U ovom se članku objašnjava kako pregledati odgovore na prikupljanje podataka, kako potvrditi postavke obrade e-pošte i korake koje možete poduzeti da biste otklonili uobičajene vrste poruka o pogreškama ili probleme s odgovorima.
Dijaloški okvir Upravljanje porukama zbirke podataka olakšava upravljanje porukama o prikupljanju podataka koje ste poslali primateljima e-pošte i odgovorima koje ste primili za svaku od tih poruka u ulaznoj pošti programa Outlook.
Ako dijaloški okvir nije vidljiv, otvorite ga na sljedeći način:
-
Otvorite bazu podataka koja sadrži poruku kojoj želite upravljati.
-
Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima.
Što želite učiniti?
Prikaz odgovora
Evo što se događa kada obrazac za prikupljanje podataka pošaljete e-poštom. Primatelji će na poruku odgovoriti klikom na Odgovori, ispunjavanjem obrasca, a zatim klikom na Pošalji. U ovom se odjeljku objašnjava kako prikazati odgovore i što učiniti ako se neki od njih ne obradi ispravno. Bez obzira na to jeste li odabrali da se odgovori obrađuju automatski ili ručno, odgovore možete otvoriti ručno ili saznati tko je odgovorio. Dodatne informacije o postavljanju mogućnosti obrade odgovora potražite u članku Dodavanje podataka prikupljenih putem e-pošte u bazu podataka programa Access.
Da biste pogledali odgovore, učinite sljedeće:
-
Otvorite Microsoft Outlook 2007 ili 2010 i pronađite mapu koju ste odredili za pohranu odgovora na prikupljanje podataka.
Savjet: Ako se ne sjećate naziva mape, na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka naziv mape pronaći ćete u stupcu Mapa programa Outlook u retku koji odgovara poruci čije odgovore želite prikazati.
-
Da biste otvorili odgovor u programu Outlook, dvokliknite odgovor. Prikazat će vam se obrazac jer ga je dovršio pošiljatelj.
Access neće obraditi odgovore na poruku odgovora. Stoga, ako vidite da su neki obrasci od primatelja prazni, nepotpuni ili nisu pravilno dovršeni, morate ponovno poslati izvornu poruku e-pošte tim korisnicima umjesto naredbe Odgovori. Dodatne informacije o ponovnom slanjem poruke o prikupljanju podataka potražite u članku Ponovno slanje poruke o prikupljanju podataka.
Slično tome, ako zahtjev želite poslati dodatnim osobama, umjesto prosljeđivanja morate ponovno poslati izvornu poruku.
Provjera postavki za automatsku obradu odgovora
Ako ste odabrali automatsku obradu odgovora, učinite sljedeće da biste bili sigurni da se odgovori pravilno obrađuju:
-
Za svaki odgovor pregledajte vrijednosti u stupcima Zastavica za daljnji rad, Stanje prikupljanja podataka i Kategorije .
Savjet: Ako u prikazu ne vidite stupce Zastavica za daljnji rad, Status zbirke podataka i Kategorije, dodajte ih pomoću alata za odabir polja. Desnom tipkom miša kliknite zaglavlje stupca, a zatim kliknite Odabir polja. U dijaloškom okviru Odabir polja povucite svako polje i ispustite ga desno ili lijevo od postojećeg zaglavlja stupca.
Ako je u mapi Outlook zastavica za daljnji rad postavljena na Postupak prikupljanja podataka bio je uspješan, stupac Stanje zbirke podataka prazan je, a u stupcu Kategorije nalazi se zeleni pokazatelj, odgovor je uspješno obrađen.
-
Uz to, možda ćete htjeti pregledati sadržaj odredišnih tablica da biste provjerili prikazuju li se prikupljeni podaci pohranjeni kao novi zapisi ili kao ažuriranja postojećih zapisa.
Napomena: Nećete moći dodati podatke iz odgovora e-poštom ako je primatelj koristio Hotmail ili Yahoo za slanje obrasca za prikupljanje podataka.
Otklanjanje poteškoća za automatski obrađene odgovore
Primatelji e-pošte mogu prijaviti da su ispunili obrasce i poslali vam ih kao odgovore. No u programu Access ili Outlook ne prikazuju se očekivani rezultati. Na primjer:
-
U programu Access ne prikazuju se podaci u odredišnim tablicama. Novi se zapisi ne dodaju ili se postojeći zapisi ne ažuriraju.
-
Stupac Stanje zbirke podataka za poruku u programu Outlook prikazuje poruku o pogrešci ili niz "Poruka nije obrađena". Osim toga, stupac Kategorije za poruku prikazuje crveni kvadrat ili je prazan.
Ako nailazite na te vrste problema, pogledajte korake otklanjanja poteškoća u odjeljku Moji odgovori zbirke podataka ne obrađuju se automatski.
Uz to, pročitajte članak Dodavanje podataka prikupljenih putem e-pošte u bazu podataka programa Access ako želite provjeriti jeste li ispravno postavili automatsku obradu.
Ručno obradi odgovore
Ručna obrada odgovora uključuje pokretanje postupka izvoza iz programa Outlook. Odgovor možete izvesti samo jedan po jedan. Izbjegavajte odgovore za koje je stupac Stanje zbirke podataka postavljen na Prikupljanje podataka pomoću e-pošte bilo uspješno. Taj status označava da je odgovor već uspješno obrađen. Odgovori za koje je stupac Stanje zbirke podataka postavljen na Poruka koja nije obrađena mora se ručno obraditi. Odgovor s porukom o pogrešci u ovom stupcu nije se uspio automatski obraditi i zahtijevat će otklanjanje poteškoća prije ručnog izvoza. Pomoć za otklanjanje poteškoća potražite u članku Moji odgovori zbirke podataka ne obrađuju se automatski.
-
U programu Outlook desnom tipkom miša kliknite odgovor koji želite ručno obraditi.
-
Kliknite Izvoz podataka u Microsoft Office Access.
-
U dijaloškom okviru Izvoz podataka u Microsoft Access pregledajte pojedinosti odgovora, a zatim kliknite U redu da biste izvezli . Ako postupak izvoza uspije, prikazat će se poruka Podaci su uspješno izvezeni u bazu podataka. Ako operacija ne uspije, prikazat će se poruka Nije moguće uvesti podatke zbog pogrešaka, nakon čega slijedi opis problema koji su uzrokovali pogrešku. U sljedećoj su tablici navedeni problemi koji mogu uzrokovati neuspjeh postupka izvoza.
Otklanjanje poteškoća za ručno obrađene odgovore
|
Poruka stupca Problem ili Stanje zbirke podataka |
Uzrok |
Rješenje |
|
Kada desnom tipkom miša kliknem odgovor, ne prikazuje mi se naredba Izvezi podatke u Microsoft Access . |
Odabrana poruka nije valjan odgovor na prikupljanje podataka. |
Izbrišite poruke koje nisu odgovori na prikupljanje podataka iz određene mape. |
|
Odgovor ne ide u pravu mapu. |
Samo izvorni odgovori na poruku idu u označenu mapu. Vaši odgovori na vlastite poruke (osim ako ste koristili kopiju poruke u mapi Poslane stavke za generiranje odgovora) i odgovori koji su dio niti poruke e-pošte koja se koristi za raspravu možda se neće premjestiti u označenu mapu. Drugi mogući razlozi obuhvaćaju: da Access nije instaliran ili da dodatak potreban za obradu odgovora nedostaje ili je oštećen. |
Ako se neki od odgovora ne obradi, ispunite obrazac koji se nalazi u poslanoj poruci u mapi Poslane stavke. Ako je korisnik ispunio obrazac u odgovoru na odgovor, zatražite od korisnika da odgovori na izvornu poruku. Ako sumnjate da dodatak nedostaje ili je oštećen, prijeđite na Outlook i dovršite sljedeće korake:
Ako vidite stavku u odjeljku Onemogućeni dodaci aplikacije, kliknite strelicu u okviru Upravljanje, odaberite Onemogućene stavke, a zatim u dijaloškom okviru Onemogućene stavke odaberite Dodatak programa Microsoft Access za prikupljanje i objavljivanje podataka programa Outlook, a zatim kliknite Omogući. Ako ne vidite dodatak za Microsoft Access Outlook za prikupljanje podataka i objavljivanje , pokušajte ponovno instalirati Access. |
|
Bazu podataka nije moguće pronaći. Pronađite bazu podataka i ručno uvezite podatke. |
Baza podataka premještena je na drugo mjesto, preimenovana ili izbrisana ili oštećena. |
Vratite bazu podataka na izvorno mjesto, a zatim pokušajte ponovno. |
|
Baza podataka se već koristi. |
Baza podataka otvorena je u isključivom načinu i ne može se mijenjati u bazi podataka dok se ne objavi isključivo zaključavanje. |
Zamolite korisnika koji ima otvorenu bazu podataka u isključivom načinu rada da zatvori i otvori bazu podataka u normalnom načinu rada. Zatim pokušajte ručno izvesti odgovor. |
|
Nedostaje tablica, upit ili polje. |
Odredišna tablica ili upit je izbrisan ili preimenovan ili je njegova struktura izmijenjena na način da se sadržaj obrasca ne može dodati u tablice. |
Stvorite odredišne tablice i upite koji nedostaju ili stvorite i pošaljite novu poruku o prikupljanju podataka. |
|
Obrazac je oštećen ili je izmijenjen. |
Obrazac u odgovoru je oštećen ili je netko (primatelj ili pošiljatelj) izmijenio obrazac. |
Ako je primatelj izmijenio obrazac, zamolite ga da vam ponovno pošalji obrazac, a zatim ručno izvezi odgovor. Ako je obrazac u izvornoj poruci oštećen ili nije valjan, morate stvoriti i poslati novu poruku. |
|
Nedostaju informacije potrebne za dovršavanje obrade. |
Nedostaju informacije potrebne za mapiranje odgovora na postojeći zapis koji se mora ažurirati. |
Postavke poruke moraju se sinkronizirati s programom Outlook. U programu Access na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje odgovorima odaberite poruku. U odjeljku Pojedinosti poruke Access prikazuje okvir upozorenja. Kliknite upozorenje da biste sinkronizirali postavke, a zatim zatvorite dijaloški okvir. Vratite se u Outlook, a zatim pokušajte ručno izvesti odgovor. |
|
Nije moguće dodavati ni ažurirati podatke jer bi podaci rezultirali dupliciranim vrijednostima u polju koje prihvaća samo jedinstvene vrijednosti. |
Polje čije je svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata) ne može sadržavati duplicirane vrijednosti. Ako vrijednost dodijeljena polju obrasca već postoji u odgovarajućem polju u tablici, operacija neće uspjeti. |
Zamolite primatelje da šalju još jedan odgovor s drugom vrijednošću u polju obrasca. |
|
Vrijednost koju ste unijeli nije stavka na popisu odabira. |
Obrazac sadrži obavezno polje koje traži vrijednosti, ali korisnik nije odredio vrijednost za polje ili je svojstvo Polja LimitToList postavljeno na Da, a korisnik je naveli vrijednost koja se ne nalazi na popisu. |
Zamolite primatelje da ponovno odgovore nakon što ispune sva polja ili ispune i spremili obrazac , a zatim ponovno pokušaju izvoziti. |
|
Vrijednost u polju obrasca nije valjana. |
Primatelj je u jedno ili više polja unio podatke koji nisu valjani. |
Zamolite primatelje da ponovno odgovore nakon ispunjavanja svih polja ili ispunite i spremite obrazac, a zatim ponovno pokušajte izvesti. |
|
Odgovor sadrži obrazac koji morate ispuniti. Kada završite, pošaljite je pošiljatelju ove poruke e-pošte. |
Primatelj nije ispunio obrazac. |
Zamolite primatelje da nakon ispunjavanja obrasca odgovore još jedan odgovor. |
Ako izvorna poruka ne dođe do nekih korisnika, pokušajte ponovno poslati poruku umjesto da je proslijedite. Dodatne informacije o ponovnom slanjem poruke potražite u članku Ponovno slanje poruke o prikupljanju podataka.
