KB 850751 – informacije o postavljanju za alat za konfiguriranje elektroničkog usklađenja oblika

TechKnowledge Content

SAŽETAK
Ovaj članak sadrži informacije o postavljanju elektroničkog konfiguratora za usklađivanje.


DODATNE INFORMACIJE


General Setup for Electronic Reconcile Format Configurator

Postupak postavljanja konfiguratora oblikovanja u aplikaciji Elektroničko usklađivanje vrlo je dug, a sljedeći detaljni koraci pomoći će vam da olakšate postavljanje. Prije postavljanja konfiguracije oblika morate imati ispisanu kopiju specifikacija oblika datoteke za preuzimanje iz banke. Budući da se oblici banaka znatno razlikuju, morate se obratiti banci i zatražiti te specifikacije za oblik datoteke. Specifikacije oblika sadržavat će pojedinosti o svakom polju koje se preuzima i vrijednosti svih relevantnih kodova za banku. Ti su podaci nužni da biste mogli postaviti oblik Configurator jer se svaka banka razlikuje i nema standardnog oblika za unos.


Electronic Reconcile Format Configurator (Rutine | Financijska | Elektroničko usklađivanje | Konfigurator):


Odjeljak 1 – unesite informacije o obliku

Oblik banke – polje Oblik banke identifikator je oblika. Unesite jedinstveni naziv za taj oblik, ali to je obično naziv vaše banke.

Opis – to je obavezno polje. Unesite dodatni opis za oblik banke. 

Oblik datoteke – slijedite korake u nastavku za verziju koju koristite:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 i prethodne verzije – polje Oblik datoteke može se odabrati s padajućeg popisa kao Fiksno polje, Razgraničeno zarezom ili Razgraničenim tabulatorom. Banka određuje koju ćete mogućnost odabrati s popisa. Stoga ih morate kontaktirati ako specifikacije oblika ne iznose oblik koji želite koristiti.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – polje Oblik datoteke ima odabir bai-a ili definiranog korisnika. Ako koristite oblik Instituta za administraciju banke, odaberite BAI. Za sve ostale oblike/banke odaberite Korisnički definirano. U polju Vrsta datoteke možete odabrati Fiksno polje, Razgraničeni zarezom ili Razgraničeni tabulatorom kao što je naveli vaša banka.



Mogućnost Koristi kodove stanja označena je samo ako vaša banka koristi šifre statusa da bi dodatno definirala šifre transakcija. Te podatke određuje i svaka banka. Stoga, ako specifikacije oblika nisu navedene ako vaša banka koristi kodove statusa, morate se obratiti banci. (To se ne koristi često.)

Identifikator vrste zapisa – identifikator vrste zapisa sadržavat će polja Početni položaj i Završni položaj ako koristite oblik fiksnog polja i polje Broj polja ako koristite oblike datoteka razgraničenih zarezom ili tabulatorima. To će biti mjesto na kojem bi sustav trebao pogledati u redak da bi odredio koja je vrsta retka (zaglavlje, podnožje ili detalji). Ako banka ne koristi kod vrste zapisa, možete improvizirati odabirom fiksne vrijednosti u datoteci.

-Fixed Field – unesite početni i završni položaj polja koje će sadržavati vrijednost za kod vrste zapisa iz banke (Šifra vrste zapisa iz banke unosi se u Odjeljak 2).

-Zarez razgraničeni ili tabulator razgraničeni – unesite broj polja koje sadrži kod vrste zapisa iz banke (Šifra vrste zapisa iz banke unosi se u Odjeljak 2).

Spremite oblik nakon dovršetka odjeljka 1 prije nego što prije počnete s premještanjem na Odjeljak 2 prozora Konfiguracija elektroničkog usklađenja oblika.


Odjeljak 2 – unos vrsta zapisa


Napomena Morat ćete definirati samo vrste zapisa koje su relevantne za elektroničko usklađivanje. Ako je sekcija označena kao neobavezna na bankovnim specifikacijama, ne morate ga postaviti u konfiguratoru oblikovanja. Vrsta zapisa detalja uvijek je obavezna sekcija u specifikacijama banke.


ID banke – ID banke zadana je postavka u obliku banke iz odjeljka 1 čim u polje Vrsta zapisa u drugom stupcu upišete karticu. To polje nije moguće promijeniti ni uređivati.

Vrsta zapisa – polje Vrsta zapisa može se odabrati s padajućeg popisa kao Zaglavlje, Detalji ili Podnožje. Za sve oblike banke potrebna je vrsta zapisa detalja, ali vrste zapisa zaglavlja i podnožja mogu biti neobavezne. Svaku vrstu zapisa možete postaviti samo jednom jer više zaglavlja ili podnožja nije dostupno.

Šifra vrste zapisa iz banke – šifra vrste zapisa iz polja Banka definirana je u specifikacijama vaše banke. To polje mora biti jedinstveni i konstantan identifikator da bi oblik odgovarao podacima u vrsti zapisa detalja. To je najvažnije polje u postavljanju konfiguratora oblika da bi se datoteka za preuzimanje pravilno uskladila s usklađivanjem.  (Tako će identifikator vrste zapisa reći sustavu u kojem se stupcu traži da vidi koja je vrsta retka, a zatim pogledati vrijednost u polju Vrsta zapisa iz polja Banka da biste pročitali je li to redak zaglavlja, detalja ili podnožja.)


# polja – broj polja označava koliko je polja potrebno definirati u odjeljku 3. Unesite broj polja koja se nalaze u retku za definiranu vrstu zapisa. Ti se podaci moraju unijeti za svaku vrstu zapisa koja je obavezna u specifikacijama banke.



Odjeljak 3 – unos podataka o polju

Kada kliknete vrstu zapisa u odjeljku 2, odgovarajući će se broj polja prikazati u odjeljku 3. 

Vrsta zapisa – polje Vrsta zapisa u lijevom stupcu sekcije 3 zadano će se u odjeljku 3 kada odaberete vrstu zapisa u odjeljku 2.

# – polje broja zadano će se upisati s brojem polja koja ste unijeli u Odjeljak 2. 

Vrsta polja – polje Vrsta polja koristi se za definiranje svih relevantnih polja za svaku od vrsta zapisa. Na padajućem popisu odaberite Vrstu polja koja sadrži mogućnosti za račune, datume i iznose. Ako se točan naziv polja iz specifikacija banke ne prikazuje na popisu, možda ćete morati odabrati sličnu mogućnost ili koristiti mogućnost Ispuna/Zanemari. Ponovno morate definirati samo relevantna polja, što je najvažnije: brojeve računa, brojeve za provjeru, datume provjere, iznose provjere, šifre transakcija, kodove vrste zapisa itd.

Napomena Baš kao i kod vrsta zapisa, morat ćete definirati samo polja koja su relevantna za elektroničko usklađivanje. Ako na specifikacijama banke postoji polje koje nije moguće definirati postojećom vrstom zapisa ili ne mora biti definirano, koristite mogućnost Ispuna/zanemarivanje. 


Oblikovanje – polje Oblikovanje definira vrstu izlaznog oblika za određena polja. Oblike je potrebno postaviti samo za vrste polja koje sadrže datume ili iznos valute jer su to jedne mogućnosti za oblike. Nema mogućnosti za tekst ili niz. Stoga, ako polje nije datum ili iznos valute, samo ostavite polje Oblikovanje prazno. Polja Od i Prima koriste se za unos položaja znakova polja. Unesite početni i završni položaj znaka za svako polje u svakoj vrsti zapisa. Polja Od i Prima moraju se unijeti ako koristite oblik datoteke fiksnog polja, pa ako koristite oblike datoteka razgraničenih tabulatorom ili razgraničenim zarezom, ta polja možete ostaviti kao nulu.

Kodovi transakcija (unos kodova – unos kodova transakcija)

Dok se još nalazite u prozoru Konfigurator oblika elektroničke e-pošte, idite u prozor Unos kodova transakcija putem gore navedenog puta na gornjoj traci izbornika. Ako niste definirali kodove transakcija, u izvješću o pogrešci prikazuje se poruka "Vrsta zapisa nije pronađeno". 

Kodovi transakcija označavaju vrstu transakcije koju predstavlja svaki redak detalja. Za elektroničko usklađivanje potreban je kod transakcije u konfiguriranom obliku banke da bi pravilno funkcionirao. Da biste koristili elektroničko usklađivanje, morate imati definirane šifre transakcija ili kodove vrsta zapisa. Ti kodovi moraju doći iz banke i moraju biti navedeni u specifikacijama banke.


Vrsta transakcije – polje Vrsta transakcije koristi se za definiranje svake od različitih vrsta transakcija koje se prikazuju na specifikacijama vaše banke. Odaberite vrstu transakcije s popisa da biste se podudarali ili da biste usko uskladili specifikacije vaše banke. Imajte na umu da su mogućnosti na popisu samo trenutno podržane vrste. U ovom trenutku dvije mogućnosti koje će se podudarati s korištenjem elektroničkog usklađenja jesu Provjera plaćenog i Poništena uplata.

Napomena: u sustavu Microsoft Dynamics GP 2013 dodane su i mogućnosti za prijenos dugovanja i prijenosa te će se elektronički uskladiti s elektroničkim usklađivanjem. No morate unijeti kodove vrste bankovnih transakcija u skladu s definicijom vaše banke. Dodatne funkcije u sustavu Microsoft Dynamics GP 2013 također su da za svaku vrstu transakcije možete imati više kodova vrste transakcija.


Šifra vrste transakcije – polje Šifra vrste transakcije koristi se za unos vrijednosti za svaku vrstu transakcije, a ta vam se vrijednost daje kao dio specifikacija datoteke iz vaše banke. Unesite vrijednost Šifra vrste transakcije koja odgovara odabranoj vrsti transakcije. Ti podaci moraju doći iz banke i ne mogu se improvizirati ako nisu dostupni u specifikacijama banke.

Račun GK – polje Račun GK dostupno je samo za sljedeće vrste transakcija: Kamatni prihod, Ostali prihodi, Ostali troškovi i Trošak servisa. Unesite broj računa glavne knjige računa za knjiženje glavne knjige za prilagodbu koja će se generirati. Elektroničko usklađivanje automatski će stvoriti prilagodbe za te vrste transakcija ako se prikazuju u preuzetoj datoteci iz vaše banke.

Imajte na umu da se vrste transakcija Kamatni prihod, Ostali prihodi, Ostali troškovi i Troškovi servisa ne podudaraju elektronički te će umjesto toga stvoriti stavke prilagodbe u usklađivanju. (Kliknite gumb Prilagodbe u prozoru Odabir bankovnih transakcija). 

Opis računa – polje Opis računa zadano će biti u opisu računa iz glavne knjige i ne može se uređivati.

Referenca za raspodjelu – polje Referenca za raspodjelu može se koristiti za unos dodatne reference za prilagodbu koja će se primijeniti. Ako želite, možete unijeti referencu za raspodjelu, ali to nije obavezno polje.

Vrsta dokumenta – polje Vrsta dokumenta zadana je postavka u polju Vrsta transakcije koju ste odabrali pri vrhu prozora Stavka šifre transakcije: Kamatni prihod, Ostali prihodi, Ostali troškovi ili Trošak servisa. To se polje ne može promijeniti ako se ne vratite i promijenite polje Vrsta transakcije.

Definiranje kodova stanja – gumb Definiraj kodove stanja postaje dostupan samo ako ste u prozoru Konfiguracija oblika elektroničkog usklađenja označili mogućnost Koristi kodove statusa. Definiranje šifri stanja dostupno je samo za određene vrste transakcija: Provjera plaćenog i poništenog pologa. Kada odaberete jednu od ove dvije vrste transakcija, odaberite gumb Definiraj kodove stanja da biste se u prozoru Unos kodova stanja ušle. Ovdje biste odabrali: Plaćena provjera, Provjera poništenja, Zaustavljanje plaćanja ili Zaustavljanje storniranje plaća za vrstu statusa i unesite odgovarajući kod statusa iz specifikacija banke. Te informacije ponovno moraju doći iz vaše banke i ne mogu se improvizirati ili elektroničko usklađivanje neće pravilno funkcionirati.



Posebne napomene koje treba zapamtiti prilikom postavljanjaElectronic Reconcile:

• Da biste e-poštom pisali specifikacije oblika datoteke, morate imati ispis specifikacija oblika datoteke iz banke.

• Svaka je banka drugačija. Stoga ne možete slijediti jedan standardni oblik za sve banke.

• Ako otvorite .TXT ili .CSV s Blok za pisanje, sustav obično neće čitati informacije nakon položaja 245. Provjerite jesu li sva obavezna polja koja je potrebno mapirati u prvom dijelu retka ako su vaši reci veći od 245 znakova. Podaci nakon 245 bit će pročitani kao novi redak i prikazuju se u izvješću o pogrešci Neobrađeni podatkovni zapis kao "Vrsta zapisa nije pronađeno: Vrsta zapisa = " jer ga nema. To bi bilo prihvatljivo ako polja nakon položaja 245 nisu potrebna. Ako su potrebna polja, morat ćete se obratiti banci da biste vidjeli mogu li ponovno konfigurirati datoteku tako da bude manja, a ne veća od 245 znakova.

• Konfigurator elektroničkog usklađenja oblika mora se postaviti samo jedanput kada prvi put počinje koristiti elektroničko usklađivanje, a zatim samo nastavite preuzimati . BAI, .TXT ili .CSV datoteke iz banke da bi se podudarali s ovim oblikom configurator.

• Sljedeća polja moraju biti prisutna u obliku banke: Šifra transakcije, Broj računa, Odjava/serijski broj, Iznos transakcije, Šifra vrste zapisa i Datum poništenja banke. Ako oblik koristi kodove stanja, u konfiguraciji mora biti prisutan i kod stanja transakcije.

• Ako ste prošli kroz sve postupke elektroničkog usklađivanja i nijedne transakcije nisu označene kao poništene u modulu Usklađivanje banke, vjerojatno nešto nije pravilno postavljeno u konfiguratoru elektroničkog usklađivanja oblika. Najčešće se prikazuje poruka o pogrešci "Vrstazapisa Nije pronađeno " pogreška u izvješću Neprerađeni zapisi koja se ispisuje nakon pokušaja preuzimanja.  To obično znači da kod na transakciji nije postavljen u stavci Kodovi.

• Ako pokušate ponovno preuzeti datoteku programa .txt iz banke, primit ćete poruke o pogreškama "Duplicirane" jer sustav transakcije vidi kao duplikate, a ne samo preuzimanje novih transakcija. (Potrebno je poništiti prethodni prijenos pomoću id-a prijenosa (polja MEARLDID) u tablicama ME142806 i ME142807.)

• Ako pokušate izbrisati usklađuj i ponovno unijeti podatke nakon što ste već preuzeli datoteku .txt iz banke, primit ćete poruke o pogreškama "Dupliciraj" jer sustav transakcije vidi kao duplikate.

• Provjerite je li broj bankovnog računa jedinstven za kontrolnu knjigu postavljenu uz elektroničko usklađivanje. Ako se broj bankovnog računa koristi na više kontrolnih knjiga, elektroničko usklađivanje neće moći pronaći ček i primit ćete poruku u koju se navodi da broj bankovnog računa nije postavljen.

• U prozoru Unos kodova konfiguratora vrste koje će se automatski podudarati su: Provjera Plaćeno, Poništeno uplata, Prijenos dugovanja i Prijenos kredita.

• Sljedeće vrste prilagođavanjastvaraju 'transakciju prilagodbe' u prozoru Usklađivanje bankovnih prilagodbi (gumb): (Na primjer, "kamata" ili "naknada za misc" na bankovnom izvatku ne bi se nalazila u GP-u (tako da se ništa ne podudara), pa vam je potreban sustav za rezerviranje unosa prilagodbe/dnevnika u GP-u za te vrste.)

  • Kamatni prihod

  • Ostali prihodi

  • Ostali troškovi

  • Naknada za uslugu

• U konfiguratoru nema vrsta koje će se automatski podudarati s prilagodbom, smanjenjem prilagodbe ili povlačenja u prozoru Stavkabankovnih transakcija u GP-u. Te su vrste za prilagodbe u GP-u za stavke koje ne biste očekivali vidjeti na bankovnom izvatku. Te vrste morate ručno označiti kao očišćene u prozoru za usklađivanje.

• Provjere će se podudarati s potvrdnim i kontrolnim brojem. Uplate će se podudarati s iznosom uplate i datumom uplate (unutar zadanog raspona od 8 dana, ali to možete nadjačati kada se zatraži da bude drugi raspon dana.) Dodatne informacije o kriterijima za automatsko podudaranje potražite u članku KB 851279.

• Poništeni datum banke može utjecati na postupak podudaranja. GP će poništiti samo provjere u kojima je datum poništene banke nakon datuma provjere problema u GP-u. GP ne bi očistio provjeru datuma prije datuma kada je zapravo izdana u GP-u.

• GP će zanemariti sve početne nule prilikom prijave u postupku podudaranja i zapravo će ih prilikom uvoza isključiti s kontrolnog broja. Početne nule neće utjecati na postupak podudaranja kontrolnog broja. GP može odgovarati kontrolnom broju, bez obzira na početne nule.

• Pomoću Blok za pisanje otvarajte datoteke jer automatsko oblikovanje u programu Excel može izbrisati početne nule.  The leading zeroes don't matter on a check, but they do matter on dates. Ako se datumi pogrešno uvoze, to znači da oblik datuma na konfiguratoru ne odgovara onom što se nalazi u datoteci ili da u datoteci nema prvih nula u datumu.  Ako ste konfiguriratelj mapirao da biste koristili MMDDYYYY, datoteka bi, primjerice, trebala imati 08152017.  Ako imate MM/DD/YYY, datoteka bi trebala imati 15.08.17.  Oblik datuma trebao bi se točno podudarati.

• Kada unosite datoteku, unesite broj potvrde po svom izboru.  Provjere će se uvesti nakon unosa potvrdnog broja.

• Ako unosite dnevnu datoteku, trebali biste se svakodnevno uskladiti prije nego što unesete datoteku sljedećeg dana.  Sustav će automatski odgovarati samo zadnjoj datoteci koja je unjela.  Dakle, ako najprije uvezete pet dnevnih datoteka, a zatim uskladite 1. dan, on će se automatski podudarati, ali kada pokušate uskladiti 2. dan, neće se automatski podudarati.  Ako želite da se automatski podudara, morate ponovno u datoteku ponovno u datoteku vratiti za drugi dan.

• Ako se datum uvozi kao sve nule ili 00/00/0000, u konfiguratoru mapirati polje "Datum poništeno bankom" umjesto "datum transakcije".

• Ako se datum uvozi kao kodiran, oblik datuma u konfiguratoru ne odgovara obliku datuma u datoteci banke.  Provjerite ima li datoteka banke MMDDYYYY da ste odabrali taj isti oblik u konfiguratoru da bi se točno podudarao.  Provjerite i nije li korisnik otvorio datoteku u Excel i jesu li početne nule na MM ili DD-u odbačene.  Ako je tako, otvorite datoteku u Blok za pisanje i dodajte početne nule natrag na datum i ponovno ga uvezite.  Pomoću Blok za pisanje otvarajte bankovne datoteke, a ne Excel.

• Dodatne informacije o tome kako se transakcije podudaraju potražite u članku KB 851279.

Ovaj je članak bio TECHKnowledge DOCUMENT ID:19396