A Microsoft Excel használatával egyszerűen importálhatók XML-adatok más adatbázisokból és alkalmazásokból, megfeleltethetők az XML-séma XML-elemei a munkafüzetek celláinak, valamint exportálhatók az ellenőrzött XML-adatok, amelyeket így más adatbázisokban és alkalmazásokban is használni lehet. Ezeknek az XML-szolgáltatásoknak köszönhetően az Office Excel egy ismerős felhasználói felülettel rendelkező XML-adatfájlkészítő alkalmazássá változik.
Tartalom
XML-adatok használata az Excel alkalmazásban – alapfolyamatok
XML-megfeleltetések használata
- Az XML-forrás munkaablak használata
- Elemtípusok és ikonjaik
- Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák használata
- Ismétlődő cellák használata XML-táblázatokban
- XML-megfeleltetések biztonsági kérdései
- XML-adatok importálása
- Kikövetkeztetett séma használata
- XML-adatok exportálása
- Az Excel makróbarát Office Open XML fájlformátumának használata
Miért hasznos az XML az Excelben?
Az XML technológiával strukturált adatok kezelhetők és oszthatók meg olvasható szövegfájlokban. Az XML széles körben elfogadott iparági szabályokra épül, és számos adatbázis és alkalmazás képes a feldolgozására. XML használatával az alkalmazástervezők elkészíthetik saját testre szabott címkéiket, adatstruktúráikat és sémáikat. Összefoglalva elmondható, hogy az XML nagyban megkönnyíti az adatok alkalmazások, adatbázisok és szervezetek közötti definiálását, átvitelét, érvényesítését és értelmezését.
XML-adatfájlok és -sémafájlok
Az Excel elsősorban kétféle XML-fájltípust használ:
- Egyéni címkéket és a strukturált adatokat tartalmazó, .xml kiterjesztésű XML-adatfájlokat.
- Szabályokat (például adattípust és érvényesítést) végrehajtó sémacímkéket tároló sémafájlokat (.xsd) tartalmaznak.
Az XML szabvány XSLT-fájlokat is definiál, amelyekkel stílusok alkalmazhatók és XML-adatok alakíthatók különböző bemutatóformátumokba. Ezek az átalakítások végrehajthatók az XML-fájlok Excelbe importálása előtt, de akár azt követően is, hogy exportálta az XML-fájlokat az alkalmazásból. Ha az XSLT-fájlok az Excelbe importált XML-adatfájlokhoz kapcsolónak, eldöntheti azt is, hogy alkalmazza-e a formázást még azt megelőzően, hogy az adatokat felvette volna a munkalapra, de csak abban az esetben, ha a kérdéses XML-fájlt az Excelből nyitja meg a Megnyitás paranccsal. Ha meg szeretné tekinteni az XML-fájlokat a mappában, jelölje ki az XML-fájlok (*.xml) fájltípust a Megnyitás gombra való kattintás előtt.
Az XML és az Excel főbb felhasználási területei
Az XML és az Excel együttes használatával olyan módon kezelhetők a munkafüzetek és az adatok, amely korábban lehetetlen vagy nagyon nehézkes volt. Az XML-megfeleltetések használatával az üzleti adatok könnyen felvehetők, azonosíthatók és kinyerhetők az Excel-dokumentumokból. Az ügyfelek nevét és címét tartalmazó számlák vagy az utolsó negyedév pénzügyi eredményeit tartalmazó összefoglalók immár nem statikus jelentések. Ezek az információk egyszerűen importálhatók az adatbázisokból és alkalmazásokból, majd módosítás után exportálhatók a forrásként használt vagy más adatbázisokba, illetve alkalmazásokba.
Az alábbiakban XML-szolgáltatásokkal megoldható esetek találhatók:
- XML-elemek már létező celláknak való megfeleltetésével bővítheti a meglévő Excel-sablonok funkcionalitását. Ez egyszerűbbé teszi az XML-adatok sablonokból való kinyerését és sablonokból történő kinyerését anélkül, hogy újra kellene terveznie őket.
- Az XML-elemek meglévő munkafüzeteknek való megfeleltetésével az XML-adatok a meglévő számítási modellek bemeneti adataiként használhatók.
- XML-adatfájlok importálhatók új munkafüzetekbe.
- XML-adatok importálhatók webszolgáltatásokból Excel-munkafüzetbe.
- A megfeleltetett cellákban lévő adatok XML-adatfájlokba exportálhatók a munkafüzet egyéb adataitól függetlenül.
XML-adatok használata az Excel alkalmazásban – alapfolyamatok
A következő diagramon az látható, hogy miként működnek együtt a különböző fájlok és műveletek az XML Excelben történő használata során. A folyamat lényegében öt fázisból áll:
XML-sémafájl (.xsd) hozzáadása munkafüzethez
XML-sémaelemek megfeleltetése egyes celláknak vagy XML-táblázatoknak
XML-adatfájl (.xml) importálása és az XML-elemek megfeleltetett cellákhoz kötése
Adatok bevitele, megfeleltetett cellák áthelyezése és az Excel funkcióinak alkalmazása az XML-struktúra és -definíciók megőrzése mellett
Az ellenőrzött adatok exportálása megfeleltetett cellákból XML-adatfájlba
XML-megfeleltetések használata
Az Excelben létrehozott vagy megnyitott munkafüzethez .xsd kiterjesztésű XML-sémafájl csatolható, majd az XML-forrás munkaablakkal megfeleltethetők a séma XML-elemei egyes celláknak vagy táblázatoknak. Ezt követően XML-adatok importálhatók és exportálhatók a megfeleltetett cellákba, illetve cellákból.
Amikor .xsd kiterjesztésű XML-sémafájlt vesz fel a munkafüzetbe, XML-megfeleltetés jön létre. Az XML-megfeleltetések általában a megfeleltetett cellák létrehozására, valamint a megfeleltetett cellák és az XML-séma egyes elemei közötti kapcsolatok kezelésére használatosak. Ezenkívül ezekkel az XML-megfeleltetésekkel köthetők össze a megfeleltetett cellák tartalma a séma elemeivel, amikor XML-adatfájlokat (.xml importál vagy exportál.
Kétféle megfeleltetett cella hozható létre: egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák és (XML-táblázatokként megjelenő) ismétlődő cellák. A munkalap hatékonyabb kialakítása érdekében a megfeleltetett cellák bárhová húzhatók a munkalapon, és sorrendjük sem kötött – a sorrend még az XML-sémáétól is különbözhet. Megadható az is, hogy a program mely elemeket képezze le.
Az XML-megfeleltetések használatakor az alábbi szabályokat kell szem előtt tartani:
- A munkafüzetben több XML-megfeleltetés is lehet.
- Egyszerre csak egy elem képezhető le egy adott helyre a munkafüzetben.
- Az egyes XML-megfeleltetések még akkor is önálló egységek, ha a munkafüzet több XML-megfeleltetése utal ugyanarra a sémára.
- Az XML-megfeleltetések csak egy gyökérelemet tartalmazhatnak. Ha olyan sémát ad hozzá, amely több gyökérelemet határoz meg, akkor a program kéri, hogy válassza ki az új XML-megfeleltetéshez használandó gyökérelemet.
Az XML-forrás munkaablak használata
Az XML-forrás munkaablakkal az XML-megfeleltetések kezelhetők. Megnyitásához kattintson a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjának Forrás gombjára. Az alábbi ábra e munkaablak fő funkcióit szemlélteti.
1. A munkafüzethez adott XML-megfeleltetések listája
2. Az aktuális XML-megfeleltetés XML-elemeinek hierarchikus listája
3. Az XML-forrás munkaablak és az XML-adatok beállításainak megadása, például az adatok megtekintésének és a fejlécek ellenőrzésének módja
4. Az XML-megfeleltetések hozzáadásához, törléséhez és átnevezéséhez használható XML-megfeleltetések párbeszédpanel megnyitása
5. Annak ellenőrzése, hogy az XML-adatok exportálhatók-e az aktuális XML-megfeleltetésen keresztül
Elemtípusok és ikonjaik
Az alábbi táblázat az Excelben használható XML-elemtípusokat foglalja össze, és megjeleníti az egyes elemtípusokat jelző ikonokat is.
| Elemtípus | Ikon |
|---|---|
| Szülőelem |
|
| Kötelező szülőelem |
|
| Ismétlődő szülőelem |
|
| Kötelező ismétlődő szülőelem |
|
| Gyermekelem |
|
| Ismétlődő gyermekelem |
|
| Ismétlődő gyermekelem |
|
| Kötelező ismétlődő gyermekelem |
|
| Attribútum |
|
| Kötelező attribútum |
|
| Egyszerű tartalom összetett struktúrában |
|
| Kötelező egyszerű tartalom összetett struktúrában |
|
Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellák használata
Az egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cella olyan cella, amely egy nem ismétlődő XML-elemhez van rendelve. Ilyen cella létrehozásához nem ismétlődő XML-elemeket kell az XML-forrás munkaablakból a munkalap egy adott cellájára húzni.
Nem ismétlődő XML-elem munkalapra húzásakor az elem nevét intelligens címkével címsorként az egy hozzárendeléssel rendelkező cella fölé vagy attól balra írhatja. Címsorként használhat egy meglévő cellaértéket is.
Egyetlen hozzárendeléssel rendelkező cellákban képlet is használható, feltéve, hogy a cella olyan XML-sémadefinícióval kapcsolódik egy XML-elemhez, amelyet az Excel számként, dátumként vagy időpontként értelmez.
Ismétlődő cellák használata XML-táblázatokban
Az XML-táblázatok megjelenésüket és funkciójukat tekintve hasonlók az Excel-táblázatokhoz. Az XML-táblázatok olyan Excel-táblázatok, amelyek legalább egy ismétlődő XML-elemhez vannak megfeleltetve. Az XML-táblázat minden oszlopa egy-egy XML-elemet jelöl.
XML-táblázat az alábbi esetekben jön létre:
- XML-adatfájl importálásához használja az Importálás parancsot (a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjában).
- XML-adatfájl megnyitása az Excel Megnyitás parancsával, majd az XML megnyitása párbeszédpanel XML-táblázatként beállítása
- XML-adatfájl importálásához használja az XML-adatimportálás parancsot (az Adatok lap Külső adatok felvétele csoportjának Egyéb adatforrásból parancsgombjáról), majd válassza a meglévő munkalap XML-táblázata vagy az Adatok importálása párbeszédpanelen az Új munkalap lehetőséget.
- Legalább egy ismétlődő elem húzása az XML-forrás munkaablakból a munkalapra.
XML-táblázat létrehozásakor a program automatikusan oszlopfejlécekként használja az XML-elemneveket. Ezeket tetszőleges oszlopfejlécekre módosíthatja. A megfeleltetett cellákból történő adatexportáláskor azonban mindig az eredeti XML-elemneveket használja a program.
XML-táblázatok használatakor az XML-forrás munkaablak Beállítások menügombjának két eleme lehet hasznos:
- Elemek automatikus egyesítése megfeleltetéskor Ha be van jelölve, az Excel több mezőből hoz létre egy XML-táblázatot, amint a mezőt a munkalapra húzza. Mindez csak akkor érvényes, ha a több mezőt ugyanarra a sorra húzza, egyiket a másik mellé. Ha nincs bejelölve ez a beállítás, valamennyi elem külön XML-táblázatként jelenik meg.
- Az adatok címsorokkal rendelkeznek Ha be van jelölve, az Excel már meglévő fejlécadatokat használ oszlopfejlécekként a munkalapnak megfeleltetett ismétlődő elemekhez. Ha nincs bejelölve, az Excel az XML-elemneveket használja oszlopfejlécekként.
XML-táblázatokkal egyszerűen importálhatók, exportálhatók, rendezhetők, szűrhetők és nyomtathatók az XML-adatforrásokon alapuló adatok. Az XML-táblázatok munkalapon történő elrendezésével kapcsolatban azonban figyelembe kell venni néhány korlátozást.
- Az XML-táblázatok sorokra épülnek, tehát a fejlécsortól kezdődnek, és azoktól lefelé helyezkednek el. A már meglévő sorok fölé nem adhatók hozzá új bejegyzések.
- XML-táblázat nem alakítható át úgy, hogy az új bejegyzések a jobb oldalra kerüljenek.
Az XML-elemeknek megfeleltetett oszlopokban képletek is használhatók olyan XML-sémadefiníció (XSD) szerinti adattípussal, amelyet az Excel számként, dátumként vagy időpontként értelmez. Új sorok táblázathoz adásakor az Excel-táblázatokhoz hasonlóan az XML-táblázatokban lévő képletek is kitöltik lefelé az oszlopokat.
XML-megfeleltetések biztonsági kérdései
Az XML-megfeleltetéseket és a hozzájuk kapcsolódó adatforrás-információt nem külön munkalapra, hanem az Excel-munkafüzetbe menti a program. Ezt az információt a rosszindulatú felhasználók a Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) makró használatával tekinthetik meg. Ezenkívül ha a munkafüzetet makróbarát Excel Office Open XML formátumban menti, a megfeleltetési adatok megtekinthetők a Microsoft Jegyzettömb alkalmazásban vagy egy másik szövegszerkesztő programban.
Ha a megfeleltetési információra továbbra is szüksége van, de az adatforrásra vonatkozó, esetleg bizalmas adatokat el szeretné távolítani, törölheti az XML-séma adatforrás-definícióját a munkafüzetből – az XML-adatok ettől függetlenül továbbra is exportálhatók maradnak: ehhez törölje az Adatforrás-definíció mentése a munkafüzetbe jelölőnégyzet jelölését az XML-megfeleltetés tulajdonságai párbeszédpanelen (a párbeszédpanel a Fejlesztőeszközök lap XML csoportjának Tulajdonságok leképezése parancsára kattintva nyitható meg).
Ha a hozzá tartozó megfeleltetés törlése előtt törli a munkalapot, az Excel ettől még menti az adatforrás megfeleltetési adatait a munkafüzetbe, és valószínűleg az egyéb bizalmas adatokkal is így tesz. Ha a bizalmas adatok eltávolításához frissíti a munkafüzetet, győződjön meg arról, hogy a munkalap törlése előtt törli az XML-megfeleltetést, így a rendszer véglegesen el tudja távolítani a megfeleltetés adatait a munkafüzetből.
Kikövetkeztetett séma használata
Ha anélkül importál XML-adatokat, hogy előtte hozzáadna egy megfelelő XML-sémát XML-megfeleltetés létrehozásához, az Excel megpróbál kikövetkeztetni egy sémát az XML-adatfájlban definiált címkék alapján. A rendszer tárolja a kikövetkeztetett sémát a munkafüzettel, és lehetővé teszi XML-adatok használatát akkor is, ha még nincs XML-sémafájl társítva a munkafüzethez.
Kikövetkeztetett sémával rendelkező importált XML-adatok használatakor az XML-forrás munkaablak testre is szabható. Ha az XML-megfeleltetéssel társított XML-adatokat importált az Excel aktuális munkamenetében, válassza a Beállítások gombon az Adatok előnézete a munkaablakban lehetőséget, ha az adatok első sorát mintaadatként szeretné megjeleníteni az elemlistában.
Az Excel által kikövetkeztetett séma nem exportálható (.xsd kiterjesztésű) külön XML-sémaadatfájlként. Bár XML-sémafájlokat XML-sémaszerkesztőkkel és egyéb módszerekkel is készíthet, nem biztos, hogy kellő hozzáférése lesz hozzájuk, és ismeri a használatukat.
XML-adatok exportálása
Az XML-adatok exportálása a munkalapon lévő megfeleltetett cellák tartalmának exportálásával történik. Adatok exportálásakor az Excel a következő szabályok alkalmazásával határozza meg a mentendő adatok körét és a mentés módját:
- A program nem hoz létre üres elemeket, ha üres cellák léteznek valamely választható elemhez, ám akkor igen, ha egy kötelező elemhez léteznek üres cellák.
- Az adatok írásához a program UTF-8 kódolást használ.
- Minden névtér az XML-gyökérelemben lesz definiálva.
- Az Excel felülírja a meglévő névtérelőtagokat. Az alapértelmezett névtér az ns0 előtaggal van társítva. Az egymást követő névterek neve ns1, ns2–ns<darab,> ahol <a szám> az XML-fájlba írt névterek száma.
- A megjegyzéscsomópontokat nem őrzi meg a rendszer.
Megjelenítheti az XML-megfeleltetés tulajdonságai párbeszédpanelt (kattintson a Fejlesztőeszközöklap XML csoportjának Tulajdonságok leképezése elemére), majd az (alapértelmezés szerint bekapcsolva) beállítással megadhatja, hogy az Excel érvényesítse-e az adatokat az XML-megfeleltetés alapján az adatok exportálásakor. Akkor válassza ezt a lehetőséget, ha azt szeretné, hogy az exportált XML-adatok megfeleljenek az XML-sémának.
Az Excel makróbarát Office Open XML fájlformátumának használata
Az Excel-munkafüzeteket számos fájlformátumban mentheti, például az Excel makróbarát Office Open XML (.xlsm) formátumában. Az Excelben van egy definiált XML-séma, amely meghatározza az Excel-munkafüzetek tartalmát, beleértve a munkafüzet minden adatát (például adatokat és tulajdonságokat) tároló XML-címkéket, valamint a munkafüzet általános szerkezetét meghatározó XML-címkéket. Az egyéni alkalmazások használhatják ezt az Excel makróbarát Office XML formátumfájlt. A fejlesztők például létrehozhatnak egy olyan egyéni alkalmazást, amellyel több, ebben a formátumban mentett munkafüzetben keresnek adatokat, és a talált adatok alapján jelentési rendszert hoznak létre.
További segítségre van szüksége?
Kérdéseivel mindig felkeresheti az Excel technikai közösség egyik szakértőjét, vagy segítséget kérhet a közösségekben.
Lásd még
XML-elemek megfeleltetése celláknak egy XML-megfeleltetésben