Traženje zapisa koji sadrže najnovije i najstarije datume

Pravila za stvaranje i korištenje upita s najviše vrijednosti

Upit s najviše vrijednosti stvarate tako da najprije stvorite upit odabiranja. Ovisno o željenim rezultatima, na upit primijenite redoslijed sortiranja ili upit pretvorite u upit s ukupnim zbrojevima. Ako upit pretvorite, koristite funkciju zbrajanja, kao što su Maks ili Min da biste vratili najvišu ili najmanju vrijednost ili Prvi ili Zadnji da biste vratili najraniji ili najnoviji datum. Upite s ukupnim zbrojem i funkcije zbrajanja koristite samo kada morate pronaći podatke koji su dio skupa grupa ili kategorija. Pretpostavimo, primjerice, da morate pronaći prodajne brojeve za određeni datum za svaki grad u kojem vaša tvrtka posluje. U tom slučaju gradovi postaju kategorije (morate pronaći podatke po gradu), pa koristite upit o ukupnim zbrojevima.

Dok nastavite, imajte na umu da, bez obzira na vrstu upita, upiti moraju koristiti polja koja sadrže opisne podatke, kao što su imena klijenata, kao i polje koje sadrži vrijednosti datuma koje želite pronaći. Osim toga, vrijednosti datuma moraju se nalaziti u polju postavljenom na vrstu podataka Datum/vrijeme. Upiti koje ovaj članak opisuje ne uspijevaju ako ih pokušate pokrenuti s vrijednostima datuma u polju Kratki tekst. Osim toga, ako želite koristiti upit o ukupnim zbrojevima, podatkovna polja moraju sadržavati podatke o kategoriji, kao što je polje grad ili država/regija.

Odabir upita s najčešćim vrijednostima i filtra

Da biste odredili želite li stvoriti upit s najčešćim vrijednostima ili primijeniti filtar, odaberite nešto od sljedećeg:

• Ako želite vratiti zapise s najnovijim ili najnovijim datumima u polju, a ne znate točne vrijednosti datuma ili nisu važne, stvorite upit s najčešćim vrijednostima.

• Ako želite vratiti sve zapise u kojima se datum podudara, prije ili kasnije od određenog datuma, koristite filtar. Da biste, primjerice, vidjeli datume prodaje između travnja i srpnja, primijenite filtar. Potpuna rasprava o filtrima nalazi se izvan ove teme.

  Dodatne informacije o stvaranju i korištenju filtara potražite u članku Primjena filtra radi prikaza zapisa odabira u bazi podataka programa Access.

Vrh stranice

Stvaranje upita s osnovnim vrijednostima

1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

2. U dijaloškom okviru kliknite tablicu koju želite koristiti u upitu, kliknite Dodaj da biste tablicu dodali u gornji dio dizajnera, a zatim kliknite Zatvori.

   – ili –

   Dvokliknite tablicu, a zatim kliknite Zatvori.

   Ako koristite ogledne podatke navedene u prethodnom odjeljku, dodajte tablicu Zaposlenici u upit.

3. Dodajte polja koja želite koristiti u upitu u rešetku dizajna. Svako polje možete dvokliknuli ili povući i ispustiti svako polje u praznu ćeliju u retku Polje.

   Ako koristite oglednu tablicu, dodajte polja Ime, Prezime i Datum rođenja.

4. U polju koje sadrži najveće ili donje vrijednosti (polje Datum rođenja, ako koristite oglednu tablicu), kliknite redak Sortiraj i odaberite Uzlazno ili Silazno.

   Silazni redoslijed sortiranja vraća najnoviji datum, a uzlazni redoslijed sortiranja vraća najstariji datum.

   Važno: U retku Sortiranje morate postaviti vrijednost samo za polja koja sadrže datume. Ako odredite redoslijed sortiranja za drugo polje, upit neće vratiti željene rezultate.

5. Na kartici Dizajn upita u grupi Postavljanje upita kliknite strelicu prema dolje pokraj mogućnosti Sve (popis Najviše vrijednosti) pa unesite broj zapisa koje želite vidjeti ili odaberite mogućnost s popisa.

6. Kliknite Pokreni da biste pokrenuli upit i prikazali rezultate u prikazu podatkovne tablice.

7. Spremite upit i ostavite ga otvorenim za korištenje u sljedećem koraku.

Možete vidjeti da ta vrsta upita s najvišim vrijednostima može odgovoriti na osnovna pitanja, primjerice tko je najstarija ili najmlađa osoba u tvrtki. Sljedeći koraci objašnjavaju kako koristiti izraze i druge kriterije da biste upitu dodali snagu i fleksibilnost. Kriteriji prikazani u sljedećem koraku vraćaju sljedeća tri rođendana zaposlenika.

Dodavanje kriterija u upit

1. Prebacite upit koji ste stvorili u prethodnim koracima u prikaz dizajna.

2. U rešetki dizajna upita u stupcu s desne strane stupca Datum rođenja kopirajte i zalijepite ili upišite ovaj izraz : Izraz1: DatePart("m",[Datum rođenja]). Zatim kliknite Pokreni.

   Funkcija DatePart izdvaja dio mjeseca polja Datum rođenja.

3. Prijeđite u prikaz dizajna.

4. S desne strane prvog izraza zalijepite ili upišite izraz: Izraz2: DatePart("d",[Datum rođenja]). Zatim kliknite Pokreni.

   U tom slučaju funkcija DatePart izdvaja dio datuma polja Datum rođenja.

5. Prijeđite u prikaz dizajna.

6. Poništite potvrdne okvire u retku Pokaži za svaki od dva izraza koja ste upravo unijeli, kliknite redak Sortiraj za svaki izraz, a zatim odaberite Uzlazno.

7. Kliknite Izvedi.

8. Po želji možete navesti kriterije za ograničavanje opsega upita. Kada navedete kriterije, upit sortira samo zapise koji zadovoljavaju kriterije i određuje vrijednosti gornjeg ili donjeg polja s sortiranog popisa.

   Da biste nastavili s oglednim podacima, prijeđite na prikaz dizajna. Zatim u redak Kriteriji u stupcu Datum rođenja upišite sljedeći izraz:

   Month([Datum rođenja]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Taj izraz čini sljedeće: dio Month([Datum rođenja]) > Month(Date()) provjerava datum rođenja svakog zaposlenika da bi provjerio je li u budućem mjesecu i, ako je istinito, te zapise u upitu. The Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) dio izraza provjerava datume rođenja koji se pojavljuju u trenutnom mjesecu da bi se utvrdilo je li rođendan u trenutnom danu ili nakon tog datuma. Ako je taj uvjet istinit, funkcija obuhvaća te zapise u upitu. Da biste saželi sažetak: taj izraz zanemarujete sve zapise u kojima rođendan pada između 1. siječnja i datuma pokretanja upita.

   Dodatne primjere izraza kriterija upita potražite u članku Primjeri kriterija upita.

9. Na kartici Dizajn upita u grupi Postavljanje upita kliknite strelicu prema dolje pokraj mogućnosti Sve (popis Najviše vrijednosti) pa unesite broj zapisa koje želite vidjeti ili odaberite mogućnost s popisa.

   Da biste vidjeli sljedeća tri rođendana, upišite 3.

10. Kliknite Pokreni da biste pokrenuli upit i prikazali rezultate u prikazu podatkovne tablice.

Stvaranje upita o ukupnim zbrojevima

1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

2. Dvokliknite tablice koje želite koristiti. Svaka se tablica prikazuje u gornjem dijelu dizajnera upita.

   Ako koristite prethodno navedene ogledne tablice, dodajte tablice Događaji i Vrste događaja.

3. Dvokliknite polja tablice koja želite koristiti u upitu. Provjerite dodajete li upitu samo polja grupe ili kategorije i polje vrijednosti.

   Ako koristite ogledne podatke navedene u tri prethodne tablice, dodajte polje Vrsta događaja iz tablice Vrsta događaja ili polje Datum događaja iz tablice Događaji.

4. Po želji možete navesti kriterije koji ograničavaju opseg upita. Sortiraju se samo zapisi koji zadovoljavaju kriterij, a vrijednosti polja na vrhu i dnu identificiraju se unutar ovog sortiranog popisa.

   Ako, primjerice, želite vratiti događaje u kategoriji Privatna funkcija, taj izraz upišite u redak Kriteriji stupca Vrsta događaja: <>"Privatna funkcija".

   Dodatne primjere izraza kriterija upita potražite u članku Primjeri kriterija upita.

5. Pretvorite upit u upit s ukupnim zbrojevima na sljedeći način:

   Na kartici Dizajn upita u grupi Prikaz/skrivanje kliknite Ukupni zbroj.

   Redak Ukupni zbroj pojavljuje se u rešetki dizajna.

6. Provjerite je li redak Ukupni zbroj svake grupe ili polja kategorije postavljen na Grupiraj po, a zatim postavite redak Ukupni zbroj u polju vrijednosti (polje s gornjim ili donjim vrijednostima) na Maksimum ili Minimum.

   Max vraća najveću vrijednost u numeričkom polju i najnoviju vrijednost datuma ili vremena u polju Datum/vrijeme. Min vraća najmanju vrijednost u numeričkom polju i najstariju vrijednost datuma ili vremena u polju Datum/vrijeme.

7. Na kartici Dizajn upita u grupi Postavljanje upita kliknite strelicu prema dolje pokraj mogućnosti Sve (popis Najviše vrijednosti) pa unesite broj zapisa koje želite vidjeti ili odaberite mogućnost s popisa.

   U tom slučaju odaberite Sve, a zatim kliknite Pokreni da bi se rezultati prikazali u prikazu podatkovne tablice.

   Napomena: Ovisno o funkciji koju ste odabrali u 6. koraku, Access mijenja naziv polja vrijednosti u upitu u MaxOfFieldName ili MinOfFieldName. Ako koristite ogledne tablice, Access polja MaxOfEvent Date ili MinOfEvent Date.

8. Spremite upit i prijeđite na sljedeće korake.

Rezultati upita ne prikazuju nazive proizvoda ni druge informacije o proizvodima. Da biste vidjeli te dodatne podatke, morate stvoriti drugi upit koji sadrži upit koji ste upravo stvorili. Sljedeći koraci objašnjavaju kako to učiniti.

Stvaranje drugog upita radi dodavanja dodatnih podataka

1. Na kartici Stvaranje u grupi Upiti kliknite Dizajn upita.

2. Kliknite karticu Upiti , a zatim dvokliknite upit o ukupnim zbrojevima koji ste stvorili u prethodnom odjeljku.

3. Kliknite karticu Tablice i dodajte tablice koje ste koristili u upitu s ukupnim zbrojevima te dodajte sve tablice koje sadrže druge povezane podatke. Ako koristite prethodne tri ogledne tablice, dodajte tablice Vrsta događaja, Događaj i Kupci u novi upit.

4. Spoj polja u upitu s ukupnim zbrojevima s odgovarajućim poljima u nadređenim tablicama. Da biste to učinili, povucite svako polje u upitu s ukupnim zbrojevima u odgovarajuće polje u tablici.

   Ako koristite ogledne podatke iz tri tablice, povucite stupac Vrsta događaja u upitu ukupnih zbrojeva u polje Vrsta događaja u tablici Vrsta događaja. Zatim povucite stupac MaxOfEvent Datum u upitu s ukupnim zbrojevima u polje Datum događaja u tablici Događaji. Stvaranje tih spojeva omogućuje vašem novom upitu odabiranja objedu podataka u upitu o ukupnim zbrojevima i podacima u drugim tablicama.

5. Dodajte dodatna opisna polja iz drugih tablica u upitu.

   Ako koristite ogledne podatke iz tri tablice, možete dodati polja Tvrtka i Kontakt iz tablice Kupci.

6. Ako želite, navedite redoslijed sortiranja za jedan ili više stupaca. Da biste, primjerice, kategorije popisali abecednim redoslijedom, postavite redak Sortiraj stupca Vrsta događaja na Uzlazno.

7. Na kartici Dizajn upita u grupi Rezultati kliknite Pokreni.

   Rezultati upita prikazuju se u prikazu podatkovne tablice.

Vrh stranice

Stvaranje upita sa stvaranjem tablice

1. Kada je upit s najčešćim vrijednostima otvoren u prikazu dizajna:

   Na kartici Dizajn upita u grupi Vrsta upita kliknite Stvaranje tablice.

   Pojavit će se dijaloški okvir Stvaranje tablice.

2. U okvir Naziv tablice upišite naziv tablice u koju će se pohraniti gornji i donji zapisi. Na primjer, upišite Gornji i donji zapisi, a zatim kliknite U redu.

   Svaki put kada pokrenete upit, umjesto da prikazuje rezultate u prikazu podatkovne tablice, upit stvara tablicu i zamjenjuje gornju vrijednost trenutnim podacima.

3. Spremite i zatvorite upit.

Stvaranje upita s dodavanjem

1. Uz upit s donjom vrijednošću u prikazu dizajna:

   Na kartici Dizajn upita u grupi Vrsta upita kliknite Dodaj.

2. Pojavit će se dijaloški okvir Dodavanje.

3. Upišite isti naziv koji ste upisali u dijaloški okvir Stvaranje tablice.

   Na primjer, upišite Gornji i donji zapisi, a zatim kliknite U redu. Svaki put kada pokrenete upit, umjesto da prikazuje rezultate u prikazu podatkovne tablice, upit će dodati zapise u tablicu Gornji i Donji zapisi.

4. Spremite i zatvorite upit.

Pokretanje upita

• Sada ste spremni pokrenuti ta dva upita. U navigacijskom oknu dvokliknite upit s najviše vrijednosti, a zatim Kliknite DaAccess upita. Zatim dvokliknite upit Donja vrijednost i kliknite Da kada Access od vas zatraži.

• Otvorite tablicu Gornji i Donji zapisi u prikazu podatkovne tablice.

Onemogućeni način blokirao je ovu akciju ili događaj.

Ako vam se prikaže ta poruka, učinite sljedeće:

• Odaberite Omogući ovaj sadržaj, a zatim kliknite U redu.

• Ponovno pokrenite upit.

Vrh stranice