Pomoću dijaloškog okvira Prikupljanje podataka pomoću mogućnosti e-pošte prikažite i promijenite mogućnosti koje kontroliraju način Access obrađuje odgovore na poruku e-pošte zbirke podataka. Postavke se odnose na sve buduće odgovore na poruku e-pošte koja je trenutno odabrana ili se generira.
Imajte na umu da promjene koje unesete u te postavke ne utječu na odgovore koji se već nalaze u poštanskom sandučiću programa Outlook.
Prikaz dijaloškog okvira
-
Otvorite bazu podataka koja sadrži poruku za koju želite promijeniti mogućnosti.
-
Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima.
-
U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka odaberite poruku za koju želite promijeniti postavke, a zatim kliknite Mogućnosti poruke.
Uvoz postavki
Automatski obradi odgovore i dodaj podatke u bazu podataka
Ta mogućnost omogućuje Access obrade odgovora čim otvorite Microsoft Office Outlook 2007 ili Microsoft® Outlook® 2010 ulaznu poštu. Access 2007/2010 i Outlook 2007/2010 zajedno rade na izvozu sadržaja obrasca svakog odgovora na odredišne tablice u programu Access. Ako taj okvir nije potvrđen, morate ručno obraditi odgovore.
Saznajte više o automatskoj i ručnoj obradi odgovora
Odgovori se automatski izvoze iz programa Outlook u Access ako su ispunjeni sljedeći uvjeti u trenutku kada odgovori dostupne u poštanskom sandučiću programa Outlook:
-
Outlook 2007 ili Outlook 2010 Na računalo mora biti instaliran Outlook 2007 ili Outlook 2010. Ako se program ne izvodi kada stigne odgovor, obrada će započeti kada sljedeći put pokrenete Outlook.
-
Access 2007 ili Access 2010 Na računalo mora biti instaliran Access 2007 ili Access 2010.
-
Baza podataka Baza podataka ne smije biti zaštićena lozinkom i ne smije biti otvorena u isključivom načinu rada. Naziv ili mjesto baze podataka ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte.
-
Tablica i upiti Nazivi tablica ili upita koje ste naveli i svojstva temeljnih polja ne smiju se mijenjati od slanja poruke e-pošte. Ako, primjerice, promijenite vrstu podataka polja iz Broj u Automatsko numeriranje nakon slanja poruke, izvoz neće uspjeti.
-
Dozvole Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja temeljnih tablica i upita.
Ako jedan ili više uvjeta nisu ispunjeni, automatska obrada neće uspjeti. Riješite probleme, a zatim ručno izvezite odgovore koji nisu uspjeli. Svi odgovori koji otvorite poštanski sandučić nakon što riješite probleme i dalje će se automatski obrađivati.
Ručna obrada Ako želite odrediti koji se odgovori obrađuju i kada se obrađuju, odaberite ručnu obradu. U tom će slučaju odgovori dostići ulaznu poštu programa Outlook, ali se neće izvesti u bazu podataka dok ručno ne odaberete i desnom tipkom miša kliknete svaki odgovor u programu Outlook, a zatim za svaki od njih kliknete Izvoz podataka u Microsoft Office Access .
Možda ćete morati i ručno obraditi sve odgovore koji se ne obrađuju automatski. Kada riješite problem koji je uzrokovao pogrešku, morate ručno izvesti svaki od odgovora.
Prije početka postupka izvoza imajte na tome sljedeće:
-
Access 2007 ili Access 2010 Na računalo mora biti instaliran Access 2007 ili Access 2010.
-
Baza podataka Ako je baza podataka zaštićena lozinkom, od vas će se zatražiti da unesete lozinku kada pokrenete postupak izvoza. Osim toga, baza podataka ne bi trebala biti otvorena u isključivom načinu rada, a od slanja poruke e-pošte nije moguće promijeniti ni naziv ni mjesto baze podataka.
-
Tablice i upiti Od slanja poruke e-pošte ne mogu se mijenjati ni nazivi tablica i upita koje ste naveli niti svojstva temeljnih polja.
-
Dozvole Morate imati potrebne dozvole za dodavanje ili ažuriranje sadržaja temeljnih tablica i upita.
Odbaci odgovore onih kojima niste poslali poruku
Ta mogućnost omogućuje automatsku obradu samo onih odgovora koje šalju izvorni primatelji vaše poruke. Odgovori drugih primatelja pohranit će se u odredišnu mapu u programu Outlook, ali se neće automatski obraditi. Ako želite, te odgovore možete obraditi ručno.
Prihvaćanje više odgovora od svakog primatelja
Ta mogućnost primateljima omogućuje slanje više odgovora na istu poruku e-pošte. Ako odaberete tu mogućnost, svaki primatelj može više puta odgovoriti na poruku, a svaki se odgovor automatski obrađuje. Ako ne odaberete tu mogućnost, svaki primatelj i dalje može slati više odgovora, ali automatski se obrađuje samo prvi odgovor svakog primatelja. Svi daljnji odgovori tog primatelja pohranit će se u odredišnu mapu u programu Outlook, a zatim ih možete ručno obraditi ili izbrisati.
Napomena: Ta postavka određuje samo broj odgovora, a ne i broj zapisa unutar jednog odgovora koji se obrađuje. Drugim riječima, ako pošaljete obrazac programa InfoPath 2007 ili InfoPath 2010, primatelj će vam moći poslati više zapisa u jednom odgovoru. Access će automatski obraditi sve zapise u odgovoru jer su svi zapisi sadržani u obrascu u jednoj poruci.
Dopusti više redaka po odgovoru
Kada podatke šaljete pomoću obrasca programa InfoPath, primatelj može dodati još zapisa klikom na Umetni redak pri dnu poruke e-pošte. Ako želite obraditi samo jedan zapis po odgovoru, poništite taj potvrdni okvir.
Dopusti samo ažuriranja postojećih podataka
Kada za ažuriranje podataka koristite obrazac programa InfoPath, primatelj vam može slati nove zapise, osim ažuriranja postojećih zapisa. Da biste primatelju onemogućili dodavanje novih zapisa pomoću obrasca programa InfoPath, potvrdite ovaj okvir.
Postavke za automatsku obradu
Broj odgovora koji će se obraditi
Unesite ukupan broj odgovora (svih primatelja) koje želite automatski obraditi. Ako želite da se svi odgovori automatski obrađuju, u tekstni okvir unesite veliku vrijednost. Odgovori primljeni nakon dostignute navedene vrijednosti pohranit će se u odredišnu mapu, ali se neće automatski obraditi.
Datum i vrijeme zaustavljanja
Navedite datum i vrijeme zaustavljanja automatske obrade odgovora za ovu poruku e-pošte. Odgovori primljeni nakon tog datuma i vremena pohranit će se u odredišnu mapu u programu Outlook, ali se neće automatski obraditi.
