Stvaranje ankete za zakazivanje rasporeda u programu Outlook za Windows

Organizator može poslati više opcija vremena putem ankete zakazivanja i minimizirati poruke e-pošte o zakazivanju koje se šalju naprijed-natrag.

Stvaranje ankete u programu Outlook

1. Odaberite postavke sastanka.

   1. Prikaz svih anketa: Kliknite vezu da biste pogledali sve ankete koje ste stvorili i upravljali njima.

   2. Vremenska zona: odaberite padajući izbornik vremenske zone da biste promijenili vremensku zonu sastanka.

      Napomena

      Korištena vremenska zona dohvaća se iz postavki organizatora, ali možete odabrati novu s popisa. Ljetno računanje vremena uzima se u obzir i sastanci nakon promjene godišnjeg sata prikazuju točno vrijeme.

   3. Trajanje: s popisa odaberite trajanje sastanka.

   4. Radno vrijeme sastanka: potvrdite da biste predložena vremena sastanka ograničili samo na radne dane i radne sate.

      Napomena

      Zadano radno vrijeme dohvaća se iz postavki organizatora (ako su dostupne) ili se pak koriste postavke sustava Exchange. Po zadanom su od 8 do 17 sati ako se ne pronađu nikakve postavke.

   5. Birač datuma: alat za odabir datuma omogućuje vam odabir različitih datuma da biste vidjeli dostupnost vremena. U anketu možete dodati vremenske datume iz različitih datuma. Osim toga, možete se pomoću gumba sa strelicama lijevo i desno prebaciti na prethodni ili sljedeći dan, a zatim se pomoću ikone kalendara (između gumba sa strelicama) vratiti na današnji dan.

2. Značajka zakazivanja ankete pregledava rasporede sudionika (ako su dostupni) i predlaže popis odgovarajućih vremena sastanaka. Čimbenici koji se koriste za određivanje najboljih opcija uključuju broj besplatnih sudionika, broj obaveznih i neobaveznih sudionika koji su slobodni, imaju li sudionici u sukobu provizorne ili zauzete obveze u kalendaru.

   Napomena

   Zakazivanje ankete upotrebljava vaš račun za Microsoft 365 Business za pristup kalendaru i kalendarima sudionika u vašoj tvrtki ili ustanovi radi utvrđivanja dostupnosti. Kalendari koji nisu povezani s računom za Microsoft 365 prikazat će dostupnost sudionika kao nepoznatu.

   1. People Icons: ako pokazivačem prijeđete preko ikone osobe, prikazat će se dostupnost sudionika te jesu li obavezni ili neobavezni.

      1. Podcrtano: Organizator
      2. Zelena: dostupno
      3. Crvena: Zauzet
      4. Ljubičasta: Izvan ureda
      5. Siva: nepoznato

   2. Gumb Proširi/Sažmi: omogućuje vam da vidite detaljan popis dostupnosti sudionika te jesu li obavezni ili neobavezni za prijedlog određenog vremena.

3. Odaberite nekoliko prikladnih vremena sastanka. Gumb Dalje bit će omogućen ako odaberete jednu ili više mogućnosti.

4. Odaberite Dalje. Prije nego što završite sa stvaranjem ankete, prikazat će vam se popis odabranih vremena i postavki ankete.

   

   1. Sada možete izbrisati sva odabrana vremena sastanka tako da kliknete ikonu za brisanje na popisu Odabrano vrijeme .

   2. Na raspolaganju vam je mogućnost dodavanja mjesta sastanka.

   3. Mrežni sastanci po zadanom su omogućeni. Potvrdite okvir mrežni sastanak da biste ga onemogućili. Naziv postavke ažurirat će se ovisno o zadanom davatelju usluge sastanaka kojeg je odabrala vaša tvrtka ili ustanova. Davatelja usluge sastanka možete promijeniti u postavkama programa Outlook.

   4. Pomoću gumba za proširivanje/sažimanje možete pogledati mogućnosti u odjeljku Upravljanje postavkama ankete.

      1. Zakažite kada sudionici postignu konsenzus: događaj u kalendaru automatski se zakazuje ako su svi obavezni sudionici glasovali za određenu vremensku opciju. Ako je dostupno više mogućnosti, zakazat će se najranija mogućnost.
      2. Zadrži odabrana vremena u kalendaru: provizorni događaj postavljen je u kalendar za svaku mogućnost koju predložite. Sva se čuvanja uklanjaju prilikom zakazivanja sastanka ili otkazivanja ankete.
      3. Obavijesti me o ažuriranjima anketa: svaki put kada sudionik glasuje, primit ćete poruku e-pošte. Poruka uključuje trenutni status ankete i mogućnost zakazivanja.
      4. Zahtijevajte potvrdu identiteta sudionika: Kako bi se spriječilo anonimno glasovanje, sudionici će morati provjeriti autentičnost prije glasovanja.

1. Zaključaj anketu za sudionike: sudionici neće moći predložiti nova vremena niti uređivati druge sudionike.

   Napomena

   Administratori klijenta neke od tih postavki mogu ažurirati i na razini tvrtke ili ustanove pomoću odgovarajućih cmdleta. Da biste saznali više, potražite sljedeće postavke u odjeljku
   Set-OrganizationConfig (ExchangePowerShell):
   FindTimeAttendeeAuthenticationEnabled, FindTimeAutoScheduleDisabled, FindTimeLockPollForAttendeesEnabled i FindTimeOnlineMeetingOptionDisabled.

2. Odaberite Stvori anketu. Zakazivanje ankete umeće pojedinosti o anketi u tijelo poruke e-pošte, koje sadrži vezu na stranicu za glasovanje i veze na sve ankete koje ste do sada stvorili.

3. Odaberite Pošalji da biste poslali poruku e-pošte i započeli glasovanje.