A jelentések a Microsoft Access-adatbázisban tárolt információk megjelenítésének, formázásának és összegzésének eszközei. Készíthet például egy egyszerű jelentést a kapcsolattartók telefonszámairól, vagy összesítő jelentést a különböző régiók és időszakok értékesítési számairól.
A cikk áttekintést nyújt az Access jelentéseiről. Emellett megismerheti a jelentések létrehozásának alapjait, az adatok rendezési, csoportosítási és összegző funkcióinak használatát, a jelentés nyomtatási képének megtekintését és nyomtatását.
Tartalom
- Az Access jelentéseinek áttekintése
- Jelentés létrehozása az Accessben
- Csoportosítás, rendezés és összegzés
- Értékek kiemelése feltételes formázással
- Színek és betűtípusok testreszabása
- Embléma és háttérkép beállítása
- Jelentések nyomtatási képe és nyomtatása
Az Access jelentéseinek áttekintése
Mire valók a jelentések?
A jelentés egy adatbázis-objektum, amely arra szolgál, hogy az adatbázisban tárolt információkat megjelenítse, ha a következő a cél:
- Összesített adatok megjelenítése vagy terjesztése
- Az egy adott időpontban érvényes adatok archiválása
- Adatszolgáltatás az egyes rekordokról
- Címkék létrehozása
A jelentések szerkezete
Bár készíthetők olyan "kötetlen" jelentések is, amelyek nem jelenítenek meg adatokat, e cikk erejéig feltételezzük, hogy a jelentés valamilyen adatforráshoz, például táblához vagy lekérdezéshez kötődik. A jelentések szakaszokra vannak osztva, amelyek Tervező nézetben láthatók. Ha megérti az egyes szakaszok működését, akkor később jobb jelentéseket tud majd készíteni. Az Access számított vezérlőinél például meghatározza az eredmények kiszámításának módját, hogy a vezérlőt melyik szakaszba helyezi. Az alábbi lista összefoglalja, hogy milyen típusú szakaszok vannak, és mire használhatók:
| Szakasz | A szakasz megjelenési helye nyomtatáskor | A szakasz felhasználása |
|---|---|---|
| Jelentésfej: | A jelentés elején. | A jelentésfejben általában a címlapra szánt információkat célszerű elhelyezni, amilyen például az embléma, a jelentés címe és a jelentés dátuma. Ha a szakaszba a Sum összesítő függvényen alapuló számított vezérlőelemet helyez, akkor az Access a teljes jelentés alapján számítja ki az összeget. A jelentésfej nyomtatásban megelőzi az oldalfejlécet. |
| Oldalfejlécet: | Mindegyik oldal tetején. | Az oldalfejléc segítségével minden oldalon megismételhető a jelentés címe. |
| Csoportfej: | Az egyes rekordcsoportok elején. | A csoportfej a csoportnevek megjelenítésére használható. Egy termékek szerint csoportosított jelentésben például a csoportfejben jeleníthetők meg a terméknevek. Az ebbe a szakaszba helyezett, Sum függvényen alapuló számított vezérlőelemek értékét a csoport rekordjaiból számolja az Access. Egy-egy jelentés – a csoportosítási szintek számától függően – több csoportfejet is tartalmazhat. A csoportfejek és csoportlábak létrehozásáról a cikk Csoportosítás, rendezés és összegzés szakaszában olvashat. |
| Törzs: | A törzs egy-egy példányában jelenik meg a rekordforrás minden sora. | Itt kell elhelyezni a jelentés törzsét alkotó vezérlőelemeket. |
| Csoportláb: | Az egyes rekordcsoportok végén. | A csoportláb segítségével összegezheti a csoportban szereplő adatokat. Egy-egy jelentés – a csoportosítási szintek számától függően – több csoportlábat is tartalmazhat. |
| Oldalláb: | Mindegyik oldal alján. | Az oldalláb oldalszámok és az adott oldalra vonatkozó adatok nyomtatására használható. |
| Jelentésláb: | A jelentés végén. Megjegyzés: Tervező nézetben a jelentésláb az oldalláb alatt látható. Minden más nézetben (például az Elrendezés nézetben, illetve a jelentés kinyomtatásakor, illetve a jelentés előnézetének megtekintésekor) viszont a jelentésláb az oldalláb felett jelenik meg, közvetlenül a záró oldal utolsó csoportlába vagy törzssora után. |
A jelentéslábban helyezhetők el az összes rekordot összegző, azaz a teljes jelentésre vonatkozó információk, például a főösszegek. |
A jelentéseket könnyebb kialakítani, illetve hasznosabb adatokat tartalmaznak megfelelő táblaszerkezet és táblaközi kapcsolatrendszer esetén. Az adatbázisok tervezésével kapcsolatos alapvető tudnivalók Az adatbázis tervezésének alapjai című cikkben olvashatók.
Jelentés létrehozása az Accessben
Az asztali Access-adatbázisokból az alábbi lépésekkel készíthet jelentéseket:
1. lépés: Rekordforrás választása
A jelentések rekordforrása tábla, elnevezett lekérdezés és beágyazott lekérdezés lehet. A rekordforrásnak tartalmaznia kell a jelentésben megjeleníteni kívánt összes adatsort és -oszlopot.
Ha az adatok egy létező táblából vagy lekérdezésből származnak, akkor jelölje ki az adott táblát vagy lekérdezést a navigációs ablakban, és folytassa az eljárást a 2. lépéssel.
Ha a rekordforrás még nem létezik, akkor az alábbi lehetőségek közül választhat:
- Lépjen tovább a 2. lépésre, és használja az Üres jelentés eszközt.
Vagy - Hozza létre a feldolgozandó adatokat szolgáltató táblákat vagy lekérdezést. Jelölje ki a táblát vagy lekérdezést a navigációs ablakban, és folytassa az eljárást a 2: lépéssel.
- Lépjen tovább a 2. lépésre, és használja az Üres jelentés eszközt.
2. lépés: Jelentéskészítési eszköz választása
A jelentéskészítő eszközök a menüszalag Létrehozás lapján, a Jelentések csoportban érhetők el. A lehetőségeket az alábbi táblázat összegzi:
| Eszköz | Leírás |
|---|---|
| Jelentés | Egyszerű táblázatos jelentést hoz létre a navigációs ablakban kijelölt rekordforrás összes mezőjével. |
| Jelentéstervező | Egy üres jelentést nyit meg Tervező nézetben, amelyen elhelyezheti a szükséges mezőket és vezérlőelemeket. |
| Üres jelentés | Egy üres jelentést nyit meg Elrendezési nézetben, és megjeleníti a Mezőlista munkaablakot, ahol mezőket vehet fel a jelentésbe. |
| Jelentés varázsló | Egy többlépéses varázslót jelenít meg, amelynek lapjain megadhatók a jelentésbe foglalandó mezők, a csoportosítási és rendezési szintek és szempontok, valamint az elrendezési beállítások. |
| Címkék | Egy varázslót jelenít meg, amelyen szabványos és egyéni címkeméretek közül választhat, továbbá megadhatja a címkéken megjelenítendő mezőket és a rekordok rendezési módját. |
3. lépés: A jelentés létrehozása
Kattintson a kívánt jelentéskészítési eszközre. Ha varázsló jelenik meg, akkor hajtsa végre a lépéseit, majd az utolsó lapon kattintson a Befejezés gombra.
Az Access megnyitja a jelentést Elrendezési nézetben.A kívánt formátum eléréséhez formázza a jelentést:
- A mezők és címkék (feliratok) átméretezéséhez jelölje ki az átméretezendő elemeket, és húzza a szélüket a kívánt méret eléréséig.
- A mezők áthelyezéséhez jelölje ki az áthelyezendő mezőket (és ha van, címkéjüket), majd húzza őket a megfelelő pozícióba.
- A mezők helyi menüjében különböző parancsokat talál, melyekkel cellák egyesíthetők és oszthatók fel, mezők törölhetők és jelölhetők ki, illetve más formázási feladatok végezhetők el. A helyi menü megjelenítéséhez kattintson a jobb gombbal az érintett mezőre.
A fentiek mellett az alábbi szakaszokban ismertetett funkciókat is használhatja a jelentések olvashatóságának fokozására, illetve professzionálisabb megjelenési módjának kialakítására.
Csoportosítás, rendezés és összegzés
Az asztali adatbázis-jelentések adatait úgy csoportosíthatja, rendezheti és összegezheti a leggyorsabban, ha a csoportosítás, rendezés vagy összegzés alapjául szolgáló mezőre kattint a jobb gombbal, és kiválasztja a helyi menü megfelelő parancsát.
Ha a jelentés Elrendezési vagy Tervező nézetben van nyitva, a Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktábla is használható a beállítások megadására:
- Ha a Csoportosítás, rendezés és összeg ablaktábla még nincs megnyitva, a Jelentéstervezés lap Csoportosítás és összegek csoportjában kattintson a Csoportosítás & Rendezés gombra.
- Kattintson a Csoport hozzáadása vagy a Rendezés hozzáadása gombra, és jelölje ki a csoportosítás vagy rendezés alapjául használandó mezőt.
- Kattintson a csoportosítási vagy rendezési sor Több gombjára a további beállítások megadásához, illetve az adatösszegzések megjelenésének beállításához.
A csoportosítással, a rendezéssel és az adatösszegzéssel kapcsolatban a Csoportosított és összegző jelentések készítése című témakörben talál részletesebb információt.
Értékek kiemelése feltételes formázással
Az Access többféle eszközt kínál a jelentés adatainak kiemelésére. Az egyes vezérlőkre és vezérlőcsoportokra feltételes formázási szabályt adhat meg, az ügyféljelentésekben pedig adatsávokkal hasonlíthatja össze az adatokat.
Vezérlők feltételes formázásának beállítása:
Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezési nézet menüpontot.
Jelölje ki a szükséges vezérlőket, és kattintson a Formátum lap Formázás megadása csoportjában a Feltételes formázás gombra.
Tipp:
Ha egyszerre több vezérlőt szeretne kijelölni, akkor tartsa nyomva a CTRL billentyűt, miközben a vezérlőkre kattint.
A Feltételes formázás szabálykezelője párbeszédpanelen kattintson az Új szabály gombra
Az Új formázási szabály párbeszédpanel Szabálytípus kiválasztása listájában jelöljön ki egy szabálytípust:
- Ha egy minden rekordra külön kiértékelt szabályt szeretne létrehozni, válassza Az aktuális rekord értékeinek ellenőrzése vagy kifejezés használata típust.
- Ha a rekordok értékét egymással összehasonlító, adatsávos megjelenésű szabályt szeretne megadni, az Összehasonlítás más rekordokkal típust kell választania.
A Szabályleírás szerkesztése szakaszban adja meg, hogy milyen feltételek teljesülése esetén milyen formázást kell alkalmazni, és kattintson az OK gombra.
Ha ugyanerre a vezérlőre vagy vezérlőcsoportra további szabályokat szeretne megadni, akkor ismételje meg az eljárás a 4. lépéstől.
Színek és betűtípusok testreszabása
A színek és betűtípusok testreszabásához próbáljon ki egy alkalmazástéma beállítást.
- Ha szeretne megnyitni egy jelentést Elrendezési nézetben, kattintson rá a jobb gombbal a navigációs ablakban, és válassza az Elrendezési nézet parancsot.
- A Jelentéselrendezés-tervezés lapon kattintson a Témák elemre, és a mutatót a tár különböző témái fölé húzva tekintse meg az effektusokat. A téma kiválasztásához kattintson rá, majd mentse a jelentést.
- Ha a Színek vagy a Betűtípusok gyűjteményből választ, egymástól függetlenül módosíthatja a szín- és a betűtípussémát.
Embléma és háttérkép beállítása
A jelentésbe emblémát és háttérképet illeszthet. Ha frissíti a képet, akkor a program automatikusan elvégzi a frissítést mindenhol, ahol az adott képet használja az adatbázisban.
Kép beállítása és eltávolítása:
- Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban a jelentésre, és kattintson az Elrendezési nézet menüpontra.
- Kattintson a jelentés azon pontjára, ahová a képet el szeretné helyezni, majd kattintson a Jelentéselrendezés-tervezés lap Élőfej/élőláb csoportjában az Embléma gombra.
- Keresse meg a képet, és kattintson a Megnyitás gombra. Az Access beilleszti a képet a jelentésbe.
- Ha el szeretné távolítani a képet, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a helyi menü Törlés pontját.
Háttérkép beállítása:
- Kattintson a jobb gombbal a navigációs ablakban a jelentésre, és kattintson az Elrendezési nézet menüpontra.
- Kattintson a Formátum lap Háttér csoportjának Háttérkép legördülő gombjára.
- Válasszon egy képet a Képgyűjtemény listából, vagy kattintson a Tallózás gombra, jelöljön ki egy képet, és kattintson az OK gombra.
Jelentések nyomtatási képe és nyomtatása
Jelentés nyomtatási képének megtekintése
Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, és kattintson a Nyomtatási kép menüpontra. A Nyomtatási kép lap parancsaival a következők műveletek hajthatók végre:
- A jelentés nyomtatása
- A lapméret és az oldalak elrendezésének módosítása
- Nagyítás és kicsinyítés, valamint egyszerre több oldal megjelenítése
- A jelentésbeli adatok frissítése
- A jelentés exportálása különböző fájlformátumokba
Kattintson a Nyomtatási kép bezárása gombra.
Jelentés nyomtatása
A jelentést a nyomtatási kép megtekintése nélkül is kinyomtathatja:
Kattintson a jobb gombbal a jelentésre a navigációs ablakban, majd kattintson a Nyomtatás menüpontra. Ezzel elküldi a jelentést az alapértelmezett nyomtatóra.
Megjegyzés
Ha kijelöli a jelentést a navigációs ablakban, és a Fájl lap Nyomtatás gombjára kattint, akkor további nyomtatási beállításokat is megadhat, például meghatározhatja a nyomtatandó oldalak számát, a példányszámot és a nyomtatót.
- Ha meg szeretné nyitni a nyomtatási beállítások párbeszédpaneljét, ahol nyomtatót választhat, megadhatja a példányszámot és más beállításokat, akkor kattintson a Nyomtatás gombra.