A Microsoft Office Excel számos funkcióval egyszerűsíti az adatok kezelését és elemzését. Ezen funkciók teljes körű kihasználásához fontos, hogy a munkalapon lévő adatokat az alábbi irányelvek szerint rendezze és formázza.
A témakör tartalma
Útmutató az adatok rendszerezéséhez
Helyezze egy oszlopba a hasonló elemeket Úgy helyezze el az adatokat, hogy a sorok hasonló elemei egy oszlopba kerüljenek.
Különítse el az adattartományokat A munkalapon az összefüggő adattartományok és az egyéb adatok között hagyjon ki legalább egy üres oszlopot vagy sort. Ez megkönnyíti az Excel számára a tartományok felismerését és kijelölését, amikor rendezést, szűrést, illetve automatikus részösszegszámítást végez.
A fontos adatokat helyezze el a tartomány fölött vagy alatt A tartománytól balra és jobbra ne helyezzen el fontos adatokat, mivel ezek a tartomány szűrésekor rejtetté válhatnak.
Kerülje az üres sorok és oszlopok használatát Az adattartományokon belül ne helyezzen el üres sorokat vagy oszlopokat. Ezáltal az Excel könnyebben felismeri és kijelöli az összefüggő adattartományokat.
A tartomány összes sorának és oszlopának megjelenítése Egy adattartomány módosítása előtt ellenőrizze, hogy minden rejtett sor és oszlop látható-e. Ha a tartomány egyes sorai vagy oszlopai nem jelennek meg, előfordulhat, hogy az adatok véletlenül törlődnek. További információt a Sorok és oszlopok elrejtése és megjelenítése című témakörben talál.
Útmutató az adatok formázásához
Adatok azonosítása oszlopcímkék használatával Az adattartomány első sorában létrehozhat oszlopcímkéket, ha eltérő formátumot alkalmaz az adatokra. Az Excel ezeket a címkéket használja jelentések létrehozása, illetve adatok keresése és rendszerezése során. Használjon a tartomány adataihoz rendelt formázástól eltérő betűtípust, igazítást, formátumot, mintát, szegélyt vagy nagybetűs stílust. Az oszlopcímkék beírása előtt formázza a cellákat szövegként. További információt A munkalapok formázásának módjai című témakörben talál.
Az adatok megkülönböztetéséhez használjon cellaszegélyeket Ha el szeretné különíteni a címkéket az adatoktól, üres sorok vagy szaggatott vonal helyett cellaszegélyek használatával szúrjon be egy vonalat a címkék alá. További információt a Cellaszegélyek alkalmazása és eltávolítása munkalapokon című témakörben talál.
A hibák elkerülése érdekében ne használjon kezdő és záró szóközöket Az adatok behúzásához ne szúrjon be szóközöket a cella elején vagy végén. Ezek a plusz szóközök hatással lehetnek a rendezési vagy keresési műveletek eredményére, illetve a cellára alkalmazott formázást is befolyásolják. Szóközök helyett használja a cellában a Behúzás növelése parancsot. További információt A cella adatainak áthelyezése című témakörben talál.
Terjessze ki az adatformátumokat és a képleteket Ha új adatsort ad hozzá egy adattartományhoz, az Excel kiterjeszti az egységes formázást és képleteket. A formátum kiterjesztése csak akkor történik meg, ha az új cellát megelőző öt cellából három ugyanazt a formátumot használja. A képletek kiterjesztését az Excel csak akkor végzi el, ha az összes korábbi képlet megegyezik. További információt a Munkalapcellák automatikus kitöltése adatokkal című témakörben talál.
Kapcsolódó adatok használata Excel-táblázat formátumban A munkalap összefüggő cellatartományait Excel-táblázattá alakíthatja. A táblázatban megadott adatok a táblázaton kívüli adatoktól függetlenül kezelhetők, és speciális táblázatszolgáltatásokkal gyorsan rendezheti, szűrheti, összesítheti vagy kiszámíthatja a táblázatban lévő adatokat. A táblázat funkcióval az összefüggő adathalmazokat is csoportosíthatja, ha az adatokat egyetlen munkalapon belül több táblázatba rendezi. További információt az Excel-táblázatok áttekintése című cikkben talál.