U ovom se članku daje pregled nekih ključnih koncepata povezanih s radom s novim značajkama upravljanih metapodataka u SharePoint Server. U njemu se raspravlja o tome kako nove značajke upravljanih metapodataka pružaju podršku za implementaciju službenih taksonomija putem upravljanih uvjeta. U njemu se objašnjava i kako funkcioniraju društvene oznake i kako se odnose na upravljane značajke metapodataka, kao što su upravljani pojmovi i ključne riječi za velike tvrtke.
Sadržaj članka
Značajke upravljanih metapodataka
Nove značajke upravljanih metapodataka u SharePoint Server omogućene su novom aplikacijom servisa upravljanih metapodataka koja pruža podršku za dvije ključne stvari:
-
Objavljivanje vrste sadržaja Zajedničko korištenje vrsta sadržaja u zbirkama web-mjesta i web-aplikacijama. Dodatne informacije o objavljivanju vrste sadržaja potražite u članku Uvod u vrste sadržaja i objavljivanje vrste sadržaja.
-
Taksonomije Stvaranje hijerarhijskih zbirki termina s središnjim upravljanjem (pod nazivom skupovi termina) koje se mogu koristiti kao atributi za stavke SharePoint web-mjesta. Ti skupovi termina mogu se zajednički koristiti u svim zbirkama web-mjesta i web-aplikacijama. Skupove termina moguće je stvoriti i upravljati pomoću značajke pod nazivom Alat za upravljanje spremištem termina.
Ključni pojmovi i koncepti
Nekoliko je ključnih pojmova i koncepata koje je korisno razumjeti prilikom rada s različitim značajkama metapodataka u SharePoint Server. Razumijevanje tih koncepata pomoći će vam da razumijete konceptualne informacije objašnjene u sljedećem članku i u drugim člancima o značajkama upravljanih metapodataka.
Taksonomija
Taksonomija je hijerarhijska klasifikacija riječi, oznaka ili izraza organiziranih u grupe na temelju sličnosti. Taksonomiju može definirati i upravljati jednom ili više pojedinaca. Međunarodna standardna industrijska klasifikacija (ISIC), koju je razvio Ujedinjeni narodi, poznati je primjer industrijske taksonomije koja se koristi za klasifikaciju ekonomskih podataka. Taksonomije su korisne jer pružaju logičku hijerarhijsku strukturu metapodataka koja se može koristiti za dosljednu klasifikaciju informacija.
Folksonomy
Folksonomy je klasifikacija koja rezultira kada korisnici web-mjesta zajednički primjenjuju riječi, naljepnice ili izraze na sadržaj na web-mjestu. Ako ste ikad vidjeli oblak oznaka na web-mjestu, vidjeli ste vizualizaciju folksonomy. Na slici u nastavku prikazuje se web-dio oblaka oznaka na web-SharePoint web-mjestu. Pristup metapodacima utemeljen na narodnomonomiji može biti koristan jer se dodirom na znanje i stručnost korisnika web-mjesta i autora sadržaja omogućuje razvoj klasifikacije sadržaja s promjenama poslovnih potreba i interesa korisnika.
Skup termina
Skup termina grupa je povezanih termina.
Ovisno o tome gdje se stvara skup termina, njegov opseg može biti lokalni ili globalni:
-
Lokalni skupovi termina stvaraju se u kontekstu zbirke web-mjesta i dostupni su za korištenje (i vidljivi) samo korisnicima te zbirke web-mjesta. Ako, primjerice, dodate stupac upravljanih metapodataka na popis ili u biblioteku i stvorite novi skup termina za taj stupac, skup termina lokalni je u zbirku web-mjesta koja sadrži taj popis ili biblioteku.
-
Globalni skupovi termina dostupni su za korištenje na svim web-mjestima koja su pretplaćena na određenu aplikaciju servisa upravljanih metapodataka.
Skupove termina moguće je konfigurirati tako da se zatvaraju, što znači da korisnici ne mogu dodavati nove pojmove kada unose vrijednost za stupac mapiran u skup termina. Ili ih je moguće konfigurirati tako da bude otvoren, što znači da korisnici mogu dodati nove pojmove u skup termina kada ažuriraju vrijednost stupca mapiranog u skup termina.
Pojam
Pojam je pojedinačna stavka unutar skupa termina, a to je određena riječ ili izraz koji se može povezati sa stavkom na SharePoint Server web-mjestu. Pojam ima jedinstveni ID i može imati mnogo različitih tekstnih naljepnica (sinonima). Ako radite na višejezičnom web-mjestu, može imati i naljepnice na različitim jezicima.
Postoje dvije vrste termina:
Upravljani pojmovi
Upravljani pojmovi obično su unaprijed definirani i organizirani u hijerarhijski pojam koji je postavio administrator spremišta termina ili neka druga osoba s dozvolama za rad s upravljanim metapodacima.
Ključne riječi za velike tvrtke
Ključna riječ tvrtke riječ je ili izraz koji se dodaje stavkama na SharePoint web-mjestu. Korporacijske ključne riječi organizirane su u jedan skup termina koji nije hijerarhijski unutar alata za upravljanje spremištem termina pod nazivom Skup ključnih riječi. Budući da korisnici obično mogu dodati bilo koju riječ ili izraz u stavku kao ključnu riječ, poslovne se ključne riječi mogu koristiti za označavanje u stilu folksonomy. Administratori spremišta termina ili drugi pojedinci s dozvolom za upravljanje metapodacima mogu odabrati premještanje ključnih riječi iz skupa termina Ključne riječi i u određeni upravljani skup termina, u kojem će trenutku ključne riječi postati dostupne u kontekstu određenog skupa termina. Administratori spremišta termina mogu i zatvoriti skup ključnih riječi da korisnici ne bi mogli poslati nove ključne riječi i ograničeni su na korištenje postojećih ključnih riječi.
Grupiranje
Grupe definiraju sigurnosne granice. Grupa je skup skupova termina koji zajednički dijele zajedničke sigurnosne preduvjete. Samo korisnici koji su određeni kao suradnici određene grupe mogu upravljati skupovima termina koji pripadaju grupi ili stvoriti nove skupove termina unutar grupe. Tvrtke ili ustanove trebale bi stvarati jedinstvene grupe za skupove termina s jedinstvenim pristupom ili sigurnosnim potrebama.
Alat za upravljanje spremištem termina
Alat za upravljanje spremištem termina alat je koji taksonomisti, administratori ili drugi pojedinci koji upravljaju taksonomima mogu koristiti za stvaranje skupova termina i upravljanje njima te upravljanje njima. Alat za upravljanje spremištem termina prikazuje sve globalne skupove termina i sve lokalne skupove termina dostupne za zbirku web-mjesta iz koje pristupate alatu za upravljanje spremištem termina.
Stupac Upravljani metapodaci
Stupac Upravljani metapodaci nova je vrsta stupca koja se može dodati na popise ili biblioteke da bi korisnici web-mjesta ili vlasnici sadržaja mogli odabrati vrijednosti iz određenog skupa termina upravljanih termina i primijeniti ih na sadržaj. Stupac Upravljani metapodaci može se konfigurirati tako da se mapi u postojeći skup termina ili možete stvoriti novi skup termina posebno za stupac. Ako stvorite novi skup termina posebno za stupac Upravljani metapodaci, taj će skup termina biti lokalni skup termina koji je dostupan samo za korištenje u zbirci web-mjesta u kojoj je stvoren.
Stupac Enterprise Keywords
Stupac Korporacijski ključne riječi stupac je koji možete dodati u vrste sadržaja, popise ili biblioteke da biste korisnicima omogućili označavanje stavki riječima ili izrazima koje odaberu. Po zadanom je stupac s više vrijednosti. Kada korisnici uvrste riječ ili izraz u stupac, prikazuju se prijedlozima za unaprijed upis, što može obuhvaćati stavke iz upravljanih skupova termina i skupa termina Ključne riječi. Korisnici mogu odabrati postojeću vrijednost ili unijeti nešto novo (ako je skup termina Ključne riječi konfiguriran tako da bude otvoren za dodatke korisnika).
Društvene oznake
Društvene oznake riječi su ili izrazi koje korisnici web-mjesta mogu primijeniti na sadržaj na web-mjestu SharePoint da bi im pomogli kategorizirati informacije na načine koji su im smisleni. Društvene oznake mogu se primijeniti i na URL-ove izvan SharePoint web-mjesta. Društvene oznake podržavaju označavanje utemeljeno na narodu. Društvena oznaka sastoji se od pokazivača do tri vrste podataka:
-
korisnički identitet
-
URL stavke
-
pojam
Ti se pokazivači pohranjuju u spremište za društvene označavanje koje je dio servisne aplikacije Korisnički profil. Društvene oznake tehnički nisu dio upravljanih značajki metapodataka u programu SharePoint Server, ali se povezuju sa značajkama upravljanih metapodataka na nekoliko važnih načina koji podržavaju dosljedno korištenje metapodataka u cijeloj tvrtki ili ustanovi. Dio izraza društvene oznake upućuje na pojam u skupu ključnih riječi spremišta termina za jednu od aplikacija servisa upravljanih metapodataka s kojima je povezano web-mjesto.
Kada, primjerice, stvorite novu društvenu oznaku, imate mogućnost odabira postojećih termina, koji mogu obuhvaćati upravljane pojmove, kao i ključne riječi za velike tvrtke. Ako odaberete neki od ovih postojećih uvjeta, vaša društvena oznaka sadrži pokazivač na taj pojam. Ako odlučite da ne želite odabrati postojeći pojam i stvorite termin koji se još nije koristio, za njega se stvara nova ključna riječ u skupu termina Ključne riječi u trgovini termina, a nova društvena oznaka upućuje na taj pojam.
Na taj se način ključne riječi koje se koriste u društvenim oznakama dodaju u skup termina Ključne riječi vidljiv u alatu za upravljanje spremištem termina (ako već ne postoje), a njima mogu upravljati administratori trgovine termina. Uz to, kada korisnici primjenjuju poslovne ključne riječi ili upravljane pojmove na sadržaj ažuriranjem stupca Korporacijske ključne riječi ili Upravljani metapodaci, društvene oznake mogu se automatski stvoriti tako da su ti pojmovi vidljivi kao oznake u sažetku sadržaja vijesti, oblacima oznaka ili profilima Moje web-mjesto. Vlasnici popisa ili biblioteke mogu omogućiti ili onemogućiti objavljivanje metapodataka ažuriranjem metapodataka i ključnih Postavke za popis ili biblioteku.
Kada u stavku dodate društvenu oznaku, možete odrediti želite li identitet i URL stavke učiniti privatnim, ali termin pohranjen u trgovini termina uvijek je javna.
Društveno označavanje korisno je jer korisnicima web-mjesta omogućuje bolje otkrivanje sadržaja i informacija na web-mjestu.
Dodatne informacije o privatnosti i sigurnosnim implikacijama društvenog označavanja potražite u članku Zaštita privatnosti i sigurnosne implikacije društvenog označavanja.
Označavanje
U naj generičkom smislu označavanje se može odnositi samo na čin primjene metapodataka na stavku, bilo da se radi o upravljanim metapodacima ili društvenoj oznaci. U ovom se članku glagol "oznaka" koristi u tom smislu i nije ograničen na društvene oznake.
Scenariji metapodataka: od taksonomija do folksonomies
Značajke upravljanja metapodacima u SharePoint Server podržavaju niz pristupa upravljanju i upotrebi metapodataka. Zamislite taj raspon kao vrstu kontinuuma. Na jednom kraju ovog kontinuuma postoje taksonomikoji su formalne, centralno upravljane hijerarhijske grupe termina. Na drugom kraju tog raspona postoje folksonomies, koje su suradničke klasifikacije koje rezultiraju kada pojedinci slobodno primjenjuju oznake na sadržaj.
SharePoint Server podržava obje krajnosti ovog kontinuuma, kao i točke na putu. Na jednom kraju kontinuuma možete implementirati službene taksonomije putem upravljanih termina i skupova termina. S druge strane, postoji podrška za ključne riječi za velike tvrtke i društvene oznake, od kojih oba korisnicima web-mjesta omogućuju označavanje sadržaja pomoću ključnih riječi po svom izboru.
Između tih krajnosti na metapodatke možete primijeniti fleksibilne stupnjeve strukture i kontrole, a opseg na koji primjenjujete tu kontrolu možete prilagoditi tako da je učinite globalnom na svim web-mjestima ili lokalno na određena web-mjesta. Možete, primjerice, konfigurirati skupove termina da bi se zatvorili ili otvorili korisničkim doprinosima. Možete odabrati korištenje poslovnih ključnih riječi i društvenog označavanja u kombinaciji s upravljanim terminima ili ne. SharePoint Server tvrtkama i ustanovama omogućuje kombiniranje prednosti službenih, upravljanih taksonomija i dinamičnih prednosti društvenog označavanja na prilagođene načine.
Sljedeći dijagram ilustrira kako različite vrste rješenja utemeljenih SharePoint mogu zahtijevati različite pristupe metapodacima na temelju poslovnih potreba.
Prednosti upravljanih metapodataka
Nekoliko je prednosti korištenja upravljanih metapodataka na svim web-mjestima u tvrtki ili ustanovi:
Dosljedno korištenje metapodataka Značajke upravljanih metapodataka u SharePoint Server omogućuju primjenu prilagodljivih stupnjeva kontrole na metapodatke koji se dodaju u sadržaj. Uz skupove termina i upravljane termine možete uspostaviti kontrolu nad vrstama termina koji su dostupni za dodavanje sadržaja, a možete i odrediti tko može dodati nove termine. Korištenje poslovnih ključnih riječi možete ograničiti i na određeni popis ključnih riječi konfiguriranjem skupa termina Ključne riječi kao zatvorenog.
Kada se isti izrazi dosljedno koriste na svim web-mjestima, jednostavnije je izgraditi robusne procese ili rješenja koja se koriste na metapodacima. Uz to, korisničko sučelje za rad s metapodacima na web-mjestima, na popisima i u bibliotekama te u klijentskim programima sustava Office korisnicima web-mjesta olakšava primjenu dosljednih metapodataka na njihov sadržaj.
Poboljšano otkrivanje sadržaja Kada sadržaj na svim web-mjestima u tvrtki ili ustanovi sadrži dosljedne metapodatke, jednostavnije je pronaći poslovne informacije i podatke te im pristupati pomoću pretraživanja. Nove značajke pretraživanja, kao što je ploča za sužavanje, koja se prikazuje na lijevoj strani stranice s rezultatima pretraživanja, korisnicima omogućuju filtriranje rezultata pretraživanja na temelju metapodataka.
Osim toga, možete konfigurirati navigaciju metapodacima za popise i biblioteke da biste korisnicima omogućili stvaranje dinamičnih prikaza informacija na temelju određenih polja metapodataka. Korisnici se mogu kretati bibliotekama po mapi ili po zaokretnoj tablici metapodataka, a zatim mogu sužati rezultate pomoću dodatnih filtara za ključeve.
Povećana fleksibilnost Značajke upravljanih metapodataka administratorima spremišta termina (ili drugim pojedincima s dozvolom za ažuriranje upravljanih metapodataka) olakšavaju održavanje i prilagodbu metapodataka kako se poslovne potrebe razvijaju. Skup termina možete jednostavno ažurirati u alatu za upravljanje spremištem termina, a novi ili ažurirani pojmovi automatski će postati dostupni za korištenje gdje god je dostupan stupac Upravljani metapodaci povezan s tim skupom termina. Ako više izraza spojite u jedan pojam, sadržaj označen ovim uvjetima automatski se ažurira da bi odražavao tu promjenu. Za pojedinačne termine možete navesti više sinonima (ili naljepnica). Ako je vaše web-mjesto višejezično, možete navesti i višejezične oznake za pojedinačne pojmove.
Upravljanje metapodacima
Planiranje i konfiguriranje upravljanih metapodataka
Vaša tvrtka ili ustanova možda će se prije početka korištenja upravljanih značajki metapodataka uključiti u određeni stupanj planiranja. Potrebni stupanj planiranja više je ili manje proporcionalan stupnju formalnosti i kontrole koju želite nametnuti metapodacima.
Ako korisnicima želite dopustiti da razviju vašu taksonomiju, korisnici mogu jednostavno dodati ključne riječi stavkama, a zatim ih po potrebi organizirati u skupove termina.
Ako vaša tvrtka ili ustanova želi koristiti upravljane skupove termina za implementaciju formalnih unaprijed definiranih taksonomija, ključne zainteresirane strane s interesom za strukturu taksonomije moraju surađivati da bi planirali i razvili skupove termina i uvjete koji će se koristiti. Dodatne informacije o postupku planiranja potražite u članku Planiranje termina i skupova termina. Dodatne informacije o konfiguriranju aplikacije servisa upravljanih metapodataka potražite u članku Administracija upravljanih metapodataka.
Kada se ključni dionici u tvrtki ili ustanovi dogovore o obaveznim skupovima termina, pomoću alata za upravljanje spremištem termina možete uvesti ili stvoriti skupove termina te upravljati skupovima termina i održavati ih dok korisnici počinju raditi s metapodacima. Ako je aplikacija servisa upravljanih metapodataka konfigurirana za web-aplikaciju, a vi ste administrator zbirke web-mjesta ili imenovani administrator spremišta termina, klikom na Web-mjesto Postavke na izborniku Akcije web-mjesta kliknite Upravljanje spremištem termina u odjeljku Administracija web-mjesta.
Stvaranje skupova termina i upravljanje njime
Alat za upravljanje spremištem termina nudi kontrolu stabla pomoću koje možete izvršavati većinu zadataka. Vaša korisnička uloga za taj alat određuje koje zadatke možete izvršiti. Da biste funkcionirali u alatu za upravljanje spremištem termina, morate biti administrator farme, administrator spremišta termina ili netko tko je imenovan upraviteljem grupe ili suradnikom za skupove termina. Detaljne informacije o tim ulogama potražite u članku Upravljane uloge metapodataka.
Da biste akcije postavili na stavku unutar hijerarhije, pokažite na naziv aplikacije servisa upravljanih metapodataka, grupe, skupa termina ili izraza koje želite izmijeniti, kliknite strelicu koja će se prikazati, a zatim pomoću izbornika odaberite željene akcije.
Na primjer:
Ako ste administrator spremišta termina, možete stvarati ili brisati grupe unutar aplikacije servisa upravljanih metapodataka.
Ako ste administrator spremišta termina ili upravitelj grupe, možete stvarati, uvoziti ili brisati skupove termina unutar grupe. Suradnici skupa termina mogu stvarati nove skupove termina.
Ako ste administrator spremišta termina, upravitelj grupe ili suradnik skupa termina, možete stvoriti ili ponovno koristiti termine unutar skupa termina, kao i kopirati, premjestiti ili izbrisati odabrani skup termina.
Ako ste administrator spremišta termina, upravitelj grupe ili suradnica skupa termina, u skupu termina možete stvoriti kopiju, ponovno korištenje, spajanje, skraćivanje, premještanje ili brisanje pojedinačnih termina.
Na svakoj razini hijerarhije možete konfigurirati određena svojstva grupe, skupa termina ili termina pomoću okna Svojstva koje se prikazuje desno od kontrole stabla spremišta termina.
Ako, primjerice, konfigurirate skup termina, pomoću okna Svojstva možete navesti pojedinosti kao što su Ime, Opis, Vlasnik, Kontakt i Zainteresirane strane. Možete odrediti želite li da skup termina bude otvoren ili zatvoren za nove poslane korisnike. Možete odrediti i želite li da skup termina bude dostupan za označavanje. Ako odaberete da skup termina bude nedostupan za označavanje, on neće biti vidljiv većini korisnika. Ako je skup termina još u razvoju, možete, primjerice, odabrati nedostupno označavanje.
Primjena metapodataka
Označavanje sadržaja pomoću upravljanih termina
Ako je stupac Upravljani metapodaci dodan u vrstu sadržaja, popis ili biblioteku, vlasnici sadržaja mogu označiti svoj sadržaj upravljanim terminima iz određenog skupa termina uređivanjem svojstava za stavku popisa ili biblioteke, a zatim ažurirati odgovarajuća polja u obrascu Uređivanje svojstava za stavku ili dokument. Stupce upravljanih metapodataka jednostavno je prepoznati jer prikazuju ikonu oznaka koja se može koristiti za pokretanje dijaloškog okvira alata za odabir termina.
Pomoću odabira termina možete odabrati pojam iz hijerarhije skupa termina. To je korisno ako niste upoznati s dostupnim pojmovima. Ako je skup termina konfiguriran tako da bude otvoren, a stupac upravljanih metapodataka za njega omogućuje vrijednosti ispune, možda ćete imati mogućnost dodavanja novog izraza u skup termina. Možete i jednostavno imati mogućnost slanja povratnih informacija određenom kontaktu za skup termina.
Kada počnete upisivati termin koji želite, dostupni vam se pojmovi automatski predlažu na temelju onoga što počnete upisivati, a možete odabrati onaj koji želite. Podatke u zagradama možete vidjeti nakon izraza koji označava naziv skupa termina i hijerarhiju termina. To vam može pomoći da odaberete neki od sličnih pojmova.
Ako su predloženi duplicirani ili slični pojmovi, možda ćete moći vidjeti opisni tekst koji je administrator spremišta termina konfigurirao za termin da bi korisnicima omogućio odabir.
Označavanje sadržaja pomoću ključnih riječi tvrtke
Ako je stupac Korporacijske ključne riječi dodan u vrstu sadržaja, popis ili biblioteku, vlasnici sadržaja (ili bilo tko s dozvolama za sudjelovanje za popis ili biblioteku) mogu označiti sadržaj dostupnim upravljanim pojmovima ili ključnim riječima uređivanjem svojstava stavke popisa ili biblioteke i upisivanjem ključnih riječi koje žele u polje Korporacijske ključne riječi. Ako postoji podudarni ili sličan pojam, on će biti predložen i možete ga odabrati. Možete i dodati novu ključnu riječ ako je skup termina Ključne riječi konfiguriran tako da bude otvoren za nove termine. Polje Enterprise Keywords ima više vrijednosti, pa u stavku možete dodati više ključnih riječi.
Označavanje sadržaja društvenim oznakama
Ako je značajka društvenog označavanja omogućena, možete označiti sadržaj na web-SharePoint koje vam je smisleno ili zanimljivo. Da biste označili stranicu, možete koristiti ikonu oznake koja se prikazuje pri vrhu stranice.
Da biste označili dokumente ili stavke popisa, možete koristiti naredbu oznake koja se prikazuje na kartici Bibliotekaili Popis na vrpci.
Kada počnete upisivati oznaku ili oznake koje želite primijeniti, možete odabrati postojeće ključne riječi ili upravljane pojmove ili dodati nove ključne riječi ako je skup termina Ključne riječi otvoren.
Možete i označavati sadržaj na vanjskim web-mjestima, kao što su druga intranetska ili internetska web-mjesta, dodavanjem alata za SharePoint oznake i bilješke u preglednik. Dodatne informacije o označavanju vanjskih web-mjesta potražite u članku Početak rada s mojim web-mjestom.
Dodatne informacije o značajkama društvenog označavanja potražite u članku Korištenje oznaka i bilježaka za zajedničko korištenje informacija s temama suradnika.
