo korake oponašanja za minimalni skup akcija za koje su potrebne dozvole autora tijeka rada da bi uspio.
Jedan ili više koraka? Neki tijekovi rada mogu se dizajnirati kao slijed akcija unutar jednog koraka ili kao slijed koraka. Akcije u sljedećem koraku, primjerice, mogle bi biti podijeljene u zasebne korake ili ugniježđene s uvjetnim blokom kao zasebni koraci
Slijedi primjer postupka pomoću ugniježđenih koraka u uvjetnom bloku.
Koraci su način organiziranja tijeka rada. Točno način na koji koristite korake u tijekovima rada je, u velikoj mjeri, do osobne preferencije. Tijek rada, primjerice, može imati brojne akcije u koraku koji ne koristi uvjete. U tom slučaju akcije možete razdvojiti u korake da biste ih bolje organizirali. Pravila u jednom koraku obrađuju se do zaključka prije nego što prijeđite na sljedeći korak, pa želite grupirati ista pravila koraka potrebna za učinak određene akcije ili akcije koje želite.
Što su obrasci tijeka rada?
Da bi tijek rada bio dinamičniji i fleksibilniji, u tijek rada možete dodati obrazac. Pomoću obrasca možete prikupljati podatke od sudionika tijeka rada u unaprijed definirano vrijeme u tijeku rada i omogućiti sudionicima interakciju sa zadacima za taj tijek rada i osigurati da su podaci dostupni za tijekove rada koji se mogu ponovno koristiti bez obzira na popis, biblioteku ili vrstu sadržaja s vrstom sadržaja s vrstom povezanom.
Pomoću SharePoint Designer 2010 možete stvoriti tri vrste obrazaca tijeka rada:
-
Obrazac za pokretanje prikuplja informacije od sudionika tijeka rada kada pokrene tijek rada. Automatski se generira prilikom stvaranja tijeka rada u programu SharePoint Designer 2010. Obrasci za pokretanje prikazuju se korisnicima kada ručno započinju tijek rada na određenoj stavci sustava SharePoint. Uz obrazac za pokretanje korisnici mogu navesti dodatne parametre ili informacije o tijeku rada kako se odnosi na danom stavkom sustava SharePoint. Obrazac za pokretanje možete, primjerice, koristiti da biste upitali tko bi trebao pregledati dokument i kada se pregled mora dovršiti. SharePoint Designer 2010 automatski generira infoPath ili ASP.NET za pokretanje u skladu sa specifikacijama za pokretanje. Ako nisu potrebni parametri pokretanja, na obrascu će se prikazivati samo gumbi Starti Odustani
-
Prilagođeni obrazac zadatka sudionicima tijeka rada omogućuje interakciju sa zadacima na popisu Zadataka navedenom za tijek rada. Pomoću čarobnjaka za prilagođene zadatke možete jednostavno stvoriti prilagođena polja obrasca i dodati ih u prilagođeni obrazac zadatka. Kada završite s dizajniranje tijeka rada, SharePoint Designer 2010 generira infopath ili ASP.NET obrasce za prilagođene zadatke. Nakon toga, kada se tijek rada pokrene i stvori zadatak, korisnik pregledava popis Zadataka naveden za tijek rada, označava zadatak kao dovršen i unosi sve neobavezne ili potrebne informacije specifične za tijek rada. Tijek rada zatim može odgovoriti na te promjene kao što je navedeno u tijeku rada ili potražiti i procijeniti te podatke u kasnijim koracima tijeka rada.
-
Tijek rada koji se može ponovno koristiti po zadanom nudi samo polja zajednička svim stavkama, kao što su Stvoreno i Izmijenio. To je zato što tijek rada koji se može ponovno koristiti nije po zadanom povezan s popisom, bibliotekom ili vrstom sadržaja. Obrazac za pridruživanje omogućuje povezivanje polja s tijekom rada koji se može ponovno koristiti tako da će polja biti dostupna prilikom dizajniranja i pokretanja tijeka rada.
Kada SharePoint Designer 2010 automatski generira obrasce, možete ih prilagoditi tako da otvorite stranicu s postavkama tijeka rada, u odjeljku Forms kliknite obrazac koji želite prilagoditi. Obrasci tijeka rada su InfoPath ili ASP.NET stranice. Pohranjuju se na web-mjesto sustava SharePoint s izvorišnim datotekama tijeka rada.
Poboljšane funkcije s InfoPath 2010 obrascima na SharePoint Server 2010
Ako je na vašem poslužitelju SharePoint Server 2010 ( SharePoint Foundation 2010 samo aplikacija), obrasci tijeka rada – pridruživanje, pokretanje i zadatak – sada su InfoPath 2010 obrasci. Jednostavno je promijeniti izgled i izgled obrazaca programa InfoPath, a pravila provjere valjanosti možete dodati u obrazac programa InfoPath. Da biste uredili obrazac tijeka rada u programu InfoPath 2010, samo kliknite obrazac, a InfoPath otvara obrazac izravno iz sustava SharePoint Designer 2010.InfoPath obrasci su dostupni za popise, biblioteke i tijekove rada.
Gdje se pohranjuju tijekovi rada?
Tijekovi rada pohranjuju se u biblioteku dokumenata na razini web-mjesta pod nazivom Tijekovi rada. Ovu biblioteku dokumenata automatski stvara SharePoint Designer 2010. Biblioteka dokumenata tijekova rada po zadanom je skrivena u pregledniku i nema prikaze popisa, kao što su AllItems.aspx ili EditForm.aspx. Da biste pogledali sadržaj biblioteke tijekova rada, u SharePoint Designer 2010 u navigacijskom oknu kliknite Sve datoteke, a zatim Tijekovi rada u glavnom oknu.
Napomene:
-
Tijekove rada možda nećete moći prikazati pomoću svih datoteka, to ovisi o konfiguraciji poslužitelja.
-
Primarni način pristupa tijekovima rada i dizajniranja tijekova rada u SharePoint Designer 2010 jest klik na Tijekovi rada u navigacijskom oknu.
Biblioteka dokumenata tijekova rada sadrži mapu za svaki tijek rada stvoren pomoću SharePoint Designer 2010. Mapa sadrži izvorne datoteke potrebne za tijek rada, kao što su:
-
Datoteka s oznakama tijeka rada (.xoml).
-
Konfiguracijska datoteka tijeka rada.
-
InfoPath xsn ili ASP.NET aspx obrasci potrebni za tijekove rada, kao što su obrasci za pokretanje (za tijekove rada koji se pokrenu ručno) ili prilagođene obrasce zadataka.
Da biste uredili postojeći tijek rada SharePoint Designer 2010, u navigacijskom oknu kliknite Tijekovi rada. U glavnom oknu desnom tipkom miša kliknite željeni tijek rada, a zatim kliknite Uređivanje tijeka rada.
Da biste kopirali i izmijenili tijek rada koji se može ponovno koristiti SharePoint Designer 2010, u navigacijskom oknu kliknite Tijekovi rada. U glavnom oknu desnom tipkom miša kliknite željeni tijek rada koji se može ponovno koristiti, a zatim kliknite Kopiraj i izmijeni.
Oba prethodna postupka otvaraju tijek rada u uređivaču tijeka rada. Možete kliknuti vrpcu ili hijerarhijsku navigaciju da biste uredili tijek rada, upravljali postavkama i definirali proces zadatka tijeka rada.
Uređivač tijeka rada pruža akciju pod nazivom Zapisnik na popis povijesti. Najbolje je koristiti tu akciju u tijekovima rada da biste zadržali evidenciju povijesti tijeka rada. Povijest tijekova rada neprocjenjiva je za istraživanje pogrešaka ili za svrhe praćenja i ponavljanja.
Kada stvorite tijek rada koji koristi zapisnik akcije na popis povijesti, SharePoint Designer 2010 automatski stvara popis pod nazivom Povijest tijeka rada. Popis se po zadanom stvara na adresi http://<naziv web-mjesta>/Lists/Workflow%20History. Možete odrediti stvaranje drugog popisa povijesti prilikom dizajniranja popisa ili tijekova rada web-mjesta te prilikom pridruživanja tijeka rada popisa koji se može ponovno koristiti. Ovaj popis sadrži stupce za informacije kao što su ID korisnika, datum, događaj i opis pogreške. Kao i u biblioteci dokumenata tijekova rada, popis povijesti po zadanom je skriven u pregledniku, ali se može vidjeti u SharePoint Designer 2010, u navigacijskom oknu tako da kliknete Sve datoteke.
Uređivač tijeka rada nudi šest akcija koje su u interakciji s popisom Zadataka, uključujući Dodjela To-Do stavke, prikupljanje podataka od korisnika i Dodjeljivanje obrasca grupi. Tijekovi rada po zadanom koriste popis zadataka, ali se mogu konfigurirati za korištenje prilagođenog popisa zadataka. Pomoću prilagođenog popisa zadataka možete odvojiti zadatke tijekova rada od drugih vrsta zadataka ili za probleme u vezi s dozvolama. Za sve tijekove rada na web-mjestu možete koristiti jedan prilagođeni popis zadataka ili prilagođeni popis zadataka za svaki tijek rada. To ovisi o tehničkim i organizacijskim preduvjetima za tijekove rada.
Kada stvorite tijek rada koji koristi bilo koju od prethodne tri akcije, SharePoint Designer 2010 automatski stvara obrazac, vrstu sadržaja za zadatak i popis Zadaci ako je potrebno. Popis zadataka po zadanom se može prikazati u pregledniku, za razliku od biblioteke dokumenata tijekova rada i popisa Povijesti tijekova rada.
Gdje mogu provjeriti stanje tijeka rada?
Tijek rada na odabranoj stavci možete jednostavno pregledati putem preglednika. Prikaz Sve stavke popisa ili biblioteke dokumenata po zadanom prikazuje trenutni status tijekova rada koji se izvode na stavci. U sljedećem je primjeru tijek rada Zahtjev za promjenom dizajna u tijeku zaDCR widgeta 1.
Napomene:
-
Ako je s popisom ili bibliotekom pridruženo više tijekova rada, bit će više stupaca.
-
Stupci se mogu ukloniti iz prikaza Sve stavke bez utjecaja na funkcionalnost tijeka rada.
-
Stupac stanja neće se dodati u prikaz ako u prikazu već postoji šest ili više stupaca pretraživanja\status.
Klikom na stanje tijeka rada za stavku, npr. U tijeku ili Dovršeno, otvorit će se stranica stanja tijeka rada za tijek rada za određenu stavku. Da biste vidjeli status tijekova rada web-mjesta, kliknite izbornik Akcije web-mjesta, zatim Prikaz svih sadržaja web-mjesta, a potom Tijekovi rada web-mjesta. Stranica stanja tijeka rada sadrži informacije o:
-
Tko je pokrenuo tijekove rada i kada za stavku
-
Zadaci povezani s tijekom rada za stavku
-
Povijest tijeka rada za stavku, npr. kada su tijekovi rada pokrenuti i kada je dovršen
Vizualizacija tijeka rada
Vidjet ćete i vizualizaciju tijeka rada za status tijeka rada ako:
-
Mogućnost Prikaži vizualizaciju tijeka rada na stranici stanja odabrana SharePoint Designer 2010 kada je tijek rada objavljen
-
Računalo s kojeg su objavljeni tijekovi rada ima instaliran Visio Premium 2010
-
Tijek rada je pokrenut na SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services izvodi se na poslužitelju
Napomena: Visio nije potrebno instalirati na lokalno računalo da bi se prikazala vizualizacija tijeka rada.
Uz vizualizaciju tijeka rada dijagram tijeka rada programa Visio automatski se stvara i prikazuje u web-dijelu programa Visio na stranici stanja tijeka rada. Vizualizacija tijeka rada prikazuje prikaz "uživo" mjesta na kojem se nalazi određeni tijek rada.
Da biste prikazali stranicu Tijekovi rada za stavku, možete i kliknuti stavku na popisu, a zatim na izborniku kliknuti Tijekovi rada.
Napomena: Naredba Tijekovi rada dostupna je samo kada se stavka nalazi na popisu ili u biblioteci s priloženim barem jednim tijekom rada.
Kada korisnik pokrene tijek rada na stavci SharePoint Foundation 2010 ili SharePoint Server 2010 dodaje novi stupac na taj popis ili u biblioteku u kojoj se stavka nalazi. Naziv stupca po zadanom se podudara s nazivom tijeka rada. Ovaj stupac samo za čitanje prikazuje trenutni status stavke unutar tog tijeka rada. Taj se stupac stanja automatski dodaje za svaki tijek rada prilikom prvog pokretanja.
U svakom je stupcu status tijeka rada veza. Kada kliknete U tijeku, vidjet ćete, primjerice, stranicu Stanja tijeka rada za tu instancu tijeka rada.
Predloženi sljedeći koraci
Tijekovi rada napredan su način dodavanja aplikacije logike na web-mjesta i aplikacije sustava SharePoint. Sada kada razumijete osnove tijeka rada, možda ćete htjeti započeti stvaranjem tijeka rada. Dodatne informacije o dizajniranju i prilagodbi tijekova rada potražite u odjeljku Vidi također.
Vrh stranice
