KB – postupci završetka godine za analitičko računovodstvo u sustavu Microsoft Dynamics GP

PRVI KORAK: ODREĐIVANJE KORISTE LI SE U FINANCIJSKIM IZVJEŠĆIMA TABLICE AA:

Prije nego što zatvorite GL ili poduzme bilo kakve korake u ovom članku, pokrenite financijska izvješća koja obično pokrenete da biste saldo na probnom saldu za GL. Na temelju onoga što ste pronašli slijedite odgovarajuću metodu:

-METHOD 1 – IF CORRECT: If your Financial reports are correct and match GL, then you may proceed with steps 2-8 in this article, which still must be completed so you do not get any AA errors during the GL year end close process.

Napomena: ako koristite sustav izvješćivanja koji čita izravno iz GL tablica (kao što je naslijeđeni davatelj usluga u izvješću o upravljanju prilikom čitanja iz GL tvrtke ili drugog alata za izvješćivanje)] za financijska izvješća, možete nastaviti na drugi korak jer podaci OA ne utječu na financijsko izvješćivanje.


-METHOD 2 – IF NOT CORRECT: No ako vaša financijska izvješća nisu točna, to je najvjerojatnije zbog korištenih AA tablica, a AA podaci ne odgovaraju GL podacima. Da biste provjerili AA podatke, najprije morate proći kroz skripte SQL navedene u kb 2910626 uz ostale korake u ovom članku.  

Napomena: Data Mart in Management Reporter čita iz AA (i GL) tablica ili naslijeđenog davatelja koji se koristi uz Management Reporter može čitati od AA tvrtke.

Koraci za drugu metodu:

a.) Najprije pokrenite sve skripte u kb 2910626 da biste provjerili AA podatke pomoću GL podataka.   

Financijska izvješća iz izvješća o upravljanju ne podudaraju se s izvješćima o probnoj bilanci glavne knjige u aplikaciji Microsoft Dynamics GP
http://support.microsoft.com/help/2910626

b.) Kada dovršite korake u članku KB 2910626, vratite se na ovaj KB i nastavite s ostalim koracima navedenim u nastavku. (Imajte na umu da su drugi i četvrti korak također u bazi znanja KB 2910626, no preporučujemo da to ponovno provjerite jer ne bi trebali vraćati rezultate ako ste već popravili te podatke.)

2. KORAK: PROVJERA AA PODATAKA ZA PREKLAPAJUĆIH GODINA

Pokrenite te skripte da biste bili sigurni da u tablici Otvori AAG30000 nema preklapajućih godina s povijesnom tablicom AAG40000. Svaka zasebna godina trebala bi postojati samo u jednoj ili drugoj tablici, ali ne i u obje.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(YEAR1) from AAG40000

-Ako u obje tablice pronađete preklapajućih godina, preporučuje se da za pomoć otvorite incident podrške. Slučaj podrške naplaćuje se jer se taj problem obično stvara zbog uvoza zapisa. Imajte na umu da će se, ako je potrebno popraviti podatke, to možda treba uvršćiti na savjetovanje, što bi vam bio naplativi trošak.

TREĆI KORAK: PROVJERITE PODUDARAJU LI SE GODINE IZMEĐU OTVORENIH/POVIJESNIH TABLICA IZMEĐU AA/GL:

Zatim provjerite nalaze li se godine u tablicama za AA iste otvorene ili zatvorene godine kao i GL tablice. Otvorene tablice AAG30000 i GL20000 trebale bi imati iste godine. A povijesne tablice AAG40000 i GL30000 trebale bi sadržavati iste zatvorene godine.

select distinct(YEAR1) from AAG30000

select distinct(OPENYEAR) from GL20000

select distinct(YEAR1)from AAG40000 order by YEAR1

select distinct(HSTYEAR) from GL30000 order by HSTYEAR

-Ako pronađete godine u otvorenoj tablici AAG30000 PRIJE godine zatvaranja, morate poduzeti korake da biste podatke premjestili u povijest u nastavku da biste podatke iz povijesne godine premjestili u povijest. Tablica AAG30000 trebala bi imati samo podatke za godine koje su trenutno otvorene u GL-u. Ako pokušate zatvoriti godinu u GL-u, od vas će se zatražiti sljedeće:

Pomoću prethodno navedenih skripti odredite morate li pokrenuti korake za premještanje podataka u povijest da biste spriječili da se prethodno navedena poruka dogodi tijekom postupka završetka GL godine.


KORACI ZA PREMJEŠTANJE PODATAKA U POVIJEST:
Kada prvi put zatvorite GL na verziji višoj od GP 10.0 SP2 ili noviju (s aktiviranom AA), od vas će se zatražiti da AA podatke premjestite u povijest prije nego što sustav omogući zatvaranje GL godine. Sustav će provjeriti jesu li AA podaci u odgovarajućem otvorenom/povijesnom nizu AA tablica jer GL podaci sjede u otvorenim/povijesnim tablicama u GL-u. Ako to nije slučaj, primit ćete poruku da pokrenete uslužni program Premjesti u povijest za AA da biste mogli nastaviti s zatvaranjem kraja GL godine.  (Tu rutinu potrebno je pokrenuti samo jedanput nakon nadogradnje na gp 10.0, a zatim je više nikad ne biste trebali pokrenuti.  To je trebao biti postupak koji je namijenjen samo jednom. Taj uslužni program neće naknadno popraviti duplicirane godine između tablica AA ili oštećenih podataka.)

Sjećate se, ako nakon instalacije servisnog paketa nakon instalacije servisnog paketa za verziju 10.0 ili nadogradnje na GP 2010 niste zatvorili GL godinu nakon instalacije servisnog paketa SP2 za verziju 10.0 ili nadogradnje na GP 2010, možda ćete primiti poruku "Morate konsolidirati transakcije i podatke o prijenosu u uslužni program povijesti da biste zatvorili godinu". Kod je dodan u postupak zatvaranja koji će usporediti godine u otvorenim tablicama za AA s povijesnim godinama u postaanju fiskalnog razdoblja tvrtke. Ako u nizu AAG3000X za povijesnu godinu postoje AA podaci, primit ćete pogrešku. Da biste konsolidirali te godine, slijedite ove korake:

1.) Na izborniku Microsoft Dynamics GP pokažite na Alati ,pokažite na Uslužni programi ,pokažite na Financije, pokažite na Analitičkoračunovodstvo , a zatim kliknite Premjesti podatke u povijest.

2.) Najstarija godina zadana će biti u sustavu koji se nalazi u otvorenim AAG3000x tablicama. Moći ćete se premještati samo godinu po godinu.

3.) Odaberite odgovarajuću mogućnost: Prijenos detalja o transakcijama u povijest – ta će mogućnost premjestiti zapise detalja OA iz otvorenih u tablice povijesti i neće se stvarati

BBF unosi. Morate biti sigurni da u tablicama AA nema BBF unosa u suprotnom nećete moći odabrati tu mogućnost. Ta mogućnost samo premješta zapise iz tablica AAG30000 u tablice AAG40000.

Konsolidacija transakcija ipojedinosti o prijenosu u histor y – ta će mogućnost premjestiti zapise detalja OA iz otvorenih u tablice povijesti i stvoriti BBF sudionike. No morate imati prethodno odabrane mogućnosti da bi se BBF unosi stvorili. Tom će se mogućnošću konsolidirati salda svih šifri dimenzije transakcije u zatvorenoj godini (koje su označene kao konsolidirane) i prenijeti podatke o AA-u u tablice povijesti.

Napomena Konsolidirani saldo prosljeđuju se novoj godini. BBF unosi se stvaraju iz zatvorenih godina.

Samo izvješće pretpregleda prijenosa ispisa – to će vam omogućiti prikaz transakcija koje će se premjestiti bez stvarnog premještanja podataka. U izvješću pretpregleda prikazuju se konsolidacije koje će se napraviti.

Napomena Ta mogućnost ne mijenja podatke.

4.) Kliknite U redu.

5.) Ponovite taj postupak za svaku "povijesnu" godinu. (Gdje se godina nalazi u otvorenoj tablici AAG30000, ali se nalazi u tablici povijesti GL30000. Otvoreni AA zapis sa starom godinom potrebno je premjestiti u tablicu povijest AA da bi se podudarao s odgovarajućim zapisom u tablici povijesti GL-a.)

Napomena: ako ponovno pokrenite skripte za različite godine u prethodnom "KORAKU 3", trebali biste dobiti različite godine koje se podudaraju između otvorenih AA i GL tablica te povijesnih AA i GL tablica.

ČETVRTI KORAK: PROVJERITE IMA LI U TABLICAMA AA PREKLAPANJE ID-A ZAGLAVLJA

Pokrenite ovu skriptu u bazi podataka tvrtke da biste vidjeli postoji li i isti ID zaglavlja između tablica:

select * from AAG30000 where aaGLHdrId in (select aagLHDrId from AAG40000)

- Ako pronađete obje tablice dupliciranih ID-a zaglavlja, preporučuje se da za pomoć otvorite incident podrške. Slučaj podrške naplaćuje se. Imajte na umu da će se, ako je potrebno popraviti podatke, to možda treba uvršćiti na savjetovanje, što bi vam bio naplativi trošak.

To će se dogoditi ako vratite stariju bazu podataka sustava Dynamics pri vrhu trenutne baze podataka sustava Dynamics, pa će se sljedeći dostupni brojevi pohranjeni u tablici AAG00102 u bazi podataka sustava Dynamics ponovno postaviti. GP se nastavlja povećavati od tih vrijednosti, iako su možda već iskorištene i rezultirao bi istim aaGLHdrID vrijednostima koje se koriste za različite vrijednosti YEAR1.

PETI KORAK: AŽURIRANJE VRIJEDNOSTI AACOPYSTATUS

Sljedeća provjera netočne aacopystatus vrijednosti u tablici AAG40001. Pokrenite ovu skriptu:

select count(*) from AAG40001 where aaCopyStatus<>8 

Ako prethodno navedena skripta vrati rezultate, aaCopyStatus morat ćete ažurirati na "8" prije pokretanja GL-godišnje zatvaranje: (Vrijednost "8" vrijednost je koju će prihvatiti proces završetka godine.)

update AAG40001 set aaCopyStatus=8

ŠESTI KORAK: PREGLED POSTAVLJANJA DIMENZIJA KOJE ĆE BITI OBUHVAĆENE KRAJEM GODINE

Pomoću dva koraka u nastavku uključite mogućnost Tvrtka da biste u kraj godine uvrstli dimenzije AA, a zatim označili pojedinačne dimenzije koje želite uvrstiti u završnu godinu. To će rezultirati unosima u tablici AAG30003 s istim aaGLHdrID-om kao i BBF unosi u tablicama AAG30000/AAG30001/AAG30002. Postupak je u dva koraka na sljedeći način:

Ako još niste zatvorili glavnu knjigu, slijedite ove korake da biste bili sigurni da je dimenzija pravilno označena da bi se uključila u postupak zatvaranja:

1. Označite mogućnost postavljanja da biste u kraj godine uvrstili analitičko računovodstvo na sljedeći način:

   1. Na izborniku Microsoft Dynamics GP pokažite na Alati, pokažite na Postavljanje, pokažite na Tvrtka, pokažite na Analitičko računovodstvo, a zatim kliknite Mogućnosti.

   2. Kliknite da biste odabrali potvrdni okvir Uključi kraj godine, a zatim kliknite U redu.
      
      
      Napomena Ta je mogućnost samo da biste omogućili funkcionalnost za stvaranje unosa saldo koji se prosljeđuju u dimenzijama. Analitički računovodstveni podaci i dalje će se premjestiti u tablice niza AAG40000 kada se glavna knjiga zatvori bez obzira na to je li ta mogućnost označena.

2. Pojedinačno označite dimenzije koje će biti obuhvaćene krajem godine na sljedeći način:

   1. Na izborniku Kartice pokažite na Financije , pokažitena Analitičko računovodstvo, a zatim kliknite Dimenzija transakcije.

   2. Na popisu Trx Dimenzija kliknite dimenziju koju želite uvrstiti u postupak završetka godine.

   3. U području Zatvaranje kraja godine kliknite da biste odabrali potvrdni okvir Konsolidiraj saldo tijekom završetka godine, a zatim kliknite Spremi.

   4. Ponovite korake b i c za svaku dimenziju koju želite uvrstiti u postupak završetka godine.

Napomena: ako koristite MR, a gore navedeni potvrdni okviri nisu označeni, početni iznos saldo može se propustiti ako podaci o dimenzijama AA BBF nisu stvoreni tijekom završetka godine i prijavljujete podatke o AA-u.