Pomoću predloška baze podataka za upravljanje zadacima programa Access pratite grupu radnih stavki koje vi ili vaš tim morate dovršiti. Možete i pretraživati i filtrirati pojedinosti zadatka, prikazati ili sakriti stupce, slati poruke e-pošte te mapirati adrese vlasnika zadataka.
Želite li pogledati videozapis o korištenju ovog predloška? Pročitajte ovaj članak Korištenje predloška baze podataka za upravljanje zadacima.
Napomena: Predložak baze podataka za upravljanje zadacima ažuriran je tijekom zadnjih nekoliko godina. Ove upute odnose se na najnoviju verziju predloška dostupnog za preuzimanje. Ako se koraci u nastavku ne podudaraju s vašim prikazom, vjerojatno koristite stariju verziju predloška.
Korištenje baze podataka
U ovom članku opisujemo osnovne korake korištenja predloška baze podataka za upravljanje zadacima.
Priprema baze podataka za korištenje
-
Kada prvi put otvorite bazu podataka, Access prikazuje obrazac dobrodošlice. Da biste spriječili prikaz ovog obrasca prilikom sljedećeg otvaranja baze podataka, poništite potvrdni okvir Pokaži dobrodošlicu prilikom otvaranja ove baze podataka.
Zatvorite obrazac dobrodošlice da biste počeli koristiti bazu podataka.
-
Da biste provjerili je li omogućen sav sadržaj baze podataka, na traci za poruke kliknite Omogući ovaj sadržaj.
Dodatne informacije o omogućivanju sadržaja baze podataka potražite u članku Procjena pouzdanosti baze podataka.
Traženje zadatka ili kontakta
Okvir brzog pretraživanja omogućuje brzo pronalaženje zadatka na obrascu Popis zadataka ili kontakta na obrascu Popis kontakata .
-
U okvir Brzo pretraživanje upišite tekst koji želite potražiti, a zatim pritisnite ENTER.
Access filtrira popis tako da prikazuje samo one zapise koji sadrže tekst koji ste pretražili. Da biste se vratili na cijeli popis, kliknite Očisti trenutno pretraživanje. (To je X unutar okvira za pretraživanje.)
Filtriranje popisa zadataka
Na obrascu Popis zadataka možete filtrirati popis zadataka i spremiti omiljene filtre za buduću upotrebu.
-
Primijenite filtre tako da desnom tipkom miša kliknete obrazac i odaberete željene filtre.
-
Kliknite Spremi filtar.
-
Na obrascu Detalji filtra unesite naziv i opis filtra, a zatim kliknite Zatvori.
-
Pomoću okvira Filtriranje favorita primijenite spremljeni filtar ili kliknite (Očisti filtar) da biste uklonili filtar.
Prikazivanje ili skrivanje stupaca
Na obrascu Popis zadataka i na obrascu Popis kontakata neka su polja (stupci) po zadanom skrivena. Da biste promijenili koja se polja prikazuju:
-
Kliknite Prikaži/sakrij polja.
-
U dijaloškom okviru Otkrivanje stupaca odaberite gumb pokraj svakog stupca koji želite prikazati. Poništite potvrdni okvir da biste sakrili stupac.
Prikaz pojedinosti o zadatku ili kontaktu
Obrazac Pojedinosti zadatka i obrazac Detalji o kontaktu omogućuju vam prikaz i unos dodatnih informacija o stavci. Da biste prikazali obrazac Pojedinosti o zadatku ili obrazac Detalji o kontaktu , učinite sljedeće:
-
Na obrascu Detalji zadatka ili Detalji o kontaktu kliknite Otvori pokraj stavke koju želite vidjeti.
Dodavanje privitaka
Na obrascu Pojedinosti o zadatku i obrascu Detalji o kontaktima možete dodati slike i druge privitke.
-
Ispod okvira slike na obrascu Pojedinosti o zadatku kliknite Dodaj ili ukloni privitke.
Ispod okvira slike na obrascu Detalji o kontaktu kliknite Uredi sliku.
-
U dijaloškom okviru Privici kliknite Dodaj.
-
U dijaloškom okviru Odabir datoteke pronađite mapu koja sadrži datoteku.
-
Odaberite datoteku koju želite dodati, a zatim kliknite Otvori.
-
U dijaloškom okviru Privici kliknite U redu.
Napomena: Za svaku stavku možete priložiti više datoteka, uključujući različite vrste datoteka, kao što su dokumenti ili proračunske tablice.
Dodavanje kontakata iz programa Microsoft Outlook
Ako koristite Microsoft Outlook, možete dodati kontakte ili vlasnike zadataka iz tog programa bez potrebe za ponovnim upisivanjem podataka.
-
Na obrascu Popis kontakata kliknite Dodaj iz programa Outlook.
-
U dijaloškom okviru Odabir naziva za dodavanje odaberite nazive koje želite dodati u bazu podataka.
-
Kliknite Dodaj, a zatim U redu.
Prikaz karte adrese kontakta
Ako ste na obrascu Pojedinosti o kontaktu unijeli adresu kontakta, možete prikazati kartu tog mjesta:
-
Kliknite Kliknite da biste mapiranje.
Prikaz izvješća
Baza podataka zadataka obuhvaća nekoliko izvješća, uključujući aktivne zadatke, pojedinosti o zadatku, adresar kontakata i još mnogo toga. Prikaz izvješća:
-
U navigacijskom oknu u odjeljku Izvješća dvokliknite izvješće koje želite prikazati.
Možete stvoriti vlastita prilagođena izvješća. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje jednostavnog izvješća.
Izmjena predloška baze podataka za upravljanje zadacima
Prilagodite bazu podataka Zadaci dodavanjem novog polja u tablicu Zadaci, a zatim dodavanjem tog polja na obrazac Popis zadataka, obrazac Pojedinosti zadatka i izvješće Pojedinosti zadatka.
Dodavanje polja u tablicu Zadaci
-
Zatvorite sve otvorene kartice.
-
U navigacijskom oknu dvokliknite tablicu Zadaci.
-
Pomaknite se udesno dok se ne prikaže stupac Pod nazivom Dodaj novo polje. Dvokliknite naslov stupca, a zatim upišite naziv polja.
Kada prvi put unesete podatke u stupac, Access postavlja vrstu podataka umjesto vas.
Dodavanje polja obrascu ili izvješću
Kada polje dodate u tablicu, možete ga dodati u obrazac ili izvješće.
-
Desnom tipkom miša kliknite obrazac ili izvješće u navigacijskom oknu, a zatim kliknite Prikaz rasporeda.
-
Na kartici Oblikovanje u grupi Kontrole kliknite Dodaj postojeća polja.
-
Povucite željeno polje s popisa polja na obrazac ili izvješće.
