Az Outlook-naptárak lehetővé teszik, hogy találkozókat, eseményeket és értekezleteket hozzon létre másokkal. Rendelkezhet több különböző célú naptárral, és importálhat naptárakat más e-mail-szolgáltatóktól és -szolgáltatásoktól, például sportcsapatoktól vagy szakmai szervezetektől.
Találkozók, értekezletek és események létrehozása
A találkozók, értekezletek és események számos hasonlóságot mutatnak. Mindegyiküknek van kezdő és záró dátuma és időpontja, tárgya és helye. Ismétlődő találkozókat, értekezleteket és eseményeket hozhat létre.
A találkozók olyan időszakok, amelyeket szabadnak, elfoglaltnak, feltételesnek, házon kívülinek vagy máshol dolgozónak jelölhet meg.
Az események a találkozókhoz hasonlóan működnek, kivéve, ha alapértelmezés szerint legalább egy teljes napig tartanak.
Az értekezletek olyan találkozók vagy események, amelyeken más résztvevők vesznek részt.
A Calendar mappában válassza az Új találkozó vagy Új értekezlet lehetőséget, vagy kattintson az Új elemek elemre, és válassza az Egész napos esemény lehetőséget. További információ: Találkozó, értekezlet vagy esemény létrehozása vagy ütemezése.
Új naptárak létrehozása
Az Outlookban további naptárakat hozhat létre, ha a találkozók, értekezletek és események bizonyos kategóriáit egymástól el szeretné különíteni. Ha például üzleti célokra használja az Outlookot, hozzon létre egy második naptárat a személyes találkozók számára. Hozzáadhat sportcsapatok és más szakmai szervezetek naptárait, vagy importálhatja ezeket az eseményeket a fő naptárába.
További naptár létrehozásához lépjen egy naptármappába. A képernyő bal szélén kattintson a jobb gombbal a Saját naptárak elemre. Ezután válassza az Add Calendar lehetőséget. Megadhatja az új naptár nevét és helyét. Miután az OK gombra kattintott, az új naptármappa megjelenik a meglévő naptármappa mellett. További információt a További naptárak létrehozása című témakörben talál.
Internetes naptár hozzáadása vagy események importálása .ics fájlból
Számos szakmai szervezet, köztük sportcsapatok és klubok is lehetővé teszik olyan fájlok letöltését, amelyekkel találkozókat vagy eseményeket adhat hozzá a meglévő naptárhoz. Importálhatja például egy adott baseball- vagy labdarúgócsapat összes játékát.
Ha fel szeretne iratkozni egy internetes naptárra, töltsön le egy .ics kiterjesztésű naptárfájlt. Kattintson duplán a letöltött fájlra, és mondja az Igent, amikor az Outlook megkérdezi, hogy szeretne-e importálni a naptárt, vagy feliratkozni rá. További információt a Bevezetés az internetes naptárközzétételbe című témakörben talál.
Személyek felvétele értekezletekbe
Ha létrehoz egy értekezletet, és később újabb résztvevőt szeretne felvenni, egyszerűen nyissa meg az értekezletet a naptárból, és vegye fel a résztvevőt a Címzett sorba vagy az Ütemezési segédből. Ezután a Frissítés küldése elemet választva küldje el az értekezlet-összehívást az új résztvevőnek.
Ha egy más által létrehozott értekezletbe szeretne résztvevőt felvenni, továbbíthatja az értekezletet. Amikor a továbbított értekezlet címzettje megkapja a meghívót a postaládájába, úgy tűnik, hogy az az értekezlet szervezőjétől származik. Az értekezlet szervezője továbbá értesítést kap arról, hogy Ön továbbította az értekezletet a résztvevőnek. A Titkos másolat mezőn keresztül nem vehet fel személyt az értekezletbe.
Megjegyzés
Ha szeretne valakit értesíteni egy értekezletről anélkül, hogy meghívná, egyszerűen húzza az értekezlet-összehívást a naptárról az Outlook bal alsó részén lévő Levelek ikonra. Ezzel megnyit egy e-mailt, amely információkat tartalmaz az értekezletről, és amelyet elküldhet az üzenetnek. Megjegyzendő, hogy ez az e-mail nem veszi fel a címzett(eke)t az értekezletre, és csak értekezletinformációkat, például dátumot, időt, tárgyat és napirendet tartalmaz.
Ismétlődő találkozó, értekezlet vagy esemény létrehozása
Ha egy találkozót, értekezletet vagy eseményt ismétlődővé szeretne tenni, a naptárelem létrehozásakor válassza az Ismétlődés gombot a menüszalagon. Az Outlook számos ismétlődési beállítást kínál.
- Naponta: Ezzel a beállítással minden nap vagy X naponta szeretne értekezletet létrehozni (ahol X 1 és 999 között tetszőleges szám). Választhatja az összes hétköznapon történő beállítást is.
- Hetente: Ezzel a beállítással olyan értekezletet hozhat létre, amely X hetente egy adott napon vagy napokon esik (ahol X 1 és 99 között tetszőleges szám). Ha például olyan értekezletet szeretne létrehozni, amelyre minden második hétfőn esik, akkor jelölje be a hétfő jelölőnégyzetet, és írja be a 2 értéket az Ismétlődés [ ] hetente mezőbe.
- Havonta: Ezzel a beállítással olyan értekezletet hozhat létre, amely minden hónap adott napján vagy pár havonta tart. Választhat olyan beállításokat is, mint minden hónap első szerdája, minden második hónap második csütörtökje vagy minden háromhónap utolsó hétfője.
- Évente: Ezzel a beállítással minden évben egy adott napon – például születésnap vagy évforduló alkalmából, illetve a hónap egy adott napján, például november harmadik csütörtökön – ismétlődő találkozókat hozhat létre.
Az ismétlődő találkozókról, értekezletekről és eseményekről az Értekezlet ismétlődővé tétele című témakörben olvashat bővebben.