Napomena: Informacije o prikupljanju podataka u Access 2016 i novijim verzijama potražite u članku Uvoz, izvoz i SQL Server.
Informacije o e-pošti možete prikupljati ili ažurirati pomoću programa Microsoft Access 2007 ili Access 2010 uz Microsoft Outlook 2007 ili Microsoft® Outlook® 2010. Access će vas voditi kroz stvaranje obrasca za prikupljanje podataka i slanje obrasca u poruci e-pošte. Kada primatelji e-pošte vraćaju dovršene obrasce, možete odabrati automatsko obrađivanje i pohranu prikupljenih podataka u određenoj bazi podataka programa Access. Ova metoda prikupljanja podataka može vam uštedjeti vrijeme i trud koji je obično uključen u kopiranje i lijepljenje ili ručni proces unosa podataka. U nastavku su navedeni neki scenariji u kojima taj postupak možete koristiti za prikupljanje podataka:
upitnici Možete napraviti anketu i kompilirati rezultate tako da najprije stvorite bazu podataka programa Access s potrebnim tablicama za pohranu rezultata i pomoću čarobnjaka generirate obrazac upitnika, a zatim ih e-poštom e-poštom poslati sudionicima upitnika. Kada sudionici odgovore, podaci upitnika automatski se pohranjuju u bazu podataka.
Izvješća o statusu Bez obzira na to radi li se o najnovijem statusu razine inventara ili ažurnim informacijama o problemima na čekanju, vaš vas tim može redovito obavještavati slanjem poruka e-pošte koje sadrže aktualne podatke.
Upravljanje događajem Prilikom organiziranja konferencije ili obuke ili drugih događaja možete poslati jedan obrazac ili više njih kao poruku e-pošte da biste prikupili podatke za kontakt, preferencije putovanja i hotela itd. Ako odlučite da se odgovori automatski obrađuju, sudionici mogu u bilo kojem trenutku promijeniti postavke bez potrebe za obavijestima i uvijek imate pristup najnovijim podacima u svrhu donošenja odluka.
U ovom se članku objašnjava što vam je potrebno za korištenje tog postupka, kako započeti s korištenjem čarobnjaka, a zatim vam dati dodatne informacije o raznim koracima da biste mogli odabrati na najbolji način dok pratite čarobnjak.
Napomena: Prikupljene podatke nećete moći dodati ako su primatelji koristili Hotmail ili Yahoo za slanje obrasca za prikupljanje podataka.
Prije početka
Ako prvi put prikupljate podatke pomoću poruka e-pošte, poduzmite sljedeće korake:
-
Provjerite jeste li instalirali sljedeće aplikacije na računalo:
-
Access 2007 ili Access 2010.
-
Outlook 2007 ili Outlook 2010. Outlook mora biti instaliran i konfiguriran na računalu koje koristite za slanje poruka e-pošte. Ako ste instalirali Outlook, ali još niste konfigurirali, pokrenite Outlook i slijedite upute u čarobnjaku za pokretanje programa Outlook. Pomoć za čarobnjak potražite u pomoći za Outlook.
-
Ako namjeravate koristiti obrazac programa InfoPath, provjerite imate li instalirano izdanje InfoPath 2007 ili novije verzije, a i vaši će primatelji na svojim računalima morati imati instaliran InfoPath.
-
Primatelji e-pošte moraju imati InfoPath ili klijent e-pošte koji podržava HTML oblik instaliran na njihovim računalima da bi mogli pregledavati i uređivati obrazac.
Obrazac koji se koristi za prikupljanje podataka putem poruka e-pošte nije obrazac programa Access. Čarobnjak generira poseban obrazac u OBLIKU HTML ili InfoPath.
Identificiranje odredišne baze podataka. Baza podataka može biti u .mdb ili .accdb obliku. Osim toga, podržane su .mde i .accde datoteke. Ako ne želite koristiti postojeću bazu podataka, morate stvoriti novu.
-
-
Odredite ili stvorite tablice koje želite popuniti podacima iz odgovora e-poštom. Ako prikupljate podatke za postojeće tablice, provjerite nisu li tablice samo za čitanje i imate li potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njihova sadržaja.
Napomena: Vrste polja Privitak, Automatsko numeriranje, OLE i Više vrijednosti ne mogu se prikupljati pomoću poruka e-pošte
Ako se operacijom prikupljanja podataka popunjavaju dvije ili više tablica, morate stvoriti upit odabiranja i koristiti ga kao izvor zapisa obrasca. Provjerite obuhvaća li upit sva obavezna polja iz temeljnih tablica. Ako koristite postojeći upit, provjerite nije li upit samo za čitanje i imate li potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje njegova sadržaja. Dodatne informacije o stvaranju upita na temelju dvije ili više tablica potražite u članku Uvod u upite.
Pohranite podatke kao nove zapise u sljedećim situacijama:
-
Ako će podaci popuniti više tablica.
-
Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa. Vrijednosti primarnog ključa potrebne su za mapiranje svakog odgovora na postojeći zapis. Ako odredišna tablica nema polje primarnog ključa, dodajte ga odmah ili dodijelite postojeće polje koje ima jedinstvene vrijednosti kao primarni ključ.
-
Ako odredišna tablica nema zapisa. Ako je tablica prazna, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati zapise.
-
Ako adrese e-pošte primatelja nisu pohranjene kao polje u bazi podataka. Prilikom prikupljanja podataka radi ažuriranja zapisa nećete moći ručno upisati adrese u poruku koju generira čarobnjak. Polje adrese mora biti u odredišnoj tablici ili u tablici koja ima odnos s odredišnom tablicom.
Početak rada
-
Otvorite bazu podataka u koju će se pohraniti prikupljeni podaci.
-
Da biste dodali podatke u jednu tablicu, odaberite tablicu u navigacijskom oknu. Da biste popunili više povezanih tablica, odaberite upit povezan s tim tablicama.
-
Da biste pokrenuli čarobnjak, učinite nešto od sljedećeg:
-
Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Stvori e-poštu.
-
Desnom tipkom miša kliknite tablicu ili upit, a zatim kliknite Prikupljanje i ažuriranje podataka putem e-pošte.
Napomena: Ako tablica ne sadrži polja ili sadrži samo vrste polja s automatskim numeriranjem, OLE objektom, privitkom ili poljem s više vrijednosti, Access prikazuje sljedeću poruku: Odabrana tablica ili upit nemaju polja koja podržavaju prikupljanje podataka putem e-pošte.
-
Ako tablica sadrži polja koja podržavaju prikupljanje podataka, pokreće se čarobnjak. Ako odredišna tablica podržava dodavanje i ažuriranje podataka, čarobnjak će vas voditi kroz potrebne korake za prikupljanje podataka putem poruka e-pošte.
Upotrijebite sljedeće odjeljke kao referencu za sva pitanja koja biste mogli imati kroz sljedećih sedam glavnih koraka postupka.
Odaberite vrstu obrasca za unos podataka koji želite poslati
Odaberite vrstu obrasca na temelju jednostavnosti korištenja za sebe i primatelje.
Odabir HTML obrasca HTML obrazac može pregledavati i uređivati bilo koji korisnik čiji klijent e-pošte podržava HTML
Odabir obrasca programa Microsoft InfoPath Ta će vam se mogućnost prikazati samo ako je InfoPath instaliran na vašem računalu. Tu mogućnost odaberite samo ako su svi primatelji na svojim računalima instalirali InfoPath i Outlook. Obrazac programa InfoPath nudi bolje okruženje za unos i uređivanje podataka,
Sljedeća stranica čarobnjaka ovisi o tome podržava li odredišni objekt ažuriranje podataka. Ako je objekt upit koji se temelji na dvije ili više tablica ili ako je to tablica koja nema polje primarnog ključa ili ne sadrži nijedan zapis, čarobnjak pretpostavlja da želite dodati nove zapise i traži da odaberete polja obrasca. U svim ostalim slučajevima čarobnjak će od vas zatražiti da navedete želite li dodati ili ažurirati podatke prije nego što od vas zatraži da odaberete polja obrasca.
Odaberite želite li prikupljati nove podatke ili ažurirati postojeće podatke
Navedite što želite učiniti s podacima. Vrsta obrasca koji koristite utječe na broj novih zapisa koje vam primatelj može poslati u jednom odgovoru. Prilikom ažuriranja podataka broj zapisa koje primatelj mora ažurirati određuje broj unaprijed dovršenih obrazaca koji će biti uvršteni u poruku.
Napomena: Da biste dodali nove zapise, upišite adrese e-pošte u okvir adrese poruke e-pošte prilikom stvaranja poruke. Da biste ažurirali postojeće podatke, adrese e-pošte primatelja moraju biti pohranjene kao polje u temeljnoj tablici ili upitu ili u povezanoj tablici.
Navedite podatke koje želite prikupiti
Prilikom odabira polja koja želite uvrstiti u obrazac nije potrebno uvrstiti svako polje koje postoji u temeljnoj tablici ili upitu u obrascu. Međutim, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:
-
Obavezna polja: Polja označena zvjezdicom (*) simbolom obavezna su polja. Ako prikupljate nove zapise, čarobnjak će automatski obuhvatiti sva polja čije je svojstvo Obavezno postavljeno na Da. Ako su obavezna polja bilo kojeg zapisa prazna, Access neće dodati zapis u tablicu.
-
Nepodržane vrste polja: Nećete moći uvrstiti određene vrste polja u obrazac kao što su polja za automatsko numeriranje, privitak, OLE objekt ili polja s više vrijednosti.
-
Polje primarnog ključa: Korisnik će moći upisati vrijednost u polje prilikom dodavanja zapisa. odgovor se neće obraditi ako se navedena vrijednost već koristi.
Napomena: Za svako uvršteno polje u odjeljku Svojstva polja navedite natpis i kliknite Samo za čitanje ako ne želite da korisnik promijeni podatke u tom polju.
Određivanje automatske ili ručne obrade podataka
Možete odabrati automatsku ili ručnu obradu odgovora. Automatska obrada znači da kada otvorite odgovore, Outlook i Access zajedno izvoze podatke u odredišne tablice u bazi podataka. Automatska obrada može vam uštedjeti vrijeme i trud. Ručna obrada znači da postupak izvoza pokrećete samo za prijenos podataka iz određene mape u programu Outlook u odredišnu tablicu u programu Access.
Odgovori su uspješno izvezeni u odredišnu tablicu sve dok se u trenutku slanja odgovora u poštanski sandučić zadime sljedeći uvjeti:
-
Outlook mora već biti pokrenut na računalu. Ako Outlook nije pokrenut, obrada započinje kada sljedeći put pokrenete Outlook.
-
Pristup ne smije biti zaštićen lozinkom i ne smije se otvarati u isključivom načinu rada. Naziv ili mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte.
-
Nazivi tablica i upita te svojstva polja uvrštenih u obrazac ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte.
-
Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja temeljnih tablica i upita.
Napomena: Ako automatska obrada ne uspije, pokušajte riješiti probleme, a zatim ručno izvezite odgovore koji nisu uspjeli. Svi odgovori koji otvorite ulaznu poštu nakon što riješite probleme i dalje se automatski obrađuju.
Postavljanje svojstava za kontrolu automatske obrade odgovora
Da biste odredili drugu mapu programa Outlook u koju su pohranjeni odgovori, na stranici Određivanje načina obrade odgovora u čarobnjaku kliknite naziv mape. U dijaloškom okviru Odabir mape odaberite drugu mapu ili kliknite Novo da biste stvorili novu mapu.
Ako kliknete Postavi svojstva da biste upravljali automatskom obradom odgovora da biste promijenili ili precizno prilagodili postavke uvoza, informacije o dostupnim mogućnostima potražite u sljedećoj tablici:
|
Mogućnost |
Rezultat |
|---|---|
|
Odbaci odgovore onih kojima niste poslali poruku |
Potvrdite ovaj okvir ako želite da se automatski obrađuju samo oni odgovori koje su poslali izvorni primatelji vaše poruke. Odgovori drugih korisnika pohranjuju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Prihvaćanje više odgovora od svakog primatelja |
Potvrdite ovaj okvir ako želite da se automatski obrađuje samo prvi odgovor svakog primatelja. Drugi i sljedeći odgovori pohranjuju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. Napomena: Ta postavka kontrolira samo broj odgovora, a ne i broj zapisa unutar jednog odgovora koji se obrađuje. Drugim riječima, ako pošaljete obrazac programa InfoPath, korisnik vam može poslati više zapisa u jednom odgovoru, a Access automatski obrađuje sve zapise u odgovoru, čak i ako taj potvrdni okvir nije potvrđen. |
|
Dopusti samo ažuriranja postojećih podataka |
Kada primatelji za ažuriranje podataka koriste obrazac programa InfoPath, mogu slati i nove zapise uz ažuriranja postojećih zapisa. Potvrdite ovaj okvir da biste obradili samo ažuriranja postojećih zapisa. |
|
Broj odgovora koji će se obraditi |
Unesite ukupan broj odgovora (svih primatelja) koje želite automatski obraditi. Ako želite da se svi odgovori automatski obrađuju, u tekstni okvir unesite veliku vrijednost, npr. 5000. Odgovori primljeni nakon dostignute navedene vrijednosti pohranjuju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
|
Datum i vrijeme zaustavljanja |
Odredite kada se automatska obrada odgovora treba zaustaviti za ovu poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon tog datuma i vremena pohranjuju se u odredišnu mapu, ali se ne obrađuju automatski. |
Da biste kasnije promijenili te mogućnosti, na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim kliknite Mogućnosti poruke. Promjene koje unesete u dijaloški okvir utječu na sve daljnje odgovore koje primite za tu poruku.
Ručna obrada odgovora
Da biste odredili kada se i koji se odgovori obrađuju, nemojte odabrati mogućnost Automatski proces. Odgovori će se pohraniti u određenu mapu u programu Outlook dok ne odaberete i desnom tipkom miša kliknete svaki odgovor u mapi, a zatim na izborničkom prečacu kliknete Izvoz podataka u Microsoft Access .
U nekim ćete slučajevima možda morati ručno obraditi odgovore koji se nisu automatski obradili.
Prije izvoza podataka zapamtite sljedeće
-
Baza podataka programa Access ne bi se trebala otvarati u isključivom načinu rada, a naziv ili mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte.
-
Nazivi tablica i upita te svojstva polja uvrštenih u obrazac ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte.
-
Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja temeljnih tablica i upita.
Odaberite način na koji želite navesti adrese e-pošte primatelja
Ako prikupljate samo nove podatke, adrese e-pošte možete navesti na dva načina:
-
Upišite adrese e-pošte pojedinačno u poruku e-pošte programa Outlook ili odaberite adrese iz adresara.
-
Koristite polje adrese e-pošte u tablici ili upitu trenutne baze podataka programa Access.
Napomena: Prilikom prikupljanja podataka radi ažuriranja postojećih zapisa ne vidite taj dijaloški okvir jer adrese e-pošte primatelja moraju biti dostupne kao polje u bazi podataka.
Unos adresa e-pošte izravno u programu Outlook
Ako u programu Outlook navedete primatelje, možete je pretpregledati i prilagoditi prije slanja. U tijelu poruke e-pošte nalaze se kratak uvod i obrazac. Preporučuje se da ne mijenjate obrazac. Promjene strukture obrasca mogu uzrokovati da se odgovor ne obrađuje.
Korištenje adresa e-pošte pohranjenih u polju u bazi podataka
Mogućnost odabira Povezane tablice odnosi se na povezane tablice. Da biste pogledali ili uredili odnose između tablica u bazi podataka, na alatima baze podataka. u grupi Odnosi kliknite Odnosi
Dodatne informacije o odnosima potražite u članku Vodič za odnose između tablica.
Pregled i određivanje popisa primatelja
Posljednji glavni korak obuhvaća pretpregled i prilagodbu poruke e-pošte, precizno ugađanje popisa primatelja, a zatim slanje poruke o prikupljanju podataka.
Stvaranje i slanje poruke e-pošte
Kada vas čarobnjak obavijesti da sada možete stvoriti poruku e-pošte i prikazati vam kako prikazati status e-pošte pomoću naredbe Upravljanje odgovorima, prikazat će se neke poruke upozorenja. Sljedeća tablica opisuje svako upozorenje i akciju koju možete poduzeti da biste ga riješili:
|
Poruka upozorenja |
Opis |
S olution |
|---|---|---|
|
Neki zapisi ne sadrže valjanu adresu u navedenom polju adrese e-pošte. Za te retke neće se vratiti nikakvi podaci. |
Polje adrese e-pošte koje ste odabrali sadrži vrijednosti null. |
Ako želite prikupiti podatke za svaki zapis, izađite iz čarobnjaka i zamijenite vrijednosti null adresama e-pošte. Zatim ponovno pokrenite čarobnjak. |
|
Trenutno imate isključivo zaključavanje baze podataka; automatska obrada neće uspjeti dok se zaključavanje ne objavi. |
Baza podataka trenutno je otvorena u isključivom načinu rada. |
Ako ste odabrali automatsku obradu odgovora, obrada neće uspjeti jer Access ne može dodati ili ažurirati bazu podataka koja ima isključivo zaključavanje. Zatvaranje i ponovno otvaranje baze podataka u neisključenom načinu odmah nakon slanja poruke |
|
Te poruke e-pošte mogu sadržavati podatke povjerljive ili osjetljive prirode. |
Prikupljate podatke radi ažuriranja postojećih zapisa, a obrazac koji ćete poslati unaprijed će se dovršiti s postojećim podacima. |
Ako neka polja obrasca sadrže osjetljive podatke, vratite se na korak čarobnjaka u kojem ste odabrali polja i uklonite polja koja sadrže osjetljive podatke iz obrasca |
Kada pretpregledate i prilagodite poruku, možete filtrirati polje adrese e-pošte i odabrati primatelje. Odaberite adrese e-pošte koje želite koristiti tako da potvrdite odgovarajuće okvire. Ako vam se prikaže dijaloški okvir s popisom adresa e-pošte koje nisu valjane, zabilježite adrese na popisu i kliknite Izlaz. Provjerite adrese koje nisu valjane, napravite potrebne ispravke, a zatim pokušajte ponovno poslati poruku.
