Ako je organizator sastanka u postavkama nadzorne ploče omogućio automatsko zakazivanje, nova anketa zakazivanja za Outlook za Windows automatski će zakazivati sastanke čim se postigne konsenzus. U novom programu Outlook značajka zakazivanja ankete povremeno provjerava status ankete, a kada se postigne konsenzus, organizator prima obavijest i svim sudionicima šalje se pozivnica za sastanak.
Pravila automatskog zakazivanja
Ta se pravila primjenjuju radi određivanja vremena u koje je sastanak zakazan:
- Pri odlučivanju konsenzusa uzimaju se u obzir samo glasovi obveznih sudionika: glasovi neobaveznih sudionika se odbacuju.
- Ako se više puta postigne konsenzus o glasovima potrebnih sudionika, glasovi neobaveznih sudionika tada se uzimaju u obzir. Sastanak je zakazan za najbolje vrijeme koje je moguće za obavezne i neobavezne sudionike.
- Ako se kvalificira više vremena, prednost ima najranije vrijeme.
Ako je automatsko zakazivanje onemogućeno, organizator može ručno zakazati sastanak na stranici za glasovanje tako da odabere Zakaži sastanak za prikladno vrijeme.
Ako je automatsko zakazivanje omogućeno, organizator može ručno zakazati sastanak na stranici za glasovanje prije postizanja konsenzusa.
Calendar holds
Ako je organizator u postavkama nadzorne ploče omogućio čuvanja kalendara, ona će se ukloniti iz Calendar kada se finalizirani sastanak automatski zakaže.