U ovom se članku objašnjava kako pregledati odgovore zbirke podataka, kako potvrđivati postavke obrade e-pošte te koraci koje možete poduzeti da biste otklonili uobičajene vrste poruka o pogrešci ili probleme s odgovorima.
Dijaloški okvir Upravljanje porukama zbirke podataka omogućuje vam upravljanje porukama o prikupljanju podataka koje šaljete primateljima e-pošte i odgovorima koje primate za svaku od tih poruka u ulaznoj pošti programa Outlook.
Ako dijaloški okvir nije vidljiv, otvorite ga na sljedeći način:
- Otvorite bazu podataka koja sadrži poruku kojom želite upravljati.
- Na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima.
Što želite učiniti?
- Prikaz odgovora
- Provjera postavki za automatsku obradu odgovora
- Otklanjanje poteškoća s automatski obrađenim odgovorima
- Ručna obrada odgovora
- Otklanjanje poteškoća s ručno obrađenim odgovorima
Prikaz odgovora
Evo što se događa nakon što e-poštom pošaljete obrazac za prikupljanje podataka. Primatelji na poruku odgovaraju tako da kliknu Odgovori, ispune obrazac, a zatim kliknu Pošalji. U ovom se odjeljku objašnjava kako pregledati odgovore i što učiniti ako se neki od odgovora ne obrade pravilno. Bez obzira na to želite li da se odgovori obrađuju automatski ili ručno, odgovore možete otvoriti ručno ili saznati tko je odgovorio. Dodatne informacije o postavljanju mogućnosti obrade odgovora potražite u članku Dodavanje podataka prikupljenih putem poruka e-pošte u bazu podataka programa Access.
Za prikaz odgovora učinite sljedeće:
Otvorite Microsoft Outlook 2007 ili 2010 i potražite mapu koju ste odredili za pohranu odgovora zbirke podataka.
Savjet
Ako se ne sjećate naziva mape, na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje porukama zbirke podataka naziv mape pronaći ćete u stupcu Mapa programa Outlook , u retku koji odgovara poruci čije odgovore želite pogledati.
Da biste otvorili odgovor u programu Outlook, dvokliknite odgovor. Vidjet ćete obrazac onako kako ga je ispunio pošiljatelj.
Access neće obraditi odgovore na poruku odgovora. Stoga, ako primijetite da su obrasci primatelja ili više njih prazni, neispunjeni ili nisu pravilno ispunjeni, morate ponovno poslati izvornu poruku e-pošte tim korisnicima umjesto da koristite naredbu Odgovori . Dodatne informacije o ponovnom slanju poruke o prikupljanju podataka potražite u članku Ponovno slanje poruke o prikupljanju podataka.
Isto tako, ako zahtjev želite poslati drugim osobama, morate ponovno poslati izvornu poruku, umjesto da je proslijedite.
Provjera postavki za automatsku obradu odgovora
Ako ste odabrali automatsku obradu odgovora, učinite sljedeće da biste bili sigurni da će se odgovori ispravno obrađivati:
Za svaki odgovor pregledajte vrijednosti u stupcima Zastavica za daljnji rad, Status prikupljanja podataka i Kategorije .
Savjet
Ako u prikazu ne vidite stupce Zastavica za daljnji rad, Status prikupljanja podataka i Kategorije , dodajte ih pomoću birača polja. Desnom tipkom miša kliknite zaglavlje stupca, a zatim Birač polja. U dijaloškom okviru Birač polja povucite svako polje i ispustite ga desno ili lijevo od postojećeg zaglavlja stupca.
Ako je u mapi programa Outlook zastavica za daljnji rad postavljena na Operacija prikupljanja podataka bila je uspješna, stupac Stanje prikupljanja podataka prazan, a u stupcu Kategorije postoji zeleni pokazatelj, odgovor je uspješno obrađen.
Osim toga, možete pregledati sadržaj odredišnih tablica da biste bili sigurni da su prikupljeni podaci pohranjeni kao novi zapisi ili kao ažuriranja postojećih zapisa.
Napomena
Podatke iz odgovora e-poštom nećete moći dodati ako vam je primatelj obrazac za prikupljanje podataka poslao putem servisa Hotmail ili Yahoo.
Otklanjanje poteškoća s automatski obrađenim odgovorima
Primatelji poruke e-pošte mogu prijaviti da su ispunili obrasce i poslali vam ih kao odgovore. No ne vidite očekivane rezultate u programima Access ni Outlook. Na primjer:
- U programu Access ne prikazuju se podaci u odredišnim tablicama. Novi se zapisi ne dodaju ili se postojeći zapisi ne ažuriraju.
- U stupcu Stanje prikupljanja podataka za poruku u programu Outlook prikazuje se poruka o pogrešci ili niz "Poruka nije obrađena". Uz to, stupac Kategorije za poruku prikazuje se crveni kvadrat ili je prazan.
Ako naiđete na takve vrste problema, pogledajte korake za otklanjanje poteškoća u članku Moji odgovori zbirke podataka ne obrađuju se automatski.
Uz to, pogledajte odjeljak Dodavanje podataka prikupljenih putem poruka e-pošte u bazu podataka programa Access ako želite provjeriti jeste li ispravno postavili automatsko obrado.
Ručna obrada odgovora
Ručna obrada odgovora uključuje pokretanje postupka izvoza iz programa Outlook. Odjednom možete izvesti samo jedan po jedan odgovor. Izbjegavajte odgovore za koje je stupac Stanje prikupljanja podataka postavljen Prikupljanje podataka putem e-pošte bilo je uspješno. Taj status upućuje na to da je odgovor već uspješno obrađen. Odgovori za koje je stupac Stanje prikupljanja podataka postavljen na Poruka nije obrađena moraju se obraditi ručno. Odgovor koji u ovom stupcu sadrži poruku o pogrešci nije se uspio automatski obraditi i trebat će otklanjanje poteškoća prije ručnog izvoza. Pomoć za otklanjanje poteškoća potražite u članku Moji odgovori zbirke podataka ne obrađuju se automatski.
- U programu Outlook desnom tipkom miša kliknite odgovor koji želite ručno obraditi.
- Kliknite Izvoz podataka u Microsoft Office Access.
- U dijaloškom okviru Izvoz podataka u Microsoft Access pregledajte detalje odgovora, a zatim kliknite U redu da biste izvezli. Ako operacija izvoza uspije, prikazat će se poruka Podaci su uspješno izvezeni u bazu podataka. Ako postupak ne uspije, prikazat će se poruka Nije moguć uvoz podataka zbog pogrešaka, a slijedi opis problema koji su uzrokovali pogrešku. U sljedećoj su tablici navedeni problemi koji mogu uzrokovati neuspjeh operacije izvoza.
Otklanjanje poteškoća s ručno obrađenim odgovorima
| Poruka u stupcu Status problema ili prikupljanja podataka | Uzrok | Rješenje |
|---|---|---|
| Kad desnom tipkom miša kliknem odgovor, ne prikazuje se naredba Izvezi podatke u Microsoft Access . | Odabrana poruka nije valjan odgovor zbirke podataka. | Izbrišite poruke koje nisu odgovori zbirke podataka iz odgovarajuće mape. |
| Odgovor ne ide u pravu mapu. | Samo izvorni odgovori na poruku usmjeravat će se u odgovarajuću mapu. Vaši odgovori na vlastite poruke (osim ako ste za generiranje odgovora koristili kopiju poruke u mapi Poslane stavke ) i odgovori koji su dio niti poruka e-pošte koja se koristi za raspravu možda se neće premjestiti u zadanu mapu. Ostali mogući razlozi obuhvaćaju sljedeće slučajeve da Access nije instaliran ili je oštećen jer dodatak potreban za obradu odgovora nedostaje. |
Ako se neki od vaših odgovora ne obrađuje, ispunite obrazac koji se nalazi u poslanoj poruci koja se nalazi u mapi Poslane stavke. Ako je korisnik ispunio obrazac kao odgovor na poruku, zatražite od korisnika da odgovori na izvornu poruku. Ako sumnjate da dodatak nedostaje ili je oštećen, prijeđite u Outlook i poduzmite sljedeće korake:
Ako ne vidite dodatak za Microsoft Access za Outlook za prikupljanje i objavljivanje podataka , pokušajte ponovno instalirati Access. |
| Nije moguće pronaći bazu podataka. Pronađite bazu podataka i ručno uvezite podatke. | Baza podataka je premještena na drugo mjesto, preimenovana ili izbrisana ili je oštećena. | Vratite bazu podataka na izvorno mjesto, a zatim pokušajte ponovno. |
| Baza podataka već se koristi. | Baza podataka otvorena je u ekskluzivnom načinu rada i promjene u njoj nije moguće izvršiti dok se ne otpusti ekskluzivno zaključavanje. | Zamolite korisnika čiji je baza podataka otvorena u ekskluzivnom načinu rada da je zatvori i otvori u uobičajenom načinu rada. Zatim pokušajte ručno izvesti odgovor. |
| Nema tablice, upita ili polja. | Odredišna tablica ili upit izbrisan je ili preimenovan, ili je njihova struktura izmijenjena tako da se sadržaj obrasca ne može dodati u tablice. | Stvorite odredišne tablice i upite kojih nedostaju ili stvorite i pošaljite novu poruku zbirke podataka. |
| Obrazac je oštećen ili je izmijenjen. | Obrazac u odgovoru oštećen je ili ga je netko (primatelj ili pošiljatelj) izmijenio. | Ako je primatelj izmijenio obrazac, zatražite od njega da vam ponovno pošalje obrazac, a zatim ručno izvezite odgovor. Ako je obrazac u izvornoj poruci oštećen ili nije valjan, morate stvoriti i poslati novu poruku. |
| Nedostaju podaci potrebni za dovršetak obrade. | Nedostaju informacije potrebne za mapiranje odgovora na postojeći zapis koji se mora ažurirati. | Postavke poruka moraju se sinkronizirati s programom Outlook. U programu Access na kartici Vanjski podaci u grupi Prikupljanje podataka kliknite Upravljanje odgovorima. U dijaloškom okviru Upravljanje odgovorima odaberite poruku. U odjeljku Detalji poruke Access prikazuje okvir upozorenja. Kliknite upozorenje da biste sinkronizirali postavke pa zatvorite dijaloški okvir. Vratite se u Outlook pa pokušajte ručno izvesti odgovor. |
| Nije moguće dodavati ni ažurirati podatke jer bi podaci rezultirali dupliciranom vrijednošću u polju koje prihvaća samo jedinstvene vrijednosti. | Polje čije je svojstvo Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata) ne smije sadržavati dvostruke vrijednosti. Ako vrijednost dodijeljena polju obrasca već postoji u odgovarajućem polju tablice, operacija neće uspjeti. | Zamolite primatelje da pošalju drugi odgovor s drugačijom vrijednošću u polju obrasca. |
| Vrijednost koju ste unijeli nije stavka na popisu mogućnosti. | Obrazac sadrži obavezno polje koje pretražuje vrijednosti, ali korisnik nije naveo vrijednost za polje ili je svojstvo LimitToList polja postavljeno na Da te je korisnik naveo vrijednost koja nije na popisu. | Zamolite primatelje da ponovno pošalju odgovor nakon što ispune sva polja ili da ispune i spreme obrazac, a zatim ponovno pokušaju izvesti sadržaj. |
| Vrijednost u polju obrasca nije valjana. | Primatelj je u jedno ili više polja unio podatke koji nisu valjani. | Zamolite primatelje da ponovno pošalju odgovor nakon što ispune sva polja ili da ispune i spreme obrazac i zatim ponovno pokušaju izvoz. |
| Reply sadrži obrazac koji morate ispuniti. Kada završite, pošaljite poruku pošiljatelju ove poruke e-pošte. | Primatelj nije ispunio obrazac. | Zatražite od primatelja da pošalju drugi odgovor nakon što ispune obrazac. |
Ako izvorna poruka nije stigla do nekih korisnika, pokušajte je ponovno poslati umjesto da je proslijedite. Dodatne informacije o ponovnom slanju poruke potražite u članku Ponovno slanje poruke zbirke podataka.