Uvod u InfoPath Forms usluge

Pregled InfoPath Forms Services

Korisnici ne moraju imati instaliran na računalo da biste popunili predložak obrasca kompatibilan s preglednikom InfoPath i ne moraju ništa preuzeti s weba. Koje su im potrebne je pristup preglednik, kao što je Windows Internet Explorer, Apple Safari ili Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services omogućuje vam pohranu i upravljanje obrascima i predlošcima obrazaca u središnjeg mjesta. InfoPath Forms Services se temelji i zahtijeva Windows SharePoint Services 3.0, koji omogućuje objavljivanje predložaka obrazaca koje ste dizajnirali na zajedničko mjesto u tvrtki ili ustanovi. Uz to, korisnici mogu slati obrasce biblioteke sustava SharePoint, a to su mape pohranjuju zbirka datoteka i gdje datoteke često koriste isti predložak. Također je moguće integrirati obrazaca u upravljanje dokumentima i zadaci životnog ciklusa kao što je tijek rada i upravljanje pravima.

Tehnologija InfoPath Forms Services dostupna je u Microsoft Office SharePoint Server 2007 Pokrećite Enterprise i također, zasebno, u Microsoft Office Forms Server 2007.

Dosegne kupci, partnerima i dobavljače s korištenjem obrazaca

Ako prilikom objavljivanja predloška obrasca na poslužitelju na kojem je InfoPath Forms Services, koje možete raspodijeliti ne samo na intranet svoje tvrtke, ali i na vanjski web-mjesta, kao što su ekstranet web-mjesta ili web-mjesta tvrtke. Omogućuje prikupljanje podataka iz kupci, partnerima, dobavljačima i drugima koji su ključni za uspjeh vaše tvrtke. Velike tvrtke koje osiguranja, na primjer, možete koristiti jedan preglednik predložak obrasca za prikupljanje i obradu zahtjeva za osiguranje. Kupac osiguranja može koristiti preglednik za ispunjavanje obrasca zahtjeva Web-mjestu tvrtke. Umjesto toga, ako kupac nazove osiguranja tvrtke radi prijavljivanja zahtjeva, agent za osiguranje pomoću programa InfoPath za ispunjavanje isti obrazac zahtjeva na intranetskom mjestu. Isto tako, državne agencije možete prikupiti podatke od građana objavljivanjem predložaka obrazaca koji podržavaju rad u pregledniku na Web-mjestu.

Kada korisnici pristupaju obrascu tako da odete u biblioteku ili unosom URL-a za obrazac u njihovu pregledniku, jednu od sljedeće dvije stvari se može dogoditi:

• Obrazac koji se otvara u pregledniku    Ako korisnici ne moraju InfoPath instaliran na svom računalu, obrazac se otvara u pregledniku, gdje ga možete ispuniti kao i bilo koji drugi koji se temelji na Web obrazac.

• Obrazac koji se otvara u programu InfoPath    Ako korisnici imaju InfoPath instaliran na svom računalu, obrazac se otvara u programu InfoPath, gdje ga možete ispuniti kao i drugi obrazac programa InfoPath. Budući da su ispunjavanja obrasca u programu InfoPath, ti će korisnici imati dodatne prednosti korištenja značajki cijeli raspon programa InfoPath za ispunjavanje obrazaca, od kojih neke nisu dostupne u obrascima za preglednik.

  Napomena: Po želji možete prilagoditi postavke za predložak obrasca tako da se uvijek otvara u pregledniku, čak i ako korisnici imaju InfoPath instaliran na svom računalu. To može biti korisna kada želite da se u okruženje za ispunjavanje obrasca koji će se svi ili kada ne želite na obrascu koji se može otvoriti u programu InfoPath jer želite da korisnici ne bi otvaranje ili mijenjanje temeljnog predloška obrasca u načinu dizajna otvarali.

Korisnici će ispunjavati obrasce na mobilnom uređaju, kao što je osobni digitalni pomoćnik (PDA) ili Pametni telefon, možete dizajnirati predložak obrasca kompatibilan s preglednikom tako da ga možete otvoriti i ispunjavati korištenjem preglednika u mobilnom uređaju. Kad korisnici rabe mobilni uređaj za pristup obrascu, on se otvara na svog zaslona u obliku pojednostavljeni.

Bolja utemeljenih na obrascima poslovnih procesa

Obrasci su u središtu mnogih poslovnih procesa. Tako da u kojem se nalazi predloške obrasca kompatibilan s preglednikom na poslužitelju na kojem InfoPath Forms Services, podataka obrasca možete integrirati s postojećim poslovnim procesima ili aplikacijama. Na primjer, možete:

• Slanje podataka u postojeće poslovne sustave    Prilikom dizajniranja predloška obrasca kompatibilnog s preglednikom, možete stvoriti podatkovne veze na web-usluge ili druge vanjske izvore podataka. Omogućuje slanje podataka u postojeće poslovne sustave, aplikacijama ili baze podataka tvrtke. Ako, na primjer, odjel prodaje možete dizajnirati obrazac koji se mogu slati potencijalnih klijenata i kupca podatke o prodaji u postojeći sustav kupca odnos Management (CRM).

• Podatke iz postojeće poslovne sustave    Preporučuje se i moguće upita za podatke u postojeće poslovne sustave, aplikacijama ili poslovnih baza podataka. Na primjer, kada korisnici otvore obrazac koji se temelji na predlošku obrasca, možda ćete podatke iz vanjskog izvora podataka u polja ime i adresu na obrascu. Time se omogućuje vam da iskoristite prednost postojeće podatke tvrtke i pojednostavljuje postupak ispunjavanje obrasca.

• Dodavanje tijeka rada za obrasce    Tijek rada možete dodati u predložak obrasca koji je spremljen u biblioteci. To vam omogućuje da dosljedno upravljanje uobičajenim poslovnim procesima. Na primjer, kao upravitelj web tijeka rada za odobrenje možete koristiti da biste usmjerili izvješće o troškovima kroz popis odobravatelja. Odobravatelji možete odobravanje ili odbacivanje izvješće o troškovima, odobrenje dodijelili ili zatražiti promjene u obrascu. U programu InfoPath, korisnici kliknite naredbe na izborniku datoteka da biste sudjelovali u tijeku rada. Na poslužitelju, oni možete pokažite na naziv obrasca u biblioteci, kliknite strelicu koja će se pojaviti, a zatim tijekova rada da biste sudjelovali u tijeku rada.

  

Vrh stranice

Upravljanje obrascima i predlošcima obrazaca u središnjeg mjesta

Možete spremiti svoje predloške obrazaca i njima pridružene obrasce u središnje spremište na poslužitelju na kojem je InfoPath Forms Services. To olakšava pronalaženje, zajedničko korištenje i upravljanje obrascima i predlošcima obrazaca.

Ključne prednosti uključuju mogućnost:

• Spremište obrascima i predlošcima obrazaca u središnjeg mjesta    Možete pridružiti predloška obrasca u biblioteku, koja je mjesto na SharePoint web-mjestu gdje možete stvoriti, prikupiti, ažurirati i upravljati datotekama s drugim osobama u tvrtki ili ustanovi. Kada korisnici ispunjavaju obrasce koji se temelje na predlošku obrasca u toj biblioteci dovršeni obrasci pojavljuju se u biblioteci uz ključne podatke iz obrazaca. Ovisno o tome kako je dizajniran u biblioteku sustava SharePoint, korisnici mogu ispunjavati obrasce koji se temelje na vašem predlošku obrasca, izvezite podatke iz dovršenih obrazaca u programu Microsoft Office Excel ili spajanje podataka iz više obrazaca u jedan obrazac. Sljedeći primjer prikazuje izvješća o troškovima pohranjene u biblioteci.

  

• Korištenje vrste sadržaja za upravljanje predlošcima obrazaca    Možete koristiti Čarobnjak za objavljivanje programa InfoPath za objavljivanje predloška obrasca kao web-mjesta vrsta sadržaja. Vrsta sadržaja definira predložak obrasca, skup stupaca i postavke upravljanja dokumentima na poslužitelju, kao što je tijek rada ili postavke pravila.

  Stvaranjem vrste sadržaja možete ponovno koristiti predloške obrazaca i postavke preko zbirka mjesta. U prošlosti, ako želite koristiti predložak obrasca u većem broju biblioteka sustava SharePoint, morali ste objaviti dvije različite kopije predloška obrasca, jedan za svaku biblioteku. Želite li ažurirati predložak obrasca, morali ste promijenili u predložak obrasca u oba mjesta. Međutim, sada možete objaviti predložak obrasca kao vrstu sadržaja web-mjesta. Kada ažurirate vrstu sadržaja, promjene se automatski primjenjuje mjesto na kojem se koristi ta vrsta sadržaja.

  Možete dodijeliti većem broju biblioteka za jednu vrstu sadržaja u zbirci web-mjesta ili dodijeliti više vrsta sadržaja na jednoj biblioteci. Na primjer, možete dodati vrste sadržaja za obrasce izvještaja o stanju svim bibliotekama koje koriste prodaje odjela tvrtke ili ustanove tako da svaki prodajni tim je prikupljanje i izvješćivanje o istu vrstu podataka da biste upravljanje. Osim toga, pretpostavimo da vaš odjel koristi različite predloške obrazaca za zahtjev za službeno putovanje, putovanja izvješća i obrasce izvještaja o troškovima. Možete objaviti tri predloška obrasca kao vrste sadržaja web-mjesta i njihovo dodavanje u jednoj biblioteci služi za spremanje informacija vezanih uz putovanja tima. Kada korisnici stvaranje novog obrasca u biblioteci, mogu odabrati koji od ovih predložaka žele koristiti.

• Upravljanje obrascima i predlošcima obrazaca    Administratori farme poslužitelja možete odrediti kako korisnici pristupaju i implementirati cijeloj tvrtki ili ustanovi predložaka obrazaca. Na primjer, mogu kontrolirati tko možete objaviti predložak obrasca u web-mjesta ili odlučite nadogradnji predložaka obrazaca na poslužitelju s minimalnim utjecaj na korisnike obrasca.

• Upravljanje podatkovne veze na jednome središnjem mjestu    Ako više predložaka obrazaca koristi iste podatkovne veze, možete spremiti postavke za tu podatkovnu vezu u datoteka s podacima o vezi u biblioteka veza na podatke. Kada korisnik otvori obrazac koji se povezuje s podatkovnom datotekom veze, InfoPath koristi postavke u toj datoteci za povezivanje s vanjskim izvorom podataka. Na taj način više predložaka obrazaca može koristiti istu datoteku podatkovne veze, pa nema potrebe da biste ručno stvorili iste podatkovne veze za svaki predložak obrasca. Nadalje, ako promijenite postavke mjesta ili veze za vanjski izvor podataka, ne morate ažurirati svaki predložak obrasca koji koristi podatkovnu vezu. Umjesto toga jednostavno ažuriranja podatkovnu datoteku veze jednom i sve predloške obrazaca i dalje funkcioniraju.

Vrh stranice