AGrupa sustava Microsoft 365 olakšava zajedničko korištenje datoteka uključivanjem namjenske biblioteke, koja je glavno mjesto za pohranu svih datoteka grupe.
Kada stvorite datoteku ili mapu u biblioteci grupe, svi članovi grupe moći će joj pristupiti. Kada u grupu dodate nove članove, uključujući goste (vanjske korisnike), i oni će moći pristupiti datotekama. Članovi grupe po zadanom imaju pristup za prikaz/uređivanje datoteka, a svi ostali u tvrtki ili ustanovi imaju pristup za prikaz.
Uz grupe u programu Outlook jednostavno je surađivati na dokumentima i drugim datotekama te ih zajednički koristiti s članovima grupe.
-
Nedavno korišteni prikaz prikazuje sve vaše grupne dokumente – nedavni prikaz datoteka omogućuje pristup svim datotekama koje se zajednički koriste s grupom, uključujući datoteke koje se zajednički koriste kao privitke e-pošte, datoteke pohranjene u biblioteci dokumenata sustava SharePoint grupe i datoteke koje se zajednički koriste sa servisa OneDrive ili drugih biblioteka dokumenata sustava SharePoint.
-
Brzo suautorstvo i brza komunikacija o ažuriranjima – uređivanje dokumenta i odgovaranje putem e-pošte usporedno u programu Outlook. Ne morate mijenjati kontekste da biste ažurirali dokument i komunicirali o promjenama s kolegama.
-
Brzo pristupite poruci e-pošte povezanoj s datotekom – pristupite datoteci koja se zajednički koristi s vama putem e-pošte, a ne se pomičite po ulaznoj pošti grupe.
Napomena: Te su značajke dostupne samo pojedincima koji koriste račun tvrtke ili obrazovne ustanove s kvalificiranom pretplatom na Microsoft 365.
Zajedničko korištenje datoteka u grupi unovi Outlook
-
Otvorite novi Outlook.
-
Grupe možete pronaći na dva načina:
-
Odaberite grupe na traci aplikacije koja se nalazi s lijeve strane prozora.
-
Na popisu mapa poštanskog sandučića odaberite Idi na grupe
-
-
U lijevom oknu u odjeljku grupe odaberite grupu u koju želite zajednički koristiti datoteke.
Prilaganje zajedničke datoteke poruci e-pošte
-
Otvorite klasični Outlook. Grupu možete pronaći na dva načina.
-
Na navigacijskoj traci odaberite Više aplikacija >grupe. (Da biste prikvačili, desnom tipkom miša kliknite
Na grupe Home možete vidjeti sve grupe odjednom.
-
Na popisu mapa poštanskog sandučića u grupe odaberite grupu.
-
-
Iz grupe započnite razgovor.
-
Odaberite Priloži datoteku.
-
Odaberite izvor datoteke. Odabiri obuhvaćaju nedavne datoteke, web-mjesta i ovaj PC. Web-mjesta obuhvaćaju one pogone, web-mjesta sustava SharePoint, datoteke grupe i druge izvore.
-
Ako odaberete web-mjesto, odaberite Priloži kao kopiju ili Zajednički koristi kao vezu na OneDrive. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled. Zajedničko korištenje veze na OneDrive članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu
-
Ako odaberete datoteku s PC-ja, ona će biti priložena kao kopija.
-
Pristup datotekama
Da biste pristupili datotekama u klijentskom programu Outlook na webu, u zaglavlju grupa kliknite Datoteke.
U ovom ćete prikazu vidjeti dva odjeljka: Nedavno i Dokumenti. Odjeljak Nedavno prikazuje pet najnovijih datoteka koje se zajednički koriste u grupi. Te datoteke obuhvaćaju i datoteke koje se zajednički koriste kao privici u porukama objavljenima u zajedničkoj ulaznoj pošti i datoteke koje se zajednički koriste u grupi sa servisa OneDrive ili sustava SharePoint. Datoteke se sortiraju kronološkim redoslijedom na temelju zadnjeg zajedničkog korištenja putem e-pošte, zadnje izmjene ili prijenosa u biblioteku. U odjeljku Dokumenti prikazane su sve datoteke i mape koje postoje na web-mjestu sustava SharePoint grupe u sličnoj strukturi datoteka mape.
Prijenos ili stvaranje datoteka
Da biste novu datoteku prenijeli u biblioteku, kliknite gumb Prenesi na alatnoj traci iznad zaglavlja grupe. Da biste stvorili novu datoteku ili mapu, koristite gumb Novo u zaglavlju grupe i odaberite neku od padajućih izbornika.
Brisanje ili preimenovanje datoteka
Datoteku možete jednostavno izbrisati ili preimenovati iz prikaza Dokumenti. Odaberite datoteku koju želite izbrisati ili preimenovati na popisu Dokumenti, a zatim na alatnoj traci iznad zaglavlja grupe odaberite Izbriši ili Preimenuj. Ako je datoteka bila u prikazu Nedavno korištene datoteke prije brisanja, nakon brisanja ažurirat će se nedavne datoteke da bi odražavala promjenu.
Zajedničko korištenje datoteka
Jednostavno je zajednički koristiti datoteke iz prikaza datoteka u programu Outlook na webu. Ako želite poslati jednu od datoteka iz nedavno korištenih datoteka kao privitak e-pošte, jednostavno kliknite da biste otvorili datoteku i na vrpci možete odabrati zajedničko korištenje putem e-pošte.
Ako želite omogućiti zajedničko korištenje jedne od datoteka iz odjeljka Dokumenti, jednostavno odaberite datoteku i kliknite Zajednički koristi alatnu traku iznad zaglavlja grupe da biste je zajednički koristili. Pojavit će se poznati dijaloški okvir za zajedničko korištenje i možete odabrati osobe s kojima ćete ga zajednički koristiti.
Rad s privicima e-pošte
Novo okruženje datoteke sadrži snažan način rada s datotekama priloženim poruci e-pošte. Kada se poruka e-pošte pošalje u zajedničku ulaznu poštu grupe koja sadrži privitak programa Word, Excel ili PowerPoint koji želite urediti i poslati izvornom autoru:
-
Idite na Datoteke, otvorite datoteku i na vrpci odaberite Uređivanje i odgovaranje.Datoteka će se pohraniti u biblioteku dokumenata sustava SharePoint grupe i otvoriti u internetskoj verziji relevantne aplikacije sustava Office.
-
E-pošta za odgovor može se poslati izvornom pošiljatelju s vezom na pohranjenu kopiju datoteke.
-
Kada završite s uređivanjem, dodajte komentare u poruku e-pošte i kliknite Pošalji.
Navigacija do biblioteke dokumenata sustava SharePoint
Prikaz Datoteke omogućuje prikaz svih datoteka koje postoje na web-mjestu sustava SharePoint, ali ako želite otići na web-mjesto sustava SharePoint, možete se kretati pomoću kartice grupe ili iz zaglavlja grupe. Odaberite ... u zaglavlju grupe odaberite Web-mjesto. Na web-mjestu odaberite Dokumenti da biste otvorili biblioteku dokumenata.
Vidi također
Prilaganje zajedničke datoteke poruci e-pošte
-
Iz grupe započnite razgovor.
-
Pri dnu okna razgovora odaberite
-
Odaberite izvor datoteke. Odabiri obuhvaćaju i OneDrive, datoteke grupe, računalo i druge izvore.
-
Ako odaberete OneDrive, odaberite Priloži kao kopiju ili Zajednički koristi kao vezu na OneDrive. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled. Zajedničko korištenje veze na OneDrive članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu
-
Ako kao izvor odaberete grupu, odaberite datoteku koju želite priložiti.
-
Ako kao izvor odaberete Računalo, odaberite Priloži kao kopiju iliPrenesi u grupne datoteke. Prijenos u datoteke grupe članovima grupe omogućuje da vide najnovije promjene i suautorstvo u stvarnom vremenu. Prilaganje u obliku kopije svakom primatelju daje vlastitu kopiju datoteke za pregled.
-
Ako odaberete neki drugi izvor, prijavite se u taj izvor i slijedite upute.
-
Pristup datotekama
Da biste pristupili datotekama u klijentskom programu Outlook na webu, u zaglavlju grupa kliknite Datoteke.
U ovom ćete prikazu vidjeti datoteke prenesene u biblioteku dokumenata grupe, vidjet ćete datoteke koje se zajednički koriste kao privici u porukama objavljenima u zajedničkoj ulaznoj pošti i datotekama koje se zajednički koriste u grupi sa servisa OneDrive ili sustava SharePoint. Datoteke se sortiraju kronološkim redoslijedom na temelju zadnjeg zajedničkog korištenja putem e-pošte, zadnje izmjene ili prijenosa u biblioteku. Ovo sortiranje ne možete promijeniti, ali ako datoteke želite vidjeti drugim kronološkim redoslijedom, otvorite biblioteku dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregled biblioteke u gornjem desnom kutu.
Napomena: . URL. MSG i . ASPX datoteke neće se prikazati u prikazu biblioteke grupnih dokumenata. Da biste vidjeli te datoteke, otvorite prikaz biblioteke dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregledaj biblioteku u gornjem desnom kutu.
Da biste novu datoteku prenijeli u biblioteku, samo kliknite vezu Prenesi na alatnoj traci iznad popisa datoteka. Ako želite pretražiti biblioteku datoteka, jednostavno upišite ključne riječi u okvir za pretraživanje u gornjem lijevom kutu prozora i pritisnite enter.
Brisanje ili preimenovanje datoteka
Da biste izbrisali ili preimenovali datoteku, najprije se pomaknite do biblioteke dokumenata sustava SharePoint klikom na Pregledaj biblioteku u gornjem desnom kutu. Desnom tipkom miša kliknite datoteku koju želite izbrisati ili preimenovati, a zatim odaberite Izbriši iliPreimenuj prema potrebi.
Rad s privicima e-pošte
Novo okruženje za datoteke sadrži snažan novi način rada s datotekama priloženim e-pošti. Kada se poruka e-pošte pošalje u zajedničku ulaznu poštu grupe koja sadrži privitak programa Word, Excel ili PowerPoint koji želite urediti i poslati natrag izvornom autoru, idite u odjeljak Datoteke, dvokliknite da biste otvorili datoteku i na vrpci odaberite "Uređivanje i odgovor". Datoteka će se pohraniti u biblioteku dokumenata sustava SharePoint grupe i otvoriti u internetskoj verziji relevantne aplikacije sustava Office. Poruka e-pošte za odgovor poslat će se i izvornom pošiljatelju s vezom na pohranjenu kopiju datoteke. Kada završite s uređivanjem, dodajte komentare u poruku e-pošte i kliknite Pošalji.
Navigacija do biblioteke sustava SharePoint
Osim poboljšanja o kojima smo već razgovarali, pojednostavnili smo i izravno pristup biblioteci dokumenata sustava SharePoint. Kada se u grupi nalazite u odjeljku Datoteke, u gornjem desnom kutu vidjet ćete mogućnost Pregledaj biblioteku. Kliknite je i biblioteka dokumenata sustava SharePoint za ovu grupu otvorit će se u pregledniku.
Objavljivanje datoteka u biblioteci grupa
Svaki put kada objavite datoteku u biblioteci dokumenata grupe, ona će biti dostupna svim članovima grupe. Jednostavno ga povucite s računala u biblioteku grupe. Dodatne informacije potražite u članku Prijenos datoteka u biblioteku.
Ako se datoteka koju želite zajednički koristiti već nalazi u biblioteci dokumenata, možete je zadržati na mjestu na kojem se nalazi i pozvati grupu u tu biblioteku.
Dodatne informacije
Saznajte više o grupama okruženja Microsoft 365
Stvaranje grupe u programu Outlook
Pridruživanje, napuštanje ili praćenje grupe programu Outlook
Dodavanje, uređivanje i uklanjanje članova programa grupe programu Outlook
