Uveli smo velike promjene načina na koji se Outlook za Windows povezuje sa zajedničkim kalendarima i ažurira ih. Ta su poboljšanja dostupna svim korisnicima programa Outlook 365 koji koriste najnoviji mjesečni kanal za velike tvrtke, trenutni kanal ili Semi-Annual kanal za velike tvrtke.
Napomena
Ažurirana funkcija zajedničkog korištenja Kalendar i dalje će primati inkrementalna ažuriranja i popravke. Trenutačni kanal i mjesečni kanal za velike tvrtke prvi su kanali koji uključuju ta ažuriranja. Trebat će više vremena da ta ažuriranja stignu do kanala Semi-Annual Enterprise. Stoga korisnicima koji zajednički koriste i otvaraju zajedničke kalendare preporučujemo da prijeđu na trenutačni kanal ili mjesečni kanal za velike tvrtke.
U ovom se članku opisuju dugo očekivana poboljšanja te druge promjene oblika i funkcije. Da biste bili sigurni da ćete imati koristi od poboljšanog doživljaja, najprije potvrdite da su poboljšanja omogućena na ovdje opisan način.
Napomena
Poboljšanja zajedničkog Kalendar sada su omogućena prema zadanim postavkama u najnovijim verzijama programa Outlook u svim kanalima ažuriranja za Microsoft 365 Apps. Kanal Semi-Annual Enterprise bio je posljednji kanal za ažuriranja koji je omogućivao poboljšanja zajedničkog kalendara prema zadanim postavkama (u verziji 2202, objavljenoj 12. srpnja 2022.).
Dugo očekivana poboljšanja
Automatska nadogradnja postojećih zajedničkih kalendara
Zajednički kalendari koji su bili postavljeni prije uvođenja novih poboljšanja zajedničkog korištenja sada se automatski nadograđuju u pozadini.
Promjene ponašanja na koje morate obratiti pozornost nakon nadogradnje:
Događaji stariji od godinu dana od datuma nadogradnje nisu obuhvaćeni sinkroniziranom kopijom. Ponavljajući događaji s instancama unutar ili nakon jednogodišnjeg praga i dalje će biti obuhvaćeni sinkronizacijom.
Trenutna sinkronizacija i prikaz zajedničkih kalendara
Ako su u starijim verzijama zajedničkog kalendara izvršene promjene, primatelju zajedničkog kalendara trebalo je i do nekoliko minuta da te promjene vidi u svom prikazu zajedničkog kalendara. Promjene se sada sinkroniziraju i odmah prikazuju.
Slično tome, kada odaberete zajednički kalendar, učitavanje kalendara trebalo je do nekoliko sekundi. Kalendar je sada uvijek unaprijed učitan i odmah će se pojaviti kada ga odaberete.
Uređivanje datuma završetka niza neće vratiti na zadane postavke prošlosti
- Odaberite događaj.
- Odaberite cijeli niz, a zatim U redu.
- Odaberite Uredi ponavljanje i unesite promjene.
- Proširivanje ili završavanje niza sastanaka promjenom datuma završetka niza
Pojedinosti o sastancima iz prošlosti neće se promijeniti i nećete vidjeti poruku: Ako ste promijenili određene obaveze u nizu, promjene će biti odbačene i te će se obveze ponovno podudarati sa nizom.
Prihvaćanje sastanka bez slanja odgovora
Ako odaberete Prihvati>ne šalji odgovor, drugi će korisnici i dalje moći vidjeti vaš odgovor na kartici Praćenje . Prije organizator ne bi vidio vaš odgovor ako mu niste izričito poslali poruku e-pošte s odgovorom. Ovo se poboljšanje primjenjuje i ako odlučite da nećete poslati odgovor ako uvjetno prihvatite ili odbijete.
Male promjene u obliku i funkciji
Autor zadnje izmjene više se ne prikazuje u stavci sastanka
Prije su korisnici u donjem desnom kutu stavke sastanka vidjeli poruku "Zadnji izmijenio". Ta vrijednost nije uvijek bila točna za zajedničke kalendare, pa smo je uklonili. To je već postojeći problem koji nije specifičan za najnovija ažuriranja zajedničkog kalendara. Ponovno procjenjujemo tu značajku i možda ćemo je ponovno uvesti u budućnosti.
Više nije moguće dodati isti kalendar više puta
Prije je isti zajednički kalendar bilo moguće dodati više puta tako da se doda u različite grupe kalendara. To više nije podržano. Ako pokušate dodati zajednički kalendar koji je već dodan, on neće biti dodan.
U sljedećem odjeljku potražite pojedinosti o ponašanju odabira za zajedničke kalendare koji su prethodno dodani više puta.
Duplicirani kalendari istodobno će odabrati
Ako se za isti zajednički kalendar pojavljuje više mapa, stanje odabira zajednički će se koristiti za sve te kalendare. Drugim riječima, odabirom bilo kojeg od dupliciranih kalendara odabiru se sve mape za taj zajednički korišteni kalendar.
Gore navedeno ponašanje se događa u sljedećim uvjetima:
- Dodijeljene su vam dozvole za puni pristup poštanskom sandučiću , a Outlook se s njim automatski povezuje putem automatskog mapiranja.
- Također, iz istog tog poštanskog sandučića imate izravnu dozvolu za Calendar. Nakon toga prihvatite pozivnicu za zajedničko korištenje ili izravno otvorite taj Calendar klikom na Dodaj Calendar, a zatim otvorite Zajednički Kalendar.
Nije moguće dodati privitke prilikom odgovaranja na pozivnicu za sastanak
Možete odabrati Prihvati da biste prihvatili pozivnicu ili Odgovori>proslijedi da biste proslijedili pozivnicu, ali ne možete dodati nove privitke u odgovor na sastanak.
Skice događaja ne spremaju se automatski
Odaberite Spremi da biste ručno spremili skicu sastanka ili događaja. Da biste uređivanje nastavili kasnije, odaberite i otvorite skicu iz zajedničkog kalendara. Pri vrhu će vam se prikazati poruka Još niste poslali ovu pozivnicu za sastanak .
Nema skice podrške za ažuriranja sastanaka
Prilikom uređivanja sastanka koji je već poslan,
- Ako spremite promjene, od vas će se zatražiti da ih spremite i pošaljete ažuriranje ili nastavite s uređivanjem bez spremanja.
- Ako zatvorite skicu bez spremanja, od vas će se zatražiti da spremite promjene i pošaljete ažuriranje ili zatvorite sastanak bez slanja ažuriranja. Ako odaberete drugu mogućnost, promjene će biti odbačene.
Postavka preuzimanja zajedničkih mapa zanemaruje se
Jedna od prethodnih preporuka za rješavanje problema sa zajedničkim kalendarom bila je poništavanje mogućnosti "Preuzmi zajedničke mape". To ublažavanje više nije potrebno s poboljšanjima, a stanje postavke zanemaruje se za sve zajedničke kalendare koji su nadograđeni na novu platformu za zajedničko korištenje kada koristite klijent programa Outlook za Windows s omogućenim poboljšanjima zajedničkog kalendara.
Pravilo odgode isporuke se ne primjenjuje
U programu Outlook za Windows korisnici mogu postaviti pravilo za odgađanje isporuke odlazne pošte za određeni broj minuta. Prije bi pozivnica sudionicima kasnila, ali bi se pozivnica za sastanak i dalje dodavala u kalendar vlasnika. Otkazivanjem poruke pozivnice za sastanak u mapi izlazne pošte pridruženi sastanak nije otkazan niti uklonjen iz kalendara vlasnika. Ta je nepodudarnost uzrokovala zabunu, pa smo odlučili ukloniti tu funkciju u ovom ažuriranju. Kada su poboljšanja omogućena, odlazne pozivnice za sastanke šalju se odmah za ažurirane kalendare, a pravila za odgodu isporuke primjenjivat će se samo na odlazne poruke e-pošte i odlazne pozivnice za još neažurirane kalendare.
Podrška za prilagođene obrasce
Svi prilagođeni obrasci moraju se objaviti u biblioteci obrazaca tvrtke ili ustanove. Prilagođeni obrasci objavljeni u osobnim bibliotekama obrazaca nisu podržani.
Automatsko prihvaćanje ili odbijanje
Prije je bilo moguće omogućiti postavku za automatsko prihvaćanje ili odbijanje zahtjeva za sastanak. Ta postavka nije podržana ako su omogućena poboljšanja zajedničkog kalendara.
Kopiranjem sastanaka u predmet se dodaje prefiks "Kopiraj"
Prije toga, ako administrator (delegat) kopira sastanak povlačenjem i ispuštanjem u kalendar rukovoditelja (ravnatelja), pojavljuje se upit u kojoj se traži prihvaćanje sastanka. Ako prihvati, izvršni direktor (ravnatelj) postaje sudionik sastanka.
Uz najnovija ažuriranja kada se sastanak kopira povlačenjem i ispuštanjem u kalendar rukovoditelja (ravnatelja), upitna poruka ne pojavljuje i stvara se novi zahtjev za sastanak s prefiksom "Kopija" dodanim predmetu. Kad se pošalje zahtjev za sastanak, izvršni direktor (ravnatelj) postaje organizator sastanka.
Važno
U međuverzijama 16.0.16827.15000 i novijim više nećete moći kopirati sastanke u programu Outlook.
Najbolja je praksa izbjegavanje kopiranja sastanaka – najbolje prakse za tvrtke ili ustanove prilikom korištenja Kalendar programa Outlook.
Želite li više?
Ažuriranja zajedničkog korištenja kalendara programa Outlook