Uvoz ili povezivanje s podacima u radnoj knjizi programa Excel

Uobičajeni scenariji za uvoz Excel podataka u Access

• Dugo ste korisnik sustava Excel, ali ubuduće želite koristiti Access s tim podacima. Želite premjestiti podatke u radnim listovima Excel u jednu ili više novih Access baza podataka.

• Vaš odjel ili radna grupa koristi Access, ali povremeno primate podatke u obliku Excel koji se mora spojiti s Access bazama podataka. Te radne listove želite Excel u bazu podataka čim ih primite.

• Podatke Access koristiti za upravljanje podacima, ali tjedna izvješća koja primate od ostatka tima Excel radne knjige. Željeli biste automatizirati postupak uvoza da bi se podaci svaki tjedan u bazu podataka uvozili u određeno vrijeme.

Ako prvi put uvozite podatke iz sustava Excel

• Ne postoji način spremanja radne knjige Excel kao Access baze podataka. Excel ne nudi funkcije za stvaranje baze podataka Access iz Excel podataka.

• Kada radnu knjigu programa Excel otvorite u programu Access (u dijaloškom okviru Otvaranje datoteke promijenite okvir s popisom Datoteke vrste u MicrosoftOfficeExcel Datoteke i odaberite željenu datoteku), Access umjesto uvoza podataka stvara vezu na radnu knjigu. Povezivanje s radnom knjigom u svojoj se biti razlikuje od uvoza radnog lista u bazu podataka. Dodatne informacije o povezivanju potražite u odjeljku Povezivanje s podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

Priprema radnog lista

1. Pronađite izvornu datoteku i odaberite radni list koji sadrži podatke koje želite uvesti u Access. Ako želite uvesti samo dio radnog lista, možete definirati imenovani raspon koji obuhvaća samo ćelije koje želite uvesti.
   
   Definiranje imenovanog raspona (neobavezno)   

   1. Prijeđite Excel i otvorite radni list s podacima koje želite uvesti.

   2. Odaberite raspon ćelije koje sadrže podatke koje želite uvesti.

   3. Desnom tipkom miša kliknite unutar označenog raspona, a zatim kliknite Imenujte raspon ili Definiranje naziva.

   4. U dijaloškom okviru Novi naziv odredite naziv raspona u okviru Naziv i kliknite U redu.

      Imajte na umu da tijekom operacije uvoza možete uvesti samo jedan radni list istovremeno. Za uvoz podataka iz višestrukih radnih listova ponovite operaciju uvoza za svaki radni list.

2. Pregledajte izvorne podatke i poduzmite akciju opisanu u ovoj tablici.

   Element	Opis
   Broj stupaca	Broj izvornih stupaca koje želite uvesti ne može biti veći od 255 jer Access ne podržava više od 255 polja u tablici.
   Preskakanje stupaca i redaka	Dobro je uključiti samo retke i stupce koje želite uvesti u izvorni radni listi ili imenovani raspon. Reci    Tijekom operacije uvoza ne možete filtrirati ili preskakati retke. Stupci    Odlučite li se za dodavanje podataka postojećoj tablici, tijekom operacije ne možete preskakati stupce.
   Tablično oblikovanje	Provjerite jesu li ćelije u tabličnom oblikovanju. Ako radni listu ili imenovanu raspon uključuju spojene ćelije, sadržaj ćelije smješta se u polje koje odgovara krajnjem lijevom stupcu, a druga polja ostavljaju se praznima.
   Prazni stupci, reci i ćelije	Izbrišite sve nepotrebne prazne stupce i retke na radnom listu ili u rasponu. Ako radni listi ili raspon sadrže prazne ćelije, pokušajte dodati podatke koji nedostaju. Planirate li dodati zapise postojećoj tablici, provjerite prihvaća li odgovarajuće polje u tablici null vrijednosti (koje nedostaju ili su nepoznate). Polje prihvaća null vrijednost ako je njegovo svojstvo polja Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava null vrijednosti.
   Vrijednosti pogreške	Ako neke ćelije na radnom listu ili u rasponu sadrže vrijednosti pogreške kao što su #NUM i #DIV, ispravite ih prije početka operacije uvoza. Ako izvorni radni list ili raspon sadrže vrijednosti pogreške, Access vrijednost null u odgovarajuća polja u tablici. Informacije o načinima ispravljanja ovih pogrešaka potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima kojih nema ili nisu ispravne u nastavku ovog članka.
   Vrsta podataka	Da biste izbjegli pogreške tijekom uvoza, provjerite sadrži li svaki izvorni stupac istu vrstu podataka u svakom retku. Access prvih osam izvornih redaka da bi se odredila vrsta podataka polja u tablici. Preporučljivo je provjeriti sadrži li prvih osam izvornih redaka pomiješane vrijednosti različitih vrsta podataka u bilo kojem od stupaca. U suprotnom Access možda neće dodijeliti odgovarajuću vrstu podataka stupcu. Osim toga, dobro je oblikovati svaki izvorni stupac u Excel i dodijeliti određeni oblik podataka svakom stupcu prije početka operacije uvoza. Oblikovanje se preporuča ako stupac uključuje vrijednosti različitih vrsta podataka. Na primjer, stupac BrojLeta u radnom listu može sadržavati numeričke i tekstualne vrijednosti kao što su 871, AA90 i 171. Za izbjegavanje vrijednosti koje nedostaju ili su neispravne učinite sljedeće: Desnom tipkom miša kliknite zaglavlje stupca, a zatim Oblikuj ćelije. Na kartici Broj pod Kategorija odaberite oblikovanje. Za stupac BrojLeta vjerojatno ćete odabrati Tekst. Kliknite U redu. Ako su izvorni stupci oblikovani, ali i dalje sadrže pomiješane vrijednosti u recima nakon osmog, operacija uvoza može neispravno preskočiti vrijednosti ili ih pretvoriti. Informacije o rješavanju problema potražite u sekciji Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne.
   Prvi redak	Ako prvi redak na radnom listu ili imenovanom rasponu sadrži nazive stupaca, možete odrediti da Access podatke u prvom retku tretirate kao nazive polja tijekom operacije uvoza. Ako izvorni radni list ili raspon ne uključuju nazive, prije početka operacije uvoza dobro ih je dodati izvoru. Napomena: Namjeravate li dodati podatke postojećoj tablici, provjerite odgovara li naziv svakog stupca upravo nazivu u odgovarajućem polju. Ako se naziv stupca razlikuje od naziva odgovarajućeg polja u tablici, operacija uvoza neće uspjeti. Da biste vidjeli nazive polja, otvorite tablicu u prikazu dizajna u Access.

3. Zatvorit izvornu radnu knjigu ako je otvorena. Držanje izvorne datoteke otvorenom može dovesti do pogrešaka pretvorbe podataka tijekom operacije uvoza.

Priprema odredišne baze podataka

1. Otvorite Access bazu podataka u koju će biti pohranjeni uvezeni podaci. Provjerite je li baza podataka samo za čitanje te imate li dozvole za promjenu baze podataka.

   -ili-

   Ako ne želite spremiti podatke u neku od postojećih baza podataka, stvorite praznu bazu podataka. Kako biste to učinili:

   Kliknite karticu Datoteka, zatim Novo, a potom Prazna baza podataka.

2. Prije pokretanja operacije uvoza odlučite želite li spremiti podatke u novu ili postojeću tablicu.

   Stvaranje nove tablice    Ako odaberete spremanje podataka u novu tablicu, Access stvara tablicu i dodaje uvezene podatke u ovu tablicu. Ako tablica s navedenim nazivom već postoji, Access će prebrisati sadržaj tablice uvezenim podacima.

   Dodavanje u postojeću tablicu    Ako odaberete dodavanje podataka u postojeću tablicu, reci na Excel radnom listu dodaju se u navedenu tablicu.

   Imajte na umu da do većine pogrešaka tijekom operacije dodavanja dolazi jer izvorni podaci ne odgovaraju strukturi i postavkama polja odredišne tablice. Kako biste to izbjegli, otvorite odredišnu tablicu u prikazu dizajna i pregledajte sljedeće:

   • Prvi redak    Ako prvi redak izvornog radnog lista ili imenovanog raspona ne sadrži zaglavlja stupaca, provjerite odgovara li položaj i vrsta podataka svakog stupca na izvornom radnom listu onima u odgovarajućem polju u tablici. Ako prvi redak sadrži zaglavlja stupca, redoslijed stupaca i polja ne moraju se podudarati, ali naziv i vrsta podataka svakog stupca moraju se podudarati upravo s onima u odgovarajućem polju.

   • Polja koja nedostaju ili su suvišna    Ako neka polja na izvornom radnom listu ne postoje u odredišnoj tablici, dodajte ih prije početka operacije uvoza. Ipak, ako tablica sadrži polja koja ne postoje u izvoru, nije ih potrebno brisati iz tablice ako prihvaćaju null vrijednosti.

     Savjet: Polje prihvaća null vrijednost ako je njegovo svojstvo Obavezno postavljeno na Ne, a njegova postavka svojstva ValidationRule ne sprječava null vrijednosti.

   • Primarni ključ    Ako tablica sadrži polje primarnog ključa, izvorni radni listi ili raspon moraju sadržavati stupac s vrijednostima kompatibilnima s poljem primarnog ključa, a uvezene vrijednosti ključa moraju biti jedinstvene. Ako uvezeni zapis sadrži vrijednost primarnog ključa koja već postoji u odredišnoj tablici, operacija uvoza prikazuje poruku o pogrešci.

   • Indeksirana polja    Ako je svojstvo polja u tablici Indeksirano postavljeno na Da (bez duplikata), odgovarajući stupac na izvornom radnom listu ili u rasponu mora sadržavati jedinstvene vrijednosti.

     Za izvođenje operacije uvoza prijeđite na sljedeće korake.

Pokretanje operacije uvoza

1. Mjesto čarobnjaka za uvoz/povezivanje malo se razlikuje ovisno o vašoj verziji Access. Odaberite korake koji odgovaraju vašoj Access verziji:

   • Ako koristite najnoviju verziju programa Microsoft 365, Access 2021 ili Access 2019, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veze kliknite Novi izvor podataka > Izdatoteke >Excel.

   • Ako koristite aplikaciju Access 2016, na kartici Vanjski podaci u grupi Uvoz & veze kliknite Excel.

   Napomena: Kartica Vanjski podaci nije dostupna ako baza podataka nije otvorena.

2. U dijaloškom okviru Dohvaćanje vanjskih podataka – Excel proračunske tablice u okviru Naziv datoteke navedite naziv Excel datoteke koja sadrži podatke koje želite uvesti.

   -ili-

   Kliknite Pregledaj i, da biste pronašli datoteku koju želite uvesti, koristite dijaloški okvir Otvaranje datoteke.

3. Odredite način spremanja uvezenih podataka.

   Za spremanje podataka u novu tablicu odaberite Uvezi izvorne podatke u novu tablicu u trenutnoj bazi podataka. Sustav će od vas kasnije zatražiti imenovanje ove datoteke.

   Da biste dodali podatke postojećoj tablici, odaberite Dodaj kopiju zapisa tablici i odaberite tablicu s padajućeg popisa. Ova mogućnost nije dostupna ako baza podataka nema tablice.

   Da biste se povezali s izvorom podataka stvaranjem povezane tablice, pročitajte odjeljak Povezivanje s podacima u programu Excel u nastavku ovog članka.

4. Kliknite U redu.

   Pokreće se Čarobnjak za uvoz proračunske tablice i vodi vas kroz postupak uvoza. Prijeđite na sljedeće korake.

Korištenje Čarobnjaka za uvoz proračunske tablice

1. Na prvoj stranici čarobnjaka odaberite radni list koji sadrži podatke koje želite uvesti, a zatim kliknite Dalje.

2. Na drugoj stranici čarobnjaka kliknite Prikaži radne listove ili Prikaži imenovane raspone, odaberite radni list ili imenovani raspon koji želite uvesti, a zatim kliknite Dalje.

3. U prvom retku izvornog radnog lista ili raspona koji sadrži nazive polja odaberite Prvi redak sadrži zaglavlja stupaca i kliknite Dalje.

   Ako uvozite podatke u novu tablicu, Access te naslove stupaca koristi za nazivanje polja u tablici. Ove nazive možete promijeniti tijekom ili nakon operacije uvoza. Ako podatke dodajete postojećoj tablici, provjerite podudaraju li se zaglavlja stupaca na izvornom radnom listu upravo s nazivima polja u odredišnoj tablici.

   Ako podatke dodajete postojećoj tablici, prijeđite na korak 6. Ako podatke dodajete novoj tablici, slijedite preostale korake.

4. Čarobnjak traži da pregledate svojstva polja. Kliknite stupac u donjoj polovici stranice da biste prikazali odgovarajuća svojstva polja. Po želji učinite nešto od sljedećeg:

   • Po želji pregledajte i promijenite naziv i vrstu podataka odredišnog polja.

     Access prvih osam redaka u svakom stupcu da bi se predložila vrsta podataka za odgovarajuće polje. Ako stupac na radnom listu u prvih osam redaka stupca sadrži različite vrste vrijednosti, kao što su tekst i brojevi, čarobnjak predlaže vrstu podataka kompatibilnu sa svim vrijednostima u stupcu  – najčešće tekstualnu vrstu podatka. Iako možete odabrati različite vrste podataka, imajte na umu da će se vrijednosti koje su nekompatibilne s odabranom vrstom podataka tijekom postupka uvoza zanemariti ili neispravno pretvoriti. Dodatne informacije o ispravljanju vrijednosti koje nedostaju ili nisu ispravne potražite u odjeljku Otklanjanje poteškoća s vrijednostima koje nedostaju ili nisu ispravne u nastavku ovog članka.

   • Za stvaranje indeksa polja postavite Indeksirano na Da.

   • Za potpuno preskakanje izvornog stupca odaberite potvrdni okvir Nemoj uvoziti polje (preskoči).

     Nakon dovršetka biranja mogućnosti kliknite Dalje.

5. Na sljedećem zaslonu navedite primarni ključ tablice. Ako odaberete Dopusti Access primarni ključ, Access polje Automatsko numeriranje dodaje kao prvo polje u odredišnoj tablici i automatski ga popunjava jedinstvenim VRIJEDNOSTIma ID-a, počevši od 1. Kliknite Dalje.

6. Na zadnjem zaslonu čarobnjaka odredite naziv odredišne tablice. U okviru Uvoz u tablicu upišite naziv tablice. Ako tablica već postoji, Access prikazuje upit koji vas pita želite li prebrisati postojeći sadržaj tablice. Kliknite Da da biste nastavili ili Ne da biste naveli drugi naziv odredišne tablice, a zatim kliknite Završi da biste uvezli podatke.

   Ako Access uspio uvesti neke ili sve podatke, čarobnjak prikazuje stranicu koja prikazuje status operacije uvoza. Uz to, detalje o operaciji možete spremiti za buduće korištenje kao specifikaciju. Isto tako, ako operacija nije uspjela, Access prikazuje poruku Došlo je do pogreške prilikom uvoza datoteke.

7. Da biste spremili detalje o operaciji za buduće korištenje, kliknite Da. Spremanje detalja olakšava kasnije ponavljanje operacije bez potrebe za ponavljanjem koraka čarobnjaka.

Upute za spremanje detalja o specifikaciji potražite u članku Spremanje detalja o postupku uvoza i izvoza kao specifikacija.

Upute za pokretanje spremljenih specifikacija uvoza ili povezivanja potražite u članku Pokretanje spremljenih specifikacija uvoza ili izvoza.

Upute za zakazivanje zadataka uvoza ili povezivanja za točno određeno vrijeme potražite u članku Zakazivanje specifikacija uvoza ili izvoza.

Popis pogrešaka i savjeti za rješavanje problema

Vrh stranice

Uobičajeni scenariji povezivanja s radnim listom Excel unutar Access

Obično se s radnim listom Excel (umjesto uvoza) iz sljedećih razloga:

• Želite i dalje zadržati podatke na Excel radnim listovima, ali možete koristiti napredne značajke upita i izvješćivanja Access.

• Vaš odjel ili radna grupa koriste Access, ali podaci iz vanjskih izvora s kojima radite nalaze se Excel radnim listovima. Ne želite održavati kopije vanjskih podataka, ali s njima želite raditi u Access.

Ako se prvi put povežete s radnim listom Excel tablice

• Ne možete stvoriti vezu na bazu podataka Access unutar Excel.

• Kada se povežete s Excel, Access stvara novu tablicu, koja se često naziva povezanom tablicom. Tablica prikazuje podatke na izvornom radnom listu ili u imenovanom rasponu, ali ih zapravo ne sprema u bazu podatka.

• Povezivanje podataka Excel s postojećom tablicom u bazi podataka nije moguće. To znači da postojećoj tablici ne možete dodati podatke izvođenjem operacije povezivanje.

• Baza podataka može sadržavati više povezanih tablica.

• Sve promjene podataka u Excel automatski se odražavaju u povezanoj tablici. No sadržaj i struktura povezane tablice u Access samo su za čitanje.

• Kada radnu knjigu programa Excel otvorite u programu Access (u dijaloškom okviru Otvaranje datoteke promijenite okvir popisa Datoteke vrste u Exceli odaberite željenu datoteku), Access stvara praznu bazu podataka i automatski pokreće čarobnjak za povezivanje proračunskih tablica.