Zatvaranje fiskalne godine u programu Small Business Accounting 2006, Accounting Express i Accounting Professional

Prvi korak: ručno obavljanje nekih zadataka na kraju godine

Prije nego što zatvorite fiskalnu godinu, ručno izvršite sljedeće zadatke:

• Čišćenje unaprijed plaćenih troškova

• Usklađivanje bankovnih računa

• Usklađivanje računa kreditne kartice

• Snimanje amortizacije

• Prilagodba inventara

2. korak: prilagodba unosa dnevnika

Upišite sljedeće prilagodbe unosa u dnevnik:

• Ispravite sve pogreške koje su se dogodile prilikom snimanja transakcije.

• Dodijelite prihod razdoblju u kojem je prihod zarađen.

• Dodijelite troškove razdoblju u kojem su se troškovi dogodili.

Da biste prilagođavali unose dnevnika, na izborniku Tvrtka kliknite Nova stavka dnevnika.

Treći korak: pregled pogrešaka u bazi podataka

BILJEŠKE

• Provjerite ima li nitko otvorenu bazu podataka tvrtke.

• Taj korak provedite na računalu na kojem se baza podataka nalazi.

Da biste provjerili ima li pogrešaka u bazi podataka, slijedite ove korake:

1. Pokrenite Small Business Accounting 2006, Accounting Express ili Accounting Professional, a zatim otvorite bilo koju bazu podataka tvrtke osim one koju želite pregledati.

2. Na izborniku Datoteka pokažite na
   Uslužni programi, a zatim kliknite Uslužni programi za podatke.

3. Kliknite karticu Napredni alati, a zatim Popravi.

4. Odaberite bazu podataka koju želite pregledati radi pogrešaka, a zatim kliknite Popravi.

5. Ako primite poruku u koju se navodi da će se sve veze s bazom podataka zatvoriti, kliknite Da.

6. Ako nema pogrešaka, kliknite U redu. Ako se pogreške pronadju, pregledajte ih, a zatim napravite potrebne prilagodbe.

7. Dva puta kliknite Zatvori.

Četvrti korak: sigurnosna pogreška baze podataka tvrtke prije nego što zatvorite fiskalnu godinu

Napomene

• Provjerite je li baza podataka tvrtke otvorena, osim na računalu na kojem se baza podataka nalazi.

• Taj korak provedite na računalu na kojem se baza podataka nalazi.

Da biste sigurnosnu bazu podataka tvrtke s tim slili, slijedite ove korake:

1. Pokrenite Small Business Accounting 2006, Accounting Express ili Accounting Professional, a zatim otvorite bazu podataka tvrtke koju želite sigurnosnu bazu podataka.

2. Na izborniku Datoteka pokažite na
   Uslužni programi, a zatim kliknite Uslužni programi za podatke.

3. Na kartici Osnovni alati kliknite Sigurnosno
   kopiranje.

4. Kliknite Pregledaj.

5. Upišite naziv datoteke, a zatim kliknite
   Spremi.
   
   Napomena Zadana je vrsta datoteke Komprimirana datoteka sigurnosne kopije (*.zip). Zadano mjesto datoteke nalazi se na sljedećem putu:

   Moji dokumenti\Small Business Accounting\Backups

6. Ako želite ograničiti pristup sigurnosnoj kopiranju, u okvir Lozinka upišite lozinku, a zatim ponovno upišite lozinku u okvir Potvrdi lozinku.

7. Kliknite U redu.

8. Kada primite poruku da je sigurnosno kopiranje uspješno dovršeno, kliknite U redu.

9. Kliknite Zatvori.

Peti korak: ispis izvješća Probni saldo prije nego što zatvorite fiskalnu godinu

Unesite sve transakcije za godinu prije ispisa izvješća Probni saldo. Ako kasnije unesete dodatne transakcije, morate ispisati novi probni saldo. U ovom se izvješću navode svi računi i salda određenog datuma.

1. Na izborniku Izvješća pokažite na
   Tvrtka i financije, a zatim kliknite Probni saldo.

2. Na popisu Kao na alatnoj traci kliknite
   Prilagođeno.

3. U okvir Datum upišite datum koji želite ili odaberite datum iz kalendara.

4. Na izborniku Prikaz kliknite Osvježi izvješće.

5. Na izborniku Datoteka kliknite
   Ispis.

Šesti korak: ispis potrebnih financijskih izvješća za kraj godine

Najčešći su financijski izvještaji sljedeći:

• Bilanca stanja

• Dobit i gubitak

• Cash Flow Statement

Da biste pronašli ta izvješća, pokažite na Tvrtka i financije na izborniku Izvješća, a zatim kliknite izvješće koje želite.

• Ispišite izvješće Bilanca stanja za zadnji dan fiskalne godine. Da biste postavili datum, na popisu Kao od odaberite točne vrijednosti i
  popis Datum na alatnoj traci. Na popisu Temelj izvješća odaberite
  Gotovina ili Obračunska,ovisno o računovodstvenom načinu koji tvrtka koristi.

• U izvješću Dobit i gubitak odaberite raspon datuma koji odgovara prvom i zadnjem danu fiskalne godine. Da biste to učiniti, na popisu Raspon datuma odaberite točne vrijednosti, popis Od i Popis Prima
  na
  alatnoj traci. Na popisu Temelj izvješća odaberite
  Gotovinaili Obračunska,ovisno o računovodstvenom načinu koji tvrtka koristi.

• U izvješću Flow izvješća o gotovini odaberite raspon datuma koji odgovara prvom i zadnjem danu fiskalne godine. Da biste to učiniti, na popisu Raspon datuma odaberite točne vrijednosti, popis Od i Popis Prima na alatnoj traci.

7. korak: postavljanje nove fiskalne godine

Morate postaviti novu fiskalnu godinu da biste bili spremni za unos transakcija za sljedeću godinu.

1. Na izborniku Tvrtka kliknite Upravljanje fiskalnom godinom.

2. Kliknite Nova fiskalna godina. Zadani datum popunjava okvir Početak fiskalne godine. Taj se datum temelji na zadnjem datumu prethodne fiskalne godine. Taj datum nije moguće promijeniti.

3. U okvir Zatvaranje fiskalne godine upišite zadnji dan sljedeće fiskalne godine ili odaberite datum iz kalendara.

4. Kliknite U redu.

8. korak: zatvaranje fiskalne godine

Možete imati neograničen broj otvorenih fiskalnih godina. Kada zatvorite fiskalne godine, morate ih zatvoriti kronološkim redoslijedom. Kada zatvorite poslovnu godinu, odvijaju se sljedeće aktivnosti:

• Računi bilance stanja zbroje se, a saldo se prosljeđuje kao početni saldo za sljedeću godinu.

• Unosi dnevnika stvaraju se tako da se izošte svi računi prihoda i rashoda. Razlika se objavljuje na računu zadržane zarade.

• Status fiskalne godine postavljen je na zatvoreno.

Da biste zatvorili fiskalnu godinu, slijedite ove korake:

1. Na izborniku Tvrtka kliknite Upravljanje fiskalnom godinom.

2. Na popisu Popis razdoblja odaberite godinu koju želite zatvoriti, a zatim kliknite Zatvori poslovnu godinu.

3. Ako se od vas zatraži da premjestite neto prihod na račun zadržane zarade, kliknite Da.

9. korak: ispis izvješća Probni saldo nakon što zatvorite fiskalnu godinu

Da biste ispisali izvješće Probni saldo, slijedite ove korake:

1. Na izborniku Izvješća pokažite na
   Tvrtka i financije, a zatim kliknite Probni saldo.

2. U okviru Kao od kliknite
   Prilagođeno.

3. U okvir Datum upišite prvi dan sljedeće fiskalne godine ili odaberite datum iz kalendara.

4. Na izborniku Prikaz kliknite Osvježi izvješće.

5. Na izborniku Datoteka kliknite
   Ispis.

6. Usporedite ovo izvješće s izvješćem Probni saldo koje ste stvorili u odjeljku "Ispiši probno stanje prije nego što zatvorite fiskalnu godinu". Provjerite sljedeće:
   

   • Saldo se prosljeđuje na sljedeću godinu.

   • Salda na računu prihoda i rashoda su nula, a razlika se objavljuje na računu zadržane zarade.

   • Ukupna terećenja i ukupni krediti u izvješću Probni saldo koje ste ispisali nakon zatvaranja fiskalne godine odgovaraju ukupnim terećenjama i ukupnim kreditima u izvješću Probni saldo koji ste ispisali prije zatvaranja fiskalne godine.

7. Ako morate prilagoditi unose, na izborniku Tvrtka kliknite Nova stavka dnevnika.

10. korak: sigurnosna pogreška baze podataka tvrtke nakon što zatvorite fiskalnu godinu

Napomene

• Provjerite ima li nitko otvorenu bazu podataka tvrtke.

• Taj korak provedite na računalu na kojem se baza podataka nalazi.

Da biste sigurnosnu bazu podataka tvrtke s tim slili, slijedite ove korake:

1. Pokrenite Small Business Accounting 2006, Accounting Express ili Accounting Professional, a zatim otvorite bazu podataka tvrtke koju želite sigurnosnu bazu podataka.

2. Na izborniku Datoteka pokažite na
   Uslužni programi, a zatim kliknite Uslužni programi za podatke.

3. Na kartici Osnovni alati kliknite Sigurnosno
   kopiranje.

4. Kliknite Pregledaj.

5. Upišite naziv datoteke, a zatim kliknite
   Spremi.
   
   Napomena Prije zatvaranja fiskalne godine koristite drugi naziv datoteke od naziva datoteke koju ste koristili prilikom stvaranja sigurnosne kopije. Zadana je vrsta datoteke Komprimirana datoteka sigurnosne kopije (*.zip). Zadano mjesto datoteke nalazi se na sljedećem putu:

   Moji dokumenti\Small Business Accounting\Backups

6. Ako želite ograničiti pristup sigurnosnoj kopiranju, u okvir Lozinka upišite lozinku, a zatim ponovno upišite lozinku u okvir Potvrdi lozinku.

7. Kliknite U redu.

8. Kada primite poruku da je sigurnosna kopija uspješno dovršena , kliknite U redu.

9. Kliknite Zatvori.

Najčešća pitanja (najčešća pitanja)

P1:Mogu li spremiti transakciju ako zatvorim fiskalnu godinu? Mogu li se transakcije spremiti u zatvorenu godinu?

O1: Ne možete spremiti transakciju nakon što zatvorite godinu. No možete ponovno otvoriti godinu, a zatim spremiti transakciju. Ako ponovno otvorite godinu koja nije trenutna godina, morate ponovno otvoriti tu godinu i sve zatvorene godine u obrnutom kronološkim redoslijedom počevši od zadnje godine i unatrag. Kada umetnete promjene, sve otvorene godine morate zatvoriti kronološkim redoslijedom počevši od najstarije godine i rada unaprijed.

Da biste ponovno otvorili zatvorenu godinu, morate biti dodijeljeni ili prijavljeni kao jedna od sljedećih uloga:

• Vlasnik u računovodstvenom programu Small Business 2006, Accounting Express ili Accounting Professional

• Računovođa u small business accounting 2006, accounting express ili accounting professional

• Administrator na računalu sa sustavom Small Business Accounting 2006, Accounting Express ili Accounting Professional

P2:Koliko fiskalnih godina mogu ostati otvorene?

O2: Broj fiskalnih godina koje možete zadržati otvorenim ne ograničava se.

P3:Moram li zatvoriti fiskalnu godinu prije prvog dana sljedeće fiskalne godine?

O3: fiskalnu godinu možete zatvoriti u bilo kojem trenutku nakon zadnjeg dana u godini. No dok ne zatvorite poslovnu godinu, otvaranje salda za račune bilance stanja neće se proslijediti na novu godinu. Osim toga, računi za troškove neće se nulama isisplatiti, a razlika se neće primijeniti na račun zadržane zarade.

P4:Što se događa s neaktivnim računom kada zatvorim fiskalnu godinu?

O4: Ako imate neaktivan račun kada zatvorite poslovnu godinu, status računa se ne mijenja. To vrijedi bez obzira na to ima li neaktivan račun saldo.

P5:Kako prikazati stavku dnevnika koja predstavlja račune prihoda i rashoda koji su bili nula, a zatim objavljeni na račun zadržane zarade?

O5: Da biste pogledali stavku dnevnika, slijedite ove korake:

1. Na izborniku Tvrtka pokažite na
   Popisi tvrtki, a zatim kliknite Računski grafikon.

2. Na popisu Računski grafikon dvokliknite račun za zadržanu dobit da biste otvorili
   registar računa.

3. Dvokliknite redak koji zadovoljava sljedeće kriterije:
   

   • Datum je zadnji dan zatvorene fiskalne godine

   • Opis okvira Dopis zatvara
     poslovnu godinu.