Új Outlook új, hatékony e-mail-élményt nyújt, amely segít a vezetőknek és a meghatalmazottaknak a mindennapi munkájukban hatékonyabbá válni. Ez a cikk néhány új Outlook-tippet rögzít a naptárhoz és a levelezéshez , amelyek hasznosak a vezetőknek.
Elsőként javasoljuk, hogy próbálja ki az új Outlookot.
Megjegyzés: Szeretnénk hallani, hogyan javíthatjuk a vezetői rendszergazdák és meghatalmazottak élményét! Visszajelzését itt küldheti el.
Ebben a cikkben a következőt teheti:
Naptár megosztása és elérése szerkesztési vagy delegálási engedélyekkel
Kategóriakezelés megosztása meghatalmazottal
Megosztott naptárak megtekintése
Új megosztott vagy meghatalmazott naptárak hozzáadása
Megosztott vagy meghatalmazott postaládák és mappák hozzáadása és megtekintése
A vezetők kategóriáinak kezelése és használata meghatalmazottként
Kategóriakezelési hozzáférés megosztása meghatalmazottal
-
A navigációs panelen válassza a Naptár lehetőséget.
-
A Kezdőlapon válassza a Naptár megosztása lehetőséget.
-
A Megosztás és engedélyek lapon írja be annak a személynek a nevét vagy e-mail-címét, akivel meg szeretné osztani a naptárt, és rendeljen hozzá meghatalmazotti hozzáférést. Bár naptárát több személlyel is megoszthatja, egyszerre csak egy személyt vehet fel Webes Outlook.
-
Miután hozzáadta a naptár kezelésével megbízni kívánt személyt, a név melletti legördülő listából válassza ki a kívánt hozzáférési szintet.
-
Ha a szerkesztői jogosultságokon kívül engedélyezni szeretné, hogy az Ön nevében értekezlet-összehívásokat kapjanak vagy azokra válaszoljanak, válassza a Meghatalmazott engedélyt.
-
Ha engedélyezni szeretné, hogy a meghatalmazott kezelje a kategóriákat, jelölje be A kategóriák delegálása jelölőnégyzetet.
Miután hozzáadta a személyt, akivel meg szeretné osztani a naptárát, és a megfelelő engedélyt is kiválasztotta, kattintson a Megosztás gombra. Ha meg szeretné szüntetni a naptára megosztását, válassza az Eltávolítás ikont.
A személy, akivel megosztotta a naptárat, e-mailben értesül a megosztásról. A meghívóban szereplő Elfogadás gombra kattintva a megosztott naptár megjelenik az ő naptárai között.
További információ: Naptár megosztása és elérése szerkesztési vagy delegálási engedélyekkel az Outlookban.
Megosztott naptárak megtekintése
Előfordulhat, hogy a megosztott vagy delegált naptárak alapértelmezés szerint nem jelennek meg az új Outlookban. A megosztott naptárak megtekintéséhez kattintson az Összes megjelenítése a naptárlistában elemre, és tekintse meg a megosztott naptárakat Kapcsolatok naptárai alatt. Ezután jelölje ki a kívánt naptárt, majd válassza a menüszalag Osztott nézet elemét több naptár egymás melletti megtekintéséhez.
Új megosztott vagy meghatalmazott naptárak hozzáadása
Hozzáadhat egy új megosztott vagy meghatalmazott naptárt a meghívás kezeléséhez kapott e-mailből, vagy közvetlenül a naptárból.
Ha közvetlenül a naptárból szeretne hozzáadni, kattintson a Naptár hozzáadása elemre. Ezután válassza a Hozzáadás címtárból lehetőséget, és válassza ki azt a vezetőt vagy csapattagot, akinek a naptárát hozzá szeretné adni.
Megjegyzés: Bármelyik csapattag naptárát felveheti, és megtekintheti az alapértelmezett naptármegosztási adatait (a legtöbb szervezet esetében ez általában szabad/foglalt megosztás).
Megosztott vagy meghatalmazott postaládák és mappák hozzáadása és megtekintése
Megosztott vagy meghatalmazott postaládák és mappák hozzáadásához kattintson a fiók alatti Velem megosztva mappa melletti három pontra, és válassza a Megosztott mappa vagy postaláda hozzáadása lehetőséget.
Ezután válassza ki a hozzáadni kívánt megosztott vagy meghatalmazott fiókot. Ezután megtekintheti a megosztott postaládát vagy mappákat a Velem megosztva területen.
A vezetők kategóriáinak kezelése és használata meghatalmazottként
Ha megkapta a kategóriakezelési engedélyt, el kell fogadnia az engedélyeket, majd újra kell indítania az Outlookot a vezetői kategóriák listájának kezeléséhez a Beállításokban.
Most már létrehozhat új kategóriákat az engedélyt meghatalmazó vezető nevében. Ezeket a kategóriákat a vezetőség Posta és Naptár eseményeire is alkalmazhatja.
Vezetők kategóriáinak megtekintése és létrehozása:
-
Nyissa meg az Outlook beállításokat.
-
Válassza a Fiókok > Kategóriák lehetőséget.
-
Válassza ki a vezető fiókját a legördülő listából a kategóriáik megtekintéséhez.
-
Innen új kategóriákat hozhat létre.
Kategóriák alkalmazása naptárértekezletekre és eseményekre:
-
Az Outlookban nyissa meg a Naptár elemet.
-
Bontsa ki a Kapcsolatok naptárai nevű szakaszt, és válassza ki a vezető naptárát.
-
Jelölje ki és tartsa lenyomva az egyik értekezletet vagy eseményt (vagy kattintson rá a jobb gombbal), majd válassza a Kategorizálás lehetőséget
-
Meglévő kategória hozzáadásához jelölje ki a listából, vagy válassza az Új kategória lehetőséget. Adja meg az új kategória nevét, és válasszon egy színt.
-
Válassza a Mentés lehetőséget.
Megjegyzések:
-
Jelenleg csak mások nevében hozhat létre kategóriákat. A meglévő kategóriák más nevében való szerkesztésének, kedvencének vagy törlésének lehetősége még nem támogatott.
-
Emellett akár 30 percig is eltarthat, amíg az új kategória megjelenik a másik személy naptárában.
Az alábbiakban néhány naptártippet és e-mail-tippet talál, amelyek segítenek a vezető asszisztenseknek és meghatalmazottaknak abban, hogy könnyebben navigálhassanak az új Outlookban az időkezelési igényeik között.
Időpont keresése és személyes esemény kérése
Értekezlet ütemezésekor kattintson az Időpont keresése elemre, hogy könnyen megtalálja a megfelelő időpontokat a résztvevő naptárában. Az elérhetőség megtekintéséhez mutasson a résztvevő ikonra.
Személyes részvételt is kérhet, ha bekapcsolja a Személyes esemény kapcsolót. Továbbra is felvehet Teams-értekezlethivatkozást azoknak a résztvevőknek, akik esetleg nem tudnak személyesen csatlakozni.
Az Ütemezési segéd használata
Az ütemezési segéd segítségével könnyen megtalálhatja az értekezletek időpontját. Az új Outlookban az Ütemezési segédben tekintheti meg a résztvevők időzónáinak és ütemezési címkéinek adatait.Vegye figyelembe, hogy a résztvevők időzónái csak akkor jelennek meg, ha legalább egy résztvevő egy másik időzónában van.
Automatikus online értekezletek
Az új Outlookban alapértelmezés szerint minden értekezlet online állapotban van. A Teams-értekezlet váltógombja be van kapcsolva, amikor résztvevőket vesz fel egy értekezletbe. A klasszikus Outlookkal ellentétben a Teams-értekezlet hivatkozása és részletei a meghívó elküldése után lesznek hozzáadva. Ezután megtekintheti az értekezlet-összehívást a Teams-értekezlet részleteinek megtekintéséhez és másolásához.Dolgozunk a viselkedés frissítésén és az értekezletek előzetes hivatkozásainak létrehozásán, hogy a jövőben a klasszikus Outlooknak megfelelő felületet láthassa.
Megjegyzés: Az összes online értekezletbeállítást frissítheti a Beállítások> Naptár > Események és meghívók lapon, és engedélyezheti vagy letilthatja az Online értekezlet hozzáadása az összes értekezlethez lehetőséget.
Ha 3távoli asztali online értekezletszolgáltatót használ, például a Zoomot vagy a Cisco WebExet, akkor azokat is látni fogja értekezlet-szolgáltatói lehetőségként ebben a beállításban, feltéve, hogy telepítve van a webes bővítményük.
Résztvevők listájának elrejtése
Mostantól elrejtheti a résztvevők listáját az értekezlet-összehívást fogadó felhasználók számára. Új értekezlet létrehozásakor válassza a Válaszlehetőségek lehetőséget, majd kattintson a Résztvevők listájának elrejtése elemre.
A résztvevők szobákat adhatnak hozzá
Az új Outlookban a résztvevők úgy adhatnak hozzá helyiségeket, hogy továbbítják az értekezlet-összehívást a megfelelő szobákba. A tárgyaló ekkor minden résztvevő számára látható lesz.
Események szerkesztése egy sorozatban
Az új Windows Outlook az alábbi lehetőségeket kínálja az értekezletsorozatok szerkesztéséhez:
-
Ez az esemény: csak az értekezletsorozat kiválasztott példányát Frissítések.
-
Ez és az összes következő esemény: Frissítések a kijelölt példányt és a sorozat összes jövőbeli előfordulását, így a korábbi példányok változatlanok maradnak. (Ez a beállítás a klasszikus Windows Outlookban nem érhető el.)
-
A sorozat összes eseménye: Frissítések az értekezletsorozat minden példányát.
Értekezlet duplikálása
Kattintson a jobb gombbal egy eseményre a naptár felületén, és válassza az Ismétlődő esemény lehetőséget a duplikálásához.
Több időzóna hozzáadása a naptárban
Az Új Outlookban egyszerűen kezelheti az értekezleteket különböző időzónákban. Az Új Outlookban akár 20 időzónát is felvehet a naptárba, míg a klasszikus Outlookban csak 3 időzóna vehető fel.
A vezetők kategóriáinak használata a naptárban
Jelöljön ki és tartsa lenyomva az eseményt (vagy kattintson rá a jobb gombbal) a naptárnézetben, majd válassza a Kategorizálás lehetőséget a vezetők kategóriáinak alkalmazásához. Azt tervezzük, hogy a jövőben lehetővé tesszük a vezetői rendszergazdák számára a vezetői kategóriák szerkesztését, kedvencként való megjelölését és törlését.
Megosztott naptárértesítések fogadása
Az új Outlookban a felhasználók dönthetnek úgy, hogy értesítést kapnak a megosztott naptár eseményeinek változásairól. Ez a képesség az ügyvezető igazgatóra és a meghatalmazottakra is ki van terjesztve.
A Beállítások>a Naptár > a Megosztott naptárak> a Naptár frissítései között választhatja ki az értesítéseket.
Ne küldjön válaszüzenetet nyomon követve
A klasszikus Outlookban, ha a felhasználó a Ne küldjön választ az RSVPing során lehetőséget választja, a szervező nem fogja tudni nyomon követni az adott válaszüzenetet.
Az új Outlookban azonban, ha a felhasználó törli Email szervező jelölését az RSVPing során, annak ellenére, hogy nem lesz látható válasz e-mail küldve a szervezőnek, a szervező továbbra is nyomon tudja követni ezt az RSVP-t, amíg a szervező és az RSVPing résztvevő ugyanabban az M365-bérlőben (vagy szervezetben) található.A jövőben a különböző bérlők közötti RSVP-nyomkövetést tervezzük támogatni.
Az elutasított értekezletek megőrzése a naptárban és az RSVP-értekezleteken a Beérkezett üzenetek mappában
Őrizze meg az elutasított értekezleteket a naptárban, hogy értesüljön róla, és szükség esetén később frissítse az RSVP-t. Ezt úgy engedélyezheti, hogy a Beállítások > Naptár > Események és meghívók lehetőséget választja, majd az Elutasított események mentése jelölőnégyzetre kattint.
Azokat az értekezleteket, amelyekre a válasz érkezett, a Beérkezett üzenetek mappában is megőrizheti, hogy később könnyen megtalálhassa őket. Ezt a Beállítások > Naptár > Események és meghívók > mások meghívásai között, illetve a Meghívók törlése a Beérkezett üzenetek mappából válasz után lehetőség kiválasztásával teheti meg.Ezeket a beállításokat engedélyezni kell a vezetőség postaládájában ahhoz, hogy a meghatalmazott naptárában és a Beérkezett üzenetek mappában is figyelembe lehessen venni őket.
Olyan értekezlet követése, amelyen nem tud részt venni
Az új RSVP lehetőség lehetővé teszi, hogy tájékoztassa a szervezőt arról, hogy nem tud részt venni, de tájékoztatni szeretné őket. Ha elérhetők, továbbra is hozzáférhet az értekezlet csevegéséhez, valamint a felvételhez és az értekezleti jegyzetekhez. ő egy nagyszerű módja annak, hogy naprakész maradjon a megbeszélésekről, hogy Ön vagy a vezetők nem tudnak csatlakozni.
RSVP személyesen vagy virtuálisan
Ha tudni szeretné, hogy hány személy fog személyesen vagy virtuálisan részt venni egy eseményen, hozzon létre egy személyes eseményt a Hely mező melletti Személyes esemény kapcsoló bekapcsolásával. Bár az eseményt "személyesen" jelöli meg, felvehet egy Teams-értekezletet azok számára is, akik nem tudnak az irodában részt venni, és továbbra is részt szeretnének venni.
A címzettek mostantól megtekinthetik az Igen, a személyesen, az Igen, a virtuálisan és az Igen válaszlehetőségeket, jelenléti adatok nélkül.
Frissítés küldése a hozzáadott/eltávolított résztvevőknek
Mostantól csak a hozzáadott/eltávolított résztvevőknek küldhet értekezletfrissítéseket, nem pedig a címzettek listájában szereplő összes résztvevőnek.
E-mailek és mellékletek húzása
Az Új Outlook támogatja az e-mailek és mellékletek húzását az értekezleti űrlapra a munkafolyamatok hatékonyságának megőrzése érdekében.
Értekezlet résztvevőinek másolása és exportálása
Az új Outlook mostantól továbbfejlesztett kezelőfunkciókat biztosít a résztvevők számára, többek között a következőket:
-
Másolás: A résztvevők adatainak egyszerű másolása és beillesztése közvetlenül a felületről
-
Rendezés: Rendezze betűrendbe a résztvevők listáját a megjelenítendő név alapján (hamarosan elérhető)
-
Keresés: Néhány billentyűleütéssel gyorsan megtalálhatja a résztvevőket (hamarosan elérhető)
-
Letöltés: Külső használatra exportálja a résztvevők nyomkövetési adatait egy .csv fájlba (hamarosan elérhető)
Levelezési szűrők és szabályok vezetőknek
Az új Outlookban a vezetők használhatják a Naptár-meghívók e-mail szűrőt az értekezlet-összehívások egyszerű megkereséséhez.
Beállíthat egy Email kapott szabályt a vezető fiókjához, és automatikusan áthelyezheti egy külön mappába, és tetszés szerint kategorizálhatja.
E-mailek húzása feladatok létrehozásához
Az e-maileket a Mai nap lapra húzva könnyedén a dolgok fölé helyezheti őket, hogy feladattá alakíthassa őket.
E-mailek rögzítése a gyors elérés érdekében
Mostantól rögzíthet egy e-mailt, amely a Beérkezett üzenetek mappa tetején jelenik meg, így időt takaríthat meg azzal, hogy vissza kell mennie, és rá kell keresnie. Mutasson vagy kattintson a jobb gombbal az e-mailre, és válassza a Rögzítés lehetőséget a rögzítéshez.
E-mailek küldésének ütemezése
A mai hibrid munka világában a nap lehet valaki más estéje, ezért nem szeretne e-mailt küldeni valakinek az éjszaka közepén. Az új Outlookkal egyszerűen küldhet e-mailt, ha szeretné. Egyszerűen válassza a Küldés gomb melletti legördülő nyilat, és válassza a Küldés ütemezése lehetőséget.
E-mailek küldésének késleltetése vagy ütemezése az Outlookban
E-mail értesítése
Az értesítési funkcióval ütemezheti, hogy az e-mailek a kívánt időpontban jelenjenek meg újra a Beérkezett üzenetek mappába, így a megfelelő időpontban kezelheti azt. Egyszerűen kattintson a jobb gombbal egy üzenetre, és válassza az Elrendiés parancsot, vagy válassza a menüszalagOn az Elválasztás parancsot. Ezután válassza ki, hogy mikor szeretné kézbesíteni.
Küldési idő visszavonása
Az Új Outlook lehetővé teszi a küldés visszavonását. Az e-mailek elküldése után a visszavonási lehetőség legfeljebb 10 másodpercig látható. A beállítás kezeléséhez lépjen a Beállítások > Posta > Compose és a Válasz > visszavonása elemre.
Házon kívül beállítás
Ha házon kívül van, beállíthatja az automatikus válaszokat. Emellett letilthatja a naptárát, és automatikusan elutasíthatja az új értekezleteket ebből a felületből. Az automatikus válaszok beállításához lépjen a Beállítások > Fiókok > Automatikus válaszok területre.
Körlevélkészítés használata
Új Outlook támogatja az alapszintű körlevélkészítési képességet. Egy Új e-mailben válassza a Küldés legördülő menüt, és válassza a Körlevélkészítés indítása lehetőséget. Minden címzett saját másolatot kap az e-mailről, más címzettek nélkül.
A speciális körlevélkészítés hamarosan elérhető lesz, és lehetővé teszi az e-mail változómezőinek kitöltését, amelyek a listában meghatározott értékekkel tölthetők fel. További részletekért kövesse ezt az ütemtervelemet.
Visszajelzés küldése:
Mondja el a véleményét! Visszajelzése segíthet nekünk a termék fejlesztésében.
Az új Outlook-felülettel kapcsolatos visszajelzést a Súgó > Visszajelzésben küldheti el. Kérjük, említse meg – EA-ként vagyok vagy meghatalmazott vagyok a megjegyzések hozzáadásakor.
